BV-vrijstelling Onderzoek & Ontwikkeling: Belspo publiceert richtlijnen 2023 voor aanmeldingsvoorwaarde

Ondernemingen die toepassing maken van de vrijstelling bedrijfsvoorheffing voor onderzoek en ontwikkeling, moeten hun O&O-projecten of -programma’s aanmelden bij Belspo. Op haar website heeft Belspo nu richtlijnen voor 2023 gepubliceerd omtrent de aanmeldingsverplichting en bindende adviezen. Aangezien dit veelvoorkomende discussiepunten zijn in fiscale controles, is het belangrijk om rekening te houden met de Belspo-richtlijnen tegen 31 januari 2023. Al biedt het volgen van deze richtlijnen niet steeds garanties, daar de fiscus (autonoom) bevoegd blijft om te oordelen over de toepassing van de vrijstelling. Tegelijk worden controles aangekondigd m.b.t. aanmeldingen van 2021.

Vrijstelling bedrijfsvoorheffing voor onderzoek en ontwikkeling

Ondernemingen die bezoldigingen uitbetalen of toekennen aan onderzoekers die zijn tewerkgesteld in onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s en die een kwalificerend diploma hebben, worden ervan vrijgesteld om tot 80 procent van de bedrijfsvoorheffing, pro rata de tijdsbesteding aan O&O-activiteiten, door te storten aan de Schatkist.

De vrijstelling wordt enkel toegekend indien aan een aantal voorwaarden is voldaan. Die hebben betrekking op o.a. de diploma’s, het bewijzen van effectieve tewerkstelling als ‘onderzoeker’ en de aanmelding van de O&O-activiteiten bij Belspo.

Belspo herinnert eraan dat bij een vrijstelling de bewijslast bij de belastingplichtige ligt en geeft een oplijsting van het bewijs dat een belastingplichtige gevraagd wordt te leveren bij een fiscale controle, t.w.:

• dat de voor het betrokken jaar naar voren geschoven projecten beantwoorden aan de definitie van O&O;
• dat de voor betrokken jaar naar voren geschoven werknemers effectief werden tewerkgesteld als onderzoekers voor de verwezenlijking van deze naar voren geschoven O&O-projecten of -programma’s;
• dat de voor betrokken jaar naar voren geschoven werknemers houder zijn van een kwalificerend diploma;
• dat de voor betrokken jaar naar voren geschoven projecten werden aangemeld bij Belspo.

Belspo-aanmelding Onderzoeks- & ontwikkelingsprojecten en -programma’s

Sinds 1 januari 2014 komen nieuwe O&O-projecten of -programma’s enkel in aanmerking wanneer ze zijn aangemeld bij de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belspo).

Bij de aanmelding van een O&O-project of -programma moeten volgende elementen opgegeven worden:

• de identificatie van de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing;
• de beschrijving van het project of programma waarbij wordt aangetoond dat het fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel heeft;
• de verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma.

Recent oordeelde het hof van beroep Gent dat de wet niet vereist dat, bovenop de aanmelding van een O&O-programma, elk ervan deel uitmakend en op het ogenblik van aanmelding bestaand of voorzien O&O-project afzonderlijk dient te worden aangemeld.

Belangrijk is dat op de aanmelding geen (automatische) goedkeuring van Belspo volgt. De onderneming is verantwoordelijk voor wat geregistreerd wordt en de FOD Financiën kan via controles bepalen of de vrijstelling al dan niet van toepassing is, zo merkt Belspo op.

In de Belspo-richtlijnen staat te lezen dat de fiscus in 2023 de aanmeldingen van 2021 zal controleren. Hierover merkt Belspo op dat zij bij een informatievraag alle tijdige aanmeldingen (d.i. met een identificatiedatum voor 31 december 2021) aan de fiscus zal bezorgen, waarvan de periode tussen de start- en einddatum data van 2021 bevat.

Nieuwe projecten en programma’s en update van bestaande aanmeldingen

Als een nieuw project of programma opgestart wordt, moet dit aangemeld worden. Belspo vraagt om rekening te houden met het feit dat de vrijstelling pas kan toegepast worden vanaf de eerste dag van de maand van de aanmelding.

Bovendien merkt Belspo op dat het niet alleen van belang is de aanmelding tijdig te verrichten, maar ook om vanaf de aanmelding een goed onderbouwd O&O-dossier samen te stellen.

Belspo wijst erop dat nieuwe projecten en programma’s voor 2023 die op 1 januari 2023 van start gaan ten laatste op 31 januari 2023 geregistreerd dienen te worden.

Voor bestaande projecten en programma’s raadt Belspo al enkele jaren aan om de aanmelding jaarlijks te actualiseren, zodat de aanmeldingen volledig zijn. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om de inhoud van de programmabeschrijving(en), betrokken onderzoekers en hun kwalificaties, functiebeschrijvingen en O&O-tijdsbesteding. In de praktijk gebeurt die actualisatie doorgaans door van een bestaande aanmelding een kopie te maken en de nodige aanpassingen door te voeren.

Volgens Belspo is een dergelijke ‘kopie’ evenwel niet nodig voor kortlopende projecten van 2-3 jaar en programma’s die minder dan 6 maanden zijn aangemeld.

Naast een update van de inhoud van de programmabeschrijving voor 2023, vraagt Belspo ook om de personeelsleden die niet langer deelnemen aan de O&O-activiteiten te verwijderen uit de kopie en om de “begin- en (verwachte) einddatum van het programma aan te passen”. Wat dat laatste betreft, vraagt Belspo om ervoor te zorgen “dat er geen lacunes zijn tussen de einddatum van het ene programma en de begindatum van het volgende programma” en “overlappingen in de begin- en einddatum van de aanmeldingen” te vermijden. Uit de rechtspraak blijkt dat het daarbij vooral belangrijk is dat de onderneming realistische data voorziet. Er is op vandaag geen standpunt van de FOD Financiën, of de rechtspraak, omtrent de vraag of een programma dat telkens loopt van 1 januari tot 31 december van het betrokken jaar voldoet aan die voorwaarde.

Volgens Belspo kan een onderneming er ook voor kiezen om per mail een overzicht te bezorgen van alle projecten waarvoor de vrijstelling zal toegepast worden, met vermelding van de periode en de benodigde ontwikkelingen. Er wordt gevraagd om een dergelijke mail best te bezorgen voor 31 januari 2023.

Verder merkt Belspo op dat een kopie niet met terugwerkende kracht werkt, en dus tijdig moet worden ingevoerd (voor 31 januari 2023), en dat een onderneming de wijzigingen, opsommingen van daadwerkelijk uitgevoerde projecten (waarvoor de vrijstelling wordt gevraagd), gedurende het lopende jaar kan aanvullen.

Voor aanvullingen van een aanmelding waarschuwt Belspo ervoor dat de fiscus elke wijziging in de aanmelding pas wil laten ingaan vanaf de datum van deze wijziging en ook aan ondernemingen vraagt om te bewijzen wanneer er een wijziging is gemeld. De Belspo-aanmeldingstool houdt echter enkel bij wanneer er iets gewijzigd wordt en niet wat er gewijzigd wordt. Belspo kan de fiscus dus geen kopie bezorgen van vorige versies van aanmeldingen, evenmin kan vastgesteld worden wat op een bepaalde datum gewijzigd is. Ondernemingen die een print wensen van elke aanmeldingsversie, dienen – zo stelt Belspo – zelf bij elke wijziging de aanmelding af te printen en te bewaren. Let wel, een afdrukdatum moet onderscheiden worden van een aanmeldings- of ‘aanvullings’-datum, waardoor deze niet noodzakelijk rechtszekerheid biedt.

Bindend Belspo-advies

Naast de aanmelding van O&O-activiteiten, kan Belspo ook bindende adviezen verstrekken. Belspo wijst er in haar richtlijnen op dat zij (enkel) “uitspraak doet over de aanmelding” op verzoek van de belastingplichtige of op verzoek van de FOD Financiën. In het bijzonder gaat Belspo dan na of voldaan is aan de diplomavereisten en/of de activiteiten voldoen aan de O&O-definitie.

Wanneer een onderneming voor een project of programma een advies aanvraagt, vraagt Belspo om op het einde van het jaar de nodige informatie aan te vullen met de progressie die gemaakt is en de FTE-werktijd die hieraan besteed is.

Tot slot stelt Belspo dat zij in het kader van de bindende adviesverlening ‘onvolledige’ aanmeldingen mondeling of schriftelijk dient te laten aanvullen, maar dat geen enkele wettelijke sanctie m.b.t. deze aanvullingen is voorzien.

Daar de fiscus – in het verleden – reeds herhaaldelijk heeft gesteld dat Belspo niet bevoegd is om zich uit te spreken over het al dan niet (volledig) voldaan zijn aan de aanmeldingsvoorwaarde, blijft de FOD Financiën in controles autonoom oordelen over de aanmelding en de volledigheid ervan. In de Belspo-richtlijnen wordt nu ook meegegeven dat de fiscus in controles kan vragen naar wat er wanneer gewijzigd werd aan de aanmelding. Zoals besproken, kan dit aanleiding geven tot bewijsproblemen.

Vragen? Contacteer ons voor meer informatie.

Charlotte Meskens - Senior Associate (charlotte.meskens@tiberghien.com)

Gauthier Vandenbossche - Scientific Advisor (gauthier.vandenbossche@tiberghien.com)