CBN-advies 2018/4 – de boekhoudkundige verwerking van derdenrekeningen

Bepaalde beroepsbeoefenaars ontvangen of beheren gelden van of voor cliënten of derden. Dit is meer bepaald het geval voor advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders en vastgoedmakelaars. Op 1 juni 2014 traden voor de eerste drie beroepsgroepen nieuwe regels in werking omtrent het beheer van derdenrekeningen, met meer specifiek de wettelijke verplichting om een onderscheid te maken tussen hun eigen gelden en derdengelden. Voor wat betreft de vastgoedmakelaars treden de nieuwe regels in werking op 1 augustus 2018.

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen bracht daarom een nieuw advies 2018/4 uit. Het vervangt het eerdere advies 2011/16 waarin de Commissie stelde dat de “derdenrekeningen” in principe in de balans van de vennootschap van deze beroepsbeoefenaars moesten worden opgenomen.

De Commissie komt nu tot de conclusie dat de specifieke bestemming van de derdenrekening impliceert dat deze niet moet worden beschouwd als een actief van de beroepsbeoefenaar of van zijn vennootschap. De derdenrekening hoort dus niet meer thuis onder de activa, maar moet opgenomen worden in de toelichting, bij de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen.

In haar advies beschrijft de CBN eerst de verschillende soorten derdenrekeningen en hun regelgeving bij elke vermelde beroepscategorie en analyseert daarna de boekhoudrechtelijke situatie.

De jaarrekening moet een getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie en van het resultaat van de onderneming. Zij moet voldoen aan de beginselen van overeenstemming en voorzichtigheid. Het Wetboek van economisch recht en het KB W.Venn. stellen dat in de balans van de onderneming haar bezittingen en rechten, van welke aard ook, dienen voor te komen. Bovendien worden de rechten die niet in de balans voorkomen en die het vermogen, de financiële positie of het resultaat van de vennootschap aanmerkelijk kunnen beïnvloeden, in de toelichting vermeld.

Op basis hiervan is de CBN van mening dat derdenrekeningen niet opgenomen dienen te worden in de balans van de vennootschap, maar teneinde enige vorm van transparantie en controle te verzekeren, moeten voorkomen onder de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen.

Meer bepaald op de rekeningen:

074 Goederen en waarden gehouden voor rekening of ten bate en voor risico van derden

075 Crediteuren wegens goederen en waarden gehouden voor rekening of ten bate en voor risico

van derden

of, in voorkomend geval,

072 Goederen en waarden door derden in bewaring, in consignatie of in bewerking gegeven

073 Committenten en deponenten van goederen en waarden

Deze rekeningen zullen in subrekeningen onderverdeeld worden teneinde de verschillende derdenrekeningen te kunnen identificeren, evenals de verschillende (mogelijke) begunstigden van de sommen die op deze rekeningen zijn gestort. Voor de (eventuele) interesten die hieruit voortvloeien wordt eenzelfde boekhoudkundige verwerking als het hoofdbedrag aanbevolen.

Rapportering dan in de toelichting, meer bepaald onder de rubriek “Andere niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen (met inbegrip van deze die niet kunnen worden becijferd)” (Toelichting VOL 6.14, VKT 6.5 en MIC 6.3).

Aangezien dit nieuwe advies een grondige wijziging inhoudt ten opzichte van de eerder voorgeschreven boekhoudkundige verwerking, benadrukt de Commissie dat er moet worden toegezien op de naleving van artikel 86 KB W.Venn. Deze bepaling stelt dat de voorstelling van de jaarrekening identiek moet zijn van het ene jaar tot het andere. Indien echter de voorstellingswijze wordt aangepast, moet dit vermeld en verantwoord worden in de toelichting bij de jaarrekening over het boekjaar waarin de wijziging wordt ingevoerd.

Door de nieuwe benadering worden derdenrekeningen dus niet langer opgenomen in de balans van de vennootschap van de beroepsbeoefenaars, maar louter nog in de toelichting. Daardoor zullen in de balans de bedragen van het boekjaar niet vergelijkbaar zijn met die van het voorgaande boekjaar. Deze mogen worden aangepast met het oog op hun vergelijkbaarheid. In dat geval worden deze aanpassingen, behalve indien zij onbelangrijk zijn, vermeld in de toelichting bij de waarderingsregels en, onder verwijzing naar de betrokken rubrieken, toegelicht.

Jo Van den Bossche - EHSAL Management School

Dit artikel is verschenen in “Boekhoudtips” terug te vinden in onze vernieuwde databank Taxwin Expert.