Circulaire 2024/C/34 betreffende de EMCS noodprocedure

De Algemene Administratie van Douane en Accijnzen publiceerde op 22/05/2024 de Circulaire 2024/C/34 betreffende de EMCS noodprocedure.

I INHOUDSTAFEL

I Inhoudstafel

II Wettelijke bepalingen

III De scope van EMCS

IV Algemeen

IV.1 Inleiding

IV.2 Principes

IV.2.1 Niet-beschikbaarheid bij vertrek

IV.2.2 Niet-beschikbaarheid ter bestemming

IV.2.3 Niet-beschikbaarheid op het kantoor van uitvoer

IV.2.4 Nooddocumenten

IV.3 Duur van de noodprocedure

IV.4 Voorzorgsmaatregelen op het gebied van de infrastructuur

IV.5 Dienst bevoegd voor het afkondigen van een noodprocedure

V Types van niet-beschikbaarheid en te volgen procedures

V.1 De geprogrammeerde niet-beschikbaarheid

V.2 De onvoorziene niet-beschikbaarheden

V.2.1 Onvoorziene omstandigheden bij de economische operator (externe noodprocedure)

V.2.2 Onvoorziene omstandigheden bij de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (interne noodprocedure)

VI Toepassing van de noodprocedure onder de accijnsschorsingsregeling

VI.1 Noodprocedure bij het begin van de overbrenging

VI.1.1 VARIANT: Noodprocedure bij het begin van de overbrenging voor uitvoer

VI.1.2 VARIANT: Noodprocedure bij het begin van de overbrenging voor invoer

VI.2 Noodprocedure bij het einde van de overbrenging

VI.2.1 Noodprocedure bij ontvangst van accijnsgoederen in België

VI.2.2 Noodprocedure bij ontvangst van accijnsgoederen in een andere lidstaat

VI.2.3 VARIANT: Noodprocedure bij het einde van de overbrenging voor uitvoer

VI.3 Noodprocedure bij wijziging van bestemming

VI.4 Noodprocedure bij annulering

VII Toepassing van de noodprocedure onder de procedure ”accijns betaald”

VII.1 Noodprocedure bij het begin van de overbrenging

VII.2 Noodprocedure bij het einde van de overbrenging

VII.3 Noodprocedure bij wijziging van bestemming

II WETTELIJKE BEPALINGEN

• Richtlijn (EU) 2020/262 van de Raad van 19 december 2019 houdende een algemene regeling inzake accijns;
• Uitvoeringsverordening (EU) 2022/1637 van de Commissie van 5 juli 2022 tot vaststelling van de regels voor de toepassing van Richtlijn (EU) 2020/262 van de Raad wat betreft het gebruik van documenten voor de overbrenging van accijnsgoederen onder een accijnsschorsingsregeling en de overbrenging van accijnsgoederen na uitslag tot verbruik, en tot vaststelling van het voor het certificaat van vrijstelling te gebruiken formulier;
• Gedelegeerde Verordening (EU) 2022/1636 van de Commissie van 5 juli 2022 tot aanvulling van Richtlijn (EU) 2020/262 van de Raad door vaststelling van de structuur en de inhoud van de in het kader van de overbrenging van accijnsgoederen uitgewisselde documenten en vaststelling van een drempelwaarde voor verliezen vanwege de aard van de goederen;
• Verordening (EU) nr. 389/2012 van de Raad van 2 mei 2012 betreffende administratieve samenwerking op het gebied van de accijnzen en houdende intrekking van Verordening (EG) nr. 2073/2004;
• Uitvoeringsverordening (EU) 2016/323 van de Commissie van 24 februari 2016 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen inzake samenwerking en inlichtingenuitwisseling tussen de lidstaten over accijnsgoederen overeenkomstig Verordening (EU) nr. 389/2012 van de Raad;
• Uitvoeringsverordening (EU) nr. 612/2013 van de Commissie van 25 juni 2013 over het beheer van het register van marktdeelnemers en belastingentrepots, daarmee verband houdende statistieken en rapportage overeenkomstig Verordening (EU) nr. 389/2012 van de Raad betreffende administratieve samenwerking op het gebied van de accijnzen;
• Besluit (EU) 2020/263 van het Europees Parlement en de Raad van 15 januari 2020 betreffende geautomatiseerde verwerking van gegevens inzake de overbrenging van en de controle op accijnsgoederen;
• Wet van 22 december 2009 betreffende de algemene regeling inzake accijnzen.

III DE SCOPE VAN EMCS

Ingevolge Besluit (EU) 2020/263 van het Europees Parlement en de Raad van 15 januari 2020 betreffende geautomatiseerde verwerking van gegevens inzake de overbrenging van en de controle op accijnsgoederen, heeft EMCS ten doel:

(a) de elektronische doorgifte van de administratieve documenten bedoeld in Richtlijn (EU) 2020/262 en Verordeningen (EU) 2022/1636 en 2022/1637 en verbetering van de controle mogelijk te maken;

(b) het functioneren van de interne markt te verbeteren door de overbrenging van accijnsgoederen binnen de Unie te vereenvoudigen en door de lidstaten in staat te stellen in real time het verkeer van accijnsgoederen te volgen en, indien nodig, de noodzakelijke controles te verrichten.

Daarnaast worden EMCS-gegevens ook beschouwd als een hulpmiddel in de bestrijding van fraude.

EMCS is zowel gericht op overbrengingen ‘onder de accijnsschorsingsregeling’ die geschieden onder dekking van het elektronische administratieve document (e-AD) als op de overbrengingen onder de procedure ‘accijns betaald’ die geschieden onder dekking van het elektronisch vereenvoudigd administratief document (e-VAD), zoals beschreven in Verordeningen (EU) 2022/1636 en 2022/1637.

IV ALGEMEEN

IV.1 Inleiding

Overeenkomstig artikel 5 van het ministerieel besluit van 18 maart 2010 betreffende de algemene regeling inzake accijnzen is de Administrateur-generaal van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen bevoegd om, voor elke situatie van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem, de te volgen procedures voor te schrijven.

IV.2 Principes

IV.2.1 NIET-BESCHIKBAARHEID BIJ VERTREK

Het algemene principe betreffende de niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem bij vertrek is voorzien in de artikelen 30 en 36/6 van de wet van 22 december 2009 betreffende de algemene regeling inzake accijnzen.

IV.2.2 NIET-BESCHIKBAARHEID TER BESTEMMING

Het algemene principe betreffende de niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem ter bestemming is voorzien in de artikelen 31, § 1 en 36/7 van de wet van 22 december 2009 betreffende de algemene regeling inzake accijnzen.

IV.2.3 NIET-BESCHIKBAARHEID OP HET KANTOOR VAN UITVOER

Het algemene principe betreffende de niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem op het kantoor van uitvoer is voorzien in artikel 31, § 2 van de wet van 22 december 2009 betreffende de algemene regeling inzake accijnzen.

IV.2.4 NOODDOCUMENTEN

De nooddocumenten waarnaar verwezen wordt in Richtlijn (EU) 2020/262 moeten de gegevenselementen, gegevensgroepen en gegevenssubgroepen bevatten die in de kolommen A en B van de tabellen van bijlage I bij de Gedelegeerde Verordening (EU) 2022/1636 zijn vermeld. De gegevenselementen, gegevensgroepen en gegevenssubgroepen waartoe zij behoren, moeten worden gekenmerkt met behulp van de cijfers en letters in de kolommen A en B.

Er kan gebruik worden gemaakt van de templates die zijn gepubliceerd op de website van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (zie Noodprocedure EMCS) of de economische operator kan een eigen formaat gebruiken dat voldoet aan de bovenstaande voorwaarden.

De economische operator moet steeds een kopie van het nooddocument in zijn voorraadadministratie bewaren.

De Administratie kan te allen tijde een kopie van het nooddocument vragen.

IV.3 Duur van de noodprocedure

Omwille van de nadelige gevolgen van de niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem moet de duur van de noodprocedure zo kort mogelijk worden gehouden. Daarom moet het invoeren van de gegevens in het geautomatiseerde systeem onmiddellijk plaatsvinden van zodra het geautomatiseerde systeem opnieuw beschikbaar is.

IV.4 Voorzorgsmaatregelen op het gebied van de infrastructuur

De Administratie zal alle maatregelen nemen om op het gebied van de hardware te allen tijde te beschikken over de nodige servers en andere apparatuur die voor het verzekeren van de continuïteit van de werking van het geautomatiseerde systeem noodzakelijk zijn.

Van de economische operatoren mag eveneens worden verwacht dat zij voorzien in een aangepaste infrastructuur, de nodige onderhoudscontracten voor hun hardware hebben afgesloten en dat zij voorts oog hebben voor onvoorziene situaties die zich kunnen voordoen en waaraan zij spoedig moeten kunnen verhelpen.

IV.5 Dienst bevoegd voor het afkondigen van een noodprocedure

Enkel de Helpdesk is bevoegd om een noodprocedure af te kondigen.

Het afkondigen van een noodprocedure geschiedt via een publicatie op de website van de AAD&A (interne noodprocedure) of door een individuele verwittiging van de economische operator (externe noodprocedure). Elke toegestane noodprocedure wordt geïdentificeerd door een callnummer in een doorlopende reeks.

De Helpdesk houdt een logboek bij waarin alle toegekende callnummers alsmede alle daaraan gerelateerde informatie betreffende de aard van de niet-beschikbaarheid, het tijdstip van kennisgeving aan de Helpdesk, de afkondiging, de wijze van afkondiging, de betrokkenen en de duur van de noodprocedure worden vermeld.

De Helpdesk is doorlopend bereikbaar van maandag tot vrijdag van 08.00 tot 18.00 u. Buiten die uren is er steeds één ambtenaar doorlopend beschikbaar om, indien nodig, de noodprocedure af te kondigen.

Zie ook Helpdesk EMCS

V TYPES VAN NIET-BESCHIKBAARHEID EN TE VOLGEN PROCEDURES

V.1 De geprogrammeerde niet-beschikbaarheid

Telkens wanneer de Administratie het nodig oordeelt om de noodprocedure toe te passen voor het aanpassen van of het verrichten van onderhoud aan het geautomatiseerde systeem zal daartoe een mededeling gedaan worden aan de Helpdesk die zal instaan voor het afkondigen ervan.

Het afkondigen van de geprogrammeerde noodprocedure moet ten minste 24 u voor de aanvang ervan geschieden.

De situaties van geprogrammeerde niet-beschikbaarheid worden op eenzelfde wijze behandeld als de situaties van onvoorziene niet-beschikbaarheden.

V.2 De onvoorziene niet-beschikbaarheden

V.2.1 ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN BIJ DE ECONOMISCHE OPERATOR (EXTERNE NOODPROCEDURE)

Omstandigheden

De economische operator is steeds verplicht om gebruik te maken van elektronische documenten in de gegevensuitwisseling met het geautomatiseerde systeem.

Wanneer deze echter niet in de mogelijkheid is om de webapplicatie van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen te gebruiken of omwille van het niet-beschikbaar zijn van het eigen geautomatiseerde systeem dat elektronische documenten uitwisselt met het centrale geautomatiseerde systeem, kan hij aan de Helpdesk verzoeken om de externe noodprocedure te mogen toepassen.

De economische operator zal pas een beroep mogen doen op die externe noodprocedure indien de niet-beschikbaarheid reeds langer duurt dan een half uur.

De niet-beschikbaarheid kan te wijten zijn aan

• Defecte hardware of software
• Onderbrekingen van de elektrische stroom
• Het uitvallen van communicatieverbindingen
• Andere reden(en)
  

In geen geval komt niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem ingevolge personeelsproblemen of een eigen geautomatiseerd systeem dat niet-conform is met de opgelegde specificaties in aanmerking om een aanvraag tot toepassing van de externe noodprocedure te rechtvaardigen. Evenmin mag de toepassing van deze externe noodprocedure worden aangevraagd wanneer de economische operator er niet in slaagt om syntactische en/of semantische foutmeldingen op te lossen die beletten dat het geautomatiseerde systeem het voorlopige elektronische administratieve document/voorlopig elektronisch vereenvoudigd administratief document of het bericht van ontvangst aanvaardt.

Met het oog op controle door de Administratie moet de economische operator zoveel mogelijk bewijsmateriaal bewaren met betrekking tot de situaties van niet-beschikbaarheid (o.a. de correspondentie met de Helpdesk), dit voor een periode van ten minste twee kalenderjaren.

De economische operator dient op verzoek een lijst van alle overbrengingen die voorwerp hebben uitgemaakt van de betrokken noodprocedure over te maken aan de bevoegde diensten.

Aanvraag en beslissing door de Helpdesk inzake de externe noodprocedure

De economische operator verzendt zijn verzoek steeds per e-mail (emcs.helpdesk@minfin.fed.be) met elektronische ontvangstbevestiging naar de Helpdesk. In de e-mail worden achtereenvolgens vermeld:

1) Het accijnsnummer van de economische operator;

2) Het tijdstip van het vaststellen van de niet-beschikbaarheid;

3) De reden van de niet-beschikbaarheid, beknopt maar duidelijk toegelicht, bijvoorbeeld:

• Foutmelding(en)
• Schermkopie(ën) bij gebruik van de webapplicatie van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen;

4) Gebruikte LRN (Local Reference Number)

5) Message Identifier en Timestamps bij verzending van elektronische documenten via een eigen geautomatiseerd systeem

6) Indien mogelijk, het voorziene moment waarop vermoedelijk opnieuw gebruik zal kunnen worden gemaakt van het geautomatiseerde systeem.

Het verzoek mag ook telefonisch (0257/933.33) gebeuren op voorwaarde dat dezelfde voormelde gegevens worden verstrekt.

De Helpdesk geeft zijn akkoord als de economische operator over een geldig accijnsnummer beschikt en voor zover hem niet het recht is ontzegd om de externe noodprocedure aan te vragen.

Aan de economische operator wordt onmiddellijk per e-mail of telefoon een callnummer medegedeeld. Het bevestigingsbericht van de Helpdesk met betrekking tot de externe noodprocedure bevat de door de economische operator verstrekte informatie, het callnummer en het voorziene tijdstip tot waarop de externe noodprocedure eindigt of tot het moment waarop de Helpdesk het einde ervan meedeelt.

Afwijking: Netwerkproblemen

Het verzoek moet telefonisch (0257/933.33) gebeuren als er netwerkproblemen zijn.

Dezelfde voormelde gegevens dienen te worden verstrekt.

Afwijking: Passieve wacht

Het verzoek moet telefonisch (0257/933.33) gebeuren tijdens perioden van passieve wacht:

• Op weekdagen tussen 18.00 en 8.00 uur

• In het weekend

• Op feestdagen

Dezelfde voormelde gegevens dienen te worden verstrekt.

De economische operator verzendt zijn verzoek eveneens per e-mail (emcs.helpdesk@minfin.fed.be)

met elektronische ontvangstbevestiging naar de Helpdesk.

Toepassing van de externe noodprocedure

De economische operator past de richtlijnen toe zoals die in het kader van de algemene noodprocedure

zijn gedefinieerd.
De economische operator vermeldt het toegewezen callnummer op de nooddocumenten, telkens volgens de richtlijnen betreffende de diverse noodprocedures.

Eens de toegekende externe noodprocedure is verstreken, mag het callnummer niet meer op de nooddocumenten worden vermeld en mag deze dus niet meer worden toegepast.

Indien de niet-beschikbaarheid evenwel voortduurt mag onder dezelfde voorwaarden een nieuw callnummer worden aangevraagd.

De nooddocumenten zijn beschikbaar op onze website:

Van kracht zijnde noodprocedures EMCS

V.2.2 ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN BIJ DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE DOUANE EN ACCIJNZEN (INTERNE NOODPROCEDURE)

Omstandigheden

De omstandigheden kunnen betrekking hebben op allerlei onvoorziene feiten of anomalieën die zich bij de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen kunnen voordoen in verband met stroomvoorziening, communicatiemiddelen, met de informatica of met software gerelateerde zaken, met als gevolg dat de economische operatoren geen elektronische berichten kunnen insturen of correct kunnen laten valideren door het geautomatiseerde systeem.

Signaleren van anomalieën en beslissing door de Helpdesk

Zowel de economische operatoren als diensten van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen kunnen problemen signaleren die eventueel ertoe kunnen leiden dat een interne noodprocedure wordt afgekondigd. In de regel zal de Helpdesk slechts de interne noodprocedure afkondigen wanneer de niet-beschikbaarheid meer dan half uur duurt. Om de afkondiging van de interne noodprocedure te vragen moeten de volgende gegevens per e-mail met automatische ontvangstbevestiging of, indien het niet anders kan, telefonisch worden medegedeeld aan de Helpdesk:

1) Indien de niet-beschikbaarheid wordt gesignaleerd door de economische operator, diens accijnsnummer; indien de niet-beschikbaarheid wordt gesignaleerd door een ambtenaar, diens naam, standplaats en e-mailgegevens;

2) Het tijdstip van het vaststellen van de niet-beschikbaarheid;

3) Indien de niet-beschikbaarheid wordt gesignaleerd door de economische operator, de reden van de niet-beschikbaarheid, beknopt maar duidelijk toegelicht, bijvoorbeeld:

• Foutmelding(en)
• Schermkopie(ën) bij gebruik van de webapplicatie van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen;

4) Indien de niet-beschikbaarheid wordt gesignaleerd door een ambtenaar, in voorkomend geval, de reden van de niet-beschikbaarheid beknopt maar duidelijk toegelicht;

5) Indien de niet-beschikbaarheid wordt gesignaleerd door een ambtenaar, in voorkomend geval, de impact, welke economische operatoren of diensten de gevolgen dragen van die niet-beschikbaarheid.

Na grondige evaluatie neemt de Helpdesk een beslissing ter zake.

Indien de Helpdesk beslist de interne noodprocedure af te kondigen wordt dit onverwijld op de website van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen bekendgemaakt.

Zie Noodprocedures D&A

De afkondiging moet steeds omvatten :

a) Het callnummer;

b) De aard van de niet-beschikbaarheid;

c) De impact (algemeen, enkel bij vertrek, enkel ter bestemming, enkel bij kantoor van uitvoer, enz.);

d) Het tijdstip (uur, dag) van het einde van de periode voor de toepassing van de noodprocedure, indien dit tijdstip onmogelijk juist kan worden bepaald, wordt “tot nader order” vermeld.

Op alle documenten die met toepassing van de noodprocedure worden overgelegd of ingezonden moet het door de Helpdesk toegekende callnummer van de noodprocedure worden vermeld.

VI TOEPASSING VAN DE NOODPROCEDURE ONDER DE ACCIJNSSCHORSINGSREGELING

Volgende noodprocedures kunnen worden toegepast tot het door de Helpdesk afgekondigde tijdstip.

VI.1 Noodprocedure bij het begin van de overbrenging

Indien de economische operator zijn voorlopig elektronische administratieve document (e-AD) niet kan indienen in het geautomatiseerde systeem, wordt het hem toegestaan, onder de volgende voorwaarden, om onmiddellijk de overbrenging onder de accijnsschorsingsregeling te starten:

a) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

b) Hij stelt een document op dat dezelfde gegevens bevat als vereist voor het voorlopige elektronische administratieve document en hij brengt op dit document de volgende vermelding aan:

Dit document, op deze manier aangevuld, vergezelt de overbrenging van de accijnsgoederen;

c) Hij zendt een kopie van het document bedoeld onder b), (inclusief het callnummer) aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt en dit ten laatste op het ogenblik dat de overbrenging aanvangt.

d) Van zodra de periode van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem geëindigd is, brengt hij onmiddellijk het voorlopige elektronische administratieve document in het geautomatiseerde systeem in.

Onmiddellijk nadat de gegevens in het voorlopige elektronische administratieve document in orde zijn bevonden, vervangt dit document het onder b), bedoelde nooddocument. Artikel 26, §§ 4 en 5, en de artikelen 28 en 29 van de wet zijn mutatis mutandis van toepassing.

Indien de gegevens niet in orde worden bevonden, wordt de economische operator daarvan, met behulp van het geautomatiseerde systeem, onverwijld in kennis gesteld.

Een kopie van het onder b), bedoelde nooddocument moet door de economische operator in zijn voorraadadministratie worden bewaard.

VI.1.1 VARIANT: NOODPROCEDURE BIJ HET BEGIN VAN DE OVERBRENGING VOOR UITVOER

Indien de economische operator zijn voorlopig elektronische administratieve document (e-AD) niet kan indienen in het geautomatiseerde systeem, wordt het hem toegestaan, onder de volgende voorwaarden, om onmiddellijk de overbrenging voor uitvoer onder de accijnsschorsingsregeling te starten:

a) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

b) Hij stelt een document op dat dezelfde gegevens bevat als vereist voor het voorlopige elektronische administratieve document en hij brengt op dit document de volgende vermelding aan:

Dit document, op deze manier aangevuld, vergezelt de overbrenging voor uitvoer van de accijnsgoederen;

c) Hij zendt een kopie van het document bedoeld onder b), (inclusief het callnummer) aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt en dit ten laatste op het ogenblik dat de overbrenging aanvangt.

Vervolgens stuurt dit hulpkantoor een kopie van het document naar het kantoor van uitvoer vermeld in vak 8a van dit document. Een controle van het regelmatig gebruik van de procedure kan steeds a posteriori uitgevoerd worden;

Tevens verstrekt de economische operator een kopie van het nooddocument als bedoeld onder b), aan de aangever van de uitvoeraangifte.

Deze laatste zorgt ervoor dat de in de uitvoeraangifte opgegeven accijnsgoederen overeenstemmen met die vermeld in het nooddocument en voegt eveneens de referentie naar het nooddocument toe (callnummer en LRN). Concreet, in de uitvoeraangifte moet in G.E. 12 01 002 000 (Soort voorafgaand document) de TARIC-certificaatcode C658 vermeld worden. Het LRN moet vermeld worden in G.E. 12 09 000 000. Het callnummer en het Unieke referentie record (3 cijfers) van de accijnsgoederen die overeenstemmen met het artikelnummer in de betrokken uitvoeraangifte, moeten vermeld worden in G.E. 12 01 001 000 (Referentienummer van het voorafgaand document). Het Unieke referentie record moet steeds 3 cijfers bevatten, desgevallend dient het links aangevuld te worden met nullen.

Voor elk Unieke referentie record van het voorlopige elektronische administratieve document dient een afzonderlijk artikelnummer op de uitvoeraangifte te worden opgemaakt. De goederencode (GN-code) en de nettomassa moeten zowel op het voorlopige elektronische administratieve document als op de uitvoeraangifte identiek zijn.

d) Van zodra de periode van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem geëindigd is, brengt hij onmiddellijk het voorlopige elektronische administratieve document in het geautomatiseerde systeem in.

Onmiddellijk nadat de gegevens in het voorlopige elektronische administratieve document in orde zijn bevonden, vervangt dit document het onder b), bedoelde nooddocument. Artikel 26, §§ 4 en 5, en de artikelen 28 en 29 van de wet zijn mutatis mutandis van toepassing.

Indien de gegevens niet in orde worden bevonden, wordt de economische operator daarvan, met behulp van het geautomatiseerde systeem, onverwijld in kennis gesteld.

Een kopie van het onder b), bedoelde nooddocument moet door de economische operator in zijn voorraadadministratie worden bewaard.

VI.1.2 VARIANT: NOODPROCEDURE BIJ HET BEGIN VAN DE OVERBRENGING VOOR INVOER

Indien de economische operator zijn voorlopig elektronische administratieve document (e-AD) niet kan indienen in het geautomatiseerde systeem, wordt het hem toegestaan, onder de volgende voorwaarden, om onmiddellijk de overbrenging voor invoer onder de accijnsschorsingsregeling te starten:

a) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

b) Hij stelt een document op dat dezelfde gegevens bevat als vereist voor het voorlopige elektronische administratieve document.

Hij zorgt ervoor dat de in het nooddocument opgegeven accijnsgoederen overeenstemmen met die vermeld in de invoeraangifte en voegt op het nooddocument het identificatienummer van de invoeraangifte toe.

Hij brengt op dit nooddocument de volgende vermelding aan :

Dit document, op deze manier aangevuld, vergezelt de overbrenging voor invoer van de accijnsgoederen;

c) Hij zendt een kopie van het document bedoeld onder b), (inclusief het callnummer) aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt.

d) Het hulpkantoor dient te bevestigen dat de in de invoeraangifte opgegeven accijnsgoederen overeenstemmen met die vermeld in het nooddocument. Pas daarna kan de overbrenging aanvangen.

e) Van zodra de periode van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem geëindigd is, brengt hij onmiddellijk het voorlopige elektronische administratieve document in het geautomatiseerde systeem in.

Onmiddellijk nadat de gegevens in het voorlopige elektronische administratieve document in orde zijn bevonden, vervangt dit document het onder b), bedoelde nooddocument. Artikel 26, §§ 4 en 5, en de artikelen 28 en 29 van de wet zijn mutatis mutandis van toepassing.

Indien de gegevens niet in orde worden bevonden, wordt de economische operator daarvan, met behulp van het geautomatiseerde systeem, onverwijld in kennis gesteld.

Een kopie van het onder b), bedoelde nooddocument moet door de economische operator in zijn voorraadadministratie worden bewaard.

VI.2 Noodprocedure bij het einde van de overbrenging

VI.2.1 NOODPROCEDURE BIJ ONTVANGST VAN ACCIJNSGOEDEREN IN BELGIË

Indien na het verstrijken van een termijn van vijf werkdagen, te rekenen vanaf het einde van de overbrenging, het bericht van ontvangst betreffende een overbrenging uitgevoerd onder de accijnsschorsingsregeling nog niet door de economische operator kon ingebracht worden in het geautomatiseerde systeem, moet de economische operator de volgende stappen ondernemen:

a) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

b) Van zodra hij het callnummer waarvan sprake onder a) heeft ontvangen, bezorgt hij aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt een document met vermelding van dezelfde gegevens als vereist voor het bericht van ontvangst. Dit document moet de volgende vermelding bevatten:

c) Het bevoegde hulpkantoor zendt onmiddellijk een kopie van het document bedoeld onder b), voorzien van een administratief visum, ofwel naar de bevoegde autoriteiten van de lidstaat van vertrek, ofwel naar de afzender indien deze in België gevestigd is.

d) Van zodra het geautomatiseerde systeem terug beschikbaar wordt of van zodra het elektronische administratieve document gestart onder de noodprocedure werd ingebracht in het geautomatiseerde systeem, brengt hij onmiddellijk een elektronisch bericht van ontvangst in het geautomatiseerde systeem in.

VI.2.2 NOODPROCEDURE BIJ ONTVANGST VAN ACCIJNSGOEDEREN IN EEN ANDERE LIDSTAAT

De onder de noodprocedure opgestelde berichten van ontvangst betreffende overbrengingen vanuit België naar een andere lidstaat worden gestuurd naar het bevoegde hulpkantoor dat zal instaan voor de verdere afhandeling van de overbrenging.

De status van het e-AD moet opgezocht worden in het geautomatiseerde systeem en naargelang het geval moet volgende procedure gevolgd worden :

a) Het e-AD heeft de status “aanvaard”:

Het hulpkantoor zuivert het e-AD manueel aan. Hierdoor zal het e-AD de status “manueel afgesloten” verkrijgen. Het manueel afsluiten heeft geen enkele invloed op de verdere afhandeling van gesignaleerde tekorten/tevelen dat buiten EMCS zal moeten gebeuren;

b) Het e-AD heeft de status “afgeleverd”:

Het hulpkantoor dient verder niets te ondernemen (behalve het afhandelen van eventuele gesignaleerde tekorten/tevelen buiten EMCS);

c) Het e-AD werd nog niet ingestuurd door de economische operator.

De overbrenging gebeurde onder dekking van de noodprocedure. Van zodra het e-AD werd ingestuurd in het geautomatiseerde systeem door de economische operator moet de onder a) beschreven procedure toegepast worden.

VI.2.3 VARIANT: NOODPROCEDURE BIJ HET EINDE VAN DE OVERBRENGING VOOR UITVOER

Indien het een Belgisch uitvoerkantoor betreft en als na het verstrijken van een termijn van vijf werkdagen, te rekenen vanaf de datum van bevestiging van uitgang door het kantoor van uitgang, dit kantoor nog geen elektronisch bericht van uitvoer kon opstellen, zendt dit kantoor onmiddellijk een document dat dezelfde gegevens bevat als het elektronische bericht van uitvoer en dat bevestigt dat de overbrenging geëindigd is, voorzien van een administratief visum, ofwel naar de bevoegde autoriteiten van de lidstaat van vertrek, ofwel naar de afzender indien deze in België gevestigd is. Dit document wordt aangevuld met de vermelding: “Noodbericht van uitvoer voor overbrengingen van accijnsgoederen onder schorsing van accijns”.

Van zodra het geautomatiseerde systeem terug beschikbaar wordt of dat het elektronische administratieve document gestart onder de noodprocedure werd ingebracht in het geautomatiseerde systeem, brengt het uitvoerkantoor een elektronisch bericht van uitvoer in het geautomatiseerde systeem in.

VI.3 Noodprocedure bij wijziging van bestemming

Indien de economische operator zijn elektronisch document van wijziging van bestemming niet kan indienen in het geautomatiseerde systeem, wordt het hem toegestaan, onder de volgende voorwaarden, om de bestemming te wijzigen tijdens de overbrenging onder de accijnsschorsingsregeling:

a) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

b) Hij stelt een document op dat dezelfde gegevens bevat als het elektronische document van wijziging van bestemming.

Hij brengt op dit document de volgende vermelding aan:

c) Hij zendt een kopie van het document bedoeld onder b), (inclusief het callnummer) aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt.

d) Tevens brengt hij de vervoerder op de hoogte van de wijziging van bestemming. Deze laatste dient de gegevens van de nieuwe geadresseerde over te nemen op het document dat de overbrenging vergezelt.

e) Van zodra de periode van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem geëindigd is, brengt hij onmiddellijk het elektronische document van wijziging van bestemming in het geautomatiseerde systeem in.

Onmiddellijk nadat de gegevens in het elektronische document van wijziging van bestemming in orde zijn bevonden, vervangt dit document het onder b), bedoelde nooddocument. Artikel 26, §§ 4 en 5, en de artikelen 28 en 29 van de wet zijn mutatis mutandis van toepassing.

Indien de gegevens niet in orde worden bevonden, wordt de economische operator daarvan, met behulp van het geautomatiseerde systeem, onverwijld in kennis gesteld.

Een kopie van het onder b), bedoelde nooddocument moet door de economische operator in zijn voorraadadministratie worden bewaard.

VI.4 Noodprocedure bij annulering

Indien de economische operator zijn elektronisch annuleringsdocument niet kan indienen in het geautomatiseerde systeem, wordt het hem toegestaan, onder de volgende voorwaarden, om de overbrenging onder de accijnsschorsingsregeling te annuleren:

a) De overbrenging heeft nog geen aanvang genomen;

b) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

c) Hij stelt een document op dat dezelfde gegevens bevat als het elektronische annuleringsdocument.

Hij brengt op dit document de volgende vermelding aan:

d) Hij zendt een kopie van het document bedoeld onder c), (inclusief het callnummer) aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt.

e) Van zodra de periode van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem geëindigd is, brengt hij onmiddellijk het elektronische annuleringsdocument in het geautomatiseerde systeem in.

Onmiddellijk nadat de gegevens in het elektronische annuleringsdocument in orde zijn bevonden, vervangt dit document het onder c), bedoelde nooddocument. Artikel 26, §§ 4 en 5, en de artikelen 28 en 29 van de wet zijn mutatis mutandis van toepassing.

Indien de gegevens niet in orde worden bevonden, wordt de economische operator daarvan, met behulp van het geautomatiseerde systeem, onverwijld in kennis gesteld.

Een kopie van het onder c), bedoelde nooddocument moet door de economische operator in zijn voorraadadministratie worden bewaard.

VII TOEPASSING VAN DE NOODPROCEDURE ONDER DE PROCEDURE ”ACCIJNS BETAALD”

VII.1 Noodprocedure bij het begin van de overbrenging

Indien de economische operator zijn voorlopig elektronisch vereenvoudigd administratief document (e-VAD) niet kan indienen in het geautomatiseerde systeem, wordt het hem toegestaan, onder de volgende voorwaarden, om onmiddellijk de overbrenging te starten :

a) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

b) Hij stelt een document op dat dezelfde gegevens bevat als vereist voor het voorlopig elektronisch vereenvoudigd administratief document en hij brengt op dit document de volgende vermelding aan :

Dit document, op deze manier aangevuld, vergezelt de overbrenging van de accijnsgoederen;

c) Hij zendt een kopie van het document bedoeld onder b), (inclusief het callnummer) aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt en dit ten laatste op het ogenblik dat de overbrenging aanvangt.

d) Van zodra de periode van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem geëindigd is, brengt hij onmiddellijk het voorlopig elektronisch vereenvoudigd administratief document in het geautomatiseerde systeem in.

Onmiddellijk nadat de gegevens in het voorlopig elektronisch vereenvoudigd administratief document in orde zijn bevonden, vervangt dit document het onder b), bedoelde nooddocument. Artikel 36/4, § 4, en artikel 36/5 van de wet zijn mutatis mutandis van toepassing.

Indien de gegevens niet in orde worden bevonden, wordt de economische operator daarvan, met behulp van het geautomatiseerde systeem, onverwijld in kennis gesteld.

Een kopie van onder b), bedoelde nooddocument moet door de economische operator in zijn voorraadadministratie worden bewaard.

VII.2 Noodprocedure bij het einde van de overbrenging

Indien na het verstrijken van een termijn van vijf werkdagen, te rekenen vanaf het einde van de overbrenging, het bericht van ontvangst betreffende een overbrenging uitgevoerd onder de procedure ‘accijns betaald’ nog niet door de economische operator kon ingebracht worden in het geautomatiseerde systeem, moet de economische operator de volgende stappen ondernemen:

a) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

b) Van zodra hij het callnummer waarvan sprake onder a) heeft ontvangen, bezorgt hij aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt een document met vermelding van dezelfde gegevens als het bericht van ontvangst. Dit document moet de volgende vermelding bevatten:

c) Het bevoegde hulpkantoor zendt na validatie een kopie van het document bedoeld onder b), voorzien van een administratief visum naar de bevoegde autoriteiten van de lidstaat van vertrek.

d) Zodra het geautomatiseerde systeem weer beschikbaar is of de in artikel 36/6, § 2 van de wet bedoelde procedures zijn afgerond, brengt de economische operator een elektronisch bericht van ontvangst in het geautomatiseerde systeem in. Artikel 36/5, §§ 2 en 3 van de wet zijn mutatis mutandis van toepassing.

VII.3 Noodprocedure bij wijziging van bestemming

Indien de economische operator zijn elektronisch document van wijziging van bestemming niet kan indienen in het geautomatiseerde systeem, wordt het hem toegestaan, onder de volgende voorwaarden, om de bestemming te wijzigen tijdens de overbrenging onder de procedure ‘accijns betaald’:

a) De wijziging van bestemming is beperkt tot een nieuwe leveringsplaats bij dezelfde geadresseerde of tot de plaats van verzending;

b) Hij heeft de Helpdesk gecontacteerd en heeft een callnummer ontvangen OF hij werd op de hoogte gebracht van de algemene niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem (dit bericht vermeldt eveneens een callnummer);

c) Hij stelt een document op dat dezelfde gegevens bevat als het elektronische document van wijziging van bestemming.

Hij brengt op dit document de volgende vermelding aan:

d) Hij zendt een kopie van het document bedoeld onder c), (inclusief het callnummer) aan het hulpkantoor waarvan hij afhangt.

e) Tevens brengt hij de vervoerder op de hoogte van de wijziging van bestemming. Deze laatste dient de gegevens van de nieuwe geadresseerde over te nemen op het document dat de overbrenging vergezelt.

f) Van zodra de periode van niet-beschikbaarheid van het geautomatiseerde systeem geëindigd is, brengt hij onmiddellijk het elektronische document van wijziging van bestemming in het geautomatiseerde systeem in.

Onmiddellijk nadat de gegevens in het elektronische document van wijziging van bestemming in orde zijn bevonden, vervangt dit document het onder c), bedoelde nooddocument. Artikelen 36/4, § 4 en 36/5 van de wet zijn van toepassing.

Indien de gegevens niet in orde worden bevonden, wordt de economische operator daarvan, met behulp van het geautomatiseerde systeem, onverwijld in kennis gesteld.

Een kopie van het onder c), bedoelde nooddocument moet door de economische operator in zijn voorraadadministratie worden bewaard.