§ 1. Volgens het douanewetboek van de Unie is een douanevertegenwoordiger iedere persoon die door een andere persoon is aangewezen voor het vervullen van de in de douanewetgeving voorgeschreven handelingen en formaliteiten bij de douaneautoriteiten.

Daarnaast wordt in de ‘Algemene wet inzake douane en accijnzen’ onder douanevertegenwoordiger verstaan elke natuurlijke of rechtspersoon die beroepsmatig, in zijn naam of op naam van een opdrachtgever, maar voor rekening van een opdrachtgever, de douaneformaliteiten bij in-, uit- of douanevervoer vervult en die door de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) erkend is als geautoriseerde marktdeelnemer volgens de Europese wetgeving of het bewijs levert van voldoende kennis van de douane- en accijnsreglementering.

De douanevertegenwoordiger speelt een belangrijke rol in het internationale handelsverkeer. Zijn voornaamste taak bestaat erin de aan douaneformaliteiten onderworpen handelingen te vergemakkelijken. Dankzij zijn grondige kennis van de douanewetgeving en -procedures en zijn ervaring is de douanevertegenwoordiger in staat om correct alle mogelijke formaliteiten te vervullen bij de toepassing van de douanewetgeving.

De functie van de douanevertegenwoordiger wordt hoofdzakelijk geregeld door de Uniewetgeving. De praktische aspecten van, de voorwaarden om toegelaten te worden tot en de verplichtingen verbonden aan het beroep van douanevertegenwoordiger in België, worden geregeld door de nationale wetgeving.

1.2. Toepassingsgebied van de Circulaire

§ 2. Met deze Circulaire wordt beoogd alle wettelijke bepalingen betreffende de douanevertegenwoordiging alsook de administratieve procedures betreffende de toepassing van de wetgeving ter zake uiteen te zetten.

In het bijzonder heeft deze Circulaire betrekking op de soorten douanevertegenwoordiging (punt 2) alsook op de verplichtingen van de douanevertegenwoordiger en dit zowel voortvloeiend uit de Uniewetgeving (punt 3) als uit de nationale wetgeving (punt 4). Ook de toepassing van de douanevertegenwoordiging in het kader van de verschillende douaneregelingen en de standaard en vereenvoudigde douaneaangiften komen aan bod (punt 5).

§ 3. Deze Circulaire behandelt de douanevertegenwoordiging zoals bedoeld in artikel 18, lid 1 van het douanewetboek van de Unie en heeft geen betrekking op de bepalingen betreffende fiscale vertegenwoordiging.

1.3. Wettelijke bepalingen

Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie (DWU);
Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 2015/2446 van de Commissie van 28 juli 2015 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad met nadere regels betreffende een aantal bepalingen van het douanewetboek van de Unie (DWU DA);
Uitvoeringsverordening (EU) nr. 2015/2447 van de Commissie van 24 november 2015 houdende nadere uitvoeringsvoorschriften voor enkele bepalingen van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie (DWU IA);
Gedelegeerde Verordening (EU) 2016/341 van de Commissie van 17 december 2015 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en van de Raad met overgangsregels voor enkele bepalingen van het douanewetboek van de Unie voor de gevallen waarin de relevante elektronische systemen nog niet operationeel zijn, en tot wijziging van Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 (DWU TDA);
Algemene wet inzake douane en accijnzen (18.07.1977) (AWDA);
Koninklijk besluit van 13 maart 2016 tot vaststelling van de voorwaarden voor het bijhouden van het stamregister van de douanevertegenwoordigers, van het bewijs van voldoende kennis van de douane-, BTW en accijnsreglementering en van de beroepsmatigheid van uitoefening van de douanevertegenwoordiging (KB 13/03/16 Stamregister);
Koninklijk besluit van 13 maart 2016 tot vaststelling van de douaneregelingen en de modaliteiten waaronder de directe en indirecte vertegenwoordiging kunnen worden toegepast (KB 13/03/16 Douaneregelingen en vertegenwoordiging);
Ministerieel besluit van 23 maart 2016 tot vaststelling van de modaliteiten voor het bijhouden van het repertorium van de douanevertegenwoordigers, van de afrekening en in verband met de werking van de douanevertegenwoordiging (MB 23/03/16);
Ministerieel besluit van 11 juli 2019 tot vaststelling van de datum van de tweede stap in toepassing van het koninklijk besluit van 13 maart 2016 tot vaststelling van de douaneregelingen en de modaliteiten waaronder de directe en indirecte vertegenwoordiging kunnen worden toegepast (MB 11/07/19);
Ministerieel besluit van 28 augustus 2019 houdende de aanduiding van de ambtenaar overeenkomstig artikel 133 van de algemene wet inzake douane en accijnzen.

Andere documenten:

Special Procedures - Title VII UCC/“Guidance for MSs and Trade” “Guidance for MSs and Trade” - TAXUD/A2/SPE/2016/001-Rev 17-EN-24/05/2022;
Information document – Customs Expert Group (General Legislation Section) - Customs representation in the context of simplifications and of certain special procedures (TAXUD(A2)/LG/dt taxud.a.2(2017)3500081 - 19 June 2017).

1.4. Definities

§ 5. Overeenkomstig artikel 5 DWU zijn de volgende definities van toepassing:

‘Aangever’: de persoon die in eigen naam een douaneaangifte, een aangifte tot tijdelijke opslag, een summiere aangifte bij binnenbrengen, een summiere aangifte bij uitgaan, een aangifte tot wederuitvoer of een kennisgeving van wederuitvoer indient, dan wel de persoon namens wie deze aangifte of deze kennisgeving wordt ingediend;
‘Douaneaangifte’: de handeling waarbij een persoon in de voorgeschreven vorm en op de voorgeschreven wijze het voornemen kenbaar maakt om goederen onder een bepaalde douaneregeling te plaatsen, in voorkomend geval met opgave van eventuele specifieke procedures die moeten worden toegepast;
‘Douaneautoriteiten’: de douanediensten van de lidstaten die bevoegd zijn voor de toepassing van de douanewetgeving, en alle overige autoriteiten die krachtens het nationale recht belast zijn met de toepassing van bepaalde onderdelen van de douanewetgeving;
‘Douanecontroles’: door de douaneautoriteiten verrichte specifieke handelingen voor het waarborgen van de naleving van de douanewetgeving en andere wetgeving betreffende het binnenbrengen, het uitgaan, de doorvoer, het overbrengen, de opslag en de bijzondere bestemming van goederen die tussen het douanegebied van de Unie en landen of gebieden daarbuiten worden vervoerd, en betreffende de aanwezigheid en het verkeer binnen het douanegebied van de Unie van niet-Uniegoederen en goederen die onder de regeling bijzondere bestemming zijn geplaatst;
‘Douaneformaliteiten’: alle handelingen die door een persoon en door de douaneautoriteiten moeten worden verricht om aan de douanewetgeving te voldoen;

‘Douaneregeling’:

een van de onderstaande regelingen waaronder goederen overeenkomstig het wetboek kunnen worden geplaatst:

a) In het vrije verkeer brengen;

b) Bijzondere regelingen;

c) Uitvoer;

‘Douaneschuld’: de verplichting van een persoon tot betaling van het bedrag aan invoer- of uitvoerrechten dat uit hoofde van de geldende douanewetgeving verschuldigd is;
‘Douanevertegenwoordiger’: iedere persoon die door een andere persoon is aangewezen voor het vervullen van de in de douanewetgeving voorgeschreven handelingen en formaliteiten bij de douaneautoriteiten;
‘Douanewetgeving’: het geheel van wetgeving bestaande uit de volgende elementen

a) het wetboek en de op niveau van de Unie of op nationaal niveau vastgestelde bepalingen ter aanvulling of uitvoering ervan,

b) het gemeenschappelijk douanetarief,

c) de wetgeving betreffende de instelling van een Unieregeling inzake douanevrijstellingen,

d) internationale overeenkomsten houdende douanevoorschriften, voor zover deze van toepassing zijn in de Unie;

‘Houder van de regeling’ :

a) de persoon die de douaneaangifte doet, of voor wiens rekening die aangifte wordt gedaan, of

b) de persoon aan wie de uit een douaneregeling voortvloeiende rechten en plichten zijn overgedragen;

‘In het douanegebied van de Unie gevestigd persoon’:

a) indien het een natuurlijk persoon betreft, eenieder die in het douanegebied van de Unie zijn normale verblijfplaats heeft,

b) indien het een rechtspersoon of een vereniging van personen betreft, elke persoon die zijn statutaire zetel, zijn hoofdbestuur of een vaste inrichting heeft in het douanegebied van de Unie;

‘Marktdeelnemer’: de persoon die zich in het kader van zijn bedrijfsvoering bezighoudt met activiteiten die onder de douanewetgeving vallen;
‘Persoon’: een natuurlijk persoon, een rechtspersoon of een vereniging van personen die geen rechtspersoonlijkheid bezit maar krachtens het Unierecht of het nationale recht wel als handelingsbekwaam is erkend;
‘Schuldenaar’: elke persoon die een douaneschuld verschuldigd is;
‘Vaste inrichting’: een vaste vestiging voor bedrijfsuitoefening waar de nodige menselijke en technische hulpbronnen permanent voorhanden zijn en waarmee de douanetransacties van een persoon volledig of gedeeltelijk worden uitgevoerd;
‘Registratie- en identificatienummer van marktdeelnemer’ (artikel 1, 18. DWU DA) (Economic Operators Registration and Identification number of EORI-nummer): een identificatienummer dat uniek is in het douanegebied van de Unie en door een douaneautoriteit aan een marktdeelnemer of een andere persoon wordt toegekend om hem voor douanedoeleinden te registreren.

2. SOORTEN DOUANEVERTEGENWOORDIGING

§ 6. Er zijn twee soorten douanevertegenwoordiging opgenomen in artikel 18, lid 1 DWU, dat stelt:

‘1. Eenieder kan zich laten vertegenwoordigen door een douanevertegenwoordiger.
De vertegenwoordiging kan direct zijn, in welk geval de douanevertegenwoordiger in naam en voor rekening van een andere persoon handelt;
dan wel indirect, in welk geval de douanevertegenwoordiger in eigen naam doch voor rekening van een andere persoon handelt.’

§ 7. In het kader van de directe vertegenwoordiging treedt de douanevertegenwoordiger op in naam en voor rekening van de vertegenwoordigde persoon en beperkt zijn rol zich tot het vervullen van de douaneformaliteiten waartoe hij gemachtigd is. Hoewel de directe douanevertegenwoordiger verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens in de douaneaangifte overeenkomstig artikel 15, lid 2 DWU, treedt de directe douanevertegenwoordiger niet op als aangever zoals bepaald in artikel 5, 15) DWU. In het geval van directe vertegenwoordiging is de vertegenwoordigde persoon de aangever.

§ 8. In het kader van de indirecte vertegenwoordiging treedt de douanevertegenwoordiger op in eigen naam doch voor rekening van de vertegenwoordigde persoon. Aangezien hij de douaneaangiften in eigen naam indient, treedt de indirecte vertegenwoordiger op als aangever, hetgeen betekent dat hij verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens in de douaneaangifte en voor de naleving van de verplichtingen inzake de plaatsing van de goederen onder een douaneregeling overeenkomstig artikel 15, lid 2 DWU.

§ 9. Bovendien bepaalt Artikel 77, lid 3 DWU bepaalt dat de schuldenaar de aangever is en dat bij indirecte vertegenwoordiging de persoon voor wiens rekening de douaneaangifte wordt gedaan, eveneens schuldenaar is. De indirecte vertegenwoordiger en de vertegenwoordigde persoon zijn bijgevolg beiden solidair verantwoordelijk.

Bij directe vertegenwoordiging is de vertegenwoordigde persoon in principe de schuldenaar.

§ 10. Indien een douaneaangifte voor het in het vrije verkeer brengen of tijdelijke invoer met gedeeltelijke vrijstelling van invoerrechten is opgesteld op basis van gegevens die ertoe leiden dat de invoerrechten geheel of gedeeltelijk niet worden geïnd, is de persoon die de voor het opstellen van de aangifte benodigde gegevens heeft verstrekt en wist, of redelijkerwijze had moeten weten, dat die gegevens onjuist waren, eveneens schuldenaar.

3. DE VERPLICHTINGEN VAN DE DOUANEVERTEGENWOORDIGER INGEVOLGE DE UNIEWETGEVING

3.1. De vestigingsplicht

§ 11. Met betrekking tot de vestigingsplicht van de douanevertegenwoordiger bepaalt artikel 18, lid 2 DWU het volgende:

‘2. Een douanevertegenwoordiger is gevestigd in het douanegebied van de Unie.
Tenzij anders is bepaald[i], is de douanevertegenwoordiger ontheven van die verplichting indien hij handelt voor rekening van personen die niet verplicht zijn om in het douanegebied van de Unie gevestigd te zijn.’

§ 12. In het licht van artikel 5, 31) DWU, wordt een douanevertegenwoordiger geacht in het douanegebied van de Unie te zijn gevestigd indien:

a) het een natuurlijk persoon betreft, hij in het douanegebied van de Unie zijn normale verblijfplaats heeft;

b) het een rechtspersoon of een vereniging van personen betreft, hij zijn statutaire zetel, zijn hoofdbestuur of een vaste inrichting heeft in het douanegebied van de Unie.

§ 13. Naast artikel 18, lid 2 DWU bepaalt ook artikel 170, lid2 DWU dat de aangever in het douanegebied van de Unie moet gevestigd zijn. Van deze vestigingsplicht wordt afgeweken wanneer de douanevertegenwoordiger handelt voor rekening van personen die geen vestigingsplicht in het douanegebied van de Unie hebben. Dit zijn de in artikel 170, §3 DWU bedoelde personen die:

‘a) personen die een douaneaangifte voor douanevervoer of tijdelijke invoer indienen;

b) personen die incidenteel een douaneaangifte indienen, mede voor bijzondere bestemming of actieve veredeling, voor zover de douaneautoriteiten zulks gerechtvaardigd achten;

c) personen die gevestigd zijn in een land waarvan het grondgebied grenst aan het douanegebied van de Unie, en die de goederen waarop de douaneaangifte betrekking heeft, aanbrengen bij een douanekantoor in de Unie dat grenst aan dat land, op voorwaarde dat het land waarin de personen zijn gevestigd deze voordelen ook verlenen aan personen die in het douanegebied van de Unie zijn gevestigd.’

§ 14. Behalve in de bedoelde gevallen zoals opgenomen in § 13, kan een buiten het douanegebied van de Unie gevestigd persoon niet zelf als aangever optreden. Een douanevertegenwoordiger kan dan ook niet in zijn naam optreden als directe vertegenwoordiger. Dit betekent dat als een buiten het douanegebied van de Unie gevestigd persoon een douaneaangifte wil indienen, moet hij aan een douanevertegenwoordiger vragen om de douaneaangifte in eigen naam in te dienen als indirecte vertegenwoordiger (= aangever).

3.2. De registratieplicht

§ 15. Met betrekking tot de registratieplicht bepaalt artikel 9, lid 1 en 2 DWU het volgende:

‘1. Marktdeelnemers die in het douanegebied van de Unie gevestigd zijn, laten zich registreren bij de douaneautoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de plaats waar zij gevestigd zijn.

2. In specifieke gevallen, laten marktdeelnemers die niet in het douanegebied van de Unie gevestigd zijn, zich registreren door de douaneautoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de plaats waar zij voor het eerst een aangifte of een aanvraag voor een beschikking hebben ingediend.’

§ 16. Als marktdeelnemers, zijn douanevertegenwoordigers, direct of indirect, daarom verplicht zich te registreren bij de douaneautoriteiten en hun EORI-nummer te vermelden in alle communicatie met de douaneautoriteiten wanneer een identificatienummer voor douanedoeleinden vereist is.

§ 17. De wettelijke en administratieve bepalingen inzake de registratie en identificatie van marktdeelnemers zijn opgenomen in de Circulaire 2020/C/141 betreffende EORI[ii]

3.3. De verplichting om een vertegenwoordigingsbevoegdheid (volmacht) te hebben

§ 18. Met betrekking tot de verplichting om over een volmacht te beschikken, bepaalt artikel 19, leden 2 en 3 DWU het volgende:

‘2. De douaneautoriteiten kunnen van personen die verklaren als douanevertegenwoordiger te handelen, verlangen dat zij bewijzen dat hen door de vertegenwoordigde persoon vertegenwoordigingsbevoegdheid is verleend.
…

3. De douaneautoriteiten leggen een als douanevertegenwoordiger handelend persoon die regelmatig handelingen en formaliteiten vervult, niet de verplichting op om iedere keer een bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid over te leggen, mits de betrokken persoon in staat is dat bewijs over te leggen wanneer de douaneautoriteiten daarom verzoeken.’

§ 19. Dit betekent dat de douanevertegenwoordiger, door de persoon die hij vertegenwoordigt, gemachtigd moet zijn om als zodanig op te treden en hij moet beschikken over een bewijs van zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid (= volmacht).

§ 20. De Uniewetgeving voorziet noch in een definitie van de volmacht, noch in bepalingen betreffende de inhoud van de volmacht. Daarom moet er rekening worden gehouden met de geldende nationale bepalingen

§ 21. In dit verband bepaalt artikel 1984 van het Burgerlijk wetboek het volgenden:

‘Lastgeving of volmacht is een handeling, waarbij een persoon aan een ander de macht geeft om iets voor de lastgever en in zijn naam te doen.
Het contract komt slechts tot stand door de aanneming van de lasthebber.’

§ 22. Het gaat om een getekende overeenkomst tussen de lastgever (volmachtgever hier de vertegenwoordigde persoon) en de lasthebber (de gevolmachtigde hier de douanevertegenwoordiger), waarbij de lastgever de douanevertegenwoordiger machtigt hem te vertegenwoordigen bij het vervullen van de in de douanewetgeving voorgeschreven handelingen en formaliteiten bij de douaneautoriteiten. De volmacht is dus een door de partijen opgesteld en ondertekend schriftelijk document, dat als bewijs dient voor de douaneautoriteiten

§ 23. In het kader van de douanevertegenwoordiging moet de volmacht in principe worden gesloten tussen de douanevertegenwoordiger en de in de douaneaangifte genoemde marktdeelnemer (de vertegenwoordigde persoon). De naam, het adres en de handtekening van de personen die de partijen in rechte kunnen verbinden moeten op de volmacht worden vermeld.

§ 24. In de douanewetgeving is er geen model voor de volmacht beschikbaar. Er moet echter op worden gewezen dat er duidelijk in de volmacht moet worden vermeld om welk soort douanevertegenwoordiging het gaat (direct of indirect) en alle kenmerken moeten worden gespecificeerd (bijvoorbeeld: Wat zijn de taken van de gevolmachtigde? Wat zijn de grenzen van zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid? Is de volmacht specifiek voor een rechtshandeling of is zij algemeen voor alle zaken van de volmachtgever? Is de volmacht geldig voor een bepaalde periode? enz.).

§ 25. Elk van de ondertekenende partijen moet in het bezit zijn van een exemplaar van de volmacht en moet deze op verzoek aan de douaneautoriteiten kunnen overleggen.

§ 26. Bovendien bepaalt artikel 19, lid 1 DWU het volgende:

‘1. Een douanevertegenwoordiger dient in zijn contact met de douaneautoriteiten te verklaren dat hij voor rekening van de vertegenwoordigde persoon handelt, en aan te geven of het een directe dan wel indirecte vertegenwoordiging betreft.
Een persoon die niet verklaart te handelen als douanevertegenwoordiger of die verklaart als douanevertegenwoordiger te handelen zonder dat hij vertegenwoordigingsbevoegdheid bezit, wordt geacht in eigen naam en voor eigen rekening te handelen.’

§ 27. Het ontbreken van een volmacht, het niet-overleggen ervan op verzoek van de douaneautoriteiten of het overleggen van een volmacht die niet door de betrokken partijen is ondertekend, heeft tot gevolg dat de douanevertegenwoordiger niet gemachtigd is zijn cliënt te vertegenwoordigen. Dit betekent dat de indiener van de douaneaangifte, d.w.z. de directe of indirecte douanevertegenwoordiger, geacht wordt in eigen naam en voor eigen rekening te hebben gehandeld.

3.4. De verplichting tot verstrekking van inlichtingen aan de douaneautoriteiten

§ 28. De in artikel 15 DWU vermelde verplichtingen tot verstrekking van inlichtingen aan de douaneautoriteiten gelden ook voor de douanevertegenwoordigers:

‘1. Eenieder die direct of indirect bij het vervullen van douaneformaliteiten of douanecontroles is betrokken, dient de douaneautoriteiten op hun verzoek en binnen de eventueel vastgestelde termijnen in de passende vorm alle nodige bescheiden en inlichtingen te verstrekken en deze autoriteiten alle nodige bijstand te verlenen voor het vervullen van deze formaliteiten of controles.

2. Eenieder die een douaneaangifte, een aangifte tot tijdelijke opslag, een summiere aangifte bij binnenbrengen, een summiere aangifte bij uitgaan, een aangifte tot wederuitvoer of een kennisgeving van wederuitvoer bij de douaneautoriteiten indient, of een aanvraag voor een vergunning of enige andere beschikking indient, aanvaardt de aansprakelijkheid voor al het volgende:

a) de juistheid en volledigheid van de in de aangifte, de kennisgeving of de aanvraag verstrekte inlichtingen;

b) de echtheid, juistheid en geldigheid van de stukken ter staving van de aangifte, de kennisgeving of de aanvraag;

c) in voorkomend geval, het nakomen van alle verplichtingen inzake de plaatsing van de betreffende goederen onder een douaneregeling of het verrichten van toegestane handelingen.

De eerste alinea is ook van toepassing op alle inlichtingen die in enigerlei andere vorm door de douaneautoriteiten worden verlangd of aan hen worden verstrekt.

Indien de aangifte, de kennisgeving of de aanvraag wordt ingediend, of de inlichtingen worden verstrekt door een douanevertegenwoordiger van de betrokken persoon, zoals bedoeld in artikel 18, gelden de in de eerste alinea van dit lid vastgestelde verplichtingen ook voor die douanevertegenwoordiger.’

§ 29. Wat de bewijsstukken betreft, wordt gewezen op de bepalingen van artikel 163 DWU, die stellen dat:

‘1. De bewijsstukken die nodig zijn voor de toepassing van de bepalingen die gelden voor de douaneregeling waarvoor de goederen worden aangegeven, zijn in het bezit van de aangever en staan ter beschikking van de douaneautoriteiten op het tijdstip waarop de douaneaangifte wordt ingediend.

2. De bewijsstukken worden aan de douaneautoriteiten verstrekt indien de Uniewetgeving dat vereist of indien dat met het oog op douanecontroles noodzakelijk is.

3. In specifieke gevallen kunnen marktdeelnemers de bewijsstukken opstellen, op voorwaarde dat zij daarvoor toestemming van de douaneautoriteiten hebben gekregen.’

§ 30. Overeenkomstig artikel 51, lid 1, eerste alinea DWU dient de betrokken persoon met het oog op een douanecontrole, deze bewijsstukken en andere nuttige gegevens, zoals bedoeld in §§ 28 en 29, gedurende ten minste drie jaren te bewaren op een wijze die toegankelijk en aanvaardbaar is voor de douaneautoriteiten.

4. DE VERPLICHTINGEN VAN DE DOUANEVERTEGENWOORDIGER INGEVOLGE DE NATIONALE WETGEVING

4.1. De verplichting tot inschrijving in het stamregister van de douanevertegenwoordigers

§ 31. Artikel 127, §2 AWDA voorziet dat eenieder die als douanevertegenwoordiger wenst op te treden, verplicht is zich in het stamregister in te schrijven. Dit artikel stelt:

‘§ 2. Niemand mag als douanevertegenwoordiger optreden, zo hij niet is ingeschreven in een stamregister van de douanevertegenwoordigers.

Voor de toepassing van het eerste lid, wordt onder douanevertegenwoordiger verstaan elke natuurlijke of rechtspersoon die beroepsmatig, in zijn naam of op naam van een opdrachtgever, maar voor rekening van een opdrachtgever, de douaneformaliteiten bij in-, uit- of douanevervoer vervult en die door de administratie erkend is als geautoriseerde marktdeelnemer volgens de Europese wetgeving of het bewijs levert van voldoende kennis van de douane- en accijnsreglementering.’

Hierna worden de verschillende voorwaarden met betrekking tot deze inschrijvingsprocedure besproken.

4.1.1. De aanvraag tot inschrijving

§ 32. Het ‘KB 13/03/16 Stamregister’ bepaalt dat de AAD&A iedere persoon inschrijft in het stamregister van de douanevertegenwoordigers die cumulatief:

§33. De situaties zoals bedoeld in § 32, punt 2 zijn de volgende:

Noch de afgezette ambtenaren van de AAD&A, noch zij die, op de datum van hun aanvraag om inschrijving, sinds minder dan drie jaar, ontslagen zijn, hun ontslag hebben aangevraagd, op rust of ter beschikking zijn gesteld, mogen in het stamregister worden ingeschreven (artikel 128, §1 AWDA).
De inschrijving wordt geweigerd aan de personen welke niet voorwaardelijk veroordeeld werden wegens bedrog op het stuk van rechtstreekse, onrechtstreekse of daarmede gelijkgestelde belastingen, wegens diefstal, heling, oplichting, misbruik van vertrouwen of eenvoudige of bedrieglijke bankbreuk, wegens knevelarij of omkoping van ambtenaren (artikel 129, §1 AWDA).

§ 34. Het in § 32 bedoelde verzoek om inschrijving moet het volgende vermelde:

Als de aanvraag een natuurlijke persoon betreft: zijn naam, voornamen, geboorteplaats en -datum, nationaliteit, woonplaats en rijksregisternummer;
Als de aanvraag een vennootschap met rechtspersoonlijkheid betreft: haar benaming of handelsnaam, haar maatschappelijke zetel, en haar ondernemingsnummer, tevens naam, voornamen, geboorteplaats en -datum, nationaliteit en woonplaats van haar zaakvoerders of bestuurders;
De adressen van de exploitatiezetels die de aanvrager in België[iii] bezit;
Het aantal personen in dienst van de werkgever die administratief werk verrichten voor het opstellen van douaneaangiften.

§ 35. De aanvraag tot inschrijving wordt ondertekend, hetzij door degene die het beroep van douanevertegenwoordiger wenst uit te oefenen, hetzij door de zaakvoerders of bestuurders die bevoegd zijn om te dien einde de vennootschap te verbinden.

§ 36. Bij deze aanvraag moet het volgende worden gevoegd:

Een kopie van de statuten van de vennootschap of de notariële oprichtingsakte;
Een verklaring van de aanvrager waarin wordt vermeld dat de betreffende personen zich niet bevinden in een van de gevallen van uitsluiting, bepaald in artikel 129 AWDA. Voor de bestuurders/bedrijfsleiders en de kandidaat douanevertegenwoordiger, is dit een uittreksel uit het strafregister zijn;
Een getuigschrift van voldoende kennis van de douane- en accijnsreglementering of het bewijs van erkenning als geautoriseerde marktdeelnemer;
Een bewijs van beroepsbekwaamheid.

§ 37. Voor de inschrijving in het stamregister van de douanevertegenwoordigers wordt, door de AAD&A, in overeenstemming met artikel 3 ‘KB 13/03/2016 Stamregister’ als bewijs van voldoende kennis (zoals bedoeld in § 36, punt 3) van de douane- en accijnsreglementering voor de indiening van douaneaangiften in België, het volgende aanvaard;

Een diploma of certificaat dat getuigt van het slagen voor een opleiding van minstens een jaar die werd gevolgd in een instelling van het hoger dagonderwijs, gevestigd in de Europese Unie, erkend door de bevoegde overheid en waarvan het opleidingsprogramma de reglementering inzake douane, btw en accijnzen in België omvat;
Een diploma of certificaat dat getuigt van het slagen voor een opleiding van minstens twee jaar die werd gevolgd in een instelling van het hoger avond- of weekendonderwijs, gevestigd in de Europese Unie, erkend door de bevoegde overheid en waarvan het opleidingsprogramma de reglementering inzake douane, btw en accijnzen in België omvat;
Een certificaat dat getuigt van het slagen voor een gespecialiseerde opleiding met betrekking tot de reglementering inzake douane, btw en accijnzen in België, in het bijzonder betreffende het indienen van douaneaangiften, die erkend is door de Administrateur-generaal van de douane en accijnzen op basis van criteria die door de minister van Financiën worden bepaald;
Een verklaring op erewoord volgens het model in Bijlage I, dat getuigt van de beroepsbekwaamheid voor het indienen van douaneaangiften bij de administratie van minstens drie jaar zonder onderbreking door een werkgever van de persoon voor wie de aanvraag wordt gedaan. In uitzonderlijke gevallen kunnen andere bewijzen van de beroepsbekwaamheid ook door de administratie worden aanvaard.

§ 38. De bepalingen betreffende de modaliteiten en voorwaarden voor de erkenning van een diploma of certificaat van bekwaamheid, zoals bedoeld in § 37, zijn opgenomen in het ‘Ministerieel besluit van 21 januari 2021 tot vaststelling van de modaliteiten en voorwaarden voor de erkenning van gespecialiseerde opleidingen in België inzake douane-, btw en accijnsreglementering in het bijzonder met betrekking tot de indiening van douaneaangiften.’

§ 39. Wanneer om inschrijving in het stamregister van de douanevertegenwoordigers wordt verzocht, moet in overeenstemming met artikel 4 ‘KB 13/03/2016 Stamregister’ aan de voorwaarde van voldoende kennis van de douane- en accijnswetgeving, voldaan zijn:

In hoofde van één persoon indien die persoon de enige is die douaneaangiften (of accijnsaangiften) opstelt;
In hoofde van ten minste 2 personen als ten hoogste 5 personen voor het opstellen van douaneaangiften (of accijnsaangiften) door de aanvrager worden tewerkgesteld;
In hoofde van ten minste 2 personen per 5 werknemers als meer dan 5 personen voor het opstellen van douaneaangiften (of accijnsaangiften) in België door de aanvrager wordt tewerkgesteld.

§ 40. Voor de inschrijving in het stamregister van de douanevertegenwoordigers, vraagt de AAD&A, in overeenstemming met artikel 5 ‘KB 13/03/2016 Stamregister’ als bewijs van de beroepsbekwaamheid (zie § 36, 4) de overlegging van ten minste twee van de volgende bewijzen:

Een afdruk van de website van de aanvrager betreffende zijn activiteit van douanevertegenwoordiger;
Lidmaatschap van een representatieve in de Europese Unie gevestigde beroepsvereniging van expediteurs of douanevertegenwoordigers;
Met opdrachtgevers gesloten overeenkomsten voor douanevertegenwoordiging in België;
In België gesloten werknemersovereenkomsten die als aard van de activiteiten douanevertegenwoordiging vermelden;
Een huurovereenkomst of eigendomsakte betreffende gebouwen in België die voor de activiteiten van douanevertegenwoordiging zullen worden gebezigd.

§ 41. De aanvraag tot inschrijving in het stamregister van de douanevertegenwoordigers moet verzonden worden aan de Administratie Operaties van de AAD&A die bevoegd is:

Over de regio waar de maatschappelijke zetel van de aanvrager gevestigd is;
Over de regio waar de exploitatiezetel(s) van de aanvrager gevestigd is (zijn) als het een buitenlandse onderneming zonder maatschappelijke zetel in België betreft. Als een dergelijke onderneming exploitatiezetels in verschillende regio’s heeft, wordt de aanvraag behandeld door de Administratie Operaties die bevoegd is over de regio waar de exploitatiezetel gevestigd is die als eerste vermeld is in de aanvraag;
Over de regio waar de natuurlijke persoon gevestigd is die kandidaat douanevertegenwoordiger is.

4.1.2. De inschrijving in het stamregister

§ 43. De aanvrager die aan alle hierboven uiteengezette voorwaarden voldoet, wordt ingeschreven, door de bevoegde douaneautoriteiten, in het stamregister van de douanevertegenwoordigers en ontvangt een registratienummer dat is samengesteld als volgt:

A/RDV/(+volgnummer) voor de Regio Antwerpen;
G/RDV/(+volgnummer) voor de Regio Gent;
H/RDV/(+volgnummer) voor de Regio Hasselt;
V/RDV/(+volgnummer) voor de Regio Leuven;
B/RDV/(+volgnummer) voor de Regio Brussel;
L/RDV/(+volgnummer) voor de Regio Luik;
M/RDV/(+volgnummer) voor de Regio Bergen (Mons).

§ 44. De inschrijving in het stamregister van de douanevertegenwoordigers wordt voor een onbepaalde periode toegekend.

§ 45. De AAD&A publiceert in overeenstemming met artikel 12 ‘KB 13/03/2016 Stamregister’ op haar website een lijst [v] van de personen die in het stamregister van de douanevertegenwoordigers zijn ingeschreven met vermelding van het aan hen toegekende registratienummer.

4.1.3. Wijziging van de voorwaarden voor de inschrijving in het stamregister

§ 46. Algemeen gesproken moet de douanevertegenwoordiger de AAD&A in kennis stellen van elke wijziging van zijn gegevens die hij in het kader van zijn inschrijving in het stamregister heeft verstrekt. In het bijzonder moet de douanevertegenwoordiger die niet meer voldoet aan de voorwaarden van de §§ 37 tot 40 de AAD&A schriftelijk verwittigen in overeenstemming met artikel 7 ‘KB 13/03/2016 Stamregister’. Indien de in § 36, punt 3 bedoelde AEO-vergunning wordt ingetrokken, moet het bewijs van voldoende kennis van de douane- en accijnswetgeving worden voorgelegd, zoals bedoeld in § 37.

§ 47. De AAD&A herbeoordeelt op regelmatige basis de naleving van de voorschriften van de §§ 32 t.e.m. 40 met het oog op een eventuele bijwerking van de gegevens inzake de inschrijving in het stamregister van de douanevertegenwoordigers. In overeenstemming met artikel 8 ‘KB 13/03/2016 Stamregister’ moet de douanevertegenwoordiger in dat geval de AAD&A binnen de dertig dagen na haar verzoek schriftelijk de gevraagde inlichtingen verstrekken.

4.1.4. Schrapping uit het stamregister

§ 48. De douanevertegenwoordiger die na inschrijving in het stamregister niet meer voldoet aan de wettelijke voorwaarden of de voorwaarden van de §§ 32 t.e.m. 40 wordt in overeenstemming met artikel 9 ‘KB 13/03/2016 Stamregister’ uit dit register geschrapt.

§ 49. Bovendien kan de douanevertegenwoordiger zelf de schrapping aanvragen via e-mail aan de bevoegde douaneautoriteiten, zoals bedoeld in § 41.

§ 50. De douanevertegenwoordiger die de werkzaamheden van de AAD&A verhindert (zoals het weigeren om het repertorium of gevraagde bescheiden te overleggen) en die de verbodsbepalingen zoals opgenomen in de AWDA niet naleeft, wordt in overeenstemming met artikel 130, § 4 AWDA ontzet voor een tijdbestek van één tot zes maanden. Bij herhaling wordt de douanevertegenwoordiger voorgoed uit het stamregister geschrapt.

§ 51. De ambtenaar die belast is met het verlenen van vergunningen kan overeenkomstig artikel 133 AWDA, voor de duur van één tot zes maanden ontzetten, de douanevertegenwoordiger die schuldig bevonden wordt :

Ten nadele van de belangen van de Schatkist, de instructies te hebben miskend, hem door zijn klant, importeur of exporteur van de goederen, met het oog op de aangifte van de grondslagen voor de invordering van de rechten of voor de berekening van de bedragen toe te kennen bij invoer of uitvoer of voor de accijnzen;
Zijn klant te hebben bedrogen in de bij artikel 132 AWDA bedoelde rekening (zie punt 4.2.3.);
Bij het repertorium een onvolledig of onjuist afschrift van de rekening te hebben gevoegd;
Te hebben nagelaten in het repertorium een of meer verrichtingen in te schrijven.

Bij herhaling wordt de douanevertegenwoordiger voorgoed uit het stamregister geschrapt.

4.2. De verplichtingen in verband met de werking van douanevertegenwoordiging

4.2.1. Het bijhouden van een jaarlijks repertorium

§ 52. Met betrekking tot het bijhouden van een jaarlijks repertorium door de douanevertegenwoordiger bepaalt artikel 130, § 1 AWDA dat:

‘De douanevertegenwoordiger houdt een jaarlijks repertorium in de door de minister van Financiën voorgeschreven vorm. Hij schrijft daarin afzonderlijk, volgens een doorlopende nummerreeks per aangifte waarvoor hij als indirecte vertegenwoordiger dan wel als directe vertegenwoordiger is opgetreden, al zijn verrichtingen zowel bij de invoer, als bij de uitvoer en douanevervoer.

Het nummer van de inschrijving wordt tegelijkertijd als het stamnummer van de douanevertegenwoordiger vermeld op de aan de douane afgegeven overeenstemmende documenten, op de handelsdocumenten en geschreven instructies afgegeven aan de douanevertegenwoordiger door zijn opdrachtgever, met het oog op de te vervullen douaneformaliteiten, en op de brieven, documenten en dossiers van douanevertegenwoordiger, uitgaande van of bewaard door hem, in verband met de door hem gedane of te verrichten douanewerkzaamheden.’

§ 53. Het repertorium van de douanevertegenwoordiger moet overeenstemmen met het model zoals bepaald in artikel 130 AWDA en zoals opgenomen in Bijlage II.

§ 54. De modaliteiten voor het bijhouden van het repertorium van de douanevertegenwoordigers zijn opgenomen in de artikelen 1 t.e.m. 10 ‘MB 23/03/2016’ (zie §§ 55 t.e.m. 68).

§ 55. Het repertorium mag bestaan uit een enkel register of het mag worden ingedeeld in verschillende registers, die respectievelijk bestemd zijn voor de inschrijving van de aangiften voor het vrije verkeer, de aangiften ten uitvoer, de aangiften voor douanevervoer of de aangiften voor de volgende regelingen: douane-entrepots, actieve veredeling, passieve veredeling en tijdelijke invoer.

§ 56. Het mag ook worden ingedeeld, hetzij in registers waarvan elk zal dienen voor het inschrijven van de verrichtingen betreffende de goederen herkomstig uit of bestemd voor een bepaald land, hetzij met toelating van de AAD&A, volgens een door de douanevertegenwoordiger voorgestelde rangschikking naar onderwerp.

§ 57. Wanneer er verschillende registers van het repertorium bestaan, moet elk register van de andere worden onderscheiden door het aanbrengen van een kenletter van het Romeinse alfabet na het repertoriumnummer, telkens als dit op een document moet worden vermeld.

§ 58. De AAD&A kan in bepaalde gevallen, de douanevertegenwoordiger toelaten, een repertorium te gebruiken dat afwijkt van het model of de vorm zoals bepaald in § 53 of een elektronisch repertorium te gebruiken dat dezelfde informatie bevat.

§ 59. Elke aangifte wordt in het repertorium ingeschreven onder een afzonderlijk nummer, uiterlijk op de dag van haar afgifte aan de AAD&A.

§ 60. De nummers moeten een doorlopende serie vormen, die echter bij de aanvang van elk burgerlijk jaar, of mits het akkoord van de AAD&A, op een ander tijdstip, opnieuw mag beginnen.

De inschrijvingen in het repertorium moeten doorlopen, de een na de andere, zonder onderbreking, zonder doorhaling en zonder overschrijving. Het is verboden ongebruikte nummers in de reeks gebruikte nummers te laten.

§ 61. Wanneer een verbetering nodig is wordt de foutieve tekst lichtjes doorgehaald, op zodanige wijze dat hij leesbaar blijft; in voorkomend geval wordt de vervangende tekst erboven geschreven. Hij die de verbetering aanbrengt, plaatst zijn paraaf op de kant.

§ 62. De voorschriften van §§ 59 t.e.m. 61 gelden ook voor elektronisch bijgehouden repertoria, met dien verstande dat verbeteringen worden bijgehouden en door de AAD&A kunnen worden geraadpleegd

§ 63. De doorvoer- en uitvoerverrichtingen die in de havens, op kaai worden afgehandeld, mogen mits het akkoord van de AAD&A, in een speciaal register van het repertorium worden ingeschreven. Die inschrijvingen mogen geschieden dadelijk na terugbezorgen van de douanedocumenten aan de douanevertegenwoordiger.

§ 64. Er is geen verplichting tot inschrijving in het repertorium van de aangiften betreffende:

§ 65. In de in § 64 bedoelde gevallen is de inschrijving in het repertorium nochtans verplicht wanneer het gaat om alcoholische vloeistoffen, gefabriceerde tabak of om goederen waarvan de invoer in het land verboden is.

§ 66. Met uitzondering van uitvoeraangiften inzake goederen die vallen onder verbodsbepalingen, beperkingen of controlemaatregelen, is er geen verplichting tot inschrijving in het repertorium van aangiften voor de uitvoer van goederen, wanneer die uitvoer niet onderworpen is aan de heffing van een belasting, een taks of een retributie.

§ 67. In elke exploitatiezetel van een douanevertegenwoordiger wordt een repertorium gehouden, waarin alle aangiften worden opgetekend, die op die exploitatiezetel worden gedaan. De inschrijving van de aangiften die in een elektronisch repertorium gebeuren moet aanduiden voor welke exploitatiezetel de aangiften zijn geschied en moeten aldaar door de douane kunnen worden geraadpleegd.

§ 68. De douanevertegenwoordiger die een aangifte doet op een plaats waar hij geen exploitatiezetel heeft, doet de inschrijving van die aangifte in het repertorium van de exploitatiezetel, waar het desbetreffend dossier zal worden bewaard.

4.2.2. De stempel

§ 69. De modaliteiten betreffende de stempel van de douanevertegenwoordiger en het gebruik ervan zijn opgenomen in de artikelen 11 en 12 ‘MB 23/03/2016’ (zie de §§ 70 en 71).

§ 70. Elke douanevertegenwoordiger moet een inktstempel bezitten, die overeenstemt met het in Bijlage III opgegeven model. Die stempel vermeldt de naam van de douanevertegenwoordiger, de plaats van de zetel of van de exploitatiezetel waar hij wordt gebruikt, het stamnummer, evenals het volgnummer van de inschrijving in het repertorium.

§ 71. De stempel wordt met onuitwisbare inkt aangebracht op de voorzijde van alle documenten die bij de aangifte zijn gevoegd, behalve op die documenten, waarop de onveranderlijke vermeldingen van de stempel reeds zijn gedrukt of waarop elektronisch de vaste gegevens en het volgnummer worden gedrukt.

Wanneer de documenten uit meerdere exemplaren bestaan, moeten de stempel of de in de plaats komende gedrukte vermelding, op ieder van die exemplaren voorkomen.

4.2.3. De afrekening van de uitgaven en bezoldigingen

§ 72. De douanevertegenwoordiger overhandigt aan elke klant een rekening van zijn voorschotten en vergoedingen opgemaakt naar het voorgeschreven model in Bijlage IV. Een volledig en juist duplicaat van de rekening wordt tot staving van het repertorium bewaard (artikel 132 AWDA).

§ 73. De modaliteiten voor de afrekening van de uitgaven en bezoldigingen zijn opgenomen in de artikelen 14 t.e.m. 21 ‘MB 23/03/2016’ (zie §§ 74 t.e.m. 81).

§ 74. De door de douanevertegenwoordiger aan zijn cliënten uit te reiken afrekening van de uitgaven en bezoldigingen, moet op de voorzijde ervan, de vermeldingen bevatten, die voorkomen in Bijlage IV. Evenwel mag de vermelding van de uitgaven, kosten en vergoedingen beperkt blijven tot die, welke aan de cliënt worden aangerekend.

De typografische presentatie en de schikking van de vakken en rubrieken van dat model worden aan de keuze van de douanevertegenwoordiger overgelaten.

§ 75. Bij afwijking van § 74 mogen de douanevertegenwoordigers met gebruikmaking van een computer afrekeningen opstellen met aanwending van cijfercodes, op voorwaarde dat de verklaring van de codenummers op de voorzijde of op de keerzijde van de afrekening is overgedrukt en overeenstemt met de vermeldingen van het ambtelijk model.

§ 76. De AAD&A kan in individuele gevallen, de douanevertegenwoordigers machtigen, afrekeningen op te stellen die afwijken van het bepaalde in de §§ 74 t.e.m.75.

§ 77. De douanevertegenwoordiger die, in afwachting van de regeling van een geschil met de AAD&A of van de aanzuivering van een document, zich door zijn cliënt een borgsom of een voorschot heeft doen betalen, moet die borgsom of het voorschot in aftrek brengen op de bedragen die door zijn cliënt verschuldigd zijn na de regeling van het geschil of door de aanzuivering van een document.

§ 78. Het afschrift van de afrekening, dat tot staving van het repertorium moet worden bewaard, moet naar vorm en inhoud volledig overeenstemmen met het origineel, dat aan de cliënt wordt afgegeven.

§ 79. De op de afrekeningen vermelde bedragen mogen in een vreemde munt zijn uitgedrukt maar, in dat geval moet het totaal bedrag worden gevolgd door de vermelding van de waarde in Euro en van de voor de omzetting gebruikte wisselkoers.

§ 80. Voor elke dedouanering van goederen moet de douanevertegenwoordiger aan zijn cliënt een afrekening bezorgen.

De AAD&A kan in specifieke gevallen en onder, door de AAD&A te bepalen, voorwaarden, afwijkingen van die regel toestaan.

§ 81. Elke persoon die vaststelt dat het bedrag van de rechten, belastingen en andere uitgaven, dat op de hem door een douanevertegenwoordiger uitgereikte afrekening is vermeld, niet overeenstemt met de som die werkelijk aan de Schatkist verschuldigd is, moet daarvan schriftelijk kennis geven aan de AAD&A.

4.2.4. Bewaring van het archief

§ 82. Het repertorium dient gedurende drie jaar na afsluiting ervan bewaard met, ter staving, alle stukken betreffende de lastgeving en de instructies gegeven door de klanten met het oog op de vervulling van de douaneformaliteiten en die betreffende de afrekeningen tussen douanevertegenwoordiger en klanten (artikel 130 §2 AWDA).

§ 83. Het repertorium en de in § 82 bedoelde stukken dienen overgelegd op het eerste aanzoek van de adviseur aangeduid door de AAD&A (artikel 130 § 3 AWDA).

§ 84. De modaliteiten voor de bewaring van het archief zijn opgenomen in de artikelen 22 en 23 ‘MB 23/03/2016’ (zie §§ 85 t.e.m. 87).

§ 85. De douanevertegenwoordiger die zijn bedrijf staakt, moet aan de AAD&A het adres laten kennen waar de repertoria en de bewijsstukken zullen worden bewaard. Zo hij, minder dan drie jaar na het afsluiten van het laatste repertorium, voormelde stukken overbrengt naar een ander lokaal, moet hij dat eveneens melden aan voormelde ambtenaar.

§ 86. De douanevertegenwoordiger die het land verlaat, minder dan drie jaar na de opheffing van zijn bedrijf, moet zijn sedert minder dan drie jaar afgesloten repertoria en de daarbij horende bewijsstukken afgeven aan de Regionaal Directeur van de douane en accijnzen.

§ 87. De repertoria en de bewijsstukken van de Belgische operationele zetels van een in het buitenland gevestigde douanevertegenwoordiger, moeten insgelijks gedurende drie jaar na hun afsluiting ter beschikking blijven van de AAD&A.

4.3. De verplichtingen in verband met uitstel van betaling

§ 88. Om uitstel van betaling van de verschuldigde rechten te verkrijgen, zoals bepaald in artikel 110 DWU, moet de douanevertegenwoordiger een over klantenrekening beschikken bij de AAD&A.

§ 89. In het geval van indirecte vertegenwoordiging gebruikt de douanevertegenwoordiger, die in eigen naam doch voor rekening van de opdrachtgever handelt, altijd zijn eigen klantenrekening om uitstel van betaling aan te vragen.

§ 90. In geval van directe vertegenwoordiging kan de douanevertegenwoordiger zijn eigen klantenrekening gebruiken door het stellen van een akte zekerheidstelling-plus (gebruikt als zekerheid om uitstel van betaling te verkrijgen) of de klantenrekening van de vertegenwoordigde persoon gebruiken indien hij daartoe een lastgeving (volmacht) heeft. De akte zekerheidstelling-plus kan enkel gebruikt worden voor douaneaangiften voor het vrije verkeer en/of ten verbruik.

§ 91. Let op, de lastgeving (volmacht) zoals bedoeld in §§ 90 is niet dezelfde als de volmacht (vertegenwoordigingsbevoegdheid) zoals bedoeld in § 18. De douanevertegenwoordiger moet beschikken over een bijkomende volmacht (lastgeving) voor het gebruik van de klantenrekening van de vertegenwoordigde persoon.

§ 92. Alle informatie over uitstel van betaling is te vinden op de website [vi] van het Departement Boekhouding van de AAD&A.

5. TOEPASSING VAN DOUANEVERTEGENWOORDIGING

5.1. Toepassing bij plaatsing onder een douaneregeling of bij wederuitvoer

§ 93. Voor de plaatsing van goederen onder:

De douaneregelingen:
- In het vrije verkeer brengen;
- Uitvoer;
- Douane-entrepot (enkel bij opslag in een publiek douane-entrepot);
Wederuitvoer;

kan gebruik worden gemaakt van directe of indirecte vertegenwoordiging.

§ 94. Voor de plaatsing van goederen onder de douaneregelingen:

Actieve veredeling;
Passieve veredeling;
Bijzondere bestemming;
Tijdelijke invoer;
Douane-entrepot (enkel bij opslag in een particulier douane-entrepot);

kan enkel gebruik worden gemaakt van directe vertegenwoordiging.

De Europese Commissie heeft beslist dat indirecte vertegenwoordiging niet mogelijk is met betrekking tot de douaneaangifte voor de hiervoor genoemde bijzondere regelingen, omdat de houder van de bijzondere regeling (= aangever) ook de houder van de in artikel 211 DWU bedoelde vergunning moet zijn, hetgeen niet het geval is bij indirecte vertegenwoordiging.

§ 95. Met name artikel 170, lid 1, tweede alinea DWU bepaalt dat ‘Indien de aanvaarding van een douaneaangifte evenwel bijzondere verplichtingen voor een bepaalde persoon meebrengt, wordt die aangifte door deze persoon zelf of door zijn vertegenwoordiger ingediend’.

De douaneaangifte voor het plaatsen van de goederen onder de bijzondere regelingen, zoals opgenomen in § 94, brengt verplichtingen mee voor de persoon aan wie de desbetreffende vergunning is verleend. Bijgevolg kan alleen de vergunninghouder de douaneaangifte indienen en moet hij als zodanig als aangever optreden (dus uitsluitend gebruik van directe vertegenwoordiging). Met andere woorden, de houder van de vergunning en de houder van de regeling moeten dezelfde persoon zijn.

§ 96. Op basis van artikel 242, lid 2 DWU kan voor de plaatsing van goederen onder de regeling publiek douane-entrepot eveneens gebruik worden gemaakt van indirecte vertegenwoordiging. In deze context is het niet noodzakelijk dat de houder van de regeling en de houder van de vergunning dezelfde persoon zijn. Eenieder kan goederen aangeven onder de regeling publiek douane-entrepot, hetzij via directe, hetzij via indirecte vertegenwoordiging.

§ 97. Voor de plaatsing van goederen onder de regeling douanevervoer kan in België momenteel alleen gebruik worden gemaakt van indirecte vertegenwoordiging, zoals bepaald in artikel 1, § 3 ‘MB 11/07/19’. Het verbod om gebruik te maken van directe vertegenwoordiging voor de plaatsing van goederen onder de regeling douanevervoer zal in België worden opgeheven na de inwerkingtreding van Fase 5 van NCTS (New Computerised Transit System) en na wijziging van het ‘MB 11/07/19’.

§ 98. Voor de plaatsing van goederen onder een douaneregeling of wederuitvoer kan het gebruik van directe of indirecte vertegenwoordiging als volgt worden samengevat:

5.2. Toepassing op een standaard douaneaangifte of een vereenvoudigde douaneaangifte

§ 99. Douanevertegenwoordiging kan toegepast worden zowel op de standaard douaneaangifte, zoals bedoeld in artikel 162 DWU, als op de vereenvoudigde douaneaangifte, zoals bedoeld in artikel 166 DWU (zie §§ 100 t.e.m. 102).

§ 100. Het gebruik van een vereenvoudigde douaneaangifte zoals bedoeld in artikel 166 DWU, is mogelijk bij directe en indirecte vertegenwoordiging, op voorwaarde dat de aangever en de houder van de vergunning voor het regelmatig gebruik van de vereenvoudigde douaneaangifte zoals bedoeld in artikel 166, lid 2 DWU, een en dezelfde persoon zijn.

Dit betekent dat in geval van indirecte vertegenwoordiging, waarbij de douanevertegenwoordiger de aangever is, hij zelf houder moet zijn van de vergunning voor het regelmatig gebruik van de vereenvoudigde douaneaangifte.

Daarentegen is, in geval van directe vertegenwoordiging, de douanevertegenwoordiger niet de aangever en bijgevolg kan hij dus ook niet de houder zijn van de vergunning voor het regelmatig gebruik van de vereenvoudigde douaneaangifte. De directe vertegenwoordiger kan evenwel een vereenvoudigde douaneaangifte indienen indien de aangever, dat wil zeggen de vertegenwoordigde persoon in wiens naam en voor wiens rekening hij handelt, over de betreffende vergunning beschikt.

§ 101. De inschrijving in de administratie van de aangever (EIDR), zoals bedoeld in artikel 182 DWU, is van toepassing op de indirecte vertegenwoordiging en uitzonderlijk ook op de directe vertegenwoordiging. De EIDR-vergunning kan worden verleend aan zowel een directe als aan een indirecte vertegenwoordiger. De directe vertegenwoordiger is dus niet uitgesloten van het gebruik van EIDR, voor zover hij toegang heeft tot het elektronisch systeem van de vertegenwoordigde persoon (die in dit geval de aangever is).

§ 102. De in artikel 233, lid 4 DWU bedoelde vereenvoudigingen betreffende de plaatsing van goederen onder de regeling Uniedouanevervoer of betreffende de beëindiging van deze regeling (d.w.z. de status van toegelaten afzender, de status van toegelaten geadresseerde, het gebruik van zegels van een speciaal soort, het gebruik van een douaneaangifte met beperkte gegevensvereisten en het gebruik van een elektronisch vervoersdocument als douaneaangifte) kunnen enkel worden gebruikt in het kader van indirecte vertegenwoordiging, In België is momenteel de directe vertegenwoordiging uitgesloten voor de regeling douanevervoer alsook voor de vereenvoudigingen betreffende de regeling douanevervoer. In het kader van de vereenvoudigingen voor de regeling douanevervoer is het de aangever die de houder moet zijn van de vergunningen voor deze vereenvoudigingen. De indirecte vertegenwoordiger moet dus houder zijn van de vergunningen voor de vereenvoudigingen voor de regeling douanevervoer die hij gebruikt.

§ 103. Het gebruik van directe of indirecte vertegenwoordiging volgens de standaard douaneaangifte of de vereenvoudigde douaneaangifte kan als volgt worden samengevat:

5.3. Te vermelden codes en gegevens op een douaneaangifte

§ 104. Op de huidige douaneaangifte (Enig document) moet worden vermeld of deze wordt gedaan met gebruikmaking van directe of indirecte vertegenwoordiging, ofwel zonder douanevertegenwoordiging. Daartoe moet in vak 14 (aangever/vertegenwoordiger) van de douaneaangifte (met uitzondering van de aangifte voor douanevervoer) een van de volgende codes worden vermeld:

1 wanneer er geen douanevertegenwoordiger is en de betrokken marktdeelnemer zijn goederen zelf aangeeft;

2 wanneer gebruik wordt gemaakt van directe vertegenwoordiging;

3 wanneer gebruik wordt gemaakt van indirecte vertegenwoordiging.

Overeenkomstig de bepalingen van artikel 130, § 1 AWDA moeten het aan de douaneaangifte toegekend repertoriumnummer (m.a.w. het inschrijvingsnummer in het repertorium van de douanevertegenwoordiger) en het inschrijvingsnummer in het stamregister van de douanevertegenwoordigers vermeld worden op de aan de douane afgegeven overeenstemmende documenten. Op de douaneaangifte wordt deze informatie vermeld in vak 14.

Wat de directe vertegenwoordiging betreft, dient op een douaneaangifte hiertoe in vak 44 de nationale code 4007 vermeld te worden. Deze code wijst erop dat de douanevertegenwoordiger beschikt over een volmacht inzake directe vertegenwoordiging die hem door de vertegenwoordigde persoon werd verleend.

§ 105. Vanaf de datum van inwerkingtreding van de bijlagen B DWU DA en DWU IA (en dus op de datum van de uitrol van de nieuwe elektronische systemen voor invoer- en uitvoeraangiften en voor aangiften voor douanevervoer) wordt code 2 of 3 vermeld in het gegevenselement 13 06 030 000 (Status van de vertegenwoordiger). De code 1 is dan niet meer van toepassing.

Het aan de douaneaangifte toegekend repertoriumnummer en het inschrijvingsnummer in het stamregister van de douanevertegenwoordigers worden vermeld in het gegevenselement 12 04 001 000 (Referentienummer van de aanvullende referentie).

De nationale code 4007 betreffende de volmacht van de douanevertegenwoordiger geldt zowel voor directe als voor indirecte vertegenwoordiging en wordt vermeld onder gegevenselement 12 03 002 000 (Soort bewijsstuk). Het referentienummer van de volmacht wordt vermeld in het gegevenselement 12 03 001 000 (Referentienummer van het bewijsstuk).

§ 106. De te vermelden code in de douaneaangifte om het gebruik van directe of indirecte vertegenwoordiging aan te geven, kan als volgt worden samengevat:

6. SLOTBEPALINGEN

Deze Circulaire vervangt en heft op:

De Instructie ‘Douane-expediteurs’ D.I. 881.0 - D.D. 25.500 van 1 oktober 2004 en;
De Omzendbrief ‘Douaneaangiften met toepassing van directe vertegenwoordiging’ D.I. 530.9 - D.D. 312.592 van 1 juli 2012.

Voor de Administrateur generaal,

Jo Lemaire

Adviseur generaal

Interne referentie: D.I. 530.9 - O.E.O. D.D. 018.387

BIJLAGEN

Bijlage I : Model van verklaring van vakbekwaamheid - Verklaring op eer in verband met een werknemer[vii]

(Model ten behoeve van de erkenning door de Algemene Administratie van de douane en accijnzen van douanevertegenwoordigers)

Toepassing artikel 127, § 2 van de algemene wet inzake douane en accijnzen (Belgisch Staatsblad van 20 juni 2014)
De onderneming (naam en adres) : ........................ . . . . . ................
. . . . .

. . . . .
. . . . .
Stamregisternummer of ondernemingsnummer : . . . . .
Referte : . ......... . . . . . ..
De ondergetekende vertegenwoordiger van de onderneming
verklaart op woord van eer dat
de heer/mevrouw : ....................................... . . . . . ............ (naam en voornamen)
geboren : ........................................................... . . . . . ....(plaats en datum)
in de voormelde onderneming van .... . . . . . ... (datum begin periode) tot .. . . . . . ........... (datum einde periode) op zodanige wijze heeft deelgenomen aan de werkzaamheden dat hij/zij de nodige vakbekwaamheid van tenminste drie onafgebroken jaren in verband met het indienen van douaneaangiften bij de Algemene Administratie van de douane en accijnzen heeft verworven.
Hij/zij was van ....... . . . . . ... (datum begin periode) tot ................. . . . . . ...... (datum einde periode) meer bepaald belast met (beschrijving van de functies) :
............................................................. . . . . . ...........................
...................................................................... . . . . . .................
............................................................................... . . . . . ........
Gedaan te : ................................. . . . . . ...... (plaats) de, .... . . . . . ......................... (datum)
(Naam en voornaam, hoedanigheid en handtekening van de persoon die gemachtigd is om op te treden in naam van de onderneming)
Naam en voornaam : . . . . .
Adres : . . . . .
Hoedanigheid : . . . . .
Handtekening :
Aandacht :
De volmacht door de onderneming om op te treden in haar naam moet worden toegevoegd.
Valse, onjuiste of onvolledige verklaringen kunnen onverminderd de strafrechtelijke sancties ook op gebied van douane als een inbreuk op de compliance worden aangemerkt.