E-mails naar de fiscus: een correspondentie met Oblomov*?

De Belgische fiscale Administratie deelt de laatste tijd in haar correspondentie aan belastingplichtigen mee dat een antwoordformulier, zoals bijvoorbeeld een antwoord op vraag om inlichtingen of een bericht van wijziging, uitsluitend per brief of via het digitaal platform MyMinfin kan worden ingediend. In deze correspondentie bevestigt de Administratie uitdrukkelijk dat antwoorden via e-mail niet langer aanvaard zullen worden. In een reactie op het beantwoorden van een vraag om inlichtingen per e-mail, deelde de Administratie mee dat de GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation) er aan in de weg zou staan dat belastingplichtigen persoonlijke gegevens via e-mail aan de fiscus overmaken. Deze problematiek werpt echter heel wat vragen op.

(*naar Oblomov, het hoofdpersonage van de gelijkluidende roman van Ivan Gontsjarov, die worstelde met een levensverwoestende fobie voor post.)

Bestaat er een wettelijke verplichting om briefwisseling van de Administratie uitsluitend te beantwoorden per brief dan wel via MyMinfin?

Er bestaat géén wettelijke verplichting om briefwisseling van de Administratie uitsluitend te beantwoorden per brief dan wel via MyMinfin. De fiscale wetgeving schrijft enkel voor dat correspondentie schriftelijk dient te gebeuren, maar specifieert geenszins op welke wijze dit verplichtend zou zijn.

Op 21 januari 2021 werd evenwel een wetsontwerp goedgekeurd inzake de “dematerialisatie van de relaties tussen de FOD Financiën, de burgers, rechtspersonen en bepaalde derden en tot wijziging van diverse fiscale wetboeken en wetten” (Parl. St. Kamer 2020-21, nr. 55-1697/0041). Met deze wetswijziging beoogt de wetgever een paperless Administratie in te voeren, waarbij de correspondentie met de FOD Financiën uitsluitend via een beveiligd elektronisch platform zou plaatsvinden (de zgn. eBox). De inwerkingtreding van deze eBox is voorzien vanaf 1 januari 2025. Hoewel het wetsontwerp voorschrijft dat de Koning de bevoegdheid wordt verleend om in een gefaseerde inwerkingtreding te voorzien, is dit op heden geenszins het geval. Bovendien kunnen momenteel berichten in de eBox uitsluitend worden ingezien en kan er niet worden gereageerd op briefwisseling vanwege de FOD (cf. mededeling op www.myebox.be).

De mededeling vanwege de Administratie dat briefwisseling per e-mail niet meer wordt aanvaard is daarom mogelijks louter een interne instructie, weliswaar zonder wettelijke grondslag, van bepaalde administratieve diensten.

Wat met de GDPR-wetgeving?

De FOD Financiën werd zeer recent, t.w. op 23 december 2020, door de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) berispt met betrekking tot het gebruik van het Fisconetplus-platform. Dit platform werd ontwikkeld via een digitale tool, beheerd door Microsoft. Gebruikers moesten daarom verplicht een Microsoftaccount aanmaken teneinde toegang te verkrijgen tot Fisconetplus, waarbij ze ervoor konden opteren om zich aan te melden via een anoniem Microsoftaccount. De GBA stelde te meer vast dat de FOD Financiën inbreuken pleegde op haar transparantieplicht en eerlijkheid, door haar gebruikers te verzekeren dat er geen gegevens verwerkt werden in de anonieme accounts terwijl dat wel degelijk het geval was.

Bovenvermelde berisping heeft mogelijks een grotere alertheid teweeggebracht bij de FOD Financiën aangaande het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens van haar gebruikers. De GDPR-wetgeving belet echter niet dat belastingplichtigen uit eigen beweging e-mails met persoonsgegevens versturen naar belastingambtenaren.

Praktische problemen

De praktijk leert dat niet iedereen toegang heeft tot digitale platformen, zoals bijvoorbeeld MyMinfin. Niet alleen denken we hierbij aan de digitale generatiekloof, maar ook aan volmachthouders van belastingplichtigen zoals bijvoorbeeld accountants, advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, curatoren, financiële instellingen, … Aangezien inloggen op MyMinfin doorgaans gebeurt met de elektronische identiteitskaart van de belastingplichtige zelf, hebben volmachthouders hier niet zonder meer toegang toe namens belastingplichtigen.

De werking van het MyMinfin platform blijkt daarnaast in de praktijk omslachtig. In eerste instantie dient een volmachthouder een afzonderlijk mandaat te verkrijgen om belastingaangiftes elektronisch via Tax-on-web in te dienen. Daarnaast moet de volmachthouder ook worden gemandateerd teneinde toegang te verkrijgen tot documenten en de diensten gelinkt aan het fiscaal dossier van belastingplichtigen (bv. fiscale fiches, kadastrale gegevens, details voorafbetalingen, CRS en FATCA inlichtingen, etc.). De volmachthouder dient bovendien in het bezit te zijn van afzonderlijke volmachten voor dezelfde belastingplichtige zoals bijvoorbeeld inzake de personenbelasting, dan wel de vennootschapsbelasting, of nog inzake btw. Ook het opladen van bestanden op het platform blijkt in de praktijk geen sinecure, daar alle bestanden moeten worden samengevoegd en een specifieke benaming moeten krijgen.

In tijden van de coronapandemie is de verzending per post dan weer ongerieflijk. Als MyMinfin in dat geval als enige alternatief fungeert, dan wordt briefwisseling met de Administratie aanzienlijk beperkt, minstens voor bepaalde groepen van de bevolking.

Advocaten dienen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld accountants, in hun correspondentie met de fiscale administratie geen volmacht/mandaat aan te tonen. Dit wordt bevestigd door de fiscale Administratie in haar Commentaren. Wanneer een advocaat in naam en voor rekening van een belastingplichtige een bezwaarschrift indient, moet er worden aangenomen dat er werkelijk een mandaat werd verleend (Nummer 366/9).

Kan ik nog een ontvankelijk bezwaarschrift indienen tegen een aanslag via e-mail?

De mededeling van de Administratie verwijst uitsluitend naar “antwoordformulieren”, waardoor bezwaarschriften hier niet onder zouden vallen. Een bezwaarschrift is immers geen “antwoord” sensu stricto, maar een betwisting van een gevestigde aanslag. Op heden bestaat hier geen duidelijkheid over.

Wat als het systeem hapert op het ogenblik dat een vervaltermijn dreigt te verstrijken?

Tot slot rest er nog de vraag wat de opties zijn voor een belastingplichtige indien MyMinfin hapert en een vervaltermijn dreigt te verstrijken.

Deze week nog waren de platformen zoals MyMinfin en Tax-on-web enkele uren buiten werking na een ongeziene cyberaanval. Bij deze aanval werden alle instellingen die op het Belnet-netwerk zijn aangesloten getroffen, waaronder overheidsdiensten, universiteiten en onderzoeksinstellingen.

Wanneer een vervaltermijn dreigt te verstrijken, dan is bovendien een verzending per post geen optie meer. Indien correspondentie per e-mail ook in dat geval wordt uitgesloten, worden de mogelijkheden van belastingplichtigen aanzienlijk ingeperkt.

Voor meer informatie kan u ons steeds contacteren.

Céline Van houte - Counsel (celine.vanhoute@tiberghien.com)

Olja Rudic - Associate (olja.rudic@tiberghien.com)

Bron: Tiberghien