Het kassabonnetje van een restaurant in btw-perspectief: tussen vereenvoudigde factuur, afleverplicht en aftrek voor derden

Of het nu gaat om een snelle lunch of een zakenlunch, kassabonnetjes uit de horeca roepen geregeld vragen op in btw-materie. Weinigen weten dat ze juridisch worden gelijkgesteld met een vereenvoudigde factuur, wat wel degelijk juridische gevolgen heeft. Nu elektronische facturatie via Peppol stilaan verplicht wordt in meerdere sectoren, is het belangrijk om stil te staan bij de specifieke regeling voor de horeca, én bij de aftrekbaarheid van deze kosten wanneer ze door derden worden gedragen.

1. Een goed omlijnde afleverplicht

Artikel 1 van het Koninklijk Besluit nr. 1 inzake btw legt een facturatieplicht op voor alle verrichtingen tussen btw-plichtigen (B2B). Voor diensten die geregeld aan particulieren worden geleverd, zoals in de horeca, geldt echter een uitzondering: er moet geen factuur worden uitgereikt, tenzij de klant er uitdrukkelijk om verzoekt.

In die gevallen wordt een kassabon overhandigd, die voldoet aan artikel 13 van KB nr. 1 en daardoor wordt beschouwd als een vereenvoudigde factuur.

Een vereenvoudigde factuur is toegestaan indien het totale bedrag (inclusief btw) niet meer bedraagt dan 100 euro, en wanneer ze minstens volgende vermeldingen bevat:

• de datum van uitreiking,
• de identiteit van de leverancier (naam en btw-nummer),
• de aard van de geleverde goederen of diensten,
• het totaalbedrag en het btw-bedrag of btw-tarief.

In de praktijk aanvaardt de administratie dat de kassabon van een restaurant als vereenvoudigde factuur geldt, ook boven 100 euro, zolang er geen misbruik is. Dit vanwege het standaardkarakter van de dienstverlening.

2. Geen verplichting tot elektronische facturatie (Peppol)

Sinds de Belgische hervorming rond verplichte elektronische facturatie, moeten tal van sectoren hun facturen via het Peppol-netwerk versturen bij B2B-transacties. Deze verplichting geldt niet voor kassabonnetjes van restaurants.

Waarom niet? Omdat:

• het kassabonnetje geldt als vereenvoudigde factuur, en dus buiten deze verplichting valt;
• de diensten meestal B2C zijn (gericht op particulieren);
• artikel 2 van het KB van 9 maart 2023 expliciete vrijstellingen voorziet, waaronder voor sectoren zoals de horeca bij occasionele en gestandaardiseerde prestaties.

Met andere woorden, zelfs indien een beroepsklant komt lunchen in een restaurant, is de uitbater niet verplicht een elektronische factuur via Peppol te sturen, tenzij de klant vraagt om een klassieke factuur.

3. Aftrek voor derden: opgelet met de vorm

En hier wringt het schoentje. Een kassabonnetje – ook al is het een vereenvoudigde factuur – volstaat niet om btw in aftrek te brengen. Wie als ondernemer (advocaat, consultant, vennootschap…) btw wil recupereren op restaurantkosten, moet beschikken over:

• een volledige factuur,
• opgemaakt op naam van de onderneming,
• met vermelding van het btw-nummer van de klant.

Zonder dat document mag de administratie de aftrek weigeren, omdat niet bewezen is dat de uitgave effectief voor de belastingplichtige werd gedaan.

Daarnaast geldt een specifieke beperking op btw-aftrek voor restaurantkosten:

In principe is die niet aftrekbaar (artikel 45, §3, 3° van het Btw-Wetboek), behalve wanneer de kosten voor rekening van derden zijn (bijv. klanten) of rechtstreeks verband houden met de economische activiteit van de onderneming.

Conclusie

Een restaurantticket wordt beschouwd als een vereenvoudigde factuur, waarvoor de verplichting tot elektronische facturatie via Peppol niet geldt. Voor particuliere klanten is dat voldoende. Maar professionelen die btw willen recupereren, zullen een volledige factuur moeten vragen, op hun naam. In een voortdurend evoluerend fiscaal landschap is het essentieel om administratieve soepelheid te verzoenen met formele vereisten, om geen risico te lopen bij een controle.