Hoe ga je om conflicten van belangen tussen een bestuurder en een vereniging te beheren?

Bij het beheer van een VZW is het cruciaal om conflicten van belangen waarbij bestuurders betrokken zijn te identificeren en te beheren, om de integriteit en transparantie van het beheer te waarborgen. Dit artikel heeft tot doel de toepasselijke regels te verduidelijken en praktische aanbevelingen te bieden voor verenigingen die met dergelijke situaties worden geconfronteerd.

Identificatie van belangenconflicten

Een conflict van belangen doet zich voor wanneer een bestuurder van de VZW persoonlijk voordeel kan halen, direct of indirect, uit een beslissing genomen door de vereniging. Volgens artikel 9:8 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) kan dit betrekking hebben op financiële situaties waar de persoonlijke belangen van de bestuurder in strijd zijn met die van de vereniging.

Typische voorbeelden van conflicten:

1. Vastgoedtransacties: Als de VZW overweegt een pand te huren of te kopen dat eigendom is van een van haar bestuurders.
2. Dienstcontracten: Wanneer de VZW diensten contracteert die geleverd worden door een bedrijf dat eigendom is van een bestuurder.
3. Tewerkstelling van naasten: Het aannemen van familieleden van de bestuurder onder voorwaarden die niet de gebruikelijke wervingsprocedures volgen.

Procedure bij belangenconflicten

Wettelijke verplichtingen:

• Verklaring van het conflict: De betrokken bestuurder moet het bestuur informeren over zijn belangenconflict vóór enige discussie of beslissing.
• Onthouding van stemming: De bestuurder met een conflict mag niet deelnemen aan de stemming over de betreffende beslissing.
• Notulen: Het belangenconflict moet formeel worden vastgelegd in de notulen van de vergadering.

Aanvullende maatregelen:

• Examen door de algemene vergadering: Als de meerderheid van de bestuurders een conflict heeft, moet de beslissing worden overgedragen aan de algemene vergadering.
• Publicatie van het conflict: Grote VZW's moeten details van het conflict en de overeenkomstige beslissing in hun jaarverslag bekendmaken.

Tips voor het voorkomen en beheren van belangenconflicten

1. Statuten van de VZW: Integreer een gedetailleerde clausule over het beheer van belangenconflicten in de statuten van de VZW.
2. Opleiding van bestuurders: Organiseer trainingsessies over ethiek en governance om bestuurders bewust te maken van de problemen met belangenconflicten.
3. Regelmatige monitoring: Stel een ethische commissie in die belast is met het toezicht op transacties en beslissingen die kunnen leiden tot conflicten.
4. Transparantie: Stimuleer een cultuur van transparantie waarin bestuurders worden aangemoedigd om vrijwillig elke situatie te melden die kan leiden tot een conflict van belangen.

Adequaat beheer van belangenconflicten is essentieel om het vertrouwen van leden, donateurs en het publiek in de integriteit van uw VZW te behouden. Door de wettelijke richtlijnen te volgen en rigoureuze governance praktijken te adopteren, kan uw vereniging effectief navigeren door deze uitdagingen en de potentiële valkuilen gerelateerd aan belangenconflicten vermijden.