IDMS H1- en H7-systeem en forfaitaire heffing van € 3 per item

Vanaf 1 juli treedt nieuwe Europese regelgeving in werking voor online aankopen van goederen van buiten de EU met een waarde tot € 150. Daarbij wordt een forfaitaire heffing van € 3 per item ingevoerd voor e-commercezendingen.

Om operatoren, douanevertegenwoordigers en andere betrokken partijen te ondersteunen, heeft de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen een Q&A opgesteld met antwoorden op de meest gestelde vragen over de nieuwe regeling, de aangifteprocedures en de praktische toepassing ervan.

Raadpleeg de volledige Q&A en alle informatie hieronder.

1. Hoe zal het aangiftesysteem IDMS H1 & H7 functioneren vanaf 1 juli?

Het aangifteproces blijft in grote lijnen ongewijzigd voor de operatoren. H1- en H7-aangiften zullen verder worden ingediend volgens de momenteel geldende procedures. De belangrijkste wijziging betreft de invoering van nieuwe codes volgens de regelgeving, evenals de nieuwe wijze van inning van het forfaitaire bedrag van €3 per item dat van toepassing is op B2C-zendingen.

Voor aangiften met gebruik van IOSS (code F48) zal het IDMS H1- en H7-aangiftesysteem niet rechtstreeks gekoppeld zijn aan de klantenrekening in FINDA (FRCT of kredietrekening). Het zal dus niet mogelijk zijn om schulden rechtstreeks via het IDMS-systeem te innen of te reserveren.

Bijgevolg is het noodzakelijk om vooraf over voldoende middelen te beschikken op de FRCT-rekening of een borg te stellen die alle transacties gedurende een week dekt, om aangiften met IOSS in H1 & H7 te kunnen indienen.

Voor aangiften met gebruik van Special Arrangement (code F49) of het standaard btw-regime (code F53), verloopt alles rechtstreeks in FINDA, zoals vóór 01/07.

2. Hoe werkt het borgsysteem in het kader van de afschaffing van de vrijstelling voor zendingen van geringe waarde en de inning van €3 per item?

De administratie voorziet twee mechanismen om de betaling van het forfaitaire bedrag van €3 per item te garanderen.

Optie 1: Bankgarantie

De operator kan een borg stellen via een financiële instelling (of door een storting bij de Deposito- en Consignatiekas).

Na afsluiting van elke week wordt een rapportering opgesteld. De administratie telt alle H1- en H7-aangiften met gebruik van IOSS tijdens die week, en past een forfait van €3 per item toe.

Het totale bedrag moet door de borg worden gedekt om de activiteiten met uitgestelde betaling te kunnen voortzetten.

Optie 2: Prefinancieringssysteem

De operator kan ook vooraf zijn FRCT-rekening financieren. De betalingsmededeling moet steeds zijn: “Rekeningnummer/F”, zonder toevoegingen, anders komt het geld niet op de juiste bestemming terecht.

In dit systeem int de administratie automatisch de verschuldigde bedragen na afloop van de betrokken periode (de maandag na de betreffende week). Zolang de rekening voldoende is gestoffeerd, is geen bijkomende actie van de operator nodig. Er wordt dus geen

betalingsopdracht verstuurd, aangezien het bedrag rechtstreeks van de rekening wordt afgehouden.

De administratie int dan alle bedragen van €3 per item voor alle verrichtingen van de voorgaande week.

3. Wat is de verwerkingstermijn van een overschrijving naar de FRCT-rekening?

De verwerkingstermijn is zeer flexibel.

Zodra de fondsen effectief op de bankrekening van de administratie worden ontvangen, worden ze als beschikbaar beschouwd, zelfs als ze nog niet zichtbaar zijn in consultatietoepassingen zoals FINDA.

4. Wat moet een douanevertegenwoordiger die B2C-operaties uitvoert daadwerkelijk waarborgen of prefinancieren?

De vertegenwoordiger moet zijn normale wekelijkse activiteit inschatten.

Het te borgen of te prefinancieren bedrag is: aantal items × €3.

Deze inschatting moet alle H1- en H7-aangiften met IOSS-gebruik dekken die in één week worden ingediend.

Het systeem is dus gebaseerd op een logica van voorfinanciering van toekomstige activiteiten en niet op realtime financiering per aangifte.

Er wordt gewezen op de definitie van “item”, zoals beschreven in de richtlijnen van DG TAXUD van 2 juni (zie link).

5. Kan de FRCT-rekening tijdens de week worden aangevuld als de activiteit de oorspronkelijke prognoses overschrijdt?

Ja, dat is mogelijk.

Operatoren kunnen op elk moment tijdens de week bijkomende stortingen doen.

Het belangrijkste is dat de rekening altijd voldoende is gestoffeerd vóór de validatie van de aangiften in IDMS.

Een aanpassing van het prefinancieringsniveau in functie van de werkelijke activiteit is dus perfect mogelijk.

6. Hoe wordt de operator op de hoogte gebracht van de afgeboekte bedragen?

De administratie verstrekt geen detail per verrichting.

Er wordt één globale schuld aangemaakt voor alle verrichtingen van de voorgaande week.

Deze schuld wordt geregistreerd in de douanedatabank en omvat het totaalbedrag van de forfaitaire heffing.

Er is dus geen opsplitsing per aangifte, per dag of per klant.

7. Hoe klanten factureren wanneer er geen individueel bewijs van inning per aangifte bestaat?

Het ontbreken van een individueel bewijs vormt geen probleem voor facturatie.

De operator kent bij indiening van de aangifte het aantal betrokken items.

Het door te factureren bedrag kan dus eenvoudig worden berekend: aantal items × €3.

Aangezien het om een forfaitaire heffing gaat, is geen complexe berekening nodig op basis van tariefclassificatie of goederenwaarde.

8. Moet men twee weken activiteit tegelijk prefinancieren?

In theorie kan er een overlapping van kasbehoeften ontstaan.

Wanneer de administratie de bedragen voor de voorbije week int, moet de rekening tegelijk opnieuw worden aangevuld voor de lopende week.

In de praktijk kunnen de stortingen echter gespreid worden over de week, zolang de verschuldigde bedragen steeds vooraf gedekt zijn (dus vóór validatie van de aangiften in IDMS).

Deze flexibiliteit maakt het doorgaans mogelijk om te vermijden dat middelen voor twee volledige weken moeten worden vastgehouden vóór facturatie aan de klanten.