Jaarlijkse vakantie: nieuwe regel van verrekening vertrekvakantiegeld

• De bedragen die als voorschot betaald worden (10 %), moeten telkens aangegeven worden onder looncode 1, het resterende bedrag (90 %) moet aangegeven worden onder looncode 12. Dit geldt voor alle opgenomen vakantiedagen die door een vertrekvakantiegeld geheel of gedeeltelijk worden gedekt voor de aangifte van het kwartaal waarin deze vakantiedagen werden opgenomen. De eindafrekening gebeurt op het einde van het jaar (aangifte 4^de kwartaal) of op het einde van de overeenkomst (aangifte kwartaal dat de overeenkomst beëindigd werd).
• Het bedrag dat bijbetaald moet worden in het geval van een positief saldo na de eindafrekening, wordt aangegeven onder looncode xx. Op dit loon zijn de gewone bijdragen verschuldigd en mogen de bijdrageverminderingen worden toegepast, maar deze looncode telt niet mee voor de bepaling van het referteloon.
• Het bedrag dat ingehouden wordt op het loon van de maand december of op het loon van de daarop volgende maand(en), als gevolg van een negatief saldo, moet telkens afgetrokken worden van het bedrag onder looncode 1 en vervolgens worden vermeld onder looncode 12.Voor de berekening van de refertelonen, en bij gevolg dus ook voor de werkbonus, de structurele vermindering en eventuele andere bijdrageverminderingen, worden de bedragen onder de looncodes 1 en 12 opgeteld en heeft de verschuiving van bedragen van looncode 1 naar looncode 12 geen impact.
• Een bijzondere situatie, waarbij in de maand december en in de daarop volgende maanden weinig of geen loon wordt uitbetaald, kan zich voordoen (zoals bij langdurige ziekte). Indien uit de eindafrekening blijkt dat een bedrag moet worden ingehouden (negatief saldo), kan het zijn dat dit niet kan op de lonen van de lopende maand of de daarop volgende maanden. In extremis moet een correctie van de aangifte van een voorgaand kwartaal gebeuren (aanpassing looncodes 1 en 12). De in te houden bedragen moeten namelijk afgetrokken worden van looncode 1 en moeten conform zijn met de loonbeschermingswet.
  • Het is ook mogelijk om een groter bedrag van het loon in te houden dan wat de loonbeschermingswet voorziet, maar dan is een schriftelijk akkoord van de werknemer nodig.
  • Ten slotte kan de werknemer eveneens rechtstreeks een terugbetaling aan de werkgever uitvoeren van het te veel ontvangen vakantiegeld. Verdere richtlijnen voor de verrekeningen in deze situaties worden later nog meegedeeld.
• Als de werknemer de laatste maand van het kwartaal veel vakantie opneemt, kan slechts een klein bedrag onder looncode 1 (en een groot bedrag onder looncode 12) aangegeven worden. De werkbonus zal dus niet helemaal opgenomen kunnen worden aangezien er dan te weinig persoonlijke bijdragen (13,07%) zijn waarop de werkbonus gerecupereerd kan worden. Volgens de huidige regeling mag het resterende bedrag van de werkbonus, indien de werkbonus niet volledig kan opgenomen worden in een bepaalde maand, doorgeschoven worden naar de volgende maand binnen hetzelfde kwartaal.

• Positief saldo bij de eindafrekening in december (of bij het einde van de arbeidsovereenkomst), de voorschotten van 10 % van het loon voor de vakantiedagen zijn dus niet hoog genoeg:
  • De nieuwe werkgever zal het verschil moeten bijbetalen tussen enerzijds het enkel vakantiegeld dat de werknemer zou hebben ontvangen, mocht de werknemer een volledig jaar in dienst geweest zijn bij hem, en anderzijds de som van
    • het reeds ontvangen vertrekvakantiegeld bij de vorige werkgever
    • en de reeds ontvangen voorschotten van 10% bij de nieuwe werkgever.
  • Stel dat het verschuldigde enkel vakantiegeld, mocht de werknemer een volledig jaar in dienst zijn bij de nieuwe werkgever, 2200 EUR bedraagt en dat het reeds ontvangen vertrekvakantiegeld en het voorschot van 10% respectievelijk 1800 EUR en 220 EUR bedragen, zal het door de nieuwe werkgever te betalen saldo 180 EUR bedragen, want 2200 EUR – (1800 EUR + 220 EUR) = 180 EUR.
    • Het nog te betalen bedrag van 180 EUR moet aangegeven worden onder de nieuwe looncode xx.
    • Looncode 1 en looncode 12 blijven ongewijzigd.
• Negatief saldo bij de eindafrekening in december (of bij het einde van de arbeidsovereenkomst), de vooraf betaalde voorschotten van 10% van het loon voor de vakantiedagen waren dus te hoog:
  • De nieuwe werkgever zal dan het te veel betaalde bedrag bij looncode 1 in mindering moeten brengen, om vervolgens dit te veel betaalde bedrag toe te voegen bij looncode 12.
  • Stel dat het verschuldigde enkel vakantiegeld, mocht de werknemer een volledig jaar in dienst zijn bij de nieuwe werkgever, 2100 EUR bedraagt en dat het reeds ontvangen vertrekvakantiegeld en het voorschot van 10% respectievelijk 2000 EUR en 210 EUR bedragen, dan komen we tot een negatief saldo van 110 EUR, want 2100 EUR – (2000 EUR + 210 EUR) = -110 EUR.
    • Het te veel betaalde bedrag van 110 EUR moet in mindering worden gebracht van het bedrag onder looncode 1 en toegevoegd bij looncode 12.
    • Merk op dat niets onder de nieuwe looncode xx moet aangegeven worden. Deze code mag namelijk enkel gebruikt worden in het geval de nieuwe werkgever moet bijbetalen.
    • Mocht het bedrag onder looncode 1 in december trouwens te laag zijn om het volledige, negatieve saldo te salderen (of wanneer meer zou moeten ingehouden worden dan wat volgens de loonbeschermingswet is toegestaan), dan kan het bedrag worden ingehouden op het loon van de volgende maand.
• Negatief saldo bij de eindafrekening in december (of bij het einde van de arbeidsovereenkomst), de vooraf betaalde voorschotten van 10% van het loon voor de vakantiedagen waren dus te hoog, én de werknemer is gedurende het hele kwartaal ziek en verwacht wordt dat de werknemer ook tijdens de daaropvolgende periode ziek zal zijn:
  • De nieuwe werkgever zal dan een wijzigende aangifte DmfA moeten indienen voor het derde kwartaal om het te veel betaalde bedrag bij looncode 1 in mindering te brengen, en toe te voegen bij looncode 12.
  • Toegepast op het vorige voorbeeld zal dus 110 EUR in mindering moeten worden gebracht van het bedrag onder looncode 1 en worden toegevoegd bij looncode 12.​​​
• Negatief saldo bij de eindafrekening in december (of bij het einde van de arbeidsovereenkomst), de vooraf betaalde voorschotten van 10% van het loon voor de vakantiedagen waren dus te hoog:
  • Stel dat de werknemer bij zijn nieuwe werkgever minder verdient dan bij zijn vroegere werkgever. Dat wil zeggen dat de betaalde voorschotten sowieso te veel waren.
    • De som van de voorschotten van 10 % moet in mindering worden gebracht van het bedrag onder looncode 1 en toegevoegd aan het bedrag onder looncode 12.
• Arbeider die bediende wordt (verrekening van vakantiecheque):
  • Ook bij een verandering van statuut van arbeider naar bediende, vindt een verrekening van het enkel vakantiegeld plaats. In deze situatie ontvangt de arbeider geen vertrekvakantiegeld, maar hij ontvangt nog vakantiegeld van het vakantiefonds voor zijn prestaties als arbeider.
  • De verrekening van het vakantiegeld blijft in deze situatie gelijkaardig aan de verrekening voor bedienden die niet van statuut veranderden. In december, of aan het einde van de arbeidsovereenkomst, moet ook het verschil bepaald worden tussen enerzijds het enkel vakantiegeld dat de werknemer zou hebben ontvangen, mocht de werknemer een volledig jaar in dienst geweest zijn bij de nieuwe werkgever, en anderzijds de som van het ontvangen vakantiegeld van het vakantiefonds na inhouding van 1% solidariteitsbijdrage toegepast op dit bruto vakantiegeld betaald door het vakantiefonds. Een saldo wordt berekend tussen de reeds ontvangen voorschotten van 10% bij de nieuwe werkgever en het ontvangen vakantiegeld van het vakantiefonds.

​Bron : Sociale Zekerheid ondernemingen, administratieve instructies, november 2023​