Schijnzelfstandigheid #3: Praktische gids: hoe vermijd je schijnzelfstandigheid in jouw onderneming?

ALGEMENE AANBEVELINGEN

a) Neem zelfstandige dienstverleners nooit op in het officiële organigram. Als er naar hen wordt verwezen, geef dan duidelijk hun status als zelfstandige aan.

b) Vermijd dat zelfstandige dienstverleners en werknemers hetzelfde soort werk of taken uitvoeren. Als zij toch hetzelfde soort werk uitvoeren, maak dan een duidelijk onderscheid op vlak van omvang, verantwoordelijkheden en opdrachtformulering.

c) Vermijd het gebruik van terminologie die verband houdt met werknemers (bijv. tijdschema, betaald verlof). Gebruik in plaats daarvan neutrale termen zoals beschikbaarheid, te leveren prestaties, projecttijdlijnen.

d) Houd communicatie en uitnodigingen gescheiden. Vermijd het opnemen van zelfstandige dienstverleners in interne HR-communicatie of aankondigingen die alleen voor werknemers bestemd zijn.

e) Feedbacksessies moeten dialogen zijn gericht op projectresultaten, en geen eenzijdige prestatiebeoordelingen of disciplinaire gesprekken.

f) Neem in het contract een algemene functieomschrijving op in plaats van een gedetailleerde taakomschrijving. Leg de nadruk op resultaten en doelstellingen, en laat methoden en planning over aan de dienstverlener.

g) Zorg ervoor dat zelfstandige dienstverleners geen toezicht of hiërarchische controle uitoefenen over werknemers, tenzij ze een legitieme uitvoerende of leidinggevende functie hebben (bijv. als lid van het managementcomité of bestuurder).

h) Vermijd betalingsmechanismen die lijken op salarisbetalingen. Structureer de betaling op basis van te leveren prestaties of mijlpalen in plaats van uur- of dagtarieven gekoppeld aan aanwezigheid.

i) Moedig zelfstandige dienstverleners aan om hun eigen tools, software en hardware te gebruiken. Verstrekking door de opdrachtgever dient gerechtvaardigd te kunnen worden (bijv. om veiligheidsredenen).

j) Beperk de toegang tot interne bedrijfssystemen die voorbehouden zijn aan werknemers.

k) Neem duidelijke contractuele bepalingen op waarin wordt bevestigd dat de dienstverlener vrij is om zijn eigen werkmethoden, planning en middelen te bepalen.

l) Eis niet dat zelfstandige dienstverleners uitsluitend voor uw onderneming werken. Bepaal in plaats daarvan dat de dienstverlener de nodige tijd moet besteden om de diensten professioneel en conform de marktnormen uit te voeren.

AANDACHTSPUNTEN BIJ OVERSTAP VAN WERKNEMER NAAR ZELFSTANDIGE

Wanneer een bestaande werknemer vraagt om voortaan als zelfstandige te mogen factureren, is verhoogde waakzaamheid geboden. Koppel een dergelijke wijziging bij voorkeur aan een nieuwe rol binnen de onderneming. Neem daarnaast de volgende aanbevelingen in acht:

a) Spreek de gevolgen van de wijziging voorafgaandelijk goed door met de betrokken medewerker. De overgang van een arbeidsovereenkomst naar een zelfstandige dienstverleningsovereenkomst vergt ook bij de betrokken medewerker een andere mindset.

b) Beëindig op correcte wijze de bestaande arbeidsovereenkomst.

c) Neem in de dienstverleningsovereenkomst een nieuwe taakomschrijving op die onderscheiden is van de taakomschrijving uit de arbeidsovereenkomst.

d) Hanteer in de dienstverleningsovereenkomst duidelijke tarieven (per uur, per dag of per project).

e) Geef de medewerker de vrijheid om de eigen werktijden, werkplek en werkmethoden te bepalen.

f) Vermijd clausules inzake beëindiging die geënt zijn op de regels die van toepassing zijn op arbeidsovereenkomsten.

g) Schrap alle specifieke werknemersvoordelen (zoals maaltijdcheques, groepsverzekering of bedrijfswagen) en sluit de dienstverlener uit van interne personeelscommunicatie en teamactiviteiten.

h) Laat de dienstverlener zo veel mogelijk werken met een eigen laptop, telefoon en software, en zorg dat betalingen uitsluitend plaatsvinden op basis van B2B-facturen met BTW.

i) Controleer of de medewerker is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), zijn/haar ondernemingsnummer geactiveerd heeft voor btw-doeleinden, en vraag een bewijs van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds.

CONCLUSIE EN ADVIES

Het vermijden van schijnzelfstandigheid vraagt een continue afstemming tussen contractuele afspraken en de dagelijkse praktijk. Wilt u de samenwerkingsovereenkomsten binnen uw onderneming laten doorlichten of heeft u vragen over het statuut van uw medewerkers? Neem gerust contact met ons op.