Telewerk voor accountants: een blijvertje na de Corona lockdown?

Door het Corona virus en de wereldwijde lockdown hebben we nu geen andere optie dan van thuis uit te werken. Hoe zal dat na de lockdown zijn? Wij geloven dat thuiswerk een blijvertje is: in de hedendaagse digitale economie hebben we de hulmiddelen, de mogelijkheden en vooral werknemers die flexibele werkopties wensen.
In dit artikel verkennen we enkele trends, voordelen, uitdagingen en lessen rond het werken op afstand.

Trend: ook voor accountants wordt werken op afstand het nieuwe normaal

Elk jaar stijgt de vraag naar flexibel werk. In 2019 voerde het IWG (International Workplace Group) een onderzoek uit bij 15 000 professionals uit 80 landen. Uit dit onderzoek bleek dat 78% van alle Belgen die deelnamen aan dit onderzoek telewerk normaal vond!

Telewerk heeft zowel voor ondernemingen als voor werknemers voordelen. Deze voordelen vermeldden de deelnemers aan het onderzoek vaak:

Voordelen van telewerk

Voordelen voor ondernemingen

• Lagere kosten, bijvoorbeeld omdat er minder kantoorruimte nodig is
• Beter behoud van werknemers
• Aantrekkelijker voor toptalenten

Voordelen voor werknemers:

• Tijdswinst door minder verplaatsingen
• Minder kosten door minder verplaatsingen
• Betere work-life balans

Het kunnen kiezen van de locatie vanwaar je werkt, of dat nu thuis of op een flexplek of in een café is, is belangrijker dan ooit ! In het onderzoek

• vond 54% van de respondenten dat een werklocatie mogen kiezen belangrijker is dan werken voor een prestigieus bedrijf.
• 70% van de respondenten vertelde dat het hebben van inspraak in de keuze van werkomgevingen een belangrijke overweging is bij het evalueren van nieuwe carrièremogelijkheden.
• 80% zei dat wanneer men geconfronteerd zou worden met een vergelijkbaar werkaanbod, ze deze zouden afslaan wanneer flexibele werklocaties geen optie zouden zijn.

Verhoogt telewerken de productiviteit?

Is van thuis uit werken een boost of eerder een rem? Dat hangt er vanaf. Niet alle werkplaatsen zijn geschikt voor elke persoon, maar globaal genomen wijzen studies uit dat telewerk de productiviteit verhoogt.

In een tweejarige studie uitgevoerd door de Stanford professor Nicholas Bloom, waren 500 werknemers van een Chinees reisagentschap verdeeld in twee groepen; kantoormedewerkers en diegenen die vrijwillig van thuis uit werkten. Het resultaat? De telewerkers hadden een productiviteitsverhoging die gelijk staat aan een volledige werkdag! Deze verhoging was te wijden aan de eliminatie van reistijd. Verder konden sommige deelnemers zich thuis makkelijker concentreren omdat ze minder afgeleid werden door collega’s. Ook namen ze kortere pauzes.

Om deze boost te kunnen realiseren is er uiteraard nood aan enkele zaken: een goede internetverbinding, connectiviteit en een ruimte om rustig te kunnen werken. Alle deelnemers uit deze studie beschikten daarover.

Participanten aan het global workplace onderzoek van het IWG gaven ook een productiviteitsstijging aan. 67% van de bedrijfsleiders meldde een productiviteitsstijging van 20% of meer als gevolg van flexibel werken!

Biedt uw accountantskantoor nog geen mogelijkheden voor telewerk? Dan is het volgende onderdeel belangrijk voor u als bedrijfseigenaar:

Voordelen van telewerken voor werkgevers

Naast de hierboven al aangehaalde verhoogde productiviteit bij de werknemers zijn er nog enkele andere voordelen voor werkgevers aan telewerken:

• Aantrekking en retentie van toptalent

Technologie, zoals Cloud accounting pakketten en dynamische communicatiemiddelen, heeft fysieke grenzen geëlimineerd. Een bedrijf dat flexibel is qua werklocatie kan in principe talent van over de hele wereld aantrekken.

• Gelukkiger, minder stress en meer tevreden werknemers

Uit een studie die werd uitgevoerd door PGI, een grote software provider, bleek dat 82% van de werknemers minder stress ervaarde wanneer ze vanop afstand konden werken. Minder stress leidt tot hogere productiviteit en een beter moreel en als gevolg hiervan verhoogde retentie.
In termen van arbeidstevredenheid heeft Leadership IQ een online onderzoek uitgevoerd bij 3 478 werknemers waaruit bleek dat 87% van deze werknemers hun job liever deed wanneer ze mochten telewerken.

Indijken van overheadkosten

Meer telewerkers = minder nood aan kantoorruimte = lagere huurkost + algemene kosten = meer kapitaal om ergens anders aan te spenderen.

Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden uit de praktijk:
Herinnert u zich het tweejarig onderzoek van Nicholas Bloom dat hierboven vermeld werd? Door de helft van de werknemers van Ctrip op afstand te laten werken, bespaarde het bedrijf bijna 2000 dollar per werknemer op overheadkosten.

Dezelfde besparingen werden bewezen door een Forbes-rapport dat grote bedrijven onder de loep nam. Aetna heeft bijvoorbeeld 35 000 werknemers, waarvan 14 500 op afstand werken. Hierdoor heeft het bedrijf 2,7 miljoen vierkante meter kantoorruimte minder nodig, wat neerkomt op een besparing van 78 miljoen dollar!

Voordelen van telewerken voor werknemers

• Betere balans tussen werk en privéleven

Uit onderzoek van Regus blijkt dat de meest populaire reden voor de vraag naar en de groei van flexibel werken het verlangen naar een betere balans tussen werk en privéleven is. 61% van de respondenten gaf dat aan.

Wanneer mensen kunnen kiezen waar ze werken, hebben ze minder moeite met het combineren van hun persoonlijke en professionele leven.

Werken vanop afstand verbetert de gezondheid en het welzijn van uw medewerkers. Ze kunnen gezondere keuzes maken, kunnen meer bewegen en meer tijd doorbrengen met geliefden, allemaal omdat ze tijd besparen door niet te hoeven pendelen.

Meer over pendelen:
Pendelen is stresserend en velen beschouwen het als verspilling van hun persoonlijke en professionele tijd. Twee op vijf werknemers beschouwen het woon-werkverkeer als 'het ergste' van hun dag, en te lang woon-werkverkeer maakt deel uit van de overwegingen om te stoppen met werken.

• Tijd en geld besparen

Minder woon-werkverkeer bespaart geld. Uit een onderzoek van Citi bleek dat werknemers in de VS ongeveer 200 uur per jaar besteden aan woon-werkverkeer, wat neerkomt op $2.600. Daar komen vaak nog extra kosten bij, zoals voor lunches en koffie. Thuiswerken drukt deze kosten ook.

Uitdagingen en lessen

Isolatie van de medewerkers

Meer dan de helft van de medewerkers uit de studie van Bloom vond telewerken nadelig, ook al vonden ze dat hun eigen productiviteit gestegen was. Hoe kan dat? Ze voelden zich teveel geïsoleerd van hun collega's, van hun bedrijf en van het management.

Wat vertelt dit ons nu?

Tijdens telewerken is communicatie belangrijker dan ooit. Technologie maakt werken vanop afstand mogelijk, maar vaak slagen we er niet in om dit op een effectieve manier te doen. Toch hebben we zoveel opties binnen handbereik: Skype, Zoom, Microsoft Teams, e-mail, Whatsapp, Facebook messenger,…

Communicatie is essentieel voor het uitdrukken van doelstellingen & verwachtingen en voor opvolging, maar ook voor het motiveren en engageren van medewerkers. Het is belangrijk dat werknemers op afstand zich een deel van het bedrijf blijven voelen, ongeacht van de locatie vanwaar ze werken.

We stellen voor dat u een paar communicatiemiddelen uitzoekt, dat u ervoor zorgt dat iedereen weet hoe deze te gebruiken en dat u een planning opstelt voor het tijdstip waarop de teamcommunicatie plaatsvindt.

Mensen hebben verschillende definities van telewerken

Wat betekent flexibel werken voor u? Dit is een belangrijke vraag omdat het voor iedereen iets anders kan betekenen.
Uit het onderzoek van IWG kwamen deze antwoorden:

• 27%: “De mogelijkheid om af en toe een locatie te kiezen (stad, type van kantoor,…) “
• 21%: “De mogelijkheid om beslissingen te maken over werkuren”
• 26%: “De mogelijkheid om af en toe te kiezen van waar te werken”
• 27%: “De mogelijkheid om mijn werklast onafhankelijk te kunnen beheren”

Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit als het gaat over flexibel werken! Communicatie is hier de sleutel. Zodra de definities op elkaar zijn afgestemd, kunnen strategieën worden ingevoerd en kan iedereen de vruchten plukken van het telewerken. Het is belangrijk om te benadrukken dat flexibel werken een term is die een aantal oplossingen omvat (thuiswerken, gedeeltelijk werken op afstand, werken in co-werkplekken etc.), die niet allemaal voor iedereen geschikt zijn.

Telewerken in lastige omstandigheden

Om flexibel werken tot een succes te maken, moeten bedrijven ervoor zorgen dat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Niet elke werkplekoplossing is voor iedereen geschikt. Werkgevers zetten werknemers onder druk om professioneel te werken vanuit een niet-professionele omgeving en voorzien hen niet van de juiste hulpmiddelen om dat te doen. Om productief te zijn, hebben werknemers een internetverbinding nodig, een gunstige werkomgeving, de mogelijkheid om toegang te krijgen tot bedrijfsdocumenten en technologie om te kunnen communiceren met de rest van het team. Werknemers die geen toegang hebben tot een sterke en veilige internetverbinding kunnen niet productief zijn.

Thuiswerken brengt klachten met zich mee

Hoewel de meerderheid meldde dat de productiviteit bij werken op afstand toeneemt, zijn er ook mensen die geloven dat thuiswerken de productiviteit in gevaar brengt. Zoals gezegd is werken op afstand niet voor iedereen weggelegd.

De grootste problemen:

• Gezin vraagt veel aandacht.
• Huishoudelijke geluiden (Telefoon die overgaat, huisdieren, deurbel, kinderen,…). Deze geluiden verstoren online meetings.
• Traag en onbetrouwbaar internet.

Om thuis te kunnen werken moet er aan enkele voorwaarden worden voldaan. Werknemers hebben behoefte aan een passende privé-werkruimte, stabiel internet, communicatiemiddelen en -apparaten, werkschema's.

Om de grenzen tussen uw professionele en persoonlijke leven niet te laten vervagen, moeten er afspraken worden gemaakt met gezinsleden. Werkschema's en het opvolgen van die schema's helpen hierbij.

Zodra de zaken weer normaal zijn, zullen hopelijk meer accountingkantoren hun beleid inzake flexibel werken herzien en strategieën invoeren. Wellicht leert iedereen wel iets van deze ervaring. Want met zoveel aantrekkelijke voordelen is het toch dom om telewerk niet te proberen?

Bron: AdminPulse