Vereenvoudig uw administratief proces met deze 3 tips

Een administratief proces. Wat bedoelen we er juist mee? Wel, dit proces wordt gedefinieerd als een opeenvolging van activiteiten dat input omzet in output. Deze inputs gaan dan over documenten of data terwijl de outputs dan gaan over bijvoorbeeld een betaalde factuur, een behandeld dossier, ingegeven gegevens,…

Wij willen vooral even stilstaan rond het eerste stuk van deze definitie namelijk: opeenvolging van activiteiten. Bij vele organisaties bestaan deze activiteiten nog zeer dikwijls uit manuele handelingen die zeer tijdrovend en kostelijk zijn. Er sluipen gemakkelijk fouten in en vele handelingen zijn repetitief wat de efficiëntie en productiviteit niet bevordert. Hoog tijd dus om eens te kijken hoe dit administratief proces vereenvoudigd kan worden. Dit toen we graag aan de hand van 3 tips.

TIP 1

Een kantoor werkt gemiddeld met 3 verschillende software pakketten van dikwijls evenveel leveranciers. Daarenboven praten deze pakketten niet altijd met elkaar. Zorg voor een link tussen al uw verschillende software pakketten. Dit resulteert onmiddellijk in een aanzienlijke tijdswinst door:

1. U heeft geen dubbele input van gegevens meer. Uw moederdatabase synchroniseert automatisch de nodige gegevens naar al uw andere databases.
2. U hoeft nog maar 1 archiveringsbeweging te doen. Specifieke documenten uit uw mappenstructuur of DMS-pakket worden automatisch gesynchroniseerd naar uw andere pakketten. Zo heeft u steeds de juiste documenten ter beschikking in al uw pakketten.

TIP 2

Bekijk processen die niet vervat zitten in uw reeds bestaande software pakketten en automatiseer deze. Denk bijvoorbeeld aan centrale document archivering, het digitaal aanleveringsproces vanuit de klant, het omzetten van facturen, via factuurherkenning, naar een UBL-formaat, een digitaal archief met zoekmotor via volledige tekstherkenning,….

TIP 3

Creëer nieuwe digitale en geautomatiseerde workflows die de systematisch wederkerige handelingen verminderen. Zo kan u bepaald manueel werk omzetten naar geautomatiseerde digitale stromen. Denk maar aan de workflow rond BTW-ontvangstbevestigingen (archiveren, taak afvinken, data overzetten, item toevoegen op factuur, mail sturen naar klant,…). Hetzelfde voor listings, IC-opgaves, fiche 281.20…, Biztax, VenB, PB, coda-overzicht,….

Klaar om eraan te beginnen maar u weet niet meteen hoe? Contacteer COMAX, een softwarebedrijf die kantoren helpt met het verbeteren van administratieve processen. COMAX biedt op maat gemaakte software-oplossingen aan voor digitaal data-& documentbeheer met als doel de administratieve en bedrijfsprocessen te optimaliseren met tijdswinst en verkleinde foutenmarge als gevolg.

Vraag meer informatie of een gratis vrijblijvende demo aan via info@comax.be & via +32 3 344 90 91.

Bron: Comax