Waarom en hoe moet u de lopende opdrachten in uw boekhouding activeren? Wat zijn de fiscale effecten?

Lopende opdrachten zijn een cruciaal aspect van de boekhouding voor Belgische bedrijven, vooral voor die bedrijven die diensten verlenen of specifieke producten vervaardigen op basis van de bijzondere instructies van hun klanten. Dit artikel in FAQ-formaat geeft u een overzicht van dit concept, de verplichtingen, de activering, de duur, de fiscale effecten en hoe het concreet werkt in België.

Waar gaat het over?

Wat is een lopende opdracht?

Lopende opdrachten omvatten alle diensten of goederen die een bedrijf uitvoert, buiten de serieproductie, op basis van specifieke instructies van de klant. Ze verschillen van de voorraden doordat ze worden uitgevoerd op specifieke bestelling en geen deel uitmaken van de reguliere productie.

Ze komen ook vaak voor in projecten die beginnen, maar die niet gefactureerd kunnen worden omdat er goede redenen zijn om dat niet te doen, in termen van levering, afronding of inhoud van het contractuele kader.

Wanneer begint en eindigt een lopende opdracht?

Een lopende opdracht begint zodra er kosten worden gemaakt voor een specifiek project, bijvoorbeeld wanneer materialen worden gekocht of wanneer de arbeidskrachten aan het project beginnen te werken. Ze eindigt wanneer het werk of de dienst volledig is voltooid en klaar is om geleverd of gefactureerd te worden aan de klant.

Is het mogelijk om studies in lopende opdrachten op te nemen in het kader van projecten die geleverd moeten worden of waarvan het leveringsstadium “onmogelijk” is?

Ja, het is mogelijk om studies op te nemen in lopende opdrachten die worden uitgevoerd in het kader van specifieke projecten die moeten worden geleverd. Echter, als het project een stadium bereikt waarin levering “onmogelijk” wordt, kan het nodig zijn om de activering van de kosten als lopende opdrachten te herzien en deze kosten opnieuw in te delen volgens de specifieke situatie en de toepasselijke boekhoudregels.

Is het verplicht om lopende opdrachten te boeken?

Ja, volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) en het Koninklijk Besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van Vennootschappen (KB) is het verplicht om lopende opdrachten te boeken om een getrouw beeld van de jaarrekening te waarborgen.

Hoe wordt dit geactiveerd?

Hoe activeert men lopende opdrachten in de boekhouding?

De activering van lopende opdrachten gebeurt door de kosten die verband houden met de lopende werkzaamheden in de balansrekeningen op te nemen. Volgens de artikelen 101 en 102 van het KB kunnen deze kosten de materialen, arbeidskrachten en andere direct toerekenbare kosten omvatten.

Tegen welke prijs moeten lopende opdrachten worden gewaardeerd?

Het Belgische boekhoudrecht onderscheidt twee waarderingsmethoden voor lopende opdrachten:

1. Waardering volgens de kostprijs: Deze methode houdt in dat lopende opdrachten worden gewaardeerd tegen kostprijs, dat wil zeggen dat alle direct toerekenbare kosten voor het creëren van het actief worden meegenomen (materialen, arbeidskrachten, algemene productiekosten, enz.).
2. Waardering volgens de kostprijs plus de verworven winstmarge: Deze methode voegt aan de waardering tegen kostprijs een deel van de winstmarge toe die overeenkomt met de voortgang van de werkzaamheden. Deze methode geeft een nauwkeuriger beeld van de toegevoegde waarde die het bedrijf al heeft gerealiseerd op de lopende opdracht.

Hoe lang kan men een lopende opdracht activeren?

De activeringsduur hangt af van de aard van de lopende werkzaamheden of diensten. In principe worden lopende opdrachten bij elke balansdatum geëvalueerd en aangepast op basis van de werkelijke voortgang van de werkzaamheden.

Wat zijn de fiscale effecten?

Wat zijn de fiscale effecten van lopende opdrachten?

Fiscale effecten van lopende opdrachten zijn belangrijk bij het bepalen van het belastbare resultaat. Volgens het Wetboek van de Inkomstenbelastingen (WIB) 92 zijn de inkomsten die overeenkomen met de lopende werkzaamheden niet belastbaar zolang de werkzaamheden niet zijn voltooid en gefactureerd. Dit stelt bedrijven in staat om de inkomsten en kosten over meerdere boekjaren te spreiden. Het tegenovergestelde is echter mogelijk als de boekhouding een winstmarge incorporeert. De juiste keuze maken en hieraan vasthouden is essentieel!

Wanneer een bedrijf veel energie steekt in een project waarvan de effecten op zich laten wachten en waarvoor geen facturatievergunning is, is het activeren van lopende opdrachten een geloofwaardige en geschikte optie.

Wat kan men niet activeren als lopende opdracht?

Het is verboden om kosten te activeren die niet direct verband houden met de productie van de lopende werkzaamheden of diensten. Bijvoorbeeld, algemene administratieve kosten die niet specifiek zijn, kunnen niet worden opgenomen in lopende opdrachten.

Hoe boekt men concreet een lopende opdracht?

1. Identificatie van de kosten: Identificeer alle kosten die direct verband houden met de lopende werkzaamheden (materialen, arbeidskrachten, onderaanneming).
2. Bepaling van de boekhoudregel: Bepaal welke van de twee methoden het bedrijf hanteert voor de boeking van zijn lopende opdrachten.
3. Boeking van de kosten: Boek deze kosten in de passende balansrekeningen (rekeningen 34 voor lopende opdrachten).
4. Evaluatie van de voortgang: Evalueer aan het einde van elke periode het percentage van de voortgang van de werkzaamheden.
5. Aanpassing van de rekeningen: Pas de rekeningen aan op basis van de voortgang om een getrouw beeld te geven van de lopende opdrachten.

Wat zijn de verschillen met voorraden?

Hoe verschillen lopende opdrachten van voorraden?

Lopende opdrachten verschillen wezenlijk van voorraden in verschillende aspecten:

• Voorafgaand en specifiek contract: Lopende opdrachten worden uitgevoerd op basis van een voorafgaand en specifiek contract, terwijl voorraden worden geproduceerd zonder voorafgaande specifieke bestelling.
• Productiekenmerken: De productiekenmerken van lopende opdrachten worden vooraf door de klant bepaald, in tegenstelling tot voorraden waarvan de kenmerken gestandaardiseerd zijn.
• Voorafgaande verkoop: Lopende opdrachten worden niet op voorraad genomen zonder al “verkocht” te zijn, terwijl voorraden worden geproduceerd in afwachting van toekomstige verkopen.
• Vastgestelde commerciële voorwaarden: De commerciële voorwaarden van lopende opdrachten zijn vooraf vastgesteld, in tegenstelling tot voorraden die onderhevig kunnen zijn aan variabele voorwaarden.
• Productassortiment: Lopende opdrachten maken geen deel uit van het vooraf bepaalde assortiment van producten en diensten van het bedrijf, terwijl voorraden dat wel doen.
• Onderbroken productie: Lopende opdrachten worden gekenmerkt door onderbroken productie, in tegenstelling tot voorraden die continu worden geproduceerd.
• Niet geleverde bestelling: Lopende opdrachten betreffen goederen of diensten waarvan de bestelling nog niet is geleverd, terwijl voorraden onmiddellijk beschikbaar kunnen zijn.

Voorbeelden

Kunt u voorbeelden geven van lopende opdrachten?

• Lopende werkzaamheden, op bestelling, voor rekening van een derde, waarvoor nog geen levering heeft plaatsgevonden. Voorbeelden: bouwprojecten, werk op maat.
• Producten in bewerking, vervaardigd op bestelling, voor rekening van een derde, die nog niet zijn geleverd. Deze producten in bewerking moeten verschillen van de reguliere productie. Voorbeelden: betonnen gevelpanelen, treinstellen.
• Diensten in uitvoering, op bestelling, voor rekening van derden, die geen standaarddienstverlening vormen en die nog niet zijn geleverd. Voorbeeld: onderzoeksprojecten.

Adviezen en aanbevelingen

• ​Strikte opvolging: Zorg voor een strikte opvolging van de kosten en de voortgang van de werkzaamheden voor een nauwkeurige boekhouding.​
  
• Raadpleging van normen: Raadpleeg regelmatig de Belgische boekhoud- en fiscale normen om conform te blijven.
• Samenwerking met een accountant: Samenwerken met een accountant kan u helpen om lopende opdrachten correct te beheren en hun fiscale behandeling te optimaliseren.

Door deze principes te respecteren en een nauwkeurige boekhouding te voeren, kunnen bedrijven hun lopende opdrachten efficiënt beheren en hun fiscale lasten op een legale en strategische manier minimaliseren.

​

​Wij staan aan uw zijde om u bij dit proces te begeleiden. U vindt volledige documentatie over de personenbelasting in onze Gids Personenbelasting 2024, Tax & Management edities (Alleen Franstalige versie).​