De fiscale en boekhoudkundige termijnen: welke impact op het bewaren van documenten?

De wet van 20 november 2022, betreffende diverse fiscale en financiële bepalingen, heeft de termijnen voor onderzoek en het bewaren van boekhoudkundige documenten aanzienlijk gewijzigd.

Verschillende termijnen tussen fiscaal recht en boekhoudrecht

Tot 2022 waren de termijnen voor het bewaren van documenten identiek in de fiscaliteit en de boekhouding: 7 jaar. Echter, met ingang van 2023 is de verjaringstermijn in geval van belastingfraude verlengd van 7 naar 10 jaar. Deze wijziging heeft een logische consequentie: de termijn voor het bewaren van documenten voor fiscale doeleinden is nu afgestemd op deze nieuwe duur, namelijk 10 jaar.

Deze evolutie creëert een onderscheid tussen de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Inderdaad, het boekhoudrecht handhaaft een bewaarplicht van 7 jaar, terwijl het fiscaal recht nu een termijn van 10 jaar oplegt. Deze divergentie vereist een verhoogde waakzaamheid van de bedrijven en de financiële professionals.

De praktische uitdagingen van langdurige bewaring

Hoewel het in theorie eenvoudig lijkt om papieren archieven gedurende 10, 15 of 25 jaar te bewaren, onthult de praktijk valkuilen. Gedrukte documenten vervagen of vergaan na verloop van tijd. Wie heeft er nooit opgemerkt dat een kassabon onleesbaar is geworden, of dat een papier zijn inscripties heeft verloren door slijtage of blootstelling aan licht?

Digitale archieven zijn niet vrij van problemen. Zal een bestand dat vandaag in PDF-formaat is opgeslagen over 10 jaar nog toegankelijk zijn? Er is geen garantie dat de huidige computerprotocollen compatibel zullen zijn met toekomstige technologieën. Bedrijven moeten daarom anticiperen op de duurzaamheid van de formaten en opslagsystemen.

Een verhoogde verantwoordelijkheid voor financiële professionals

Accountants en andere professionals worden ook geconfronteerd met deze problematiek. Wanneer zij van software of informatiesysteem veranderen, moeten zij ervoor zorgen dat de gegevens gedurende soms zeer lange periodes toegankelijk blijven. Bijvoorbeeld, een accountant die in 2023 een nieuwe software aanneemt, moet ervoor zorgen dat de informatie die op het oude systeem is opgeslagen potentieel tot 2049 bruikbaar blijft. Met de snelle veroudering van technologieën en de evoluties van softwareleveranciers vormt deze eis een echte uitdaging.

Waakzaamheid vereist bij risico’s op bewijsverlies

Deze nieuwe realiteit roept een terechte bezorgdheid op: het verhoogde risico op bewijsverlies, zowel fysiek als digitaal. In dit kader is het essentieel dat de fiscale administratie, de rechtbanken en hoven deze praktische en technologische moeilijkheden in aanmerking nemen bij geschillen of controles.

Samenvattend nodigt deze hervorming uit tot het herzien van strategieën voor documentbewaring, waarbij niet alleen wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen, maar ook aan de uitdagingen op het gebied van duurzaamheid van dragers. Bedrijven en cijferprofessionals zullen zorgvuldigheid en vooruitziendheid moeten combineren om aan deze nieuwe eisen te voldoen.

In samenvatting

Boekhoudrecht

Belasting op de toegevoegde waarde

Inkomstenbelasting