Wat is elektronische facturatie?

Elektronische facturatie (of e-facturatie) wordt steeds populairder voor bedrijven van alle groottes over de hele wereld. Hoewel e-facturatie de afgelopen jaren snel is gegroeid, profiteren veel bedrijven al meer dan 30 jaar van elektronische facturatie. Maar wat betekent e-facturatie precies en waarom maken zoveel bedrijven de overstap?

Wat is e-facturatie? Definitie van elektronische facturatie

E-facturatie, een afkorting voor elektronische facturatie, is een gedigitaliseerde aanpak van het gehele factureringsproces. Van het creëren van de factuur, tot de uitwisseling, de verwerking en het archiveren. Elke stap van het facturatieproces is gedigitaliseerd, waardoor het voor zowel leveranciers als kopers gemakkelijker wordt om hun factureringsprocessen te versnellen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur bespaart papier en elimineert handmatige verwerking, aangezien het proces volledig digitaal is.

Met behulp van een e-facturatie tool wordt een e-factuur gecreëerd in een gestructureerd elektronisch formaat. Het formaat van de e-factuur kan variëren tussen vele verschillende normen - van XML tot EDIFACT tot CSV. Waarom gestructureerde formaten gebruiken? Zodat de factuur gemakkelijk kan worden uitgewisseld en vervolgens verwerkt in ERP- en boekhoudsystemen. Alle processen om het werk voor Accounts Payable (AP) en Accounts Receivable (AR) teams te vergemakkelijken.

Wat e-facturatie niet is

Het kan gemakkelijk zijn om te denken dat e-facturatie gewoon elke elektronisch verzonden factuur is, bijvoorbeeld een factuur verzonden als een PDF, maar dit is niet het geval.

In het voorbeeld van de PDF, gaat het om wat wordt geclassificeerd als ongestructureerde factuurgegevens en niet om een e-factuur, omdat de ontvanger doorgaans het PDF-bestand niet automatisch kan verwerken, noch kan de verzender het bestand volledig volgen.

Papieren facturen of OCR-gescande papieren facturen zijn bijvoorbeeld niet gecreëerd met gestructureerde gegevens. Echter, sommige toonaangevende e-facturatieproviders kunnen werken met zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens om ze om te zetten in e-facturen.

Dit formaat maakt automatische verwerking van de factuur van het ene bedrijf naar het andere mogelijk zonder enige handmatige controle.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

E-facturatie, net als traditionele facturatie, is een essentieel onderdeel van elke koper-leverancierrelatie. Het vertegenwoordigt een moderne benadering voor Accounts Payable (AP) en Accounts Receivable (AR) teams om te profiteren van procesautomatisering, maatregelen te implementeren die de algehele efficiëntie verbeteren en veel kostenbesparingen mogelijk maken.

De voordelen stoppen daar niet:

• Vereenvoudigt procedures en bespaart tijd - Terwijl traditionele factureringsprocessen sterk op papier gebaseerd, handmatig, tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten zijn, vereenvoudigt e-facturatie de procedure en bespaart aanzienlijk tijd. Deze stroomlijning van het proces is waardevol voor bedrijven, met de mogelijkheid om te besparen op kosten. Bijvoorbeeld, volgens het IOFM (Institute of Finance & Management), kunnen de kosten voor het verwerken van facturen variëren tussen $1 en $21.
• Volledige zichtbaarheid - Toonaangevende e-facturatieproviders kunnen volgen wanneer een factuur is verzonden, ontvangen, geopend, bekeken en zelfs betaald. Het belang van deze functie mag niet worden onderschat bij het selecteren van een provider, omdat het bedrijven in staat stelt een 360°-beeld van hun proces te hebben.
• Snellere betalingen - E-facturatie is automatisch, nauwkeurig en direct zonder de noodzaak voor fysiek printen en verzenden. Met minder stappen in de reis en minder gegevens om in te voeren, kunnen bedrijven genieten van snellere en nauwkeurigere betalingscycli. Bovendien bieden bepaalde e-facturatietools u de mogelijkheid om een digitale betalingsknop aan uw factuur toe te voegen, waardoor het voor uw ontvanger nog makkelijker wordt om te betalen.
• Betekenisvol werk - Voor werknemers gebeuren er aanzienlijk minder fouten, en werknemers kunnen genieten van een innovatieve manier van werken zonder gegevens te hoeven invoeren en financiële documenten te matchen - alles gebeurt via één reis, in plaats van individuele stappen.
• Verbeterde beveiliging - Als het gaat om beveiliging, helpen versleutelde bestandsoverdrachten en beveiligde netwerken het e-facturatieproces veiliger te maken in vergelijking met zijn handmatige tegenhanger.

Hoe werkt e-facturatie?

E-facturatie kan ingewikkeld klinken, maar het is eigenlijk vrij eenvoudig te gebruiken. De eenvoud betekent dat bedrijven van alle soorten en maten e-facturatieprocessen kunnen gebruiken en ervan kunnen profiteren.

Hoe maak je een e-factuur

Om uw e-factuur te maken, begint u met het gebruik van tools zoals uw ERP-systeem of speciale e-facturatiesoftware. Toonaangevende e-facturatiesoftware is uiterst eenvoudig te gebruiken. Het enige wat u hoeft te doen is een paar facturatievelden in te voeren, die vaak al vooraf ingevuld kunnen zijn afhankelijk van uw e-facturatieprovider.

Hoe verstuur je een e-factuur

E-facturen worden doorgaans op twee verschillende manieren verzonden. De eerste is via een point-to-point verbinding tussen de verzender en ontvanger om de documenten uit te wisselen - vaak bekend als elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

Ten tweede, en de laatste tijd steeds populairder, is een netwerkmodel zoals Crossnet van Unifiedpost Group. Crossnet verbindt meerdere kopers en verkopers en maakt het mogelijk om verschillende e-facturatieformaten te converteren en uit te wisselen. Naar onze mening is dit de enige weg vooruit voor de moderne netwerkeconomie.

Voor beide oplossingen hebt u slechts drie dingen nodig om uw factuur naar uw ontvanger te sturen.

• Adres van de ontvanger - Net zoals u het adres van de ontvanger nodig zou hebben voor een papieren factuur, vereist het verzenden van een elektronische factuur ook een adres. Bij het gebruik van elektronische facturen gebruikt u doorgaans een identificator zoals een btw-nummer of een GLN. Sommige netwerken, zoals het Peppol-netwerk, bieden gecentraliseerde adreszoekopdrachten. Hier kunt u gemakkelijk zoeken naar uw ontvanger en uw factuur uitwisselen met slechts een paar klikken.
• Factuurformaat - Zoals eerder vermeld, komen elektronische facturen in verschillende formaten, zoals XML en EDI. Deze gestructureerde formaten kunnen naadloos worden verwerkt en geconverteerd door top e-facturatieproviders. Bijvoorbeeld, een bedrijf kan ervoor kiezen om een XML e-factuur te genereren en te verzenden, maar de ontvanger kan ervoor kiezen om de e-factuur in het formaat van hun voorkeur te ontvangen. Dit conversieproces maakt de uitwisseling van e-facturen nog eenvoudiger voor elk betrokken bedrijf.
• Infrastructuur - Om elektronische documenten via e-billing providers te kunnen verzenden, moeten de verzender en ontvanger compatibele systemen hebben. Deze compatibiliteit kan zo eenvoudig zijn als het hebben van een elektronische mailbox voor de transparante uitwisseling van documenten.

Juridische vereisten

Er zijn steeds meer juridische vereisten voor e-facturatie over de hele wereld. Veel regeringen streven er actief naar om hun BTW-kloof te dichten. Door het verplicht stellen van elektronische facturatie, kunnen overheden de geldigheid van elke factuur aantonen.

Verschillende overheden zullen verschillende regels en verschillende e-facturatiestandaarden hebben binnen hun mandaten, bijvoorbeeld welke bedrijven moeten voldoen, welke e-facturatieformaten en -modellen ze moeten gebruiken, enz. Om up-to-date te blijven, heeft Unifiedpost Group een gids voor belastingnaleving ontwikkeld die detailleert welke landen momenteel e-facturatiemandaten hebben.

Hoe te beginnen met elektronische facturatie

Verken uw opties en leer meer over het automatiseren van uw factureringsprocessen door gebruik te maken van de facturatieoplossing van Unifiedpost Group.

Voor kleine bedrijven is elektronische facturatie beschikbaar via Banqup.
Voor grote kopers die hun inkomende documentprocessen willen digitaliseren, kies voor Collect.
En voor grote verkopers die ook fiscaal compliant willen zijn, kies voor Channel.

Verken de beste oplossing die past bij de behoeften van uw bedrijf.