Welke kosten accepteert de RSZ in 2024?

Terugbetaling van kosten

Uit het loonbegrip zijn uitgesloten de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen.

Een kostenvergoeding wordt enkel vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als tegelijkertijd de volgende drie voorwaarden vervuld zijn:

• de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
• de kosten zijn reëel;
• de juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.

In geval van betwisting komt het aan de werkgever toe om de realiteit van de kosten en de juistheid van de uitgaven aan te tonen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

De onkostentabel hieronder bevat een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en ook de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de forfaits uit de tabel toekent, het om een werknemer gaat voor wie de kost beoogd door dat forfait plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfait, immers niet samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de kosten van de werknemers dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

Vergoeding voor thuiswerk

Wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk, volgt de RSZ volledig de in overleg tot stand gekomen principes opgenomen in de circulaire zoals gepubliceerd op 26 februari 2021 door de FOD Financiën (Circulaire 2021/C/20 ). De in deze circulaire opgenomen principes komen heel sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste.

Dat wil ook zeggen dat als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten waarvan men denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever, in eerste instantie verwezen wordt naar deze circulaire.

In grote lijnen gaat deze circulaire over:

• terugbetalingen
  • kantoorkosten
  • kosten kantoormeubilair / informaticamateriaal
  • kosten professioneel gebruik internetaansluiting en -abonnement
  • kosten professioneel gebruik privécomputer
  • kosten professioneel gebruik van eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (met een nieuw forfait van 5,00 EUR/maand per toestel en een maximum van 10,00 EUR/maand voor alle toestellen samen)
• voordeel voortvloeiend uit het ter beschikking stellen van
  • kantoormeubilair / informaticamateriaal.

Het gaat om

• thuiswerk,
  • dus over werk uitgevoerd in de private lokalen van de werknemer dat ook op de werkvloer van de werkgever kan worden uitgevoerd
  • op normale werkdagen en tijdens normale werkuren.

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 151,70 EUR per maand toekennen, zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Onder structureel en regelmatig wordt verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):

• 1 kalenderdag / week
• 2 1/2^de werkdagen : week
• 2 uur/dag in 5-dagenweek
• 1 week / maand.

Het bedrag van 151,70 EUR is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden, maar het is niet verplicht het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties.

Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden

• van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN
• van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur
  • OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

Overgangsbepaling 10%-regel voor telewerkers:

Voor telewerkers die thuiswerk doen in de zin van cao nr. 85 kan ter terugbetaling van hun kosten, een vergoeding in rekening worden gebracht van 10% van het brutoloon met betrekking tot de dagen telewerk. Deze vergoedingsregeling dooft echter uit vanaf 1 juni 2022. Dit wil zeggen dat het vanaf juni 2022 niet meer mogelijk is om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding die betrekking heeft op de thuiswerkdagen.

Voor de werknemers die reeds in dit systeem zaten vóór 1 juni 2022, kan verder gebruik worden gemaakt van deze regeling op voorwaarde dat er niets gewijzigd wordt aan de overeenkomst.

Buitenlandse kaderleden en onderzoekers

Met ingang van 1 januari 2022 worden er grondige wijzigingen doorgevoerd aan het fiscale stelsel van buitenlandse kaderleden en onderzoekers. De nieuwe regeling is opgenomen in art. 13 en volgende van de Programmawet van 27 december 2021 (BS 31 december 2021), en wordt ingevoegd in het Wetboek van de inkomstenbelastingen.

Deze regeling bevat de expliciete voorwaarden waaraan moet voldaan zijn om voor dit bijzonder belastingstelsel in aanmerking te komen (zie hieronder), en voorziet dat aan de werknemers op wie dit stelsel van toepassing is, bepaalde kosten belastingvrij kunnen worden terugbetaald.

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een aantal kosten die op basis van bewijsstukken kunnen worden terugbetaald:

• de verhuiskosten naar België;
• de kosten voor het inrichten van de woning;
• de schoolkosten van de kinderen;

en een aantal repetitieve kosten die op forfaitaire basis kunnen worden terugbetaald:

• de bijkomende kosten verbonden aan de huisvesting in België ten opzichte van het land van herkomst;
• de bijkomende kosten verbonden aan de levensduurte in België ten opzichte van het land van herkomst;
• de kosten van privéreizen naar het land van herkomst.

Het forfait mag maximum 30% van de bezoldiging bedragen, en mag op jaarbasis niet hoger zijn dan 90.000,00 EUR.

De reële en forfaitaire kosten die terugbetaald worden volgens deze regeling, zijn ook vrij van sociale bijdragen.

Aangezien het gaat om een kostenvergoeding, waarop dus geen bijdragen verschuldigd zijn, moet het bedrag ervan niet in de DmfA worden vermeld.

Vanaf het 1^ste kwartaal is het echter wel verplicht om de personen op wie dit bijzonder belastingstelsel van toepassing is, in de DmfA aan te duiden met een specifieke 'statuut' code 'FE'.

Dit nieuwe statuut komt in de plaats van het vroegere fiscaal statuut, maar bevat een aantal belangrijke verschilpunten. Zo is de maximale duur dat iemand het statuut kan hebben beperkt tot 5 jaar (eventueel eenmalig verlengbaar tot 8 jaar) en gelden er striktere voorwaarden, zoals voorafgaand aan de indiensttreding in België 60 maand niet binnen een afstand van 150 kilometer van de grens gewoond te hebben, en voor het statuut kaderlid dat men een jaarlijkse brutobezoldiging moet hebben van minstens 75.000 EUR (zonder rekening te houden met de hierboven bedoelde kosten).

Voor alle vragen over de voorwaarden om onder dit statuut te vallen, en over de exacte voorwaarden en berekeningswijze van de diverse kostenvergoedingen, verwijst de RSZ u door naar de FOD Financiën. Deze regeling is opgenomen in de fiscale circulaire 2022/C/47.

De nieuwe regeling bevat ook een overgangsregeling voor de personen die eind 2021 in het (vroegere) bijzonder belastingstelsel zaten. Over die overgangsregeling en de opheffing van het vroegere stelsel handelt de fiscale circulaire 2022/C/9 .

Kilometervergoeding woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen

Gebruik van de eigen wagen

Vanaf 1 oktober 2022 wordt elk kwartaal een nieuwe kilometervergoeding berekend voor de federale overheidsdiensten. Dit bedrag geldt ook als maximumbedrag dat aanvaard wordt als onkostenvergoeding vrij van RSZ voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met een eigen voertuig.

• du 1^er avril 2023 au 30 juin 2023 inclus : 0,4246 EUR/km
• du 1^er juillet 2023 au 30 septembre 2023 inclus : 0,4237 EUR/km
• du 1^er octobre 2023 au 31 décembre 2023 inclus: 0,4259 EUR/km
• du 1^er janvier 2024 au 31 mars 2024 inclus : 0,4269 EUR/km.

Gebruik van een jaarbedrag:

Gebruik van een fiets of speed pedelec

De CAO nr. 164 voorziet in een regeling waarbij er in bepaalde situaties verplicht een kilometervergoeding voor het gebruik van een fiets voor woon-werk verplaatsingen moet worden betaald. Deze CAO heeft echter geen impact op de vrijstellingsmodaliteiten voor de kilometervergoeding voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec.

Mobiliteitspremies

In bedrijfstakken waar de werkplaats niet vast is bepaald, bestaat er soms een forfaitair systeem van terugbetaling van verplaatsingskosten, meestal mobiliteitspremies genoemd. Dit voordeel is uitgesloten uit het loonbegrip, indien volgende voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn:

Elke vergoeding, al dan niet bepaald bij cao, die voor een bepaalde verplaatsing het bedrag van 0,1579 EUR overschrijdt, wordt integraal als loon beschouwd.

Indien de werkgever niet valt onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten, dan moet de toekenning geregeld worden, naargelang het geval,

Het opent dus de mogelijkheid voor economische overheidsbedrijven om eveneens gebruik te maken van het systeem van mobiliteitspremies voor de werknemers die geen vaste werkplaats hebben.