Wijzigende arbeidswetgeving, beveiligings- en duurzaamheidseisen leggen meer druk

Bedrijven investeren meer in payrolloptimalisatie – Outsourcing neemt komende jaren nog toe: België en Italië koploper

Meer Belgische werkgevers investeren in salarisverwerking, in vergelijking met vorig jaar.

De top drie investeringen zijn:

1. aanpassing aan de gewijzigde arbeidsregelgeving (51%),

2. beveiliging van payrollgegevens (42%) en

3. duurzame processen met minder papier (41%).

Dit is in lijn met de Europese trend. Door werknemers toegang te geven tot een digitaal self-service HR-systeem, zijn de gegevens ook sneller accuraat. Werkgevers in België en Italië doen het meest beroep op gespecialiseerde payrollpartners. Opvallend: een op de drie Belgische werkgevers bespaarde aanzienlijke kosten door hun payroll uit te besteden.

Dat blijkt uit recent internationaal onderzoek door de Europese hr-dienstverlener SD Worx bij 5.625 HR managers en 16.000 medewerkers uit zestien Europese landen.

Helft werknemers regelt deels eigen HR-administratie

Ook steeds meer Belgische bedrijven investeren dit jaar in payrolloptimalisatie dan vorig jaar. De helft (51%) investeert in het correct naleven van arbeidswetten en het zich aanpassen aan de veranderende wetgeving. Dat is een stijging ten opzichte van de 31% in 2024. Bijna twee derde (61%) van de Belgische werkgevers zegt ook de EU-regelgeving met betrekking tot HR actief op te volgen.

Beveiliging van salarisgegevens staat met 42% op plaats twee wat betreft investeringen. Vorig jaar was dat nog 30%. Duurzaamheid, zoals minder papiergebruik en milieuvriendelijke processen, staat op de derde plaats met 41%.

Daarnaast investeren ook steeds meer bedrijven in selfservicesystemen voor werknemers, bijvoorbeeld om hun loonbrief te bekijken of vakantie aan te vragen. Ruim een derde (38%) zegt hierin te investeren, tegenover 28% in 2024. Uit de bevraging van werknemers blijkt dat de helft (53%) van de Belgische werknemers veel administratieve HR-taken zelf kan beheren via een self-service systeem, zoals het registreren van ziekte. Dit heeft mogelijk een link met de nood van de organisatie aan meer realtime en continue loonverwerking (27%). In de top vijf staan ook nog de integratie met andere systemen zoals finance en tijdregistratie (27%). De training van interne payrollmedewerkers sluit aan bij vereiste om bij te blijven met veranderende wetgeving (ook 27%), als dit niet wordt uitbesteed.

België samen met Italië koploper qua vertrouwen in externe payroll

Belgische werkgevers kiezen meer voor payrolloutsourcing, van zowel software als personeel. Samen met Italië is België koploper op het vlak van vertrouwen op gespecialiseerde payrollpartners.

In België, Finland en Italië kiezen werkgevers het minst ervoor om de loonverwerking met eigen software en personeel te doen, met resp. 17%, 15% en 14%. Het minst combineren Belgische werkgevers eigen software met beheer door extern personeel: dit blijft beperkt tot 6% van de werkgevers.

• De volledige uitbesteding van zowel software als alle personeel varieert ook per land, met België, Nederland en Italië als koplopers: een op tien werkgevers kiest voor deze formule.
• Managed Payroll services, waarbij de payroll service provider een (groot) deel van de operationele en administratieve payrolltaken overneemt, is de meest voorkomende formule. Het combineert ook payrolldiensten met software.
• Het zelfstandig software gebruik van een externe leverancier (het zogenaamde SaaS-model) ligt in België en Italië lager dan in de andere landen.

Uitbesteding neemt nog toe tegen 2028

HR- en payrollprofessionals verwachten dat de (gedeeltelijke) uitbesteding van payrolldiensten de komende drie jaar populairder wordt.

Op dit moment besteedt 47% van de Belgische bedrijven hun payroll gedeeltelijk uit. De ondervraagde werkgevers verwachten dat dit percentage zal stijgen naar 50% in 2028. Deze percentages liggen boven het Europese gemiddelde van 36% (vandaag) en zelfs boven de toekomstige Europese prognose van 41% (binnen drie jaar). Ook zal het gebruik van eigen software in combinatie van hulp door externe experts toenemen, van 6% naar 8%. De volledige uitbesteding van zowel software als mensen zou in België stabiel rond de 10 à 11% blijven.

SaaS-modellen en eigen systemen met eigen personeel verliezen daarentegen verder aan populariteit. Dit percentage ligt in België al lager dan het Europese gemiddelde (van 25%). Minder dan een op de vijf (17%) van de Belgische bedrijven gebruikt momenteel eigen software en personeel voor payroll, maar dit aantal zal naar verwachting dalen naar 14% in 2028. Minder dan een op vijf (19%) van de Belgische bedrijven gebruikt zelfstandig software van een externe leverancier (het zogenaamde SaaS-model). Dat zal naar verwachting dalen naar 17% in 2028.

Een op drie Belgische bedrijven bespaart kosten door payrolldiensten uit te besteden

De bedrijven die hun payroll volledig uitbesteden, melden het meest kostenbesparingen in hun payrollproces: 41% ervaart kostenbesparingen. Dat cijfer ligt beduidend lager bij bedrijven die hun payroll volledig zelf beheren, met eigen software en mensen, nl. 28% of ongeveer een kwart. Bij werkgevers die gedeeltelijk hun loonverwerking uitbesteden door te werken met bv. eigen software en externe specialisten, met SaaS of MPS (Managed Payroll Services), ligt dit cijfer ertussen: nl. een op de drie (33%).

Ongeveer een op tien (12%) Belgische werkgevers in de privésector ziet payrolloptimalisatie als een van de vijf grootste HR-uitdagingen voor 2025.

Dominique Tassent

EVP Benelux & Southern EU

SD Worx

Over de internationale werkgevers en werknemersbevraging

SD Worx, de toonaangevende Europese HR-dienstverlener, ondersteunt kleinere en grote organisaties bij hun HR- en payroll-uitdagingen. Om een vinger aan de pols te blijven houden bij werkgevers en werknemers, voert SD Worx regelmatig diepgaande enquêtes uit. De analyse van de meest recente ‘HR & Payroll Pulse’ biedt organisaties waardevolle inzichten om hun HR- en payrollstrategie scherp te stellen en toekomstbestendig te maken.

De enquête werd in februari 2025 uitgevoerd in 16 Europese landen: België, Duitsland, Finland, Frankrijk, Ierland, Italië, Kroatië, Nederland, Noorwegen, Polen, Roemenië, Servië, Slovenië, Spanje, Zweden en het Verenigd Koninkrijk door het SD Worx Research Institute. In totaal werden 5625 werkgevers en 16.000 werknemers bevraagd. De resultaten geven een representatief beeld van de arbeidsmarkt in elk land.

Over SD Worx

SD Worx gelooft dat succes begint bij mensen. Gedreven medewerkers bouwen niet alleen een bloeiende organisatie uit, ze dragen ook maatschappelijk bij. Samen met zijn klanten stimuleert SD Worx een succesvol personeelsbeleid met voordelen voor werk, privéleven en maatschappij.

Als vertrouwde toonaangevende Europese leverancier voor HR- en payrolloplossingen voor alle organisaties en medewerkers levert SD Worx software, diensten en expertise op het vlak van payroll & reward, human capital management en workforce management. SD Worx is stevig verankerd in heel Europa en neemt al acht decennia het voortouw om samen met zijn klanten – grote en kleinere werkgevers – het engagement van werknemers te stimuleren en zo succes te verzekeren in de kern van hun organisaties.

Zo’n 95.000 kleinere en grote organisaties in heel Europa vertrouwen op SD Worx. Zowat 10.000 medewerkers zijn actief in 27 landen. SD Worx berekent de lonen van ongeveer 6 miljoen medewerkers en behoort wereldwijd tot de top vijf. In 2024 realiseerde het een omzet van 1,180 miljard euro.

Meer info op www.sdworx.com / Volg ons via LinkedIn