Zakelijke en promotionele geschenken in Belgische boekhouding en fiscaliteit: gebruik en aftrekbaarheid

Zakelijke en promotionele geschenken zijn veelgebruikte instrumenten in de zakenwereld om zakelijke relaties te versterken en een bedrijf te promoten. Hun behandeling in de Belgische boekhouding en fiscaliteit volgt specifieke regels. Dit artikel, in de vorm van een FAQ, legt de regels uit met betrekking tot de aftrekbaarheid van inkomstenbelasting en btw en bespreekt verschillende situaties, inclusief die met betrekking tot geschenken bestemd voor het buitenland.

Waar hebben we het over?

Wat is een zakelijk geschenk?

Een zakelijk geschenk is een object dat door een bedrijf wordt aangeboden aan klanten, leveranciers of zakenpartners om een professionele relatie te onderhouden of te versterken.

Wat is een promotioneel geschenk?

Een promotioneel (of reclame)geschenk is een object dat wordt uitgedeeld aan potentiële of bestaande klanten om de producten of diensten van het bedrijf te promoten. Deze geschenken zijn vaak voorzien van het logo of de naam van het bedrijf en zijn bedoeld om de zichtbaarheid van het bedrijf te vergroten.

Fiscale behandeling

Wat zijn de regels voor de aftrekbaarheid van zakelijke geschenken met betrekking tot inkomstenbelasting?

Zakelijke geschenken zijn fiscaal gedeeltelijk aftrekbaar. Volgens artikel 53, 8° van het Wetboek van Inkomstenbelastingen (WIB 92) zijn de kosten voor zakelijke geschenken voor 50% aftrekbaar.

Voorbeelden van zakelijke geschenken:

• Wijnpakket ter waarde van 80 euro exclusief btw: btw niet aftrekbaar, 50% van de kosten aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Fiche 281.50 vereist als het totaal van de geschenken per ontvanger meer dan 125 euro per jaar bedraagt.
• Luxe horloge ter waarde van 200 euro exclusief btw: btw niet aftrekbaar, 50% van de kosten aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Fiche 281.50 vereist.

Hoe worden promotionele geschenken fiscaal behandeld?

Om als promotioneel geschenk te worden beschouwd, moeten deze objecten een lage waarde hebben en in grote hoeveelheden aan een breed publiek worden uitgedeeld. Fiscaal gezien zijn promotionele geschenken volledig aftrekbaar als beroepskosten als aan deze voorwaarden wordt voldaan.

Voorbeelden van promotionele geschenken:

• Pennen met het bedrijfslogo ter waarde van 5 euro exclusief btw per stuk: btw en kosten volledig aftrekbaar.
• Promotionele T-shirts ter waarde van 15 euro exclusief btw per stuk, uitgedeeld in grote hoeveelheden: btw en kosten volledig aftrekbaar.

Wat zijn de regels voor de BTW-aftrekbaarheid?

Volgens Koninklijk Besluit nr. 3 met betrekking tot de btw zijn zakelijke geschenken waarvan de eenheidswaarde niet meer dan 50 euro exclusief btw bedraagt volledig aftrekbaar. Voor geschenken boven dit bedrag is de btw niet aftrekbaar.

Enkele bijzondere gevallen

Hoe zit het met zakelijke geschenken zoals tabak of sterke drank?

Zakelijke geschenken in de vorm van tabak of sterke drank vallen onder specifieke regels. Hoewel deze geschenken fiscaal aftrekbaar zijn voor 50%, net als andere zakelijke geschenken, kunnen ze extra aandacht krijgen van de fiscus vanwege hun aard.

Voorbeelden:

• Whiskyset ter waarde van 100 euro exclusief btw: btw niet aftrekbaar, 50% van de kosten aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Fiche 281.50 vereist als het totaal van de geschenken per ontvanger meer dan 125 euro per jaar bedraagt.
• Doos sigaren ter waarde van 60 euro exclusief btw: btw niet aftrekbaar, 50% van de kosten aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Fiche 281.50 vereist als het totaal van de geschenken per ontvanger meer dan 125 euro per jaar bedraagt.

Hoe zit het met zakelijke en promotionele geschenken bestemd voor het buitenland?

De aftrekbaarheid van geschenken bestemd voor buitenlandse zakenrelaties volgt dezelfde regels als voor Belgische ontvangers, ongeacht de plaats van aankoop van het geschenk. Het is echter belangrijk om de specifieke wetgeving van het land van de ontvanger te controleren met betrekking tot zakelijke geschenken.

Waarom zijn deze verschillen belangrijk?

Deze onderscheidingen zijn cruciaal om fiscale correcties te vermijden en om te voldoen aan de Belgische regelgeving. Ze dragen ook bij aan een optimale kostenbeheer van zakelijke en promotionele geschenken.

Verplichtingen voor de ontvangers

Wanneer is een fiche 281.50 nodig?

Een fiche 281.50 moet worden opgesteld voor zakelijke en promotionele geschenken als hun eenheidswaarde meer dan 125 euro per ontvanger per jaar bedraagt. Dit zorgt voor transparantie en opvolging van de aangeboden voordelen.

In het geval van zakelijke geschenken controleert de administratie of het geschenk geen voordeel van alle aard vormt voor de ontvanger. Er zijn de volgende situaties:

• Indien het geschenk een VAA is: De kosten blijven 100% aftrekbaar indien een fiche 281.50 is opgemaakt op naam van de ontvanger.
• Geen fiche 281.50 nodig omdat de waarde van de voordelen minder dan 125 euro per jaar bedraagt. In dit geval is de aftrekbaarheid beperkt tot 50%.
• Fiche vereist maar niet opgemaakt: Als de fiche 281.50 niet werd opgemaakt in strijd met artikel 57, 1°, WIB 92, worden de kosten volledig verworpen.

Enkele concrete voorbeelden van zakelijke en promotionele geschenken

1. Impact van de prijs op aftrekbaarheid en belasting voor de ontvanger:

• Zakelijk geschenk van lage waarde: Een wijnpakket ter waarde van 45 euro exclusief btw wordt aangeboden aan een klant. De btw is volledig aftrekbaar en 50% van de kosten is aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. De ontvanger wordt niet belast omdat de waarde onder de 125 euro per jaar blijft.
• Zakelijk geschenk van hoge waarde: Een luxe horloge ter waarde van 200 euro exclusief btw wordt aangeboden aan een zakenpartner. De btw is niet aftrekbaar, maar 50% van de kosten is aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Een fiche 281.50 is vereist en de ontvanger kan belast worden op de waarde van het horloge.

2. Impact van de locatie op aftrekbaarheid:

• Geschenk in België: Een whiskyset ter waarde van 80 euro exclusief btw wordt aangeboden aan een Belgische klant. De btw is niet aftrekbaar en 50% van de kosten is aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Een fiche 281.50 is vereist als het totaal van de geschenken meer dan 125 euro per jaar bedraagt.
• Geschenk in het buitenland: Dezelfde whiskyset wordt aangeboden aan een klant in Frankrijk. De aftrekregels blijven dezelfde, maar het is belangrijk om te bewijzen dat het geschenk voldoet aan de fiscale regels om problemen te voorkomen.

3. Impact van de frequentie van geschenken op aftrekbaarheid:

• Eenmalig geschenk: Een doos chocolaatjes ter waarde van 30 euro exclusief btw wordt één keer per jaar aangeboden aan elke klant. De btw is aftrekbaar en 50% van de kosten is aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Geen fiche 281.50 vereist als de waarde onder de 125 euro blijft.
• Frequente geschenken: Geschenken ter waarde van in totaal 300 euro exclusief btw worden gedurende het jaar aan dezelfde klant aangeboden. De btw is niet aftrekbaar voor geschenken boven 50 euro per stuk en 50% van de totale kosten is aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Een fiche 281.50 is vereist en de ontvanger kan worden belast op het totaal van de ontvangen geschenken.

Adviezen en aanbevelingen

• Voorzichtigheid bij het beheren van geschenken: Documenteer elk geschenk nauwkeurig, inclusief de waarde en ontvangers.
• Respecteer de wettelijke drempels: Houd u aan de aftrekbaarheidsdrempels om fiscale sancties te vermijden.
• Controleer buitenlandse wetgeving: Controleer de fiscale regels van het land van bestemming bij geschenken aan het buitenland.
• Effectieve promotie: Gebruik promotionele geschenken van lage waarde om de aftrek