Zorgvolmacht en belastingaangifte: de mismatch tussen procedure en realiteit

De deadline voor het indienen van de aangifte personenbelasting via MyMinfin.be (Tax-on-web) nadert: 15 juli 2025. Voor veel mensen is dat een jaarlijkse routine. Maar wat als iemand zijn of haar fiscale zaken niet meer zelf kan regelen en er een zorgvolmacht bestaat? Kunnen administratief-fiscale handelingen dan zomaar worden overgenomen?

Steeds vaker krijgen wij hierover vragen.

En het antwoord is niet zo eenvoudig – want wat de overheid aanbeveelt, blijkt in de praktijk niet altijd efficiënt te werken.

Wat is een zorgvolmacht?

Een zorgvolmacht is een preventieve en vrijwillige regeling waarbij iemand op voorhand een regeling treft om zijn of haar (in de regel) vermogensrechtelijke belangen door iemand anders te laten behartigen vanaf het moment dat men dat zelf niet meer kan (of wil) doen.

Een zorgvolmacht laat toe om tijdig (i.e. op een ogenblik dat men nog wilsbekwaam is) te anticiperen op situaties waarin men, bijvoorbeeld door dementie, een ongeval of een andere medische aandoening, wilsonbekwaam wordt en zijn of haar eigen beslissingen niet langer zelfstandig kan nemen en uitvoeren. Door een zorgvolmacht op te stellen, vermijdt men dat er achteraf een gerechtelijke tussenkomst (zoals bewindvoering) nodig is.

Via de zorgvolmacht kan men één of meerdere personen aanduiden die onmiddellijk of vanaf de wilsonbekwaamheid in naam en voor rekening van de volmachtgever kan/kunnen optreden.

De zorgvolmacht dient hoofdzakelijk voor bevoegdheden die betrekking hebben op het vermogen (zoals onder meer het beheren van rekeningen, het verkopen of verhuren van onroerend goed, het betalen van facturen, het verrichten van schenkingen, het betalen van belastingen, enzoverder), maar kunnen ook betrekking hebben op enkele persoonlijke beslissingen (zoals de woonkeuze en de zorgbegeleiding).

Belangrijk daarbij is dat de aangeduide persoon altijd moet handelen in het belang van de volmachtgever, en dit in overeenstemming met diens wensen zoals die in de volmacht zijn vastgelegd.
Een zorgvolmacht biedt dus niet alleen juridische bescherming, maar ook gemoedsrust: u behoudt de regie over uw toekomst, ook wanneer u daar op een dag zelf niet meer toe in staat bent, zonder dat er steeds een gerechtelijke tussenkomst vereist is.

Zorgvolmacht ≠ automatisch fiscale volmacht

Een veelvoorkomende misvatting is dat het opstellen van een zorgvolmacht automatisch volstaat om in de praktijk administratief-fiscale handelingen in naam en voor rekening van iemand anders te verrichten, zoals bijvoorbeeld het indienen van de personenbelasting via MyMinfin. Dat klinkt logisch, maar is dat in realiteit echter niet.

Juridisch gezien kan de aangeduide persoon (bij wilsonbekwaamheid van de volmachtgever) in naam en voor rekening van de volmachtgever handelen, maar praktisch gezien loopt de aangeduide persoon al snel tegen de muur.

Voor het online indienen van de personenbelasting in naam en voor rekening van iemand anders is volgens de website van de FOD Financiën een specifiek elektronisch mandaat vereist: ‘Belastingaangifte Burger’. Dit mandaat moet door de volmachtgever zelf worden aangemaakt en ondertekend, zolang die nog wilsbekwaam is. Zonder dit afzonderlijke mandaat krijgt de gemachtigde geen toegang tot de online fiscale diensten van de overheid, ook niet wanneer die over een zorgvolmacht beschikt.

Meer nog: op de website van de FOD wordt zelfs expliciet aangeraden om dit mandaat meteen aan te maken bij het opstellen van de zorgvolmacht.

Deze werkwijze brengt echter risico’s met zich mee. Het fiscaal mandaat treedt onmiddellijk in werking en kan de gemachtigde toegang geven tot een ruime waaier aan gevoelige fiscale informatie, zoals belastingaangiften, bezwaren, schulden, afbetalingsplannen, buitenlandse onroerende goederen en huurcontracten. Hierdoor krijgt de gemachtigde direct toegang tot deze gegevens, nog vóór de zorgvolmacht juridisch daadwerkelijk van kracht is. In eerste instantie tussen echtgenoten is hier misschien weinig bezwaar tegen, maar wat met de kinderen die opvolgend worden aangeduid, of een broer, zus of goede vriend?

In de praktijk gebeurt het ondertekenen van de zorgvolmacht vaak zonder dat de volmachtgever zich bewust is van het feit dat een dergelijk mandaat via MyMinfin moet worden gegeven. Op het ogenblik waarop de volmachtgever onbekwaam wordt, is het volgens de administratie dan ook te laat om dit mandaat op MyMinfin zelf nog in orde te brengen.

Daarentegen, indien dit fiscaal mandaat onmiddellijk samen met het ondertekenen van de zorgvolmacht in orde wordt gebracht, staat de draagwijdte en impact van het fiscaal mandaat haaks op het fundamentele doel van een zorgvolmacht: het fungeren als een beschermingsmechanisme dat pas in werking treedt wanneer iemand wilsonbekwaam wordt, en niet als een voorafgaande overdracht van bevoegdheden terwijl men nog volledig zelfstandig en wilsbekwaam is (met uitzondering van hybride zorgvolmachten die met een dubbele functie onmiddellijk in werking treden en hun uitwerking blijven behouden bij onbekwaamheid).

Nood aan een aangepast systeem voor digitale fiscale toegang

De huidige werkwijze plaatst mensen die een zorgvolmacht opstellen voor een lastig dilemma. Enerzijds kan het fiscale mandaat meteen worden verleend, waardoor de gemachtigde direct toegang krijgt tot persoonlijke fiscale informatie — vaak voordat de volmachtgever hier klaar voor is. Anderzijds kan gewacht worden tot de zorgvolmacht daadwerkelijk in werking treedt, maar dan is het meestal te laat om het benodigde elektronische mandaat nog geldig te ondertekenen.

Een werkbare en eenvoudige oplossing zou kunnen bestaan in het aanpassen van de interne instructie binnen de overheidsdienst waarbij toch toegelaten zou worden om een mandaat Belastingaangifte Burger te valideren in plaats van de volmachtgever indien daartoe in de zorgvolmacht mandaat is gegeven, naar analogie met het systeem dat thans reeds wordt toegepast bij een gerechtelijke bewindvoering. Dit vereist geen bijkomende investeringen en geen nieuw complex systeem.

Wij pleiten er aldus voor dat de digitalisering van de systemen ook rekening houdt met mandaten in al haar vormen. Er moet gestreefd worden naar een toekomstbestendig systeem dat fiscale vertegenwoordiging pas mogelijk maakt zodra de zorgvolmacht daadwerkelijk in werking treedt. Zo wordt de privacy en autonomie van de volmachtgever optimaal beschermd.

Een papieren alternatief?

Het is goed om te weten dat voor het indienen van een papieren aangifte personenbelasting een duidelijke, schriftelijke zorgvolmacht volstaat om namens de betrokken persoon op te treden. In dit geval is de zorgvolmacht op zich voldoende om de aangifte geldig (op papier) in te dienen. Niet meteen een volwaardig alternatief in het digitale tijdperk anno 2025, maar tot nader order wel waarop menig belastingplichtige is toegewezen.

Heeft u vragen over zorgvolmachten, de aangifte in de personenbelasting of de wisselwerking tussen beiden? Onze experts staan klaar om u duidelijk en persoonlijk te adviseren. Neem gerust contact op.