Borne de rechargement pour voitures de société : aspects juridiques, fiscaux et sociaux

Dans un monde de plus en plus axé sur la durabilité et la réduction des émissions de carbone, la transition vers des modes de transport décarbonés est devenue une priorité politique. Les voitures de société devront elles aussi suivre la tendance et passer à l’électrique. Le développement rapide d’un réseau de bornes de recharge est donc crucial. Les employeurs jouent un rôle dans cette évolution et peuvent envisager l’installation de bornes de recharge dans leurs locaux ou au domicile des employés. Cependant, avant de franchir le cap, il est essentiel de comprendre les implications juridiques, fiscales et sociales liées à cette décision.

Aspects juridiques et organisationnels

Avant d’installer des bornes de recharge, les employeurs doivent prendre en compte plusieurs aspects juridiques, contractuels et organisationnels pour assurer une mise en place réussie et conforme aux réglementations en vigueur.

Tout d’abord, il est important de rappeler qu’un employeur qui met à disposition d’un travailleur un véhicule de société (par hypothèse électrique ou hybride) n’est pas légalement obligé d’installer ou de mettre à disposition de ses employés des bornes de recharge. S’il consent à accorder cet avantage supplémentaire au travailleur, il convient d’avoir égard aux implications juridiques, fiscales et sociales qui y sont liées.

Il est ainsi essentiel de mettre à jour les contrats et directives internes entre l’employeur et les employés afin de tenir compte de cette évolution et d’éviter tout malentendu par la suite. Ces documents devraient inclure des informations quant à l’utilisation de la borne, les règles de sécurité, les procédures en cas de problème technique, les coûts éventuels, la responsabilité en cas de dommages, les horaires d’utilisation et les modalités d’accès.

Des clauses concernant la résiliation du contrat de recharge doivent également être envisagées. Dans l’hypothèse d’une démission ou d’un licenciement, il convient de prévoir ce qu’il advient du matériel installé et mis à disposition. L’employé pourrait, par exemple, reprendre la station de recharge installée à son domicile gratuitement ou moyennant un dédommagement financier à convenir avec l’employeur. Il en résulte alors un avantage pour le travailleur. S’il participe aux frais, ce montant pourrait dépendre de la durée d’utilisation de la station de recharge. Si rien n’est convenu, l’employeur devrait faire procéder à l’enlèvement de la station de recharge ce qui engendre des frais supplémentaires dans son chef.

Il est important d’informer clairement les employés des obligations qui découlent de l’utilisation de la borne de recharge. Cela pourrait inclure le respect des règles établies par l’entreprise, le partage des coûts éventuels et la notification en cas de problème ou de besoin d’entretien. Les employés doivent également être informés des conséquences en cas de non-respect des directives établies par l’employeur.

Les aspects liés à la responsabilité civile et à l’assurance ne doivent pas être négligés. Qui serait responsable en cas de dommages à la borne de recharge, au véhicule ou en cas d’accident lors de l’utilisation de celle-ci ?

Enfin, il est impératif de se conformer aux normes et réglementations locales en matière de sécurité électrique et d’urbanisme. Les bornes de recharge doivent être installées selon des normes spécifiques pour garantir la sécurité des utilisateurs et éviter tout problème réglementaire.

Traitement fiscal

> Bornes de recharges « sur site »

L’employeur peut prendre en charge les coûts liés à l’installation de bornes de recharge dans ses locaux et ainsi bénéficier d’avantages fiscaux dans la mesure où l’accès aux bornes n’est pas uniquement réservé à ses employés.

La mise à disposition de stations de recharge sur le site de l’employeur n’emporte pas un avantage imposable supplémentaire pour le travailleur qui bénéficie d’une voiture de société. En effet, l’avantage que représentent les frais de recharge de son véhicule est considéré comme faisant déjà partie de l’avantage de toute nature calculé en raison de la mise à disposition de la voiture de société.

Il en va de même si l’employeur met à disposition du travailleur bénéficiant d’une voiture de société une carte de recharge.

En investissant dans des infrastructures de recharge pour véhicules électriques, les entreprises peuvent non seulement contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de serre, mais elles peuvent également bénéficier d’un allégement fiscal sous la forme d’une déduction supplémentaire d’impôt.

> Bornes de recharges mises à disposition au domicile de l’employé

L’employeur peut également mettre à disposition de ses employés une station de recharge à leur domicile. L’employé ne peut, dans cette situation, revendiquer de réduction d’impôt pour l’installation d’une borne de recharge. A la différence de l’utilisation d’une carte carburant, la recharge du véhicule au domicile du travailleur se fait à ses frais, puisque la station de recharge est reliée à son propre réseau.

Dans cette situation, le travailleur qui bénéficie d’une voiture de société ne paiera pas d’impôts supplémentaires sur la borne de recharge et l’électricité consommée, si plusieurs conditions sont cumulativement remplies. L’employeur doit mettre à disposition un chargeur domestique (Wallbox) ou une borne de recharge électrique. Le système de recharge doit disposer d’un système de communication spécifique qui communique à l’employeur la quantité d’électricité consommée. La « car policy » doit prévoir le remboursement de l’électricité chargée au moyen du chargeur domestique et le remboursement doit se faire à des prix conformes au marché.

La borne de recharge reste en principe la propriété de l’employeur qui l’a installée. Si le travailleur est autorisé à conserver gratuitement l'équipement dans les quatre ans suivant son installation, cela constitue selon l’administration fiscale un avantage imposable dégressif d’année en année. Si le travailleur quitte l’employeur plus de quatre ans après l’installation de la borne de recharge et devient propriétaire de celle-ci, aucun avantage en nature ne doit être imputé.

Sécurité sociale

L’ONSS semble s’être aligné sur la position adoptée par l’administration fiscale en cette matière. Par exemple, si le travailleur quitte l’employeur plus de quatre ans après l’installation de la borne de recharge et devient propriétaire de celle-ci, l’ONSS considère que le transfert gratuit de la borne de recharge au travailleur ne constitue par un avantage rémunératoire soumis aux cotisations de sécurité sociale. Après une période de quatre ans, l’administration considère la valeur résiduelle de la borne de recharge comme négligeable et donc qu’aucun avantage en nature ne doit être imputée.

Que retenir ?

En résumé, avant d’installer des bornes de recharge pour voitures électriques dans leurs locaux ou au domicile des travailleurs, les employeurs doivent élaborer des contrats et des directives clairs, informer les employés de leurs obligations, se conformer aux normes réglementaires et communiquer de manière proactive. Cela garantira une mise en œuvre réussie, bénéfique tant pour l’entreprise que pour ses employés et diminuera le risque de discussions par la suite.

Les employeurs devraient mettre à jour leurs contrats et élaborer des directives internes spécifiques régissant l’utilisation des bornes de recharge pour garantir un usage optimal et sécurisé des infrastructures de recharge. Une communication transparente avec les employés est essentielle et passe par l’organisation de sessions d’information sur l’utilisation raisonnée des bornes de recharge, la conduite responsable des véhicules, les avantages environnementaux engendrés et les détails pratiques.