Ce jeune cabinet comptable travaille entièrement par voie numérique

Fidan et Agron Shala, les fondateurs de Plutus Accountants & Advisors, ont choisi de rendre leur cabinet comptable 100 % numérique, un choix basé sur des arguments très solides.

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Ce travail entièrement numérique est-il censé vous différencier des autres cabinets comptables ?

Nous voulons nous différencier, mais notre objectif est surtout de faciliter les choses pour nos clients. De nombreux entrepreneurs voient leur comptabilité comme un fardeau : ils doivent classer et conserver des documents quelque part, puis les remettre à leur comptable avant une certaine date. Nous voulons aider nos clients, ce qui n'est pas possible si nous ne recevons toutes les données qu'à la fin d'une période, car nous ne sommes alors au courant de rien.

C’est pourquoi nous voulons travailler avec nos clients de manière interactive et transparente. Nous les encourageons à uploader les factures d'achat ou les frais directement sur le portail, après quoi nous les intégrons dans leur comptabilité dans les 24 heures. Ils peuvent également y créer leurs factures de vente, que nous pouvons suivre facilement.

Pour un entrepreneur débutant, il n'est pas facile d'établir une facture de vente, surtout lorsque les réglementations sont complexes. Aujourd'hui, même la plus petite entreprise effectue des transactions internationales, avec des ventes à l’étranger. À cet égard, nous essayons d'aider directement nos clients, ce qui se passe à merveille via le portail.

Notre concept consiste à accompagner le client et à actualiser sa comptabilité en temps réel. Ainsi, le client est toujours au courant de ses chiffres et n'a jamais de surprises. Cela nous permet de tout suivre avec lui et de détecter, d’analyser et de corriger à temps d’éventuels problèmes.

Est-il difficile de convaincre les clients des avantages d'un cabinet comptable numérique ?

Avec les entrepreneurs débutants, c'est très facile. Comme le monde de l’entrepreneuriat est totalement nouveau pour eux, ils embrayent directement.

Et puis il y a les indépendants qui travaillent déjà de manière numérique, mais qui étaient habitués à tout uploader en une seule fois chaque trimestre. Nous les convainquons de le faire plus fréquemment. Nous demandons également un feed-back. Un client qui faisait tout par voie numérique, mais une seule fois par trimestre, le fait maintenant quotidiennement via son smartphone ou son laptop et trouve cela beaucoup plus facile. Il ne doit plus classer ses documents ni les conserver quelque part en externe.

Quant aux entrepreneurs qui souhaitent travailler avec nous, nous essayons de les convaincre de notre concept numérique. S'ils arrivent via notre site web, ils savent déjà que nous travaillons de manière entièrement numérique, car le site le mentionne.

Nous travaillons vraiment de manière 100 % numérique et ne faisons aucune exception. Si cela ne leur convient absolument pas, nous leur recommandons en toute honnêteté de chercher un autre comptable.

Quelle est la plus grande valeur ajoutée du travail numérique ?

Nous nous demandons toujours quelle est la manière la plus efficace d'aborder quelque chose. Cela ne doit pas nécessairement être par voie numérique ou électronique. Lorsque de nouvelles technologies apparaissent, nous passons le plus rapidement possible à la plus efficace.

L'objectif principal est de faciliter le travail pour le client comme pour nous.

Nous sommes très cohérents à cet égard. Par exemple, notre bureau est pratiquement vide, il n'y a que des écrans d'ordinateur et des claviers. De même, nous n'achetons ni papier, ni Post-it, ni stylos. Nous n'avons même pas de stylo pour signer des documents, car cela se fait maintenant électroniquement !

Nous n'utilisons délibérément pas d'imprimantes, mais seulement des scanners. Nous en avons besoin uniquement pour les rattrapages, lorsque nous recevons un dossier d'un client qui a toujours travaillé sur papier et veut désormais passer au numérique. Nous scannons alors tout ce qui concerne l'exercice en cours. Le client peut ensuite uploader tous les nouveaux documents via le portail.

À quoi veillez-vous lors du choix d'un logiciel pour votre cabinet comptable ?

Le logiciel à usage interne doit être flexible et fréquemment mis à jour. Il est également impératif que les logiciels puissent être couplés, ce qui nous facilite grandement la tâche.

Le logiciel destiné aux clients doit avant tout être convivial. Ici également, les intégrations sont indispensables, afin de pouvoir automatiser des flux entiers. Par exemple, les opérations financières ne sont plus traitées manuellement sur la base d'extraits PDF, mais entièrement synchronisées via CODA ou PSD2.

Tous les logiciels doivent également être des logiciels en cloud. C'est super facile : où que vous soyez, vous pouvez accéder à toutes les données sur votre tablette ou votre laptop, même si vous êtes chez le client et que vous avez besoin de quelque chose. Nous n'avons pas besoin d'imprimer quoi que ce soit. Nous apportons généralement un ordinateur portable et un écran supplémentaire, que nous installons en face du client, ce qui nous permet de tout lui montrer. Cela fonctionne parfaitement avec les logiciels en cloud et c'est également moins contraignant pour le matériel.

Automatisez-vous autant que possible ?

Nos clients, des entrepreneurs indépendants, veulent que tout se déroule le plus efficacement possible, c'est pourquoi nous essayons de trouver une manière de travailler permettant que les flux de documents se déroulent le plus facilement possible. Cela concerne aussi bien les documents entrants que les documents créés.

Par exemple, beaucoup de jeunes entrepreneurs n’ont pas uniquement un compte bancaire classique, mais utilisent également des portefeuilles en ligne ainsi que diverses passerelles de paiement telles que PayPal pour leur boutique en ligne. Ici aussi, nous recherchons les solutions nécessaires afin de permettre une synchronisation dans la comptabilité.

En tant que comptable, vous devez en effet être constamment au fait des logiciels présents sur le marché afin d'optimiser au maximum l'administration.

Le travail de saisie en tant que tâche comptable va presque complètement disparaître, ce qui ne signifie pas pour autant que notre profession est vouée à disparaître. Notre travail consistera alors à fournir des conseils fiscaux et juridiques, des analyses approfondies des chiffres, une optimisation de l'administration et du flux de travail au sein de l'entreprise. Plus vous serez à même d’y répondre rapidement en tant que cabinet comptable, mieux ce sera.

En tant que comptable, vous devez donc avoir de solides compétences techniques ?

Avec l'évolution actuelle du monde numérique et l'émergence de nouvelles technologies, en tant que comptables modernes, nous devons être à la pointe du progrès sur le plan technique.

Notre métier ne se limite plus seulement à la comptabilité-fiscalité, car nous devons en fait être capables d’accomplir toutes sortes de choses. Mais nous le faisons avec plaisir !

Avec chaque dossier, nous apprenons quelque chose de nouveau, que nous pouvons ensuite réutiliser pour un autre client.

Au début de la collaboration, nous effectuons une petite recherche avec le client. Travaillera-t-il avec des factures de vente, des reçus quotidiens ? Quels sont ses comptes bancaires ? Jusqu'où le client veut-il aller dans la numérisation ?

Ensuite, nous effectuons la configuration et réalisons les intégrations nécessaires afin que tout se déroule automatiquement.

Au début, nous présentons au client une brève démonstration du fonctionnement de son portail et de ce qu'il peut y faire. Ensuite, la collaboration peut commencer et nous pouvons assister le client si nécessaire.

La numérisation vous aide-t-elle aussi à maintenir vos tarifs à un niveau bas ?

Lisez l'article de blog suivant à ce sujet !

Lisez également la première partie de cette série : L'énergie, la motivation chez les jeunes comptables, comment la trouve t-il ?

Source : AdminPulse​