Cinq questions les plus fréquentes au sujet des factures

Cinq questions les plus fréquentes au sujet des factures Des factures, on en reçoit tous. Mais quelles sont précisément les règles en matière d'envoi et de paiement des factures ? Découvrez-les en 5 questions et réponses.

1. Dans quel délai une entreprise doit-elle vous envoyer sa facture ?

Une facture a trois fonctions essentielles :

1. comptable : elle enregistre les transactions financières ;
2. fiscale : elle sert de base au paiement des impôts ;
3. information : elle indique clairement le montant à payer pour le consommateur.

Bien qu'il s'agisse d'un document commercial, le délai d'envoi d'une facture n’est pas régie par la législation protégeant le consommateur. Il n’existe donc pas de délai légal général pour l’envoyer. En pratique, elle doit cependant vous être transmise dans un délai raisonnable après la livraison du produit ou du service.

Dans certain cas, le Code de la TVA impose à l’entreprise d’émettre une facture et en fixe également le délai d’émission. En principe, la facture doit être émise au plus tard le 15ᵉ jour du mois suivant celui de la livraison du bien ou de l’exécution du service. Toutefois, des exceptions existent selon la nature de l’opération concernée.

Vous souhaitez en savoir plus sur les règles de TVA en matière de facturation ? Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consultez le site web de SPF Finances.

2. Dans quel délai devez-vous payer une facture ?

Il n'y a pas de délai minimum légal pour le paiement d'une facture impayée. Si aucun délai n’est indiqué dans les conditions générales, le principe est que le montant est immédiatement exigible. Dans la plupart des cas, l'entreprise indiquera toutefois un délai de paiement dans ses conditions générales de vente.

Si vous n'êtes pas d'accord, prenez contact avec l’entreprise afin de voir s’il est possible de modifier ce délai. Si cela s’avère impossible et que le litige avec l’entreprise persiste, vous pouvez faire appel au Service de médiation pour le consommateur.

Pour des produits et services qui comblent des besoins essentiels, il existe cependant un certain nombre de règles spécifiques. Dans le cas du gaz et de l'électricité, par exemple, vous devez disposer d'au moins 15 jours pour payer la facture.

3. Une entreprise doit-elle vous envoyer un rappel sans frais en cas de facture impayée ?

Oui, depuis le 1er septembre 2023, toute entreprise doit vous envoyer un premier rappel gratuit en cas de facture impayée. Cela vaut pour les contrats conclus à partir de cette date. Pour les contrats plus anciens, cette obligation ne s’applique qu’à partir du 1er décembre 2023.

• Après le premier rappel, vous disposerez d'au moins 14 jours calendrier pour payer.
• Pendant cette période d'attente, aucun frais supplémentaire ne peut être facturé.
• Ce n'est qu'après cette période que l'entreprise peut réclamer des indemnités ou des intérêts de retard.

Si votre contrat concerne la fourniture régulière de biens ou de services, par exemple un abonnement mensuel, d’autres règles s’appliquent :

• vous avez droit à trois rappels gratuits par an en cas de factures impayées ;
• à partir du quatrième rappel, l’entreprise peut facturer des frais avec un maximum de 7,50 euros, plus des frais postaux éventuels.

Si la facture reste impayée après ce premier rappel, des indemnités et intérêts de retard peuvent s’ensuivre, mais ceux-ci sont strictement encadrés par la loi.

Attention : pour les contrats d’énergie, de télécommunication et de fourniture d’eau, des règles spécifiques peuvent s’appliquer en cas de non-paiement.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre site internet pour plus d’informations.

4. Pouvez-vous refuser de recevoir une facture par voie électronique ?

Cela dépend de votre contrat. Si vous concluez un contrat dans lequel vous acceptez qu’une facture électronique vous soit envoyée, vous ne recevrez pas de version papier et vous ne pourrez pas refuser la facture électronique. L'entreprise doit, bien entendu, le communiquer clairement afin que vous puissiez y consentir en toute connaissance de cause.

Si vous avez l’habitude de recevoir une facture papier et que vous recevez soudainement une version électronique sans l'avoir explicitement approuvée, vous pouvez la contester. En outre, il est interdit à un fournisseur d'augmenter unilatéralement le prix simplement parce que vous refusez de recevoir les factures par voie électronique.

Attention : pour la facturation entre entreprises (B2B), il sera obligatoire de facturer uniquement par voie électronique à partir de janvier 2026.

5. Que faire si l'entreprise prétend que la facture a été envoyée mais que vous ne l'avez pas reçue ?

Vérifiez d'abord si l'adresse postale ou électronique donnée est correcte. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez contacter l'entreprise afin qu'elle corrige vos données et lui demander de ne pas vous compter de frais supplémentaires.

Attention : les conditions générales stipulent souvent que vous êtes tenu d'informer l'entreprise auprès de laquelle vous avez souscrit un abonnement ou un contrat en cours d'un déménagement ou d'un changement de vos coordonnées, par exemple votre adresse électronique.

Si vous ne trouvez pas d’accord, vous pouvez contester la lettre de rappel par écrit. L'entreprise devra en tenir compte et devra être en mesure de réfuter cet argumentaire avant de pouvoir vous facturer des frais. Si le litige persiste, vous pouvez tenter de trouver une solution en vous adressant au Service de Médiation pour le Consommateur.

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