Circulaire 2025/C/70 relative aux indemnités de séjour forfaitaires pour voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours

L'Administration générale de la Fiscalité – Impôt des personnes physiques a publié ce 27/10/2025 la Circulaire 2025/C/70 relative aux indemnités de séjour forfaitaires pour voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours.

Montants applicables à partir du 01.08.2025 et précisions en ce qui concerne la durée minimale d’un voyage de service à l’étranger et les jours de départ et de retour.

ANNEXES : 2

Table des matières

I. Introduction

II. Discussion

1. Généralités

2. Nouveaux montants d’indemnités de séjour forfaitaires journalières

3. Précision quant à la durée minimale d’un voyage de service à l’étranger

4. Précision en ce qui concerne les jours de départ et de retour

III. Entrée en service

IV. Annexes

I. Introduction

1. Les indemnités forfaitaires pour voyages de service à l’étranger et pour séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs, constituent un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable lorsque qu’elles n’excèdent pas « les indemnités de séjour forfaitaires journalières » fixées, par pays, par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.

Pour les voyages de service à l'étranger, il s'agit des montants de la « catégorie 1 », tandis que pour les séjours professionnels de plus de 30 jours, il s’agit des montants de la « catégorie 2 » (1).

(1) Circulaire 2023/C/61 du 19.06.2023.

2. L’arrêté ministériel du 14.07.2025 (2) du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement fixe des nouvelles indemnités de séjour forfaitaires journalières à partir du 01.08.2025.

(2) Arrêté ministériel du 14.07.2025 portant établissement d'indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d'une mission de service à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales (MB 01.08.2025 – Numac : 2025005855).

Ces nouveaux montants, applicables à partir du 01.08.2025, sont joints en annexe 1 de cette circulaire.

3. Cette circulaire apporte également quelques précisions en ce qui concerne :

- la durée minimale exigée d’un voyage de service à l’étranger ;

- les indemnités qui pour les jours de départ et de retour peuvent être considérées comme des dépenses propres à l’employeur ou à la société.

Ces dispositions sont applicables à partir du 01.01.2025.

II. Discussion

1. Généralités

4. Les travailleurs et les dirigeants d’entreprise qui effectuent une mission à l’étranger pour compte de leur employeur ou société sont souvent confrontés à des frais accessoires liés à ces missions à l’étranger et qui, en principe, devraient être à charge de leur employeur ou société.

Lorsqu'une entreprise octroie à ses travailleurs ou ses dirigeants d'entreprise des indemnités de séjour forfaitaires journalières dans le cadre de telles missions à l'étranger, ces indemnités peuvent, sous certaines conditions et dans des limites déterminées, être considérées comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l'employeur ou à la société.

5. En ce qui concerne les voyages de service à l’étranger (3), les montants des indemnités de séjour forfaitaires journalières fixées par pays pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui appartiennent à la catégorie 1, peuvent, sous certaines conditions, être considérées comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société.

(3) Par voyage de service à l’étranger il convient d’entendre une mission de courte durée à l’étranger, plus précisément avec un maximum de 30 jours calendrier.

6. En ce qui concerne les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs, les montants des indemnités de séjour forfaitaires journalières fixées par pays pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui appartiennent à la catégorie 2, peuvent, sous certaines conditions, être considérés comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société.

7. Les conditions et le régime fiscal des indemnités forfaitaires journalières qui sont attribuées pour des voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels de plus de 30 jours sont commentés dans la circulaire 2023/C/61 du 19.06.2023.

Un aperçu schématique des conditions relatives aux indemnités de séjour forfaitaires journalières est joint en annexe 2 à la présente circulaire.

2. Nouveaux montants d’indemnités de séjour forfaitaires journalières

8. Par l’arrêté ministériel du 14.07.2025 (4) le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement a fixé de nouvelles indemnités de séjour forfaitaires journalières.

(4) Arrêté ministériel du 14.07.2025 portant établissement d'indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d'une mission de service à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales (MB 01.08.2025 – Numac : 2025005855).

9. Ces nouveaux montants, applicables à partir du 01.08.2025, ont été ajoutés en annexe 1 de cette circulaire.

3. Précision quant à la durée minimale d’un voyage de service à l’étranger

10. Pour les voyages de service dont l’aller et le retour s’effectuent au cours de la même période de 24 heures, il avait été déterminé que le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière (catégorie 1) était pris en considération comme dépense propre à l’employeur ou à la société lorsque l’absence est d’au moins 10 heures (5).

(5) N° 9, deuxième tiret, de la circulaire 2023/C/61.

Il est précisé que cette durée minimale de 10 heures n’est plus exigée à partir du 01.01.2025.

11. Exemple

Anne effectue pour le compte de son employeur un voyage de service aux Pays-Bas où elle représentera son employeur lors d’une conférence à Breda. Elle part le mardi 26.08.2025 à 8 heures d’Anvers (son lieu fixe de travail). Elle revient le jour même, après avoir terminé sa mission et arrive à 17h30 à Anvers. Elle ne reçoit aucune autre indemnité (comme des chèques-repas, par exemple).

Dans cet exemple, une indemnité de 103 euros peut être considérée comme une indemnité non imposable.

4. Précision en ce qui concerne les jours de départ et de retour

12. Pour les voyages de service dont la durée est supérieure à 24 heures et pour les séjours professionnels de plus de 30 jours, il avait été décidé que 50 % de l'indemnité de séjour forfaitaire journalière pour les jours de départ et de retour étaient considérés comme une dépense propre à l'employeur ou à la société (6). Aucune réduction en pourcentage ne devait être appliquée à ces indemnités de demi-journée (7).

(6) N° 20 de la circulaire 2023/C/61.
(7) Sont visées ici, les réductions de pourcentage applicables sur les indemnités de séjour forfaitaires journalières lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur ou la société et que ceux-ci comprennent également certains repas ou menues dépenses – voir n° 18 de la circulaire 2023/C/61.

13. Il est précisé que l’indemnité de séjour forfaitaire journalière ne doit plus être divisée par deux pour les jours de départ et de retour.

Sur les indemnités de séjour « entières » relatives aux jours de départ et de retour, des réductions en pourcentage doivent bien être appliquées lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur ou la société et que ceux-ci comprennent également certains repas ou menues dépenses.

Ces dispositions sont applicables à partir du 01.01.2025.

Exemples

14. Exemple 1

Marc effectue pour le compte de son employeur un voyage de service à Paris. Il part le lundi 01.09.2025 de Bruxelles (son lieu fixe de travail) et revient le jeudi 04.09.2025. Il ne reçoit aucune autre indemnité (comme des chèques-repas, par exemple).

L'indemnité suivante peut être considérée comme une indemnité non imposable : 4 jours x 95 euros/jour = 380 euros.

Explication :

- Les montants de catégorie 1 s’appliquent puisqu’il s’agit d’un voyage de service à l’étranger.

- Pour la France, le montant maximal de la catégorie 1 sera de 95 euros par jour à partir du 01.08.2025. Ce montant maximal ne devra plus être divisé par deux pour les jours de départ et de retour.

15. Exemple 2

Lara est envoyée par son employeur en Espagne et au Portugal pour réaliser une étude de marché. Elle part le 01.09.2025 de Bruxelles (son lieu fixe de travail) pour l'Espagne, où elle séjourne à Madrid. Le petit-déjeuner et le dîner sont compris dans les frais de logement pris en charge par l'employeur.

Le 21.09.2025, elle part pour le Portugal où elle séjourne à Lisbonne. Le petit-déjeuner est inclus dans les frais de logement. Le 09.10.2025 elle est de retour en Belgique.

Elle ne reçoit aucune autre indemnité (comme des chèques-repas, par exemple).

Les indemnités suivantes peuvent être considérées comme indemnité non imposable :

- 21 jours (01.09.2025 jusqu’au 21.09.2025 inclus) x (45 euros – 45 % (45 euros)) = 519,75 euros ;

- 18 jours (22.09.2025 jusqu’au 09.10.2025 inclus) x 43 euros = 774,00 euros ;

- Total : 1.293,75 euros.

Explication :

- Les montants de la catégorie 2 s'appliquent puisqu'il s'agit d'un séjour professionnel à l'étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs.

- Pour l'Espagne, le montant maximal de la catégorie 2 s'élève à 45 euros par jour à partir du 01.08.2025. Aucune réduction de moitié ne doit être appliquée pour le jour du départ (01.09.2025). Le montant maximal doit toutefois être réduit de 45 %, car les frais de dîner sont inclus dans les frais de logement pris en charge par l'employeur. Dans le cas d'un voyage de service dans plusieurs pays, le lieu de la dernière nuitée est pris en compte pour les 24 heures suivantes. Pour le 21.09.2025, c'est donc le montant espagnol qui s'applique (total : 21 jours).

- Pour le Portugal, le montant maximal de la catégorie 2 s'élève à 43 euros par jour à partir du 01.08.2025. Aucune réduction en pourcentage ne doit être appliquée. Il n'y a pas non plus lieu d'appliquer une réduction de moitié pour le jour du retour. Le montant portugais peut donc être accordé à hauteur de 100 % du 22.09.2025 au 09.10.2025 (total : 18 jours).

III. Entrée en service

16. Les nouveaux montants publiés par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement sont applicables à partir du 01.08.2025.

17. Les dispositions relatives à la durée minimale requise d'un voyage de service et aux jours de départ et de retour, commentées aux n° 10 à 15 de la présente circulaire, sont applicables à partir du 01.01.2025.

IV. Annexes

18. Annexe 1 : la liste des indemnités forfaitaires journalières de catégorie 1 et de catégorie 2, fixées par pays par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement applicables à partir du 01.08.2025.

Annexe 2 : aperçu schématique actualisé des indemnités forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs (applicables à partir du 01.01.2025).

Réf. interne : 746.101