La TVA sur un ticket de carburant en Belgique est-elle récupérable? Oui! Mais dans quelles les conditions?

Pour les entreprises en Belgique, la récupération de la TVA sur les dépenses professionnelles est une manière importante de gérer les coûts et d’améliorer la trésorerie. Le carburant constitue souvent une part significative de ces dépenses. La récupération de la TVA sur un ticket de carburant nécessite une compréhension précise des règles et conditions imposées par l’administration fiscale belge, notamment celles spécifiées dans la circulaire Circ. 9/1983. Cette FAQ vous guide à travers les principales étapes et conditions pour récupérer correctement la TVA sur un ticket de carburant en Belgique.

TVA sur le carburant

Qu’est-ce que la TVA sur le carburant et quel est son taux en Belgique?

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt indirect perçu sur la vente de biens et services. En Belgique, le taux de TVA applicable sur le carburant est de 21%.

Conditions de récupération de la TVA

Quelles sont les conditions pour récupérer la TVA sur un ticket de carburant?

Pour récupérer la TVA sur un ticket de carburant, plusieurs conditions doivent être remplies, conformément à la circulaire Circ. 9/1983 :

1. Usage professionnel : Le carburant doit être utilisé exclusivement pour des activités professionnelles. Si le véhicule est utilisé à des fins privées et professionnelles, seule la partie correspondant à l’utilisation professionnelle est éligible pour la récupération de la TVA.
2. Montant maximum : Le montant de la livraison ne doit pas dépasser 61,97 EUR TVA incluse (anciennement 2 500 BEF dans le texte de la circulaire).
3. Ticket conforme : Le ticket de carburant doit comporter toutes les mentions légales requises, notamment :
   1. Le montant de la livraison, qui ne doit pas dépasser 61,97 EUR TVA incluse.
   2. Le ticket doit être délivré immédiatement pour constater une livraison de carburant uniquement (et non d’autres produits).
   3. La mention « TVA 21% incl. » doit apparaître (anciennement « 25% dans le texte de la circulaire »).
   4. La désignation du client peut être remplacée par le numéro de la carte de carburant utilisée (anciennement « Bancontact » dans le texte, mais cela s’applique également à toute autre carte de carburant actuelle).
4. Facturation et enregistrement :
   1. Les factures simplifiées doivent être inscrites au facturier de sortie du fournisseur, conformément aux dispositions de la circulaire no 81/1970.
   2. L’assujetti doit pouvoir prouver qu’il est titulaire de la carte dont le numéro figure sur la facture (par exemple au moyen d’un extrait de compte délivré par son organisme financier).
5. Limitation de récupération : La TVA incluse dans le montant est récupérable dans les limites de 50% de la quotité professionnelle pour les véhicules mixtes (véhicules non-utilitaires).

Facture simplifiée, ticket carburant et circulaires

Qu’est-ce qu’une facture simplifiée et quel est son contexte dans le cas des tickets de carburant?

Une facture simplifiée est un document fiscal qui contient moins d’informations qu’une facture complète mais qui est toujours valable pour la récupération de la TVA sous certaines conditions. En Belgique, une facture simplifiée peut être émise pour des ventes de faible montant (moins de 125 EUR TVA incluse) ou pour certaines transactions spécifiques, comme les ventes de carburant. Pour les tickets de carburant, une facture simplifiée doit contenir :

• Le nom et l’adresse du fournisseur.
• Le numéro de TVA du fournisseur.
  
• La date de la transaction.
  
• La description de la nature des biens (carburant) fournis.
  
• La quantité de carburant.
  
• Le montant total payé, y compris la TVA.
  
• La mention du taux de TVA applicable (21%).
  
• Le numéro de la carte de carburant utilisée, en lieu et place de la désignation directe du client.

Comment la circulaire Circ. 9/1983 se rapporte-t-elle à l’utilisation de factures simplifiées pour la récupération de la TVA sur les tickets de carburant?​

La circulaire Circ. 9/1983 précise les conditions dans lesquelles une facture simplifiée, telle qu’un ticket de carburant, est acceptable pour la récupération de la TVA. Les principaux points incluent :

• Montant maximum : La circulaire stipule que le montant de la livraison ne doit pas dépasser 61,97 EUR TVA incluse.
• Émission immédiate : La facture simplifiée doit être délivrée immédiatement pour attester d’une livraison de carburant uniquement.
• Mentions obligatoires : La facture simplifiée doit comporter des mentions spécifiques, notamment le montant total, le taux de TVA, et le numéro de la carte de carburant utilisée.

Cette circulaire est cruciale car elle valide l’utilisation de tickets de carburant comme factures simplifiées acceptables pour la récupération de la TVA, sous réserve de respecter les conditions spécifiques énumérées.

Procédure de récupération de la TVA

Comment procéder pour récupérer la TVA sur un ticket de carburant?

1. Collecte des justificatifs : Conservez soigneusement tous les tickets de carburant répondant aux critères mentionnés ci-dessus.
2. Enregistrement comptable : Enregistrez chaque ticket de carburant dans votre comptabilité, en s’assurant que chaque entrée comporte toutes les informations requises.
3. Déclaration de TVA : Lors de la déclaration périodique de TVA, incluez le montant de la TVA récupérable sur les tickets de carburant dans la section appropriée. La déclaration de TVA se fait généralement de manière trimestrielle ou mensuelle selon la taille et la nature de votre entreprise.
4. Archivage : Conservez tous les tickets de carburant et les preuves de paiement pour une période minimale de sept ans. Cela est nécessaire en cas de contrôle fiscal.

Cas particuliers

Quels sont les cas particuliers à prendre en compte?

1. Véhicules de société utilisés à des fins privées : Si un véhicule de société est utilisé à des fins privées, la TVA récupérable doit être proportionnée à l’utilisation professionnelle. Par exemple, si le véhicule est utilisé à 60% pour des activités professionnelles, seule 60% de la TVA sur le carburant peut être récupérée.
2. Frais de carburant pour les employés : Si une entreprise rembourse les frais de carburant à ses employés, ces remboursements doivent être justifiés par des tickets de carburant conformes aux exigences légales pour pouvoir récupérer la TVA.

Exemple concret

Pouvez-vous donner un exemple concret de récupération de la TVA sur un ticket de carburant?

Supposons que vous avez un ticket de carburant pour un montant total de 60 EUR, dont 10,42 EUR de TVA. Les informations suivantes sont présentes sur le ticket : le nom de la station-service, le numéro de TVA, la date, la quantité de carburant, et le montant total avec et sans TVA, ainsi que le numéro de la carte de carburant utilisée.

1. Enregistrement : Vous enregistrez ce ticket dans votre comptabilité comme une dépense de carburant de 49,58 EUR (60 EUR - 10,42 EUR) et une TVA récupérable de 10,42 EUR.
2. Déclaration : Lors de votre prochaine déclaration de TVA, vous incluez les 10,42 EUR de TVA récupérable, en tenant compte de la limitation de récupération à 50% pour les véhicules mixtes si applicable.
3. Archivage : Vous archivez le ticket et la preuve de paiement pour une période de sept ans.

Conseils et recommandations

1. Automatisez la collecte des tickets : Utilisez des cartes carburant professionnelles qui fournissent des factures mensuelles conformes aux exigences fiscales pour simplifier la collecte des justificatifs.
2. Formation des employés : Assurez-vous que les employés comprennent l’importance de conserver les tickets de carburant et de les soumettre rapidement.
3. Vérification régulière : Effectuez des vérifications régulières pour vous assurer que tous les tickets de carburant répondent aux critères nécessaires pour la récupération de la TVA.
4. Consultation d’un expert : En cas de doute ou pour optimiser votre processus de récupération de la TVA, n’hésitez pas à consulter un expert-comptable ou un conseiller fiscal.

En suivant ces conseils et en respectant les règles établies par la circulaire Circ. 9/1983, les entreprises peuvent récupérer efficacement la TVA sur les tickets de carburant, réduisant ainsi leurs coûts et améliorant leur gestion financière.

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Références

• Code des sociétés et des associations (CSA)
• Arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés (AR)
• Code des impôts sur les revenus (CIR)
• Circulaire Circ. 9/1983
• Circulaire n° 1 du 14.02.1986