L'assemblée générale annuelle des sociétés peut avoir lieu numériquement

L'assemblée générale annuelle des actionnaires d'une société ou d'une ASBL est une réunion qui se tient généralement en avril et en mai. Il y est notamment question de la nomination ou de la révocation des administrateurs. En outre, l'assemblée générale des actionnaires est le moment idéal pour examiner et approuver les comptes annuels et le rapport annuel. L’arrêté royal a été publié hier soir au Moniteur belge.

De nombreuses entreprises et associations désireuses d’organiser une assemblée virtuelle ou de voter à distance n'ont pas nécessairement inclus cette possibilité dans leurs statuts. C'est la raison pour laquelle le Vice-Premier ministre et ministre de la Justice, Koen Geens, a prévu trois options.

Soit :

1. Reporter la réunion. Pour certains délais légaux, un report de dix semaines est accordé, comme l'obligation de tenir l'assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l'exercice annuel ou encore l'obligation de déposer les comptes annuels auprès de la Banque nationale dans les sept mois suivant la clôture de l'exercice.
2. Organiser l’assemblée par voie numérique ou par écrit. Par écrit, l’assemblée peut éventuellement être organisée via un support vidéo ou de téléconférence. Pour que l’assemblée soit valide, les membres doivent pouvoir délibérer, prendre la parole et exercer leur droit de vote. Cela est également possible par téléphone ou par vidéoconférence, en combinaison avec le courrier électronique pour l'échange de documents écrits, par exemple.
3. Tenir la réunion physiquement, tout en respectant la distance sociale. Les participants doivent pouvoir poser des questions. Les personnes dans l’incapacité d’y participer peuvent donner une procuration de vote à quelqu'un.

Le Vice-Premier ministre et ministre de la Justice, Koen Geens : « Les hôpitaux et les centres de soins résidentiels ont actuellement d'autres préoccupations que celle de l'assemblée générale annuelle. Toute personne qui entreprend en Belgique doit pouvoir le faire dans les meilleures conditions possibles. C'est pourquoi nous offrons une sécurité juridique et, à l’instar d'autres pays, nous introduisons temporairement certains assouplissements concernant l'assemblée générale annuelle, sans perdre de vue les droits des membres ».

Selon les chiffres de Statbel, la Belgique comptait 631.819 entreprises en 2017, employant 2.871.948 personnes. Les chiffres de la Banque-carrefour des entreprises faisaient également état de quelque 150.247 organismes sans but lucratif, dont 97 % étaient des ASBL.

Le Vice-Premier ministre et ministre de la Justice, Koen Geens : « Le régime proposé s'applique aux assemblées générales ordinaires, spéciales et extraordinaires. Ce dernier point est particulièrement important cette année car de nombreuses sociétés et associations avaient l'intention d'adapter leurs statuts au Code des sociétés et des associations, qui est devenu applicable à toutes les sociétés et associations existantes le 1er janvier 2020. Même si elles ont encore jusqu'au 1er janvier 2024 pour modifier leurs statuts, la plupart d’entre elles choisissent de le faire dès cette année ».

Source : Koen Geens