L’automatisation comptable : oserez-vous adopter cette tendance qui va un cran plus loin ?

Evidemment! L’automatisation comptable est une innovation incontournable pour le secteur. La disparition des métiers du chiffre n’est toujours pas au programme, car l’automatisation va simplement prendre en charge à 100% certains processus manuels répétitifs au moyens de logiciels sécurisés et automatisés. On parle alors de « robotisation comptable ».

Les intérêts sont bien entendu multiples, nous citerons outre le gain de temps considérable : la diminution des erreurs, l’allègement des tâches rébarbatives et la possibilité de travailler sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Mais attention, pour être efficaces, les systèmes de saisie comptable automatique doivent avoir été bien implémentés. Il est donc généralement recommandé de choisir un logiciel qui a fait ses preuves.

Concrètement, que proposent aujourd’hui les solution comptable « up-to-date » au niveau de l’automatisation des processus?

Le tableaux des tâches généré automatiquement

L’objectif du tableau des tâches de la fiduciaire est de disposer d’une vue immédiate sur tous les documents à traiter. Le principe est simple, cette application se charge automatiquement de trouver les différents documents inhérents à chaque dossier qui ont été digitalisés par le client, la banque ou les secrétariats sociaux.

A l’ouverture de son application, le comptable découvre un tableau divisé en différentes sections telles que :

- Nom du dossier

- Date de dernière mise à jour

- Les différents types de documents à traiter (factures, CODA, SODA, e-FFF,…)

Le comptable peut ensuite cliquer directement dans le tableau pour arriver à l’endroit exact où le document doit être traité.

Chaque collaborateur de la fiduciaire dispose de son propre tableau des tâches. C’est également lui qui va choisir quels dossiers il souhaite mettre dans son tableau.

Pour profiter de ce type d’application il faut évidemment être un minimum avancé dans la digitalisation du bureau comptable : la fiduciaire doit disposer d’une solution de reconnaissance et d’un service offload*. L’application sera encore plus performante si le comptable dispose également d’une plateforme d’échange, des CODA et des SODA.

* L’Offlload Service est un service qui se charge de télécharger les documents, de les mettre à disposition du comptable et d’effectuer le comptage de ce qui est disponible.

Les automates

Ce type d’application avance encore d’un cran. Lié au tableau de tâches et au service d’Offload, il est désormais possible d’activer l’automatisation (automate) de certaines fonctionnalités. L’objectif de cette “automatisation” est d’exécuter une série de tâches en arrière plan sans aucune manipulation du comptable comme par exemple :

- Le téléchargement automatique des documents dans l’application de reconnaissance

- L’injection de factures de vente à partir d’autres applications

- L’injection automatique des fichiers CODA

- L’envoi automatique des données vers un outil de reporting

Pour donner un exemple concret il n’est plus nécessaire d’injecter manuellement les fichiers CODA un à un dans chaque dossier. Ils sont automatiquement injectés dans tous les dossiers pour lesquels l’automatisation de l’injection des fichiers CODA a été activée.

On imagine rapidement le gain de temps généré par ces deux applications. Dans la première, tout est centralisé et les statuts sont clairement identifiés de manière totalement automatique. Plus besoin d’aller chercher dans les mails, différents fichiers ou applications si tel ou tel document est arrivé. Dans l’autre, toutes une série de manipulations sont tout simplement automatisées tout en gardant évidemment la possibilité de contrôler et corriger.

WinBooks a déjà implémenté ces innovations dans ces programmes et affiche une vision super optimiste pour la profession

comme nous l’explique Pierre Borremans, co-fondateur de cette solution belge :

« A nos yeux, la digitalisation et aujourd’hui l’automatisation sont des opportunités uniques pour permettre aux fiduciaires de demain de se réinventer et d'enrichir leur offre. D’une part les bureaux comptables ont la possibilité de servir davantage de clients avec le même nombre d’employés. En découle logiquement une hausse du chiffre d’affaire. D’autre part, ils peuvent tirer profit de données détaillées que leur apportent la digitalisation et l’automatisation. En d’autres termes, ils peuvent devenir des collaborateurs haut de gamme pour leurs clients : avec le temps gagné et contre rémunération, ils proposeront des services en matière de conseil notamment avec les nouveaux outils de reporting. N’oublions pas en outre que rien ne remplacera le fait d’écouter ses clients, d’être attentif à ses besoins: cet aspect humain qui caractérise la relation comptable-client. »