Le fonctionnement à distance des organes des sociétés et des associations

I. INTRODUCTION – L’ARRETE ROYAL N° 4

1.

Le Code des sociétés et des associations prévoit un ensemble de règles concernant le fonctionnement à distance des organes des personnes morales.

Ces dispositions sont toutefois mises sous tension par les effets de la pandémie Covid-19 et les contraintes imposées par les obligations de confinement et de respect de la distanciation sociale.

Afin de pallier les effets préjudiciables au fonctionnement des organes des personnes morales, le gouvernement a pris le 9 avril 2020 un arrêté royal de pouvoirs spéciaux dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19[1] (ci-après : « l’arrêté royal n° 4 »).

2.

L’article 4, alinéa 3 de l’arrêté royal n° 4 précise que « [l]es dispositions du présent chapitre mettent en place un régime optionnel. Les entités visées à l’article 5, alinéa 1er, qui choisissent de ne pas faire usage de l’une ou de l’autre des options ainsi offertes se conforment intégralement au régime qui leur serait autrement applicable en la matière ».

Lorsque la personne morale décide d’appliquer les dispositions optionnelles de l’arrêté royal n° 4, celles-ci sont impératives car elles s’appliquent nonobstant toute disposition statutaire contraire . [2]

3.

Ratione temporis, les mesures prises par l’arrêté royal n° 4 s’appliquent rétroactivement depuis le 1er mars 2020 jusqu’au 3 mai 2020 inclus, mais cette période peut être prolongée par le Roi s’il apparaît à ce moment que la pandémie ne permet toujours pas une application normale des règles de réunion. [3]

Ce régime s’applique à :

• toutes les réunions qui sont convoquées entre le 1er mars et le 3 mai 2020, ce qui signifie qu’une réunion convoquée avant le 3 mai 2020 peut être tenue conformément aux dispositions de l’arrêté royal même si elle a lieu après cette date ;
• toutes les réunions qui doivent être tenues entre le 9 avril 2020, jour de la publication au Moniteur belge, et le 3 mai 2020 ;
• toutes les réunions qui auraient dû être tenues entre le 1er mars et le jour de la publication au Moniteur belge le 9 avril 2020, en application d’une règle légale ou statutaire mais qui n’ont pas été tenues, par exemple en raison de l’incertitude sur la manière de tenir la réunion en toute sécurité [4].

Par contre, les dispositions de l’arrêté royal n° 4 ne concernent pas les réunions des organes qui ont eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l’entrée en vigueur de cet arrêté royal.

4.
Ratione personae, le système provisoire mis en place s’applique

• (i) à toute société, association et personne morale régie par le CSA ou destinée à être régie par le CSA à l’issue de la période transitoire ,
• (ii) à tout organisme de placement collectif revêtant la [5] forme contractuelle [6] et
• (iii) aux personnes morales constituées par ou en vertu d’une loi ou d’un règlement particulier, pour autant qu’elles disposent d’un organe d’administration ou d’une assemblée générale [7].

5.

La présente contribution propose un état des règles du CSA applicables aux réunions à distance des organes collégiaux des personnes morales ainsi que des modalités optionnelles temporaires permises par l’arrêté royal n° 4.

L’on examinera donc ci-dessous :

• le régime des convocations électroniques des réunions des organes ;
• les règles relatives à la tenue à distance des réunions des organes collégiaux ;
• la possibilité de report des assemblées générales.

II. CONVOCATION ELECTRONIQUE DES ORGANES

II.A. Règles générales

6.

Les communications électroniques à la personne morale ne peuvent valablement intervenir que si celle-ci dispose d’une adresse électronique « officielle » qui est soit [8] mentionnée dans l’acte constitutif ou les statuts, soit adoptée par l’organe d’administration et publiée [9].

7.

Les communications de la personne morale à ses associés, actionnaires, membres ou titulaires d'un titre émis par une société ou d'un certificat émis avec la collaboration d'une société, peuvent intervenir par écrit physique10 ou même électroniquement à condition que son destinataire ait communiqué à la personne morale une adresse électronique [11].
Il est précisé que « le cas échéant, l'adresse électronique peut être remplacée par un autre moyen de communication équivalent » {12}, de sorte que les communications électroniques peuvent revêtir la forme d’un SMS ou d’un message Whats’app ou de tout autre moyen équivalent, à la condition que le destinataire du message ait indiqué à la société qu’il souhaitait communiquer selon ce canal.

8.

L’article 2:32, CSA est supplétif et s’applique depuis le 1er janvier 2020, à moins que les statuts n’écartent spécifiquement l’application des dispositions qu’il instaure conformément à la règle de droit transitoire selon laquelle « les dispositions supplétives

du Code des sociétés et des associations ne deviennent applicables que si elles ne sont pas écartées par des clauses statutaires » [13].

Rien ne s’oppose donc à ce que, dans les conditions énoncées à l’article 2:32, CSA, les réunions de l’organe d’administration ou des assemblées générales soient convoquées électroniquement, pour autant que la convocation électronique remplisse son but d’informer les membres de l’organe d’administration ou des assemblées générales des lieu, jour et heure de la réunion et que la documentation nécessaire soit communiquée.

II.B. Dispositions temporaires Covid-19

9.

En ce qui concerne la convocation aux assemblées générales, l’article 6, § 6 de l’arrêté royal n° 4 prévoit le régime suivant, allégeant le régime des convocations :

• les sociétés cotées sont dispensées de toute obligation de communiquer par courrier ordinaire la convocation et les autres documents qui doivent être mis à la disposition des actionnaires et des autres personnes ayant le droit de les recevoir, ou de tenir ces documents à leur disposition au siège de la société ;
• les sociétés non cotées communiquent les documents conformément à l’article 2:32, du Code des sociétés et des associations, à l’exception de l’alinéa 4 de cet article.

Cela signifie que dans ces sociétés, les convocations sont expédiées par courrier ordinaire aux personnes qui ont le droit d’assister à l’assemblée générale et qui ne disposent pas d’une adresse électronique communiquée à la société et l’obligation de joindre des documents à ces convocations est temporairement supprimée.

10.
Toute convocation à une assemblée générale, déjà publiée ou envoyée lors de l’entrée en vigueur de l’arrêté royal n° 4, peut être modifiée pour mettre en œuvre les dispositions particulières de cet arrêté royal ou pour modifier le lieu de l’assemblée générale, sans que les formalités de convocation et de participation à l’assemblée générale s’appliquent à nouveau [14].

Cette modification est annoncée par communiqué de presse en ce qui concerne les sociétés cotées et « par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances » en ce qui concerne les autres personnes morales [15].

III. TENUE A DISTANCE DES REUNIONS DES ASSEMBLEES GENERALES ET DES ORGANES COLLEGIAUX D’ADMINISTRATION

III.A. Règle générale de délibération des organes collégiaux

11.

L’article 2:41, CSA, énonce comme règle générale que :

« A défaut de dispositions contraires des statuts, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s'appliquent aux collèges et assemblées prévus par le présent code, sauf si celui-ci en dispose autrement ».

Les règles applicables à la tenue des assemblées collégiales sont en conséquence les suivantes :

• en premier lieu, l’on vérifie que la loi ne contient pas une disposition impérative ;
• en deuxième lieu, l’on analyse les statuts pour déterminer si une règle particulière de fonctionnement de l’assemblée est prévue. Dans l’affirmative et pour autant qu’elle ne soit pas contraire à une disposition impérative de la loi, cette règle est applicable ;
• en troisième lieu, si rien n’est prévu dans les statuts, l’on recherche si la loi prévoit une disposition supplétive. Dans l’affirmative, cette disposition supplétive de la loi est applicable ;
• en quatrième lieu, si rien n’est prévu dans les statuts et dans la loi, l’on se réfère au règlement de la Chambre des représentants et à celui du Sénat.

En ce qui concerne le fonctionnement de l’organe d’administration, une cinquième étape s’insère entre les étapes 2 et 3 : si rien n’est prévu dans les statuts et s’il existe un règlement d’ordre intérieur [16], l’on examine ce règlement et, s’il comporte une disposition qui n’est pas contraire aux statuts et à la loi, cette disposition est applicable.

Ceci n’est cependant pas d’application au fonctionnement de l’assemblée générale, l’article 2:59, alinéa 1 , 3°, CSA interdisant expressément que le règlement d’ordre intérieur contienne des dispositions « touchant (...) à l'organisation et au mode de fonctionnement de l'assemblée générale » [17].

III.B. Tenue à distance des réunions de l'organe d'administration

III.B.1. Règle générale

12.

Aucune disposition des chapitres consacrés à l’administration des SRL, SC, SA, ASBL, AISBL, fondations et formes européennes de sociétés n’interdit que les réunions de l’organe d’administration se tiennent électroniquement.

Les seules conditions à remplir sont :

• que cette possibilité soit prévue dans les statuts ou dans le règlement d’ordre intérieur car, à défaut, le CSA est d’application.
  Or, le Code impose une « réunion » [18] des membres des organes collégiaux d’administration et il résulte de l’économie des textes cités qu’il s’agit d’une réunion physique des membres de l’organe d’administration ;
• que le principe de collégialité – qui impose une interaction et un débat – soit respecté [19].

III.B.2. Dispositions temporaires Covid-19

13.

La nécessité d’une habilitation statutaire (ou dans le règlement d’ordre intérieur) pour tenir électroniquement les réunions des organes d’administration est neutralisée par l’article 8, alinéa 2, in limine, de l’arrêté royal n° 4, dans des termes particulièrement clairs :

« Toute réunion d’un organe d’administration collégial peut, même en l’absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo. (...)».

14.

Lorsqu’il s’agit d’une décision de l’organe d’administration qui doit être constatée par acte authentique, outre la présence physique du notaire, seule suffit la comparution physique du mandataire dûment habilité ou de toute autre personne désignée par l’organe d’administration en vertu d’une procuration [20].

Il s’agit notamment des hypothèses d’une augmentation de capital selon la technique de l’émission d’actions par l’organe d’administration dans les SRL [21] ou du capital autorisé dans les SA [22], de la constatation de la réalisation d’une émission d’actions nouvelles ou d’une augmentation de capital non concomitante à la souscription des actions nouvelles ou à la décision d’augmenter le capital [23], de la constatation de la réalisation de capital par conversion d’obligations convertibles en actions [24], de la constatation des démissions ou exclusions à charge du patrimoine social dans les SRL [25], des décisions relatives aux fusions ou scissions de sociétés[26].

III.B.3. Décision par écrit

15.

En droit commun, les décisions de l’organe d’administration collégial d’une personne morale peuvent être prises par consentement unanime de l’ensemble des membres, exprimé par écrit, à l’exception des seules décisions exclues par les statuts [27].

16.

L’article 8, alinéa 1er de l’arrêté royal n° 4 autorise « nonobstant toute disposition statutaire contraire » que les décisions de l’organe d’administration soient prises du consentement unanime de ses membres exprimé par écrit « ou par tout autre moyen de communication visé à l’article 2281 du Code civil28 ».

III.A. Tenue à distance des assemblées générales [29]

III.A.1. Règles générales

III.A.1.a. Sociétés par actions

17.

Des règles particulières sont prévues par le CSA permettant de participer à distance à l’assemblée générale dans les SRL, SC et SA, aux conditions suivantes :

• cette possibilité doit être prévue dans les statuts [30] ;
• la convocation à l'assemblée générale doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance, prévues par les statuts ou en vertu de ceux-ci [31] ;
• les modalités suivant lesquelles il est constaté qu'un titulaire de titres participe à l'assemblée générale par un moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré comme présent, doivent être définies par les statuts ou en vertu de ceux-ci [32] ;
• la société doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l'identité du titulaire de titres, de la manière définie par les statuts ou en vertu de ceux-ci [33] ;
• le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux titulaires de titres de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et, en ce qui concerne les actionnaires, d'exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer [34]. Le Code ne prévoit donc pas que les participants à distance puissent être actifs dans les discussions en intervenant ou en posant des questions [35] ;
• le procès-verbal de l'assemblée générale doit mentionner les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote [36].

18.

Les membres du bureau de l'assemblée générale, l'organe d'administration et le cas échéant le commissaire ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par voie électronique [37], ce qui implique qu’il n’est pas permis de tenir une assemblée générale de manière purement électronique et qu’au moins les personnes citées doivent se réunir physiquement.

III.A.1.b. ASBL et AISBL

19.

La participation à distance à l’assemblée générale des ASBL n’est pas prévue par les dispositions du Livre 9, CSA et cette faculté n’était d’ailleurs pas prévue dans la loi du 27 juin 1921.

Il était néanmoins admis que la participation à distance des membres était permise [38] pour autant

• (i) qu’elle soit prévue dans les statuts et
• (ii) qu’elle permette le débat, au motif que « si l’on admet la représentation par mandataire, l’on doit admettre a fortiori la vidéo-conférence » [39].

Ces règles ne sont pas remises en question par le CSA.

20.

Par identité de motifs, la même règle doit être admise pour les AISBL pour autant que les statuts le prévoient. Les statuts d’une AISBL doivent d’ailleurs contenir « les attributions, le mode de convocation et le mode de décision de l'assemblée générale de l'AISBL, ainsi que les conditions dans lesquelles ses résolutions sont portées à la connaissance des membres » [40].

III.A.2. Dispositions temporaires COVID-19

21.

L’arrêté royal n° 4 prévoit deux mécanismes permettant la participation à distance aux assemblées générales :

• la généralisation de la possibilité d’une tenue électronique de l’assemblée générale ;
• la participation à l’assemblée obligatoirement par mandataire ;

L’objectif poursuivi est de « permettre la poursuite de l’assemblée, mais selon des modalités compatibles avec les mesures prises en réponse à la pandémie Covid-19, tout en permettant aux actionnaires et aux membres d’exercer leur droit de vote et de poser des questions » [41].

22.

Ces mécanismes présentent les caractéristiques communes suivantes :

• il peut être recouru à l’un de ces mécanismes même en l’absence de toute disposition statutaire : la règle est donc impérative ;
• l’initiative d’y recourir revient à l’organe d’administration ;
• ces mécanismes sont optionnels ; ils n’empêchent pas d’utiliser les procédures décrites dans les statuts, pour autant qu’elles soient possibles en fonction de la situation sanitaire.

III.A.2.a. Généralisation de la possibilité de tenue électronique de l’assemblée générale

23.

L’article 6, § 2, alinéa 2 de l’arrêté royal n° 4 autorise toutes les personnes morales visées à l’article 5,1° de cet arrêté42 à « mettre à disposition des participants à toute assemblée générale un moyen de communication électronique tel que visé à l’article 7:137 du Code des sociétés et des associations en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations ».

L’article 7:137, CSA organise une faculté d’assister à distance à l’assemblée, que les personnes autorisées à participer à l’assemblée utilisent ou non ; rien n’empêche donc ces personnes d’y participer physiquement, même si la possibilité d’y assister par voie électronique est organisée.

Pour le reste, le Rapport au Roi précise que « [l]es principes généraux qui valent pour les assemblées générales disposent que pour se réunir valablement, les actionnaires ou membres doivent pouvoir délibérer, prendre la parole et exercer leur droit de vote. Le

respect de ces principes est également possible par liaison téléphonique ou vidéo, combinée à l’e-mail pour l’échange de documents écrits » [43].

24

L’arrêté royal n° 4 organise tant la participation proprement dite à l’assemblée générale et l’exercice du droit de vote que le droit d’interpellation du conseil d’administration par les actionnaires.

III.A.2.b. La participation obligatoirement par mandataire

III.A.2.b.(i) Participation à l’assemblée et exercice du droit de vote

25.

La méthodologie retenue par l’arrêté royal n° 4 consiste à énoncer, à l’article 6, § 1 , le

principe selon lequel :

« L’organe d’administration peut imposer, même en l’absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :

1° en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance ; et
2° en donnant une procuration avant l’assemblée générale, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n’y déroge pas ».

Le Rapport au Roi confirme qu’il s’agit d’une « combinaison » des deux modalités [44].

L’organe d’administration ne peut donc imposer le vote à distance sans imposer en même temps la participation à l’assemblée par mandataire ; les deux modalités sont cumulatives, ce que confirme la préposition « et » placée entre le 1° et le 2° de cet article.

26.

Pour assurer l’effectivité de ce mécanisme, l’arrêté royal précise :

• que les modalités du vote à distance sont celles reprises dans les statuts ou, à défaut, celles de l’article 7:146, CSA qui contient les règles supplétives du vote à distance que le CSA n’organise que pour les SA, étendues pour l’occasion à toutes les autres
  formes de personnes morales sauf en ce qu’elles sont spécifiques aux SA [45].
  Parmi ces modalités, figure la mise à disposition par la personne morale d’un formulaire de vote soit sur le site internet de la société, soit en le communiquant aux personnes disposant d’un droit de vote, par exemple en le joignant à la convocation ;
• que le formulaire de vote et celui de procuration pourront être envoyés par tous moyens, en ce compris par l’envoi d’un courrier électronique accompagné d’une copie numérisée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée.
  Dans les sociétés cotées, ces documents doivent parvenir à la société au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale. En ce qui concerne les autres personnes morales, l’organe d’administration peut imposer que ces documents parviennent à la personne morale au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale.
• que l’organe d’administration peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne, « dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts prévues par le Code des sociétés et des associations ou, le cas échéant, prévues par d’autres lois ou règlements particuliers si celles-ci s’appliquent ».
  Le rapport au Roi justifie cette atteinte à la liberté de choix du mandataire par les nécessités de lutter contre la pandémie et d’éviter la réunion physique de nombreuses personnes [46]. Ceci permet donc qu’un seul mandataire assiste à l’assemblée générale.
  Lorsque le mandataire a été désigné avec des instructions de vote avant la publication de l’arrêté royal n° 4 mais qu’il ne s’agit pas du mandataire autorisé dont la désignation par l’organe d’administration intervient en exécution de l’arrêté royal n° 4, cette procuration est prise en compte sans qu’il soit nécessaire que ce mandataire soit présent [47] ;
• que le mandataire n’est autorisé à exercer le droit de vote pour compte de l’actionnaire ou du membre qu’à la condition qu’il dispose d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour [48].

27.

Au cas où elle ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées, la personne morale peut interdire toute présence physique d’actionnaires, de membres ou d’autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée, ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l’assemblée générale [49].

La personne morale ne peut en revanche interdire la participation physique des membres du bureau de l'assemblée générale, de l'organe d'administration, de la ou des personne(s) désignée(s) pour recevoir les procurations et, le cas échéant, du commissaire [50].

Par contre, ceux-ci peuvent valablement participer à distance à l’assemblée générale et remplir leurs fonctions relatives à l’assemblée générale de cette manière [51], contrairement au régime du CSA, sans que la personne morale soit obligée d’organiser leur participation à distance comme elle y est tenue à l’égard des actionnaires, des membres ou de toute autre personne ayant le droit d’assister à l’assemblée.

28.

Lorsqu’il s’agit d’une assemblée générale dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, outre le notaire, doivent comparaître physiquement au moins : soit un seul membre de l’organe d’administration, soit le ou les mandataire(s) imposé(s) par l’organe d’administration en vertu de l’article 6, § 1 , 2° de l’arrêté royal n° 4.

III.A.2.b.(ii) Exercice du droit d’interpellation de l’organe d’administration par les actionnaires et membres

29.

Le droit d’interpellation des actionnaires fait l’objet d’une réglementation particulière adaptée pour les personnes morales qui mettent en œuvre la procédure de l’article 6, § 1er de l’arrêté royal n° 4 (supra, n° 25) ; ainsi :

• ➢ la personne morale peut imposer :
  • que seules des questions écrites lui soient posées [52] ;
  • que les actionnaires ou membres communiquent leurs questions au plus tard le
    quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale [53] ;
• l’organe d’administration répond à ces questions [54] :
  • par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale mais avant le vote, ou
  • oralement lors de l’assemblée générale s’il choisit (i) d’organiser une diffusion en direct ou en différé de l’assemblée, accessible à toute personne ayant le droit de participer à l’assemblée générale, ou (ii) d’organiser l’assemblée générale par
    vidéoconférence ou par conférence téléphonique ;
• les réponses écrites de l’organe d’administration sont faites obligatoirement sur le site internet des sociétés cotées [55] et, pour les autres personnes morales, « de manière à ce [que la publication] soit raisonnablement portée à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale » [56].

Le Rapport au Roi précise en outre que « [l]es entités qui choisissent l’option d’une assemblée générale avec un seul mandataire, sont bien entendu encouragées à entretenir le dialogue avec leurs actionnaires ou membres, par exemple en répondant après l’assemblée aux questions de leurs actionnaires ou membres qui sont liées à l’agenda de l’assemblée mais auxquelles il n’a pas été répondu le jour de l’assemblée. Il se peut en effet par exemple que les réponses données lors de l’assemblée générale suscitent de nouvelles questions pertinentes » [57].

III.A.3. Décisions par écrit

30.

Le CSA permet de prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent du pouvoir des assemblées générales des sociétés, à l’exception de celles qui doivent être reçues par acte authentique, auquel cas il n’est pas requis de procéder aux formalités de convocation [58].

Comme sous le régime antérieur, rien n’est toutefois prévu pour les associations et la doctrine estimait que cette pratique était interdite compte tenu du caractère impératif des textes légaux qui supposent une réunion de membres [59]. Ces règles ne sont pas affectées par l’arrêté royal n° 4.

IV. REPORT DES ASSEMBLEES ET DE CERTAINS DELAIS LEGAUX

31.

La seconde option permise par l’arrêté royal n° 4 consiste à reporter les assemblées générales et certains délais légaux jusqu’à ce que la situation soit redevenue normale.

Il n’est cependant pas prévu de prolonger les délais de report des assemblées en cas d’allongement de la durée de validité de l’arrêté royal n° 4 ; il s’agit donc uniquement d’un report permettant de tenir la réunion ultérieurement, conformément aux règles en vigueur [60].

Il est également précisé que « [p]our l’application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l’assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée ». Les formalités de convocation devront donc être recommencées.

32.

L’organe d’administration peut reporter l’assemblée générale ordinaire [61].

Cette faculté est également permise si l’assemblée a déjà été convoquée, mais à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés par communiqué de presse en ce qui concerne les sociétés cotées et « par le moyen le plus

approprié compte tenu des circonstances » en ce qui concerne les autres personnes morales [62].

Si l’assemblée n’a pas encore été convoquée, ce report doit également être annoncé de la même manière.

33.

Les personnes morales concernées bénéficient d’un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux, tels l’obligation de tenir l’assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l’exercice et de déposer les comptes annuels et d’autres documents auprès de la BNB dans les sept mois suivant la clôture de l’exercice [63].

34.

L’organe d’administration peut reporter à la date de son choix toute autre assemblée générale déjà convoquée lors de l’entrée en vigueur de l’arrêté royal n° 4, en respectant les règles d’information des personnes ayant le droit de participer à ces assemblées, décrites supra, n° 32.

Ce report n’est cependant pas permis pour les assemblées convoquées

• (i) en cas d’application de la procédure de la sonnette d’alarme si l’actif net est négatif ou
• menace de le devenir, ou en cas de convocation de l’assemblée à la demande
• (ii) de 10 % des actionnaires ou
• (iii) du commissaire [64].

Dans ces cas, la société peut appliquer la première option visée à l’article 6 de l’arrêté royal n° 4 et tenir l’assemblée générale à distance.

V. CONCLUSION

35.

Les règles de fonctionnement à distance des organes collégiaux des personnes morales sont assouplies et adaptées aux contraintes de la lutte contre les effets de la pandémie Covid-19.

Ce test grandeur nature constitue une opportunité en vue d’améliorer de manière durable la digitalisation du fonctionnement des entreprises.

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1 Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, Mon. b., 9 avril 2020, p. 25780.
2 P. BOSSARD, CSA – Examen systématique du nouveau droit des sociétés non cotées et des associations, Limal, Anthémis, 2020, pp. 832-833, n° 1647.

3 Article 4, alinéa 1 , de l’arrêté royal n° 4.

4 Article 9, alinéa 2 de l’arrêté royal n° 4.

5 Soit les SNC, SRL, SC, SA, ASBL, AISBL, FP, FUP, SE, SCE, PPEU, FPEU et GEIE, ainsi que les personnes

morales dont la forme sociale disparaît à terme mais qui n’ont pas encore adapté leurs statuts au CSA,

soit les S. Comm, SPRLU, SPRLS, SCRL, SCRIS, SCA, GIE, S. Agr., Unions professionnelles, Fédérations

d’unions professionnelles.

6 Article 5, alinéa 1 , 1°, de l’arrêté royal n° 4.

7 Article 5, alinéa 1 , 2 °, de l’arrêté royal n° 4.

8 Article 2:31, alinéa 1 , CSA.

9 Article 2:31, alinéa 6, CSA.

10 Article 2:32, alinéa 7, CSA.

11 Article 2:32, alinéa 1 , CSA.

12 Article 2:32, alinéa 3, CSA. 13 er er

13 Article39, §1 , alinéa1 , de la loi du 23 mars 2019.

14 Article 6, § 5, de l’arrêté royal n° 4.

15 Article 6, § 5, alinéas 2 et 3 de l’arrêté royal n° 4.

16 Article 2:59, CSA.

17 Sauf dans les SC dans lesquelles le fonctionnement de l’assemblée générale peut être organisé par un règlement d’ordre intérieur « approuvé par une décision prise dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts » (Article 6:69, § 2, CSA).
18 Article 5:75, CSA pour les SRL ; article 6:63, CSA pour les SC ; article 7:95, CSA pour les SA ; article 9:9, CSA pour les ASBL.

19 J.-A. DELCORDE et M. BERNAERTS, « La société coopérative : points essentiels », Le nouveau droit des sociétés et des associations – Analyse critique et modèles de clauses commentées, Bruxelles, Larcier, 2019, pp. 362 -363, n° 13 et 14.

20 Article 8, alinéa 2, in fine, de l’arrêté royal n° 4.

21 Article 5:137, § 1 , alinéa 4, et § 2, CSA.

22 Article 7:185, CSA.

23 Articles 5:126 et 7:186, CSA.

24 Articles 5:127 et 7:187, CSA.

25 Articles 5:127 et 7:187, CSA.

26 Articles 12:31, 12:44, 12:54, 12:68, 12:74, 12:84 et 12:116, § 9, CSA.

27 Articles 5:75, CSA pour les SRL, 6:63, CSA pour les SC, 7:95, 7:113 et 7:114, CSA pour les SA, 9:9, CSA pour les ASBL, 10:9, CSA pour les AISBL si les statuts le prévoient et 11:10, CSA pour les fondations.

28 L’article 2281 du Code civil vise les télégrammes, télex, télécopies, courriers électroniques ou tout autre moyen de communication qui se matérialise par un document écrit chez le destinataire.
29 L’on ne traite pas dans ce chapitre des règles relatives à la tenue à distance de l’assemblée générale des obligataires car, d’une part, cette assemblée n’est pas un organe de la société (P. BOSSARD, CSA – Examen systématique du nouveau droit des sociétés non cotées et des associations, Limal, Anthémis, 2020, p. 449, n° 839) et, d’autre part, la participation à distance des obligataires à l’assemblée générale des obligataires est organisée de la même manière que la participation à distance des actionnaires, le CSA renvoyant systématiquement aux règles y afférentes.
30 Article 5:89, § 1 , alinéa 1 , in limine, CSA pour les SRL, article 6:75, § 1 , alinéa 1 , in limine pour les SC et article 7:137, § 1 , alinéa 1 , in limine, CSA pour les SA.

31 Article 5:89, § 1 , alinéa 4, CSA pour les SRL, article 6:75, § 1 , alinéa 4 pour les SC et article 7:137, §1 , alinéa 4, CSA pour les SA.

32 Article 5:89, § 1 , alinéa 5, CSA pour les SRL, article 6:75, § 1 , alinéa 5 pour les SC et article 7:137, §1 , alinéa 5, CSA pour les SA.

33 Article 5:89, § 1 , alinéa 2, in limine, CSA pour les SRL, article 6:75, § 1 , alinéa 2, in limine pour les SC et article 7:137, § 1 , alinéa 2, in limine, CSA pour les SA.

34 Article 5:89, § 1 , alinéa 3, in limine, CSA pour les SRL, article 6:75, § 1 , alinéa 3, in limine pour les SC et article 7:137, § 2, alinéa 3, in limine, CSA pour les SA.
35 A.-P. ANDRE-DUMONT et L. CLOQUET, « L’assemblée générale de la SRL », La société à responsabilité limitée, Bruxelles, Larcier, 2019, p. 214, n° 33.

36 Article 5:89, § 1 , alinéa 6, CSA pour les SRL, article 6:75, § 1 , alinéa 6 pour les SC et article 7:137, §1 , alinéa 6, CSA pour les SA.

37 Article 5:89, § 1 , alinéa 7, CSA pour les SRL, article 6:75, § 1 , alinéa 7 pour les SC et article 7:137, §1 , alinéa 7, CSA pour les SA.

38 M. COIPEL, M. DAVAGLE et V. SEPULCHRE, ASBL, Larcier, Bruxelles, 2017, p. 607, n° 739.

39 P. T’KINT, Le droit des ASBL, t. 1, Aspects civils et commerciaux, Bruxelles, Larcier, 2013, p. 215, n° 3.3.1.3.2.

40 Article 2:5, § 3, alinéa 2 renvoyant à l’article 2:10, § 2, 6°, CSA.

41 Rapport au Roi précédant l’arrêté royal n° 4, Commentaire de l’article 6, Mon. b., 9 avril 2020, p. 25770.

42 Soit les sociétés et personnes morales régies par le CSA ainsi que les Organismes de Placement Collectif revêtant une forme contractuelle.

43 Rapport au Roi précédant l’arrêté royal n° 4, Commentaire de l’article 6, Mon. b., 9 avril 2020, p. 25772.

44 Rapport au Roi précédant l’arrêté royal n° 4, Commentaire de l’article 6, Mon. b., 9 avril 2020, p. 25770.

45 Article 6, § 1 , alinéa 2 de l’arrêté royal n° 4.
46 Rapport au Roi précédant l’arrêté royal n° 4, Commentaire de l’article 6, Mon. b., 9 avril 2020, pp. 25770 et 25771.
47 Article 6, § 1 , alinéa 5 de l’arrêté royal n° 4.

48 Article 6, § 2, alinéa 3, in fine, de l’arrêté royal n° 4. 49 er

49 Article 6, § 2, alinéa 1 , de l’arrêté royal n° 4. 50 er

50 Article 6, § 2, alinéa 1 , in fine, de l’arrêté royal n° 4.

51 Article 6, § 4, de l’arrêté royal n° 4.

52 Article 6, § 3, alinéa 1 , de l’arrêté royal n° 4.

53 Article 6, § 3, alinéa 2 de l’arrêté royal n° 4.

54 Article 6, § 3, alinéa 3 de l’arrêté royal n° 4.

55 Article 6, § 3, alinéa 4 de l’arrêté royal n° 4.

56 Article 6, § 3, alinéa 5 de l’arrêté royal n° 4.

57 Rapport au Roi précédant l’arrêté royal n° 4, Commentaire de l’article 6, Mon. b., 9 avril 2020, p. 25771.

58 Articles 5:85, CSA pour les SRL, 6:71, CSA pour les SC et 7:133 pour les SA.

59 M. COIPEL, M. DAVAGLE et V. SEPULCHRE, ASBL, Larcier, Bruxelles, 2017, p. 608, n° 740.

60 Rapport au Roi précédant l’arrêté royal n° 4, Commentaire de l’article 7, Mon. b., 9 avril 2020, p. 25772.

61 Article 7, § 1er de l’arrêté royal n° 4.

62 Article 7, § 1 , alinéa 3 de l’arrêté royal n° 4.

63 Article 7, § 2, alinéa 1 , 1° à 3° de l’arrêté royal n° 4.

64 Article 7, § 3, alinéa 1er de l’arrêté royal n° 4.