L’efficacité récompensée

Dans un bureau efficace, tous les collaborateurs savent à quoi donner la priorité du jour pour un résultat optimal, tout est facturé correctement et en temps utile, vous avez toutes les données des clients sous la main (peu importe l’heure ou l’endroit où vous vous trouvez), vos clients paient en temps et en heure et tout va comme sur des roulettes.

Ce billet de blog vous donne 5 conseils pour améliorer l’efficacité de votre bureau en un minimum de temps et d’effort !

Standardisez

De nombreuses tâches reviennent régulièrement et doivent être répétées pour différents clients. Analysez ces tâches : quelles sont les principales sources d’erreurs ? Qu’est-ce qui est long ou fastidieux ? Toutes les étapes sont-elles vraiment nécessaires ?

Sur la base de vos conclusions, rédigez pour chaque tâche une feuille de route décrivant chronologiquement et en détail les étapes à suivre. L’objectif visé : dans 80 % des cas, ces tâches pourront être traitées en respectant la feuille de route standardisée.

Les avantages de la standardisation :

• Les nouveaux collaborateurs sont plus vite opérationnels
• Les dossiers peuvent être plus facilement transférés entre collaborateurs
• La qualité reste élevée et constante

Automatisez

Un certain nombre des processus standards pourront certainement aussi être standardisés. Pensez aux contrôles automatiques des paiements via CODA, à l’envoi automatique de rappels de paiement aux payeurs moins ponctuels, à l’enregistrement automatique du temps consacré à chaque tâche, …

Utilisez des outils qui intègrent des fonctions de notification, à l’approche d’échéances par exemple, de manière à pouvoir intervenir en temps utile.

Déléguez

Déléguer, c’est bon pour vous, mais aussi pour vos collaborateurs. Vous leur donnez ainsi des responsabilités qui leur permettent de grandir et de développer de nouvelles compétences. Veillez toutefois à garder l’œil sur qui fait quoi. Pour ce faire, je vous conseille d’utiliser un outil automatisé !

Facturez

Si vous travaillez plus efficacement, mais que vous facturez sur une base horaire, le bénéfice de tous vos efforts disparaît dans les poches de vos clients ! Ce n’est probablement pas le but recherché ;-)

La facturation horaire est une mauvaise idée pour différentes raisons : non seulement vous vous bridez, mais vous mécontentez aussi vos clients !

• Vos clients n’ont aucune idée du temps que prennent les tâches que vous accomplissez pour eux. De ce fait, ils peuvent penser que vous faites traîner les choses pour gonfler vos factures.
• Vos clients savent aussi qu’une facturation horaire récompense en réalité l’inefficacité : plus vous travaillez lentement, plus vous pouvez facturer.

Il est préférable d’opter pour une facturation par abonnement ou forfait. Si vous avez consigné le temps consacré à chaque client jusqu’ici, vous pouvez utiliser ces données pour calculer un forfait juste. Les prestations extraordinaires pourront toujours faire l’objet d’une facturation séparée. Votre client saura également mieux à quoi s’attendre.

Un bureau efficace en moins d’une demi-journée

Syneton possède 17 années d’expérience dans l’organisation administrative de bureaux comptables en Belgique. Cette expérience se fonde sur les activités que nous avons déployées (et que nous déployons toujours) dans des bureaux de toute envergure, du plus petit au plus grand. Il va sans dire que nous implémentons dans nos logiciels les situations rencontrées sur le terrain. C’est donc avec une grande fierté que je vous présente notre dernier né : AdminPulse.

AdminPulse vous permet de démarrer rapidement une gestion de bureau efficace. Fini les travaux inutiles ! Place à la facturation en temps utile, la gestion des débiteurs sans souci, l’application des meilleures pratiques, le respect de toutes les échéances et un logiciel rapidement opérationnel !

Ce logiciel intuitif et convivial a été spécialement développé pour les bureaux comptables, les experts-comptables et les reviseurs d’entreprise. La version disponible depuis le 30 mai s’adresse surtout aux indépendants et aux petits bureaux. Nous continuons à développer de nouveaux modules et des extensions de manière à ajuster la solution aux besoins des petits et des grands bureaux. Pour rester au courant, jetez régulièrement un coup d’œil sur https://adminpulse.be/

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