1. La présente circulaire traite, dans le contexte du télétravail, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, des conséquences en matière d'impôts sur les revenus dans le chef des travailleurs :

- du remboursement par l’employeur des frais suivants supportés par le travailleur :

* frais de bureau ;

* frais relatifs à du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique ;

* frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés ;

* frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé ;

*frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner propres sans ordinateur privé ;

- de la mise à disposition par l'employeur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.

Pour l'application de la présente circulaire, le terme « travailleur » doit également s'entendre comme « fonctionnaire public » et le terme « employeur » comme « autorité publique ».

2. La présente circulaire dépasse donc la problématique du télétravail dans le contexte de la pandémie du COVID-19.

3. La présente circulaire intègre des circulaires antérieures et les abroge à compter de son entrée en vigueur. Il s'agit des circulaires suivantes :

- la circulaire Ci.RH.241/616.975 (AGFisc 2/2014) du 16.01.2014 relative à

* la mise à disposition par l’employeur d’un ordinateur et/ou d'une connexion et d'un abonnement internet

* l'intervention de l'employeur pour l'utilisation d'une connexion internet, d'un abonnement internet et d’un ordinateur privés ;

- la circulaire 2020/C/100 du 14.07.2020 relative à l’indemnité forfaitaire de télétravail.

II. CHAMP D’APPLICATION

A. Travailleurs

4. Par télétravail, il y a lieu d'entendre toute forme d'organisation et/ou de réalisation de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

La notion de « locaux » doit être considérée ici dans un sens large et comprend les activités des travailleurs exercées normalement chez les clients ou sur un autre site (par exemple dans un bureau satellite de l’employeur, c’est-à-dire un local décentralisé de l’employeur ou un local que l’employeur met à disposition du travailleur).

5. La présente circulaire concerne le télétravail effectué dans des locaux privatifs du travailleur. Le travail effectué dans un bureau satellite de l’employeur ne constitue pas du télétravail. Un bureau satellite est en effet considéré comme appartenant aux locaux de l’employeur (voir n° 4).

Exemple 1

Un travailleur qui preste normalement un jour par semaine dans un bureau satellite de l’employeur, remplace ce jour par un jour de télétravail. Cette situation tombe sous l’application de la présente circulaire.

Exemple 2

Un travailleur choisit de travailler un jour par semaine dans un bureau satellite de l’employeur. Ceci ne constitue pas du télétravail et cette situation ne tombe donc pas sous l’application de la présente circulaire.

6. La présente circulaire concerne le télétravail qui est organisé dans le cadre de journées de travail normales.

Elle ne règle donc pas la problématique des travailleurs qui travaillent chez eux en dehors des heures normales de travail (p. ex. le soir ou le week-end).

B. Dirigeants d’entreprise

7. Le régime traité dans la présente circulaire ne peut pas être appliqué aux dirigeants d’entreprise visés à l’art. 32, CIR 92.

8. Les dirigeants d’entreprise ont en effet souvent la possibilité de faire supporter directement par l’entreprise de nombreux frais. Cela ne signifie pas qu’ils ne peuvent pas revendiquer de remboursement de dépenses propres à l’entreprise.

Un remboursement de dépenses propres à l'entreprise peut ainsi être effectué sur base de pièces justificatives ou forfaitairement sur base de normes sérieuses et concordantes. Cela doit être examiné au cas par cas.

Le remboursement forfaitaire de dépenses basé sur des normes sérieuses et concordantes peut faire l'objet d'une demande de décision anticipée auprès du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale (SDA).

C. Régimes spéciaux

9. Le régime traité dans cette circulaire ne peut pas non plus être appliqué aux travailleurs soumis à des régimes spéciaux comme par exemple les cadres étrangers, le « salary split » (scission de la rémunération pour les travailleurs qui prestent dans plusieurs pays pour le même employeur), etc.

Pour ces régimes spéciaux, la règle veut que l'octroi éventuel de remboursements forfaitaires de frais basés sur des normes sérieuses et concordantes soit examiné au cas par cas.

Cela peut faire l'objet d'une demande de décision anticipée auprès du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale (SDA).

III. REMBOURSEMENT DE DÉPENSES PROPRES À L’EMPLOYEUR

A. Généralités

10. En principe, toutes les indemnités obtenues en raison à l’occasion de l’activité professionnelle sont imposables en tant que rémunérations de travailleur.

Lorsqu’un employeur accorde une indemnité à un travailleur, cette indemnité ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable (1) que si l’employeur peut apporter la double preuve :

- que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;

- que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

(1) Article 31, alinéa 2, 1°, in fine, CIR 92.

11. L'employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux.

12. Les indemnités forfaitaires qui constituent un remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. Sur la fiche n° 281.10 (revenus 2020), en regard de la rubrique b) du cadre 27 « renseignements divers », la mention « OUI - normes sérieuses » doit être reprise.

Compte tenu de l'importance du remboursement non imposable de dépenses propres à l'employeur dans le cadre du télétravail, le montant total des indemnités devra toujours, à partir de l'année de revenus 2022, être mentionné dans le cadre « renseignements divers » de la fiche n° 281.10, en plus des informations déjà demandées.

Ce principe sera d’application générale à partir de l'année de revenus 2022 pour tous les remboursements de dépenses propres à l'employeur et sera étendu à la fiche n° 281.20.

13. Les bénéficiaires de remboursements de dépenses propres à l’employeur sont tenus, dans le cas où ils justifient leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l'impôt sur les revenus, de déduire ces indemnités forfaitaires de leurs frais professionnels réels, dans la mesure où ces indemnités se rapportent à ces frais.

14. Les dépenses propres à l'employeur remboursées sur base d’un montant forfaitaire ne peuvent plus être prises en charge par l’employeur sur base de pièces justificatives réelles.

B. Indemnité forfaitaire de bureau

1. CONDITIONS

1.1. Généralités

15. L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau (voir aussi les n° 30-44, pour ce qui concerne l’interprétation de la notion de frais de bureau).

16. Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 129,48 euros par mois (2) (à partir du 01.04.2020 – auparavant, c’était 126,94 euros) aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail.

(2) Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal de 129,48 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois.

17. Ce montant de 129,48 euros par mois est basé sur celui que l'ONSS accepte à titre de remboursement de frais dans le cadre du télétravail structurel et régulier. Sur le plan fiscal, on accepte également ce montant ainsi que son évolution. Ce montant n’est donc pas soumis aux règles d’indexation fiscales.

18. L'administration accepte l'octroi de ce forfait à condition que le travailleur effectue du télétravail régulièrement et structurellement et que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais de bureau (p. ex. lorsque l'employeur prend en charge une partie des frais d'électricité).

19. Lorsque le montant mensuel octroyé est supérieur au montant maximum et qu'aucune pièce justificative n'est fournie pour justifier la hauteur de ce montant, la partie imposable de l'indemnité, à savoir la partie de l'indemnité dépassant le montant maximum, est soumise au précompte professionnel et doit être mentionnée à titre de rémunération sur la fiche n° 281.10 des travailleurs concernés. Le montant qui peut bien être accepté comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur doit, à partir de l’année de revenus 2022, être mentionné sur la fiche n° 281.10 dans le cadre « renseignements divers ».

20. En cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement. Si un travailleur à temps partiel effectue effectivement du télétravail de manière structurelle et régulière (voir n° 23), l’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire de bureau maximale, indépendamment du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.

21. Le montant de l’indemnité forfaitaire de bureau peut également être payé pendant les congés annuels ordinaires.

22. L'employeur peut faire une distinction quant à l'indemnité de bureau octroyée sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le télétravail est organisé. Si les conditions d'octroi de l'indemnité forfaitaire de bureau sont remplies, une telle différenciation ne constitue pas en soi un problème.

Toutefois, s’il est constaté que cette différenciation vise à accorder à un membre spécifique du personnel une indemnité de frais plus élevée sans qu’une justification suffisante existe pour cela, ou qu'une « catégorie de personnel » est définie dans ce même but, cela ne sera pas accepté.

Dans ce cas, l’indemnité forfaitaire de frais sera considérée comme une rémunération imposable.

Toutefois, si la double preuve est apportée que l’indemnité :

- est destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur

- et a été effectivement consacrée à de tels frais,

l’indemnité peut quand même être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur.

1.2. Télétravail structurel et régulier

23. On entend ici par télétravail structurel et régulier :

- l'équivalent d'une journée de travail par semaine (p. ex., une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.

24. Exemples

Exemple 1

Un travailleur travaille à temps plein.

Pour éviter l'heure de pointe du matin, un travailleur preste chaque jour les deux premières heures de sa journée normale de travail depuis son domicile. Il continue le reste de ses heures de travail au bureau.

Ces deux premières heures de la journée de travail entrent en considération pour l’appréciation du télétravail structurel et régulier.

Exemple 2

L'employeur met en place un système de rotation dans lequel les travailleurs sont répartis en groupes et chaque groupe effectue du télétravail pendant une semaine par mois et travaille au bureau pendant les autres semaines.

Les travailleurs travaillent à la maison pendant l'équivalent d'une journée de travail par semaine.

Il s'agit de télétravail structurel et régulier.

Exemple 3

Un travailleur travaille à temps partiel à 50 %.

Le travailleur n’effectue du télétravail que 2 journées de travail sur une base mensuelle.

Il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier.

Dans ce cas, l’indemnité forfaitaire de bureau ne vaut pas.

Le remboursement ne peut alors être considéré comme une indemnité de frais non imposable qu'à condition que la double preuve soit apportée que l’indemnité sert à couvrir des frais propres à l’employeur et qu’elle a été effectivement consacrée à ces frais.

L'employeur peut toutefois déterminer cette indemnité de manière forfaitaire, lorsque le montant est fixé selon des normes sérieuses et concordantes. Cette évaluation s’effectue au cas par cas.

En vue d’obtenir une sécurité juridique, l'employeur peut introduire à cette fin une demande de décision anticipée auprès du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale (SDA).

Exemple 4

Un travailleur travaille à temps partiel à 80 %. Le travailleur preste toujours comme suit : sur les 4 journées de travail par semaine, il effectue 1 journée de télétravail.

Dans cette situation, la condition de télétravail structurel et régulier est remplie.

Exemple 5

Un travailleur, consultant, est actif pour son employeur auprès de divers clients. Il effectue du télétravail pendant une partie de ses heures normales de travail, p. ex. pour remplir des tâches administratives.

Ces heures de télétravail entrent en considération pour l’appréciation du télétravail structurel et régulier.

1.3. Télétravail non structurel

25. Le télétravail non structurel vise toute forme de télétravail qui ne remplit pas la condition qu’au moins l'équivalent d'une journée de travail par semaine est prestée en télétravail.

Sont par exemple visés ici, les travailleurs qui :

- n’effectuent du télétravail que pour quelques heures de leurs heures normales de travail par mois ;

- prestent leurs heures normales de travail sur le lieu de travail ou ailleurs, mais en dehors de celles-ci (p. ex. le soir ou le week-end) effectuent des tâches administratives à domicile ;

- sont absents pendant un mois civil complet (p. ex. en cas de maladie durant le mois complet, congé de maternité, interruption de carrière ou périodes plus longues de chômage technique).

26. Exemples

Exemple 1

Un travailleur qui preste normalement à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours du même mois et a travaillé pendant la 4e semaine pendant 5 jours depuis son domicile.

La condition de télétravail structurel et régulier est ici remplie.

Exemple 2

Un travailleur qui preste normalement à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours du même mois et a travaillé pendant la 4e semaine pendant 5 demi-jours depuis son domicile.

La condition de télétravail structurel et régulier n’est ici pas remplie.

2. CONSÉQUENCES EN CAS DE TÉLÉTRAVAIL NON STRUCTUREL

27. Lorsque les conditions liées au télétravail structurel ne sont pas remplies, l’indemnité forfaitaire de bureau ne s’applique pas (donc pas de pourcentage de celle-ci non plus).

Le remboursement ne peut alors être considéré comme une indemnité non imposable qu’à la condition que l’employeur apporte la double preuve que l’indemnité :

- est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;

- et a été effectivement consacrée à de tels frais.

28. L'employeur peut fixer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives, lorsque leur montant a été établi d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux.

29. L'employeur doit apporter la preuve que le montant forfaitaire a été fixé selon des normes et des critères sérieux et correspond par conséquent à la réalité. Cette évaluation s’effectue au cas par cas.

En vue d’obtenir une sécurité juridique, l'employeur peut introduire à cette fin une demande de décision anticipée auprès du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale (SDA).

3. CUMUL DE L’INDEMNITÉ FORFAITAIRE DE BUREAU AVEC LE REMBOURSEMENT DU PRIX D’ACHAT DE MOBILIER DE BUREAU ET/OU DE MATÉRIEL INFORMATIQUE

30. L'indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau. Il s'agit de tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale.

31. Sont par exemple compris dans l’indemnité forfaitaire de bureau :

- l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;

- les fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;

- les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;

- les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;

- les frais d’entretien ;

- les frais d’assurance ;

- le précompte immobilier ;

- le café, l’eau, les rafraîchissements.

32. Certains employeurs demandent s'il est possible d'intervenir, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau, dans l'achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique financé par le travailleur.

33. Plus précisément, il s'agit du remboursement des éléments suivants (énumération limitative) :

- un siège de bureau ;

- une table de bureau ;

- une armoire de bureau ;

- une lampe de bureau fonctionnelle ;

- un deuxième écran d'ordinateur ;

- une imprimante et/ou un scanner ;

- un clavier ;

- une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) ;

- un casque téléphonique ;

- un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.

Un siège de bureau ergonomique, une table de bureau, une souris, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) peuvent entrer en considération si l’employeur met ce type de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail.

34. L'administration accepte que les remboursements (dans ce cas, en plus de l'indemnité forfaitaire de bureau) de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique précités soient considérés comme un remboursement de dépenses propres à l'employeur, sans que ces remboursements ne doivent être portés en réduction de l'indemnité forfaitaire de bureau, aux conditions suivantes :

- ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles

- ils sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale.

L’employeur doit tenir les pièces justificatives à disposition.

En cas de prestations à temps partiel, le montant de tels remboursements ne doit pas être réduit proportionnellement en fonction du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.

35. Les remboursements ponctuels doivent rester raisonnables.

Concrètement, cela signifie, par exemple, qu'il ne sera pas accepté que les frais totaux pour l’achat d'un siège de bureau soient remboursés chaque année, alors que la durée normale d’utilisation de ce siège de bureau est de 10 ans.

L’employeur n’est toutefois pas obligé d’effectuer le remboursement en une fois. Il peut convenir avec le travailleur de répartir le remboursement sur plusieurs années, par exemple sur la durée d’utilisation normale du siège de bureau.

36. On peut présumer les durées normales d’utilisation suivantes :

- siège de bureau 10 ans ;

- table de bureau : 10 ans ;

- armoire de bureau : 10 ans ;

- lampe de bureau : 5 ans ;

- deuxième écran d’ordinateur : 3 ans ;

- imprimante et/ou scanner : 3 ans ;

- autre périphérique : 3 ans.

37. Lorsque l'activité professionnelle ou le télétravail prend fin avant l’expiration de la durée normale d’utilisation des investissements et que le travailleur ne doit pas rembourser la valeur résiduelle réelle (ou une partie de celle-ci) à l'employeur, la valeur résiduelle réelle de l'investissement (ou la différence entre la valeur résiduelle réelle et le remboursement par le travailleur) doit à ce moment être imposée comme un avantage de toute nature.

38. Ne sont pas visés ici :

- le remboursement d’investissements qui constituent une dépense privée (p. ex. le remboursement d’investissements effectués dans l’habitation du travailleur, tels que le placement de portes ou cloisons, les aménagements de luxe et tout mobilier qui devient immeuble par destination parce qu'ils sont incorporés ou fixés au mur ou au sol).

Un tel remboursement constitue un avantage de toute nature imposable.

- le remboursement de dépenses qui dépassent de manière déraisonnable la nature de frais propres à l'employeur. Cela peut être évalué en les comparant au mobilier de bureau et/ou au matériel informatique que l'employeur met à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail. Tout ce qui excède cela est visé ici

(p. ex. des écrans d'ordinateur extra-larges qui sont plutôt destinés à être utilisés pour des films ou des jeux informatiques, mais qui sont également utilisés pour le télétravail, une lampe de bureau design coûteuse, des sièges de bureau très chers, etc.). La partie qui dépasse de manière déraisonnable le remboursement d’une dépense propre à l'employeur constitue un avantage de toute nature imposable. Cela sera apprécié au cas par cas.

39. Exemple

Un employeur accorde dans le cadre du télétravail une indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois aux travailleurs qui effectuent du télétravail structurel et régulier.

En plus de cette indemnité forfaitaire de bureau, l'employeur rembourse le siège de bureau acheté par le travailleur (il s'agit d'un siège de bureau ordinaire). L’employeur tient les pièces justificatives nécessaires à disposition.

Les deux indemnités peuvent entrer en considération en tant que dépenses propres à l’employeur. Sur la fiche n° 281.10 (revenus 2020), en regard de la rubrique b) du cadre 27 « renseignements divers », la mention « OUI - normes sérieuses et pièces justificatives » doit être reprise.

Pour la fiche n° 281.10 relative à l'année de revenus 2022, l'indication tant du montant de l’indemnité forfaitaire de bureau que du remboursement du siège de bureau, sera également prévue.

Si l'employeur remboursait à nouveau un siège de bureau durant la durée d’utilisation normale, ce remboursement constituerait alors une rémunération imposable.

4. CUMUL DE L’INDEMNITÉ FORFAITAIRE DE BUREAU AVEC UNE MISE À DISPOSITION PAR L’EMPLOYEUR DE MOBILIER DE BUREAU ET/OU DE MATÉRIEL INFORMATIQUE

40. L'administration accepte que la mise à disposition de certains biens qui sont nécessaires pour exercer de manière normale l'activité professionnelle à domicile, ne donne pas lieu à l'imposition d'un avantage de toute nature. Seuls les biens énumérés au n° 33 ci-dessus sont visés ici.

Cette mise à disposition n’a pas d’influence sur le montant de l’indemnité forfaitaire de frais. Celle-ci concerne en effet le remboursement d'autres frais.

41. La mise à disposition de biens qui dépassent de manière déraisonnable les besoins du télétravail (p. ex. une lampe de bureau design coûteuse, etc.) donne bien lieu à un avantage de toute nature imposable. Cela peut être évalué en les comparant au mobilier de bureau et/ou au matériel informatique que l'employeur met à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail. Tout ce qui excède cela est visé ici.

42. Pour ce qui concerne l'utilisation à des fins personnelles d'un PC, d’une tablette, d’une connexion internet, d’un téléphone mobile ou d’un abonnement de téléphonie fixe ou mobile mis gratuitement à disposition, les dispositions des circulaires du 13.12.2017 et du 24.05.2018 (3) relatives à la détermination de l'avantage de toute nature, restent applicables.

(3) Circulaire 2017/C/82 du 13.12.2017 relative aux avantages de toute nature résultant de l'utilisation à des fins personnelles d'un PC, d'une tablette, d'une connexion internet, d'un téléphone mobile ou d'un abonnement de téléphonie fixe ou mobile mis gratuitement à disposition et l’addenda 2018/C/63 du 24.05.2018.

43. Lorsque le travailleur peut conserver les biens mis à sa disposition après la cessation de l’activité professionnelle ou du télétravail, la valeur résiduelle réelle de l'investissement doit à ce moment être imposée comme un avantage de toute nature. Ce montant peut être diminué de la contribution personnelle du travailleur dans l'avantage.

44. Exemple

Un employeur accorde dans le cadre du télétravail une indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois aux travailleurs qui effectuent du télétravail structurel et régulier.

Pour permettre aux travailleurs d’exercer leur activité professionnelle à domicile de manière normale, l'employeur met également à disposition des travailleurs un siège de bureau standard et un deuxième écran.

L’indemnité forfaitaire de bureau peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur. Sur la fiche n° 281.10 (revenus 2020), en regard de la rubrique b) du cadre 27 « renseignements divers », la mention « OUI - normes sérieuses » doit être reprise.

Pour la fiche n° 281.10 relative à l'année de revenus 2022, l'indication du montant sera également prévue (étant donné que dans ce cas le siège de bureau et le deuxième écran sont mis à disposition, seul le montant de l’indemnité forfaitaire de bureau sera mentionné ici).

La mise à disposition du siège de bureau et du deuxième écran dans le cadre du télétravail ne donne pas lieu ici à la détermination d'un avantage de toute nature et il n'y a par conséquent rien à mentionner dans la fiche n° 281.10 à cet égard.

C. Indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés

45. Par « connexion internet », on entend tous les dispositifs liés au branchement du PC sur internet quel que soit le système utilisé (câble téléphonique, ADSL, VDSL, etc.).

46. Par « abonnement internet », on entend la fourniture par un « provider » ou fournisseur d'accès à l’internet.

47. Lorsque l'internet est réellement utilisé par le travailleur dans le cadre du télétravail, l’intervention de l’employeur peut être déterminée forfaitairement jusqu’à un montant maximal de 20 euros (4) par mois. Dans le cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement.

(4) Ce montant n’est pas indexé.

48. L'administration accepte l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais de connexion et d’abonnement internet privés (p. ex. en prenant en charge une partie de la facture relative à l’abonnement internet).

49. Si le montant mensuel accordé est supérieur à 20 euros et qu'aucune pièce justificative pour justifier la hauteur de ce montant n'est fournie, la partie imposable de l'indemnité, à savoir la quotité de l'indemnité qui excède 20 euros, est soumise au précompte professionnel et doit être mentionnée à titre de rémunération imposable sur la fiche n° 281.10 des travailleurs concernés.

Le montant qui peut bien être accepté en tant que remboursement de dépenses propres à l’employeur doit, à partir de l’année de revenus 2022, être mentionné sur la fiche n° 281.10 dans le cadre « renseignements divers ».

50. Exemples :

Exemple 1

Un travailleur effectue du télétravail un jour par semaine et utilise à cette fin son abonnement internet personnel.

L’employeur met à disposition du travailleur un ordinateur, lequel ne peut pas être utilisé à des fins privées.

L’employeur accorde les indemnités suivantes :

- indemnité forfaitaire de télétravail : 129,48 euros par mois ;

- indemnité pour l’abonnement internet : 20 euros par mois.

Ces indemnités peuvent être considérées comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur.

Exemple 2

Un travailleur effectue du télétravail sur base régulière, mais ne remplit pas la condition de télétravail structurel et régulier (l’équivalent d’une journée de travail par semaine, à évaluer sur base mensuelle).

L’employeur accorde une indemnité de 20 euros pour les mois durant lesquels le travailleur utilise son abonnement internet personnel.

Cette indemnité peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur.

D. Indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé, d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels

1. UTILISATION À DES FINS PROFESSIONNELLES D’UN ORDINATEUR PRIVÉ

51. Lorsque l’ordinateur privé est réellement utilisé par le travailleur dans le cadre du télétravail, l’intervention de l’employeur peut être déterminée forfaitairement jusqu’à un montant maximal de 20 euros (5) par mois. Dans le cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement.

(5) ce montant n’est pas indexé.

52. L'administration accepte l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais (p. ex. en prenant en charge une partie du prix d’achat de l’ordinateur ou en fournissant lui-même un pc portable ou une tablette).

53. Si le montant mensuel accordé est supérieur à 20 euros et qu'aucune pièce justificative pour justifier la hauteur de ce montant n'est fournie, la partie imposable de l'indemnité, à savoir la quotité de l'indemnité qui excède 20 euros, est soumise au précompte professionnel et doit être mentionnée à titre de rémunération imposable sur la fiche n° 281.10 des travailleurs concernés.

54. Sont visés ici tous les types d'installations informatiques, à savoir, tant les pc de table (desktop), que les pc portables (laptop) et les tablettes, ainsi que les périphériques et les logiciels nécessaires à l'exercice du télétravail.

55. Il ne peut donc être accordé, en plus de l’indemnité mensuelle d’un montant maximum de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé, aucune indemnité complémentaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un périphérique personnel.

56. Exemples

Exemple 1

Un travailleur effectue du télétravail deux jours par semaine. Pour son télétravail, il utilise son pc portable et son imprimante personnels.

L'employeur lui accorde les indemnités forfaitaires suivantes :

- indemnité de bureau : 129,48 euros par mois ;

- utilisation de son ordinateur et de son imprimante privés : 20 euros par mois.

Ces indemnités peuvent être considérées comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur.

Exemple 2

L’employeur accorde une indemnité de 20 euros pour les mois durant lesquels le travailleur utilise son ordinateur et son imprimante privés.

Cette indemnité peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur.

2. UTILISATION À DES FINS PROFESSIONNELLES D'UN DEUXIÈME ÉCRAN D'ORDINATEUR, D'UNE IMPRIMANTE ET/OU D'UN SCANNER PERSONNELS, SANS ORDINATEUR PRIVÉ

57. Lorsque seul(s) un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner du travailleur (liste limitative) est (sont) utilisé(s) pour l'activité professionnelle (l'ordinateur étant mis à disposition par l'employeur), le forfait de 20 euros pour l'utilisation d'un ordinateur privé n'est pas applicable.

Dans ce cas, il peut être accepté qu'une indemnité de 5 euros (6) par mois et par élément soit accordée pendant une durée maximale de 3 ans.

(6) ce montant n’est pas indexé.

58. Dans ce cas, une limite absolue d’un montant maximal de 10 euros (7) par mois s’applique. Dans le cas de prestations à temps partiel, ces montants maximum ne doivent pas être réduits proportionnellement.

(7) ce montant n’est pas indexé.

59. L'administration accepte l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais relatifs à un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner personnels (p. ex. en prenant en charge une partie du prix d'achat du deuxième écran d'ordinateur, de l’imprimante et/ou du scanner personnels ou en mettant ce matériel à la disposition du travailleur).

E. Conclusion relative au cumul de différentes indemnités forfaitaires pour le télétravail

60. Il ressort de ce qui précède qu’il est accepté que l’employeur accorde, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois (8), les indemnités forfaitaires complémentaires suivantes :

- une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'une connexion et d'un abonnement internet privés (voir aussi l’exemple 1, n° 50), et

- une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques, ou

- une indemnité d’un montant maximal de 10 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé (voir n° 57-59).

(8) Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal de 129,48 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois.

F. L'employeur ne prévoit que des remboursements de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique

61. L’administration accepte que les remboursements de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique (voir n° 33) qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale, soient considérés comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur.

Les règles mentionnées aux n° 33 à 38 s’appliquent également ici.

62. Exemple

Dans le cadre du télétravail, l'employeur ne rembourse que le siège de bureau acheté par le travailleur (il s'agit d'un siège de bureau standard).

Cette indemnité peut entrer en considération en tant que dépenses propres à l’employeur. Sur la fiche n° 281.10 (revenus 2020), en regard de la rubrique b) du cadre 27 « renseignements divers », la mention « OUI - pièces justificatives » doit être reprise.

Pour la fiche n° 281.10 relative à l'année de revenus 2022, l'indication du montant du remboursement du siège de bureau sera également prévue.

Si l'employeur remboursait à nouveau un siège de bureau durant la durée d’utilisation normale, ce remboursement constituerait une rémunération imposable.

IV. L'EMPLOYEUR MET UNIQUEMENT DU MOBILIER DE BUREAU ET/OU DU MATÉRIEL INFORMATIQUE À DISPOSITION

63. Dès lors qu'il s'agit ici d'une mise à disposition du matériel par l'employeur, le travailleur n'est pas propriétaire, ni titulaire du matériel.

64. L'administration accepte que la mise à disposition de certains biens qui sont nécessaires pour exercer l'activité professionnelle à domicile de manière normale, ne donne pas lieu à l'imposition d'un avantage de toute nature. Sont visés ici les biens énumérés au n° 33 ci-dessus.

La mise à disposition de biens qui dépassent de manière déraisonnable les besoins du télétravail (p. ex. une table de bureau design coûteuse, etc.) donne bien lieu à un avantage de toute nature imposable. Cela peut être évalué en les comparant au mobilier de bureau et/ou au matériel informatique que l'employeur met à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail. Tout ce qui excède cela est visé ici.

65. Pour ce qui concerne l'utilisation à des fins personnelles d'un PC, d’une tablette, d’une connexion internet, d’un téléphone mobile ou d’un abonnement de téléphonie fixe ou mobile mis gratuitement à disposition, les dispositions des circulaires du 13.12.2017 et du 24.05.2018 (9) relatives à la détermination de l'avantage de toute nature restent applicables.

(9) Circulaire 2017/C/82 du 13.12.2017 relative aux avantages de toute nature résultant de l'utilisation à des fins personnelles d'un PC, d'une tablette, d'une connexion internet, d'un téléphone mobile ou d'un abonnement de téléphonie fixe ou mobile mis gratuitement à disposition et l’addenda 2018/C/63 du 24.05.2018.

66. Si le travailleur peut conserver les biens mis à sa disposition après la cessation de l’activité professionnelle ou du télétravail, la valeur résiduelle réelle de l'investissement à ce moment doit être imposée comme un avantage de toute nature. Ce montant peut être diminué de la contribution personnelle du travailleur dans l'avantage.

V. RULINGS EN VIGUEUR

67. Cette circulaire ne porte pas atteinte aux rulings qui sont en vigueur au moment de l’entrée en vigueur de la présente circulaire.

VI. ENTRÉE EN VIGUEUR

68. La présente circulaire entre en vigueur à partir du 01.03.2021, étant entendu que l’administration tiendra compte des principes qui y sont repris pour les situations de télétravail qui se sont produites à partir du 01.01.2020.

Source : Fisconetplus