§ 1. Selon le code des douanes de l’Union, le représentant en douane est toute personne désignée par une autre personne pour accomplir auprès des autorités douanières des actes ou des formalités prévus par la législation douanière.

En outre, la loi générale des douanes et accises précise également la notion de représentant en douane. Il s’agit de toute personne physique ou morale qui, à titre professionnel, remplit les formalités douanières à l'importation, l'exportation et au transit en son nom ou au nom d'un mandant mais pour compte d'un mandant et qui est reconnu par l'Administration générale des douanes et accises (AGD&A) comme opérateur économique agréé conformément à la législation européenne ou qui fournit la preuve d'une connaissance suffisante de la réglementation en matière de douane et d'accise.

Le représentant en douane joue un rôle important dans les échanges commerciaux internationaux car sa tâche principale consiste à faciliter les opérations soumises à des formalités douanières. Par sa connaissance approfondie de la législation et des procédures douanières, ainsi que par son expérience, le représentant en douane est capable pour effectuer correctement tout type de formalités permettant l’application de la législation douanière.

La fonction du représentant en douane est principalement réglementée par la législation de l’Union mais les modalités pratiques pour devenir représentant en douane en Belgique ainsi que les obligations liées à cette profession sont réglementées par la législation nationale.

1.2. Champ d'application de la Circulaire

§ 2. Cette Circulaire a pour objectif de présenter l’ensemble des dispositions légales concernant la représentation en douane ainsi que les modalités d’ordre administratif concernant l’application de la législation en la matière.

Plus précisément, la présente Circulaire couvre les types de représentation en douane (point 2) ainsi que les obligations du représentant en douane découlant tant de la législation de l’Union (point 3) que de la législation nationale (point 4). Elle aborde également l’application de la représentation en douane dans le cadre des différents régimes douaniers et des déclarations en douane normales et simplifiées (point 5).

§ 3. Cette Circulaire concerne la représentation en douane telle que prévue à l’article 18, §1 du code des douanes de l’Union et exclut toute disposition relative à la représentation fiscale.

1.3. Dispositions légales

Règlement (UE) n°952/2013 du Parlement européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l'Union (CDU) ;
Règlement Délégué (UE) 2015/2446 de la Commission du 28 juillet 2015 complétant le règlement (UE) n°952/2013 du Parlement Européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l'Union (CDU DA) ;
Règlement d'Exécution (UE) 2015/2447 de la Commission du 24 novembre 2015 établissant les modalités d'application de certaines dispositions du règlement (UE) n°952/2013 du Parlement Européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l'Union (CDU IA) ;
Règlement Délégué (UE) 2016/341 de la Commission du 17 décembre 2015 complétant le règlement (UE) n°952/2013 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne les règles transitoires pour certaines dispositions du code des douanes de l'Union lorsque les systèmes informatiques concernés ne sont pas encore opérationnels et modifiant le règlement délégué (UE) 2015/2446 de la Commission (CDU TDA) ;
Loi générale du 18 juillet 1977 sur les douanes et accises (LGDA) ;
Arrêté royal du 13 mars 2016 établissant les conditions de tenue du registre d'immatriculation des représentants en douane, de la preuve de connaissance suffisante de la réglementation en matière de douane, de TVA et d'accise et de la compétence professionnelle pour l'exercice de la représentation en douane (AR 13/03/16 sur le registre d’immatriculation) ;
Arrêté royal du 13 mars 2016 déterminant les régimes douaniers et les modalités d'application de la représentation directe et indirecte (AR 13/03/16 sur les régimes douaniers et la représentation) ;
Arrêté ministériel du 23 mars 2016 établissant les modalités de la tenue du répertoire du représentant en douane, du décompte et celles relatives au fonctionnement de la représentation en douane (AM 23/03/16) ;
Arrêté ministériel du 11 juillet 2019 fixant la date de mise en œuvre de la deuxième étape en application de l'arrêté royal du 13 mars 2016 déterminant les régimes douaniers et les modalités d'application de la représentation directe et indirecte (AM 11/07/19) ;
Arrêté ministériel du 28 août 2019 portant désignation du fonctionnaire visé à l’article 133 de la loi générale sur les douanes et accises (AM 28/08/19 ?) ;

Autres documents :

Régimes particuliers – Titre VII du CDU : Orientations destinées aux Etats membres et aux opérateurs économiques (TAXUD/A2/SPE/2016/001-Rev 17 (EN)du 24/05/2022) ;
Document d’information – Groupe d’Experts douaniers (section "législation générale") : Représentation en douane dans le cadre de simplifications et de certains régimes particuliers (TAXUD(A2)/LG/dt taxud.a.2(2017)3500081 du 19 juin 2017).

1.4. Définitions

§ 5. Conformément à l’article 5 CDU, on entend par :

"Autorités douanières" : les administrations douanières des États membres chargées de l'application de la législation douanière et toute autre autorité habilitée en droit national à appliquer certaines dispositions douanières ;
"Contrôles douaniers" : les actes spécifiques accomplis par les autorités douanières pour garantir la conformité avec la législation douanière et les autres dispositions régissant l'entrée, la sortie, le transit, la circulation, le stockage et la destination particulière de marchandises circulant entre le territoire douanier de l'Union et les pays ou les territoires situés en dehors de ce dernier, et la présence et la circulation sur le territoire douanier de l'Union de marchandises non Union et de marchandises placées sous le régime de la destination particulière ;
"Débiteur" : toute personne tenue au paiement de la dette douanière ;
"Déclarant" : la personne qui dépose une déclaration en douane, une déclaration de dépôt temporaire, une déclaration sommaire d'entrée, une déclaration sommaire de sortie, une déclaration ou une notification de réexportation en son nom propre ou la personne au nom de laquelle une telle déclaration ou une telle notification est déposée ;
"Déclaration en douane" : l'acte par lequel une personne manifeste, dans les formes et selon les modalités prescrites, la volonté d'assigner un régime douanier déterminé à une marchandise, en indiquant le cas échéant la procédure spécifique à appliquer ;
"Dette douanière" : l'obligation incombant à une personne d'acquitter le montant des droits à l'importation ou à l'exportation applicables à des marchandises particulières en vertu de la législation douanière en vigueur ;
"Etablissement stable" : une installation fixe d'affaires disposant en permanence des ressources humaines et techniques nécessaires et par l'intermédiaire de laquelle les opérations douanières d'une personne sont effectuées en tout ou en partie ;
"Formalités douanières" : l'ensemble des opérations que doivent exécuter une personne et les autorités douanières afin de se conformer à la législation douanière ;
"Législation douanière": l'ensemble des dispositions constitué par:

a) le code et les dispositions le complétant ou le mettant en œuvre adoptées au niveau de l'Union ou au niveau national ;

b) le tarif douanier commun ;

c) la législation établissant un régime de l'Union des franchises douanières ;

d) les accords internationaux comportant des dispositions douanières, dans la mesure où celles-ci sont applicables dans l'Union ;

"Opérateur économique" : une personne assurant, dans le cadre de ses activités professionnelles, des activités couvertes par la législation douanière ;
"Personne" : une personne physique, une personne morale ou une association de personnes reconnue, en droit de l'Union ou en droit national, comme ayant la capacité d'accomplir des actes juridiques sans avoir le statut de personne morale ;
"Personne établie sur le territoire douanier de l'Union" :

a) s'agissant d'une personne physique, toute personne qui y a sa résidence normale ;

b) s'agissant d'une personne morale ou d'une association de personnes, toute personne qui y a son siège légal, son administration centrale ou un établissement stable ;

"Régime douanier" : l'un des régimes suivants sous lequel les marchandises sont placées conformément au code :

a) la mise en libre pratique ;

b) les régimes particuliers ;

c) l'exportation ;

"Représentant en douane" : toute personne désignée par une autre personne pour accomplir auprès des autorités douanières des actes ou des formalités prévus par la législation douanière;
"Titulaire du régime" :

a) la personne qui dépose la déclaration en douane ou celle au nom de laquelle ladite déclaration est déposée ; ou

b) la personne à qui les droits et les obligations relatifs à un régime douanier ont été transférés ;

"Numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques" (numéro EORI) : un numéro d’identification, unique sur le territoire douanier de l’Union, attribué par une autorité douanière à un opérateur économique ou à une autre personne en vue de son enregistrement à des fins douanières (article 1,18) CDU DA).

2. TYPES DE REPRÉSENTATION EN DOUANE

§ 6. Il existe deux types de représentation en douane prévus à l’article 18, § 1 CDU qui stipule :

"Toute personne peut désigner un représentant en douane.

Cette représentation peut être soit directe, auquel cas le représentant en douane agit au nom et pour le compte d'autrui ;
soit indirecte, auquel cas le représentant en douane agit en son nom propre, mais pour le compte d'autrui. "

§ 7. Dans le cadre de la représentation directe, le représentant en douane agit au nom et pour le compte de la personne représentée et son rôle se limite à effectuer les formalités douanières pour lesquelles il est mandaté. S’il est responsable de l’exactitude des données de la déclaration en douane conformément à l’article 15, §2 CDU, le représentant en douane direct n’agit cependant pas en qualité de déclarant tel que défini à l’article 5, 15) CDU. Dans ce cas, c’est la personne représentée qui est le déclarant.

§ 8. Dans le cadre de la représentation indirecte, le représentant en douane agit en son nom propre mais pour le compte de la personne représentée. Etant donné qu’il introduit des déclarations en douane en son nom propre, le représentant indirect agit en qualité de déclarant, ce qui implique qu’il est responsable de l’exactitude des données de la déclaration en douane et de la conformité aux obligations se rapportant au placement des marchandises sous un régime douanier conformément à l’article 15, §2 CDU.

§ 9. En outre, l’article 77, §3 CDU détermine que le débiteur est le déclarant et qu’en cas de représentation indirecte, la personne pour le compte de laquelle la déclaration en douane est faite est également débiteur. Le représentant indirect et la personne représentée sont donc débiteurs et conjointement responsables.

En cas de représentation directe, la personne représentée est en principe le seul débiteur.

§ 10. Lorsqu'une déclaration en douane pour la mise en libre pratique et l’admission temporaire est établie sur la base d'informations qui conduisent à ce que les droits à l'importation ne sont pas perçus en totalité ou en partie, la personne qui a fourni les données nécessaires à l'établissement de la déclaration et qui savait ou devait raisonnablement savoir que ces données étaient fausses est également débiteur.

3. LES OBLIGATIONS DU REPRÉSENTANT EN DOUANE DÉCOULANT DE LA LÉGISLATION DE L’UNION

3.1. L’obligation d’établissement

§ 11. En ce qui concerne l’obligation d’établissement du représentant en douane, l’article 18, § 2 CDU précise que :

"Le représentant en douane est établi sur le territoire douanier de l'Union.

Sauf dispositions contraires[1], il est dérogé à cette exigence lorsque le représentant en douane agit pour le compte de personnes qui ne sont pas tenues d'être établies sur le territoire douanier de l'Union. "

§ 12. À la lumière de l’article 5, 31) CDU, un représentant en douane est considéré comme établi sur le territoire douanier de l’Union lorsque :

a) s'agissant d'une personne physique, il y a sa résidence normale ;

b) s'agissant d'une personne morale ou d'une association de personnes, il y a son siège légal, son administration centrale ou un établissement stable.

§ 13. Outre l’article 18, §2 CDU, l’article 170, §2 CDU rappelle également que le déclarant doit être établi sur le territoire douanier de l’Union. Il est toutefois dérogé à cette exigence d’établissement lorsque le représentant en douane agit pour le compte de personnes qui ne sont pas tenues d’être établies sur le territoire douanier de l’Union. Il s’agit des personnes visées à l’article 170, §3 CDU qui :

" a) déposent une déclaration en douane de transit ou d'admission temporaire ;

b) déposent occasionnellement une déclaration en douane, y compris sous le régime de la destination particulière ou du perfectionnement actif, à condition que les autorités douanières le considèrent justifié ;

c) sont établies dans un pays dont le territoire est adjacent au territoire douanier de l'Union et présentent les marchandises auxquelles se rapporte la déclaration en douane dans un bureau de douane de l'Union frontalier adjacent à ce pays, pour autant que ce pays dans lequel les personnes sont établies offre des avantages réciproques aux personnes établies sur le territoire douanier de l'Union. "

§ 14. En dehors des cas prévus au § 13, une personne qui n’est pas établie sur le territoire douanier de l’Union ne peut pas agir en tant que déclarant. Un représentant en douane ne peut donc pas agir au nom de celle-ci en tant que représentant direct. Ceci implique que, lorsqu’une personne non établie sur le territoire douanier de l’Union veut introduire une déclaration en douane, il doit demander à un représentant en douane d’agir en son nom propre en tant que représentant indirect (= déclarant).

3.2. L’obligation d’enregistrement

§ 15. En ce qui concerne l’obligation de l’enregistrement, l’article 9, §§ 1 et 2 CDU stipule que :

"1. Les opérateurs économiques établis sur le territoire douanier de l'Union s'enregistrent auprès des autorités douanières compétentes pour le lieu où ils sont établis.

2. Dans des cas spécifiques, les opérateurs économiques qui ne sont pas établis sur le territoire douanier de l'Union s'enregistrent auprès des autorités douanières compétentes pour le lieu où ils déposent une déclaration ou sollicitent une décision en premier. "

§ 16. En tant qu’opérateurs économiques, les représentants en douane sont donc tenus de s’enregistrer auprès des autorités douanières et de mentionner leur numéro EORI dans toutes les communications avec les autorités douanières requérant un identifiant à des fins douanières.

§ 17. Les dispositions légales et administratives relatives à l’enregistrement et l’identification des opérateurs économiques sont reprises dans la Circulaire 2020/C/141 concernant EORI[2].

3.3. L’obligation de disposer d’une habilitation (mandat)

§ 18. En ce qui concerne l’obligation de disposer d’un mandat, l’article 19, §§ 2 et 3 CDU précise que :

"2. Les autorités douanières peuvent exiger des personnes déclarant agir en tant que représentant en douane la preuve de leur habilitation par la personne représentée. […]

3. Les autorités douanières n'exigent pas d'une personne agissant en tant que représentant en douane qui accomplit des actes ou des formalités régulièrement qu'elle fournisse à chaque occasion la preuve de son habilitation, pour autant que cette personne soit en mesure de fournir une telle preuve à la demande des autorités douanières. "

§ 19. Cela signifie que le représentant en douane doit être habilité par la personne qu’il représente à agir en tant que tel et disposer de la preuve de son habilitation (= mandat).

§ 20. La législation de l’Union ne prévoit aucune définition du mandat, ni de dispositions relatives au contenu de celui-ci. Par conséquent, il y a lieu de prendre en considération les dispositions nationales en vigueur.

§ 21. A ce sujet, l’article 1984 du Code civil stipule que :

"Le mandat ou la procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom.

Le contrat ne se forme que par l’acceptation du mandataire. "

§ 22. Il s’agit donc d’un contrat signé entre un mandant (la personne représentée) et un mandataire (le représentant en douane) par lequel le mandant donne au mandataire l’habilitation pour que ce dernier le représente dans l’exécution, auprès des autorités douanières, de certains actes et formalités prescrits par la législation douanière. Le mandat est donc un document écrit, rédigé et signé par les parties et destiné à servir de preuve pour les autorités douanières.

§ 23. Dans le cadre de la représentation en douane, le mandat doit en principe être conclu entre le représentant en douane et l’opérateur économique figurant sur la déclaration en douane (la personne représentée). Le nom, l’adresse et la signature des personnes liées juridiquement aux parties doivent figurer sur le mandat.

§ 24. Aucun modèle de mandat ne figure dans la réglementation douanière. Il est toutefois à noter que le mandat doit clairement indiquer le type de représentation en douane (direct ou indirect) et spécifier toutes ses caractéristiques (par exemple : Quels sont les devoirs du mandataire ? Quelles sont les limites de son habilitation ? Le mandat est-il spécifique à un acte juridique ou est-il général pour toutes les affaires du mandant ? Le mandat a-t-il une durée de validité ? etc.)

§ 25. Chacune des parties signataires doit disposer d’un exemplaire du mandat et être en mesure de le présenter aux autorités douanières sur leur demande.

§ 26. En outre, l’article 19, §1 CDU indique que :

"Lorsqu'il traite avec les autorités douanières, le représentant en douane déclare agir pour le compte de la personne représentée et précise s'il s'agit d'une représentation directe ou indirecte.

Les personnes qui ne déclarent pas qu'elles agissent en tant que représentant en douane ou qui déclarent agir en tant que représentant en douane sans y être habilitées sont réputées agir en leur nom propre et pour leur propre compte."

§ 27. En conséquence, l’absence d’un mandat, la non présentation de celui-ci à la demande des autorités douanières ou la présentation d’un mandat non signé par les parties concernées impliquent que le représentant en douane n’est pas habilité à représenter son client. Cela a pour conséquence que la personne introduisant la déclaration en douane, à savoir le représentant en douane, sera alors considérée comme ayant agi en son nom propre et pour son propre compte.

3.4. L’obligation relative à la communication d’informations aux autorités douanières

§ 28. Les obligations relatives à la communication d'informations aux autorités douanières visées à l’article 15 CDU s’appliquent aussi aux représentants en douane :

"1. Toute personne intervenant directement ou indirectement dans l'accomplissement des formalités douanières ou dans les contrôles douaniers fournit aux autorités douanières, à leur demande et dans les délais éventuellement fixés, la totalité des documents ou informations requis, sous une forme appropriée, ainsi que toute l'assistance nécessaire à l'accomplissement des formalités ou des contrôles précités.

2. Le dépôt d'une déclaration en douane, d'une déclaration de dépôt temporaire, d'une déclaration sommaire d'entrée, d'une déclaration sommaire de sortie, d'une déclaration de réexportation ou d'une notification de réexportation par une personne aux autorités douanières, ou la présentation d'une demande d'autorisation ou de toute autre décision, rend la personne concernée responsable de tout ce qui suit:

a) de l'exactitude et du caractère complet des renseignements fournis dans la déclaration, la notification ou la demande;

b) de l'authenticité, de l'exactitude et de la validité des documents accompagnant la déclaration, la notification ou la demande;

c) le cas échéant, de la conformité à l'ensemble des obligations se rapportant au placement des marchandises en question sous le régime douanier en cause, ou à l'exécution des opérations autorisées.

Le premier alinéa s'applique également à la communication sous toute autre forme de toute information requise par les autorités douanières ou fournies à ces dernières.

Lorsque la déclaration ou la notification est déposée, la demande présentée ou l'information fournie émane d'un représentant en douane de la personne concernée, tel que visé à l'article 18, ce représentant en douane est lié lui aussi par les obligations visées au premier alinéa du présent paragraphe. "

§ 29. En ce qui concerne les documents d’accompagnement, il est rappelé les dispositions de l’article 163 CDU qui stipulent que :

"1. Les documents d'accompagnement exigés pour l'application des dispositions régissant le régime douanier pour lequel les marchandises sont déclarées sont en la possession du déclarant et à la disposition des autorités douanières au moment du dépôt de la déclaration en douane.

2. Des documents d'accompagnement sont fournis aux autorités douanières lorsque cela est exigé par la législation de l'Union ou que cela est nécessaire aux fins des contrôles douaniers.

3. Dans des cas spécifiques, les opérateurs économiques peuvent établir les documents d'accompagnement à condition d'y être autorisés par les autorités douanières. "

§ 30. Concernant les déclarations et documents d’accompagnement visés aux §§ 28 et 29, l’article 51, § 1, 1e alinéa CDU précise également que la personne concernée doit conserver aux fins des contrôles douaniers, pendant au moins trois années, les documents et informations utiles, par tout moyen permettant aux autorités douanières d'y avoir accès et acceptable par ces dernières.

4. LES OBLIGATIONS DU REPRÉSENTANT EN DOUANE DÉCOULANT DE LA LÉGISLATION NATIONALE

4.1. L’obligation d’inscription dans le registre d’immatriculation des représentants en douane

§ 31. La LGDA, conformément à l’article 127 § 2, prévoit l’obligation pour toute personne souhaitant agir en tant que représentant en douane de s’inscrire dans le registre d’immatriculation. Cet article précise :

"§ 2. Nul ne peut agir comme représentant en douane s'il n'est pas immatriculé dans un registre d'immatriculation des représentants en douane.

Pour l'application de l'alinéa 1er, il y a lieu d'entendre par représentant en douane toute personne physique ou morale qui, à titre professionnel, remplit les formalités douanières à l 'importation, l'exportation et au transit en son nom ou au nom d'un mandant mais pour compte d'un mandant et qui est reconnu par l'administration comme opérateur économique agréé conformément à la législation européenne ou qui fournit la preuve d'une connaissance suffisante de la réglementation douanière et d'accises. "

Ci-après, sont abordées les différentes modalités et conditions relatives à cette procédure d’enregistrement.

4.1.1. LA DEMANDE D’INSCRIPTION

§ 32. Conformément à l’AR 13/03/16 sur le registre d’immatriculation, l'AGD&A inscrit dans le registre d'immatriculation des représentants en douane, celui qui, cumulativement :

1° introduit, en vue de l'inscription dans le registre d'immatriculation des représentants en douane, une demande écrite satisfaisant aux conditions visées à l’article 2 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation (voir §§ 34 à 36) ;

2° conformément aux articles 128 et 129 LGDA, ne se trouve pas dans une situation en vertu de laquelle l'inscription dans le registre d'immatriculation doit être refusée temporairement ou non.

§ 33. Les situations visées au § 32 , point 2° sont les suivantes :

Ni les agents de l’AGD&A révoqués, ni ceux qui, à la date de leur demande d'inscription, sont démissionnés, démissionnaires, mis à la retraite ou en disponibilité depuis moins de trois ans, ne peuvent être inscrits au registre d'immatriculation (article 128, §1 LGDA) ;
L'immatriculation est refusée aux personnes condamnées sans sursis pour fraude en matière d'impôts directs et indirects ou de taxes y assimilées, pour vol, recel, escroquerie, abus de confiance ou banqueroute simple ou frauduleuse, pour concussion ou corruption de fonctionnaires (article 129, §1 LGDA).

§ 34. La demande d'inscription visée au § 32 doit mentionner :

Si la demande a trait à une personne physique : ses nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile et numéro de registre national ;
Si la demande a trait à une société avec personnalité juridique : sa dénomination sociale ou commerciale, son siège social et son numéro d'entreprise, ainsi que les nom, prénoms, lieu et date de naissance, nationalité et domicile de leurs gérants ou administrateurs ;
Les adresses des sièges d'exploitation que le demandeur possède en Belgique[3] ;
Le nombre de personnes au service de l'employeur qui effectuent du travail administratif pour l'établissement des déclarations en douane.

§ 35. La demande d'inscription est signée, soit par celui qui souhaite exercer la profession de représentant en douane, soit par les gérants ou administrateurs compétents pour engager la société à cette fin.

§ 36. A cette demande, doivent être annexées :

Une copie des statuts ou acte notarié de constitution de la société ;
Une déclaration du demandeur dans laquelle il est mentionné que les personnes ne se trouvent pas dans un des cas d'exclusion, défini à l'article 129 LGDA. Pour les administrateurs/gérants et le candidat représentant en douane, il s’agit d’un extrait du casier judiciaire ;
Une preuve de connaissance suffisante de la réglementation en matière de douane et d'accise ou une copie de l’autorisation relative au statut d’opérateur économique agréé (AEO) ;
Une preuve de compétence professionnelle.

§ 37. Pour l'inscription dans le registre d'immatriculation des représentants en douane, sont acceptés par l'AGD&A, conformément à l’article 3 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation comme preuve de connaissance suffisante (visée au § 36, 3) de la réglementation en matière de douane et d'accise pour l'introduction des déclarations en douane en Belgique :

Un diplôme ou certificat attestant de la réussite d'une formation d'un an au moins, suivie dans un établissement de l'enseignement supérieur de jour, établi dans l'Union européenne, reconnu par l'autorité compétente et dont le programme de cours comprend la réglementation en matière de douane, de T.V.A. et d'accise applicable en Belgique ;
Un diplôme ou certificat attestant de la réussite d'une formation de deux ans au moins, suivie dans un établissement de l'enseignement supérieur du soir ou de week-end, établi dans l'Union européenne, reconnu par l'autorité compétente, et dont le programme de cours comprend la réglementation en matière de douane, de T.V.A. et d'accise applicable en Belgique ;
Un certificat attestant de la réussite d'une formation spécialisée relative à la réglementation en matière de douane, de T.V.A., et d'accise applicable en Belgique, ayant trait en particulier à l'introduction des déclarations en douane, qui est reconnue par l'Administrateur général des douanes et accises sur base de critères définis par le Ministre des Finances ;
Une déclaration établie sur l'honneur suivant le modèle en Annexe I, attestant de l'aptitude professionnelle en matière d'introduction de déclarations en douane auprès de l'administration d'au moins trois ans sans interruption, par un employeur de la personne pour qui la demande est faite. Dans des cas exceptionnels, d'autres preuves peuvent aussi être acceptées par l'administration pour prouver l'aptitude professionnelle.

§ 38. Les dispositions relatives aux modalités d’obtention de la reconnaissance d’un diplôme ou certificat de réussite visé au § 37 sont reprises dans l’Arrêté ministériel du 21 janvier 2021 établissant les modalités et conditions de reconnaissance des formations spécialisées en Belgique dans le domaine de la réglementation douanière, T.V.A. et accise, en particulier concernant l'introduction de déclarations en douane.

§ 39. Lorsqu'une inscription dans le registre d'immatriculation des représentants en douane est demandée, conformément à l’article 4 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation, il doit être satisfait à la condition de connaissance suffisante de la réglementation en matière de douane et d'accise :

Dans le chef d'une personne si cette personne est la seule qui introduit des déclarations en douane (ou des déclarations d'accise) ;
Dans le chef d'au moins 2 personnes si au plus 5 personnes sont employées par le demandeur pour introduire des déclarations en douane (ou des déclarations d'accise) ;
Dans le chef d'au moins 2 personnes par 5 employés si plus de 5 personnes sont employées en Belgique par le demandeur pour introduire des déclarations en douane (ou des déclarations d'accise).

§ 40. Pour l'inscription dans le registre d'immatriculation des représentants en douane, l’AGD&A demande, conformément à l’article 5 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation, comme preuve de la compétence professionnelle (voir § 36, 4), au moins deux des preuves suivantes :

Une copie du site web du demandeur et relatif à son activité de représentant en douane ;
L'affiliation auprès d'une association représentative, établie dans l'Union européenne, d'agents ou de représentants en douane ;
Des contrats conclus avec des mandants pour la représentation en douane en Belgique ;
Des contrats d'emploi conclus en Belgique qui mentionnent, comme nature des activités, la représentation en douane ;
Un contrat de location ou un acte de propriété pour des bâtiments en Belgique qui seront utilisés pour les activités de représentation en douane.

§ 41. La demande d’inscription doit être adressée par e-mail ou courrier à l’Administration Operations de l’AGD&A, et plus précisément à la direction régionale compétente :

De la région où se trouve le siège social du demandeur ;
De la région où se trouve(nt) le(s) siège(s) d’exploitation du demandeur s'il s'agit d'une entreprise étrangère sans siège social en Belgique. Si une telle entreprise a des sièges d'exploitation dans différentes régions, la demande sera traitée par l’Administration Opérations compétente de la région où se trouve le siège d’exploitation, mentionnée en premier lieu dans la demande ;
De la région où est établie la personne physique qui est candidat représentant en douane.

§ 42. Les coordonnés des directions régionales ainsi que les formulaires de demande se trouvent sur le site internet [4] de l’AGD&A.

4.1.2. L’INSCRIPTION DANS LE REGISTRE D’IMMATRICULATION

§ 43. Le demandeur qui remplit toutes les conditions expliquées ci-dessus est inscrit, par les autorités douanières compétentes, dans le registre d’immatriculation des représentants en douane et reçoit un numéro d’inscription composé comme suit :

B/RDV/ (+numéro d’ordre de l’autorisation) pour la région de Bruxelles ;
L/RDV/ (+numéro d’ordre de l’autorisation) pour la région de Liège ;
M/RDV/ (+numéro d’ordre de l’autorisation) pour la région de Mons ;
A/RDV/ (+numéro d’ordre de l’autorisation) pour la région d’Anvers ;
G/RDV/ (+numéro d’ordre de l’autorisation) pour la région de Gand ;
H/RDV/ (+numéro d’ordre de l’autorisation) pour la région d’Hasselt ;
V/RDV/ (+numéro d’ordre de l’autorisation) pour la région de Louvain.

§ 44. L’inscription dans le registre des représentants en douane est accordée pour une durée indéterminée.

§ 45. L’AGD&A publie, conformément à l’article 12 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation, sur son site internet, une liste [5] reprenant les personnes inscrites dans le registre d'immatriculation ainsi que le numéro d'inscription attribué à chacune d'entre elles.

4.1.3. MODIFICATION DES CONDITIONS D’INSCRIPTION DANS LE REGISTRE D’IMMATRICULATION

§ 46. De façon générale, le représentant en douane doit informer l’AGD&A de toutes modifications relatives au renseignements fournis dans le cadre de son inscription dans le registre d’immatriculation. En particulier, le représentant en douane qui ne satisfait plus aux conditions des §§ 37 à 40 doit en informer par écrit l'AGD&A, conformément à l’article 7 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation. Si l’autorisation AEO visée au § 36, point 3 est retirée, une preuve de connaissance suffisante de la réglementation en matière de douane et d’accise doit être fournie conformément aux dispositions du § 37.

§ 47. L'AGD&A réévalue périodiquement le respect des conditions établies par les §§ 32 à 40 pour une mise à jour éventuelle des données relatives à l'inscription dans le registre d'immatriculation des représentants en douane. Dans ce cas, conformément à l’article 8 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation, le représentant en douane doit communiquer à l’AGD&A, par écrit, dans les trente jours de sa requête, toute information demandée.

4.1.4. RADIATION DU REGISTRE D’IMMATRICULATION

§ 48. Le représentant en douane qui, après inscription dans le registre d'immatriculation, ne satisfait plus aux conditions des §§ 32 à 40, est radié du registre, conformément à l’article 9 de l’AR 13/03/2016 sur le registre d’immatriculation.

§ 49. En outre, le représentant en douane peut demander lui-même sa radiation par e-mail ou par courrier à l’autorité douanière compétente visée au § 41.

§ 50. Le représentant en douane en refus d’exercice ou ne respectant pas les interdictions prévues par la LGDA est interdit, conformément à l’article 130 §4 LGDA, pour une durée de un à six mois et, en cas de récidive, il est rayé définitivement du registre d’immatriculation (article 131 LGDA).

§ 51. Conformément à l’article 133 LGDA, le fonctionnaire en charge de la délivrance des autorisations peut interdire, pour la durée d'un à six mois, le représentant en douane convaincu :

D'avoir méconnu, au détriment du Trésor, les instructions données par son client, importateur ou exportateur de la marchandise, en vue de la déclaration des bases de la perception des droits ou pour le calcul des montants à octroyer à l'importation ou à l'exportation ou des droits d'accise ;
D'avoir trompé son client dans le décompte visé à l'article 132 LGDA (voir point 4.2.3.) ;
D'avoir annexé au répertoire une copie incomplète ou inexacte du décompte ;
D'avoir omis d'inscrire au répertoire une ou plusieurs opérations.

En cas de récidive, le représentant en douane est rayé définitivement du registre d'immatriculation.

4.2. Les obligations liées au fonctionnement de la représentation en douane

4.2.1. LA TENUE D’UN RÉPERTOIRE ANNUEL

§ 52. Concernant la tenue d’un répertoire annuel par le représentant en douane, l’article 130, § 1 LGDA prévoit que :

“Le représentant en douane tient un répertoire annuel dans la forme prescrite par le ministre des Finances. Il y inscrit séparément, suivant une série ininterrompue de numéros, par déclaration pour laquelle il est intervenu soit comme représentant indirect soit comme représentant direct, toutes les opérations tant à l'importation qu'à l'exportation et au transit.

Le numéro de l'inscription est mentionné en même temps que le numéro d'immatriculation de représentant en douane sur les documents correspondants remis à la douane, sur les documents commerciaux et les instructions écrites remis au représentant en douane par son mandant, en vue des formalités douanières à accomplir, et sur les lettres, documents et dossiers du représentant en douane, émanant de lui ou conservés par lui, relatifs aux opérations douanières faites ou à faire par lui.”

§ 53. Le répertoire du représentant en douane doit être conforme au modèle visé à l'article 130 LGDA figurant à l'Annexe II de la présente Circulaire.

§ 54. Les modalités de la tenue du répertoire des représentants en douane sont prévues aux articles 1 à 10 de l’AM 23/03/2016 (voir §§ 55 à 68).

§ 55. Le répertoire peut consister en un seul registre ou être divisé en différents registres consacrés respectivement à l'inscription des déclarations pour la mise en libre pratique, des déclarations d'exportation, des déclarations pour le transit ou des déclarations pour un des régimes suivants : entrepôt douanier, perfectionnement actif, perfectionnement passif et admission temporaire.

§ 56. Il peut aussi être divisé, soit en registres dont chacun est affecté à l'inscription des opérations concernant les marchandises en provenance ou à destination d'un pays déterminé, soit, avec l'autorisation de l’AGD&A, selon une répartition des matières proposée par le représentant en douane.

§ 57. Quand il existe plusieurs registres du répertoire, chacun doit être distingué par une lettre de l'alphabet romain à reproduire après le numéro du répertoire chaque fois qu'il doit être porté sur un document.

§ 58. L’AGD&A peut dans certains cas autoriser le représentant en douane à utiliser un répertoire qui s'écarte du modèle ou de la forme prévu au § 53 ou à utiliser un répertoire électronique contenant la même information.

§ 59. Chaque déclaration est inscrite au répertoire sous un numéro particulier au plus tard le jour même de sa remise à la douane.

§ 60. Les numéros doivent former une série ininterrompue qui peut toutefois recommencer au début de chaque année civile ou, moyennant accord de l'AGD&A, à toute autre date.

Les inscriptions doivent s'y faire les unes à la suite des autres, sans interruption, sans rature et sans surcharge. Il est interdit de laisser des numéros sans emploi intercalés dans la série des numéros utilisés.

§ 61. Quand une correction doit être faite, la mention fautive est barrée d'un trait léger qui n'en compromet pas la lecture et, le cas échéant, le texte de remplacement est inscrit au-dessus. Celui qui exécute la correction appose son paraphe en marge.

§ 62. Les prescriptions des §§ 59 à 61 valent également pour le répertoire électronique, à condition que les corrections soient conservées et puissent être consultées par l’AGD&A.

§ 63. Les opérations de transit et d'exportation qui sont conclues sur quai, dans les ports, peuvent, en accord avec l’AGD&A, être inscrites dans un registre spécial du répertoire. Ces inscriptions peuvent être opérées immédiatement après la remise des documents douaniers au représentant en douane.

§ 64. Il n'y a pas obligation d'inscrire au répertoire les déclarations concernant :

1) les marchandises déclarées pour le transit, l'entrepôt douanier ou l’admission temporaire ;

2) les marchandises qui, dans les ports, sont déclarées pour le dépôt temporaire.

§ 65. Dans les cas visés au § 64, l'inscription au répertoire est toutefois obligatoire lorsqu'il s'agit de liquides alcooliques, de tabacs manufacturés ou de marchandises dont l'importation dans le pays est prohibée.

§ 66. A l'exception des déclarations d'exportation de marchandises soumises à des mesures de prohibition, de restriction ou de contrôle, il n'y a pas obligation d'inscrire au répertoire les déclarations pour l'exportation des marchandises, lorsque cette exportation n'est pas soumise à la perception d'un impôt, d'une taxe ou d'une rétribution.

§ 67. Dans chaque siège d'exploitation d'un représentant en douane, il est tenu un répertoire dans lequel sont consignées toutes les déclarations effectuées dans ce siège. L'inscription des déclarations qui se font sur un répertoire électronique, doivent indiquer pour quel siège d'exploitation les déclarations sont établies et doivent pouvoir y être consultées par la douane.

§ 68. Le représentant en douane qui fait une déclaration dans une localité où il ne possède pas de siège d'exploitation, l'inscrit dans le répertoire du siège d'exploitation où sera conservé le dossier y relatif.

4.2.2. LE TIMBRE

§ 69. Les modalités concernant le timbre des représentants en douane et son utilisation sont prévues aux articles 11 et 12 de l’AM 23/03/2016 (voir §§ 70 et 71).

§ 70. Tout représentant en douane doit posséder un timbre à encre conforme au modèle reproduit à l'Annexe III de la présente Circulaire. Ce timbre mentionne le nom du représentant en douane, le lieu du siège ou du siège d'exploitation qui l'emploie, le numéro d'immatriculation ainsi que le numéro d'inscription au répertoire.

§ 71. L'empreinte du timbre est portée, à l'encre indélébile, au recto de tous les documents qui sont joints à la déclaration, sauf sur ceux dont le formulaire porte les mentions permanentes du timbre, préalablement imprimées ou ceux sur lesquels les données définitives et le numéro de série sont imprimés par voie électronique.

Quand les documents comportent plusieurs exemplaires, le timbre ou les mentions imprimées qui en tiennent lieu, doivent figurer sur chacun de ces exemplaires.

4.2.3. LE DÉCOMPTE DES DÉBOURS ET RÉMUNÉRATIONS

§ 72. Le représentant en douane remet à chaque client un décompte de ses débours et rémunérations dressé d'après le modèle en Annexe IV. Un duplicata complet et exact du décompte est conservé à l'appui du répertoire (article 132 LGDA).

§ 73. Les modalités concernant le décompte des débours et rémunérations des représentants en douane sont prévues aux articles 14 à 21 de l’AM 23/03/2016 (voir §§ 74 à 81).

§ 74. Le décompte des débours et rémunérations à remettre à ses clients par le représentant en douane doit reproduire, au recto de ce document, les indications reprises au modèle figurant à l'Annexe IV de la présente Circulaire. Toutefois, l'indication des débours, frais et rémunérations peut être limitée à ceux qui sont réclamés au client.

La présentation typographique et la disposition des cases et rubriques de ce modèle peuvent être modifiées au gré du représentant en douane.

§ 75. Par dérogation au § 74, il est loisible au représentant en douane de confectionner, par l'utilisation d'un ordinateur, des décomptes codés en chiffres, à la condition que les définitions des numéros de code soient imprimées au recto ou au verso du décompte et correspondent aux indications du modèle officiel.

§ 76. L'AGD&A, peut, dans des cas individuels, aux conditions qu'elle fixe, autoriser les représentants en douane à dresser des décomptes s'écartant des dispositions prévues aux §§ 74 et 75.

§ 77. Le représentant en douane qui, en attendant la solution d'un litige avec l'AGD&A ou l'apurement d'un document, s'est fait remettre un cautionnement ou une avance par son client, doit porter ce cautionnement ou cette avance en déduction des sommes qui sont dues par son client après la régularisation d'un contentieux ou qui sont dues à l'apurement d'un document.

§ 78. La copie du décompte à conserver à l'appui du répertoire doit être identique, quant à la forme et au contenu, à l'original remis au client.

§ 79. Les sommes portées sur les décomptes peuvent être exprimées en monnaies étrangères mais dans ce cas, le montant total doit être suivi de la mention de la valeur en Euro et du taux de change utilisé pour la conversion.

§ 80. Un décompte doit être adressé par le représentant en douane au client pour chaque dédouanement de marchandises.

L'AGD&A est autorisé, dans des cas individuels, aux conditions qu'elle détermine, à accorder des dérogations à cette règle.

§ 81. Toute personne constatant que le montant des droits, des taxes ou autres débours portés au décompte qui lui sont remis par un représentant en douane, ne concorde pas avec la somme qui aurait dû être versée de ce chef au Trésor, est tenue d'en avertir par écrit l’AGD&A.

4.2.4. LA CONSERVATION DES ARCHIVES

§ 82. Le répertoire doit être conservé pendant trois ans après sa clôture avec, à l'appui, toutes les pièces relatives au mandat et aux instructions données par les clients en vue de l'accomplissement des formalités douanières et celles relatives au règlement des comptes entre le représentant en douane et ses clients (article 130, §2 LGDA).

§ 83. Le répertoire et les pièces visées au § 82 doivent être produits à la première réquisition de l'AGD&A (article 130, § 3 LGDA).

§ 84. Les modalités concernant la conservation des archives des représentants en douane sont prévues aux articles 22 à 24 de l’AM 23/03/2016 (voir §§ 85 à 87).

§ 85. Le représentant en douane qui cesse sa profession doit faire connaître à l'AGD&A l'adresse du local où seront conservés les répertoires et tous les documents à l'appui. Si, moins de trois ans après la clôture du dernier répertoire, il les transfère dans un autre local, il est également tenu d'en informer l’AGD&A.

§ 86. Le représentant en douane qui quitte le pays moins de trois ans après la cessation de sa profession, doit remettre au Directeur régional des douanes et accises ses répertoires clôturés depuis moins de trois ans ainsi que les documents à l'appui.

§ 87. Les répertoires et les documents des sièges opérationnels belges dépendant d'un représentant en douane établi à l'étranger doivent rester, pendant trois ans après leur clôture, à la disposition de l'AGD&A.

4.3. Les obligations liées au report de paiement

§ 88. Pour obtenir un report de paiement du montant des droits exigibles, tel que visé à l’article 110 CDU, le représentant en douane doit disposer d’un compte client auprès de l’AGD&A.

§ 89. En cas de représentation indirecte, étant donné que le représentant en douane agit en son nom et pour le compte de la personne représentée, il utilise toujours son propre compte client pour demander le report du paiement.

§ 90. En cas de représentation directe, le représentant peut utiliser son propre compte client moyennant le dépôt d’un acte de garantie plus (utilisé comme une garantie pour obtenir un report de paiement) ou utilise le compte client de la personne représentée, s’il dispose d’une procuration à cet effet. L’acte de garantie plus peut être utilisé uniquement pour les déclarations en douane pour la mise en libre pratique et/ou à la consommation.

§ 91. Attention, la procuration visée au § 90 n’est pas le même que le mandat visé au § 18 de la présente Circulaire. Le représentant en douane doit disposer d’un mandat supplémentaire pour utiliser le compte client de la personne représentée.

§ 92. Toutes les informations relatives au report de paiement se trouvent sur le site internet [6] du Département Comptabilité de l’AGD&A.

5. APPLICATION DE LA REPRÉSENTATION EN DOUANE

5.1. Application en cas de placement sous un régime douanier ou la réexportation

§ 93. Pour le placement de marchandises sous :

les régimes douaniers :

de mise en libre pratique ;
d’exportation ;
de l’entrepôt douanier (uniquement pour le stockage en entrepôt douanier public) ;

la réexportation ;

il est possible d’utiliser la représentation directe ou indirecte.

§ 94. Pour le placement de marchandises sous les régimes douaniers :

du perfectionnement actif ;
du perfectionnement passif ;
de la destination particulière ;
de l’admission temporaire ;
de l’entrepôt douanier (uniquement pour le stockage en entrepôt douanier privé) ;

seule la représentation directe peut être utilisée.

La Commission européenne a en effet conclu que la représentation indirecte n’est pas possible en ce qui concerne la déclaration en douane pour les régimes particuliers précités, étant donné que le titulaire du régime particulier (= déclarant) doit aussi être le titulaire de l’autorisation visée à l’article 211 CDU, ce qui n’est pas le cas avec la représentation indirecte.

§ 95. En particulier, l’article 170, §1, deuxième alinéa, du CDU précise que "lorsque l’acceptation d’une déclaration en douane entraîne des obligations particulières pour une personne déterminée, cette déclaration doit être déposée par cette personne ou par son représentant".

La déclaration en douane pour le placement sous les régimes particuliers visés au § 94 entraîne en effet des obligations pour la personne à laquelle l’autorisation y afférente a été accordée. Par conséquent, seul le titulaire de l’autorisation peut déposer la déclaration en douane et il doit, à ce titre, agir en tant que déclarant (donc utilisation exclusive de la représentation directe). Autrement dit, le titulaire de l’autorisation et le titulaire du régime doivent être la même personne.

§ 96. Sur la base de l’article 242, §2 CDU, la représentation indirecte peut néanmoins être également utilisée pour le placement de marchandises sous le régime de l’entrepôt douanier public. Dans ce cadre, il n’est en effet pas nécessaire que le titulaire du régime et le titulaire de l’autorisation soient la même personne. Toute personne peut déclarer des marchandises sous le régime de l’entrepôt douanier public, tant en représentation directe qu’indirecte.

§ 97. Pour le placement de marchandises sous le régime douanier du transit, actuellement, seule la représentation indirecte peut être utilisée en Belgique, conformément à l’article 1, § 3, de l’AM 11/07/19. L'exclusion du recours à la représentation directe pour le placement de marchandises sous le régime du transit sera levée après le déploiement en Belgique du NCTS (New Computerised Transit System) Phase 5 et de l’ amendement de l'AM 11/07/19.

§ 98. Pour le placement des marchandises sous un régime douanier ou la réexportation, l’utilisation de la représentation directe ou indirecte se résume comme suit :

5.2. Application pour la déclaration en douane normale ou simplifiée

§ 99. La représentation en douane peut s’appliquer à l’utilisation de la déclaration en douane normale visée à l’article 162 CDU ou des déclarations en douane simplifiées (voir §§ 100 à 102).

§ 100. L'utilisation d’une déclaration en douane simplifiée, visée à l’article 166 CDU, est possible en cas de représentation directe et indirecte à condition que le déclarant et le titulaire de l’autorisation pour l’utilisation régulière de la déclaration en douane simplifiée, visée à l’article 166, § 2 CDU, soient une seule et même personne.

Cela signifie qu’en cas de représentation indirecte, étant donné que le représentant en douane est le déclarant, il doit lui-même être le titulaire de l’autorisation d’utilisation régulière de la déclaration en douane simplifiée.

Par contre, en cas de représentation directe, le représentant en douane ne pouvant pas être le déclarant, il ne peut en aucun cas être titulaire de l’autorisation mentionnée. Toutefois, il peut introduire une déclaration en douane simplifiée si le déclarant, à savoir la personne représentée au nom et pour le compte duquel il agit, est titulaire de ladite autorisation.

§ 101. L'inscription dans les écritures du déclarant (EIDR), visée à l’article182 CDU, s’applique à la représentation indirecte et exceptionnellement aussi à la représentation directe. L’autorisation EIDR peut être octroyée à un représentant direct ou indirect. Le représentant direct n’est donc pas exclu de l’utilisation de l’EIDR dans la mesure où celui-ci a accès au système électronique de la personne représentée (déclarant dans ce cas).

§ 102. Les simplifications concernant le placement des marchandises sous le régime du transit de l’Union ou concernant la fin de ce régime visées à l’article 233, § 4 CDU (à savoir le statut d’expéditeur agréé, le statut de destinataire agréé, l’utilisation de scellé d’un modèle spécial, l’utilisation d’une déclaration en douane comportant des exigences réduites en matière de données, et l’utilisation d’un document électronique de transport en tant que déclaration en douane) peuvent être utilisées dans le cadre d'une représentation indirecte. Etant donné qu’en Belgique, la représentation directe est actuellement exclue pour le régime du transit, ces simplifications ne peuvent pas être utilisées dans le cadre de la représentation directe. Pour les simplifications du régime du transit, c’est bien le déclarant qui doit être titulaire des autorisations de ces simplifications. Le représentant indirect doit donc être titulaire des autorisations de simplifications du transit qu'il utilise.

§ 103. L’utilisation de la représentation directe ou indirecte selon que la déclaration en douane soit normale ou simplifiée se résume comme suit :

5.3. Codes et données à mentionner sur une déclaration en douane

§ 104. La déclaration en douane actuelle (Document administratif unique) doit mentionner si elle est établie en utilisant la représentation directe ou indirecte, ou si elle est établie sans représentation en douane. A cet effet, un des codes suivants doit être mentionné en case 14 (Déclarant/Représentant) de la déclaration en douane (à l’exception du transit) :

1 lorsqu’il n’y a pas de représentant en douane et que l’opérateur économique concerné déclare lui-même ses marchandises ;

2 lorsqu’on a recours à la représentation directe ;

3 lorsqu’on a recours à la représentation indirecte.

Conformément aux dispositions de l’article 130, § 1 LGDA, le numéro de répertoire attribué à la déclaration en douane (c’est-à-dire le numéro d’inscription dans le répertoire des représentants en douane) ainsi que le numéro d’inscription dans le registre d’immatriculation des représentants en douane sont mentionnés sur les documents correspondants remis à la douane. Sur la déclaration en douane, ces informations sont mentionnées en case 14.

En ce qui concerne la représentation directe, le code national 4007 doit être mentionné en case 44 de la déclaration en douane. Ce code indique que le représentant en douane dispose d’un mandat en matière de représentation directe, qui lui a été remis par la personne représentée.

§ 105. A partir de la date d’entrée en vigueur des Annexes B CDU DA et CDU IA (et donc de la date de déploiement des nouveaux systèmes informatiques pour les déclarations d’importation, d’exportation et de transit), le code 2 ou 3 sera mentionné sous l’élément de donnée 13 06 030 000 "Statut du représentant". Le code 1 ne s’applique plus dans ce cas.

Le numéro de répertoire attribué à la déclaration en douane et le numéro d’inscription dans le registre d’immatriculation des représentants en douane sont mentionnés à l’élément de donnée 12 04 001 000 (Numéro de référence de la référence complémentaire).

En ce qui concerne le code national 4007 faisant référence au mandat dont dispose le représentant en douane, il s’appliquera tant à la représentation directe qu’indirecte et sera mentionné sous l’élément de donnée 12 03 002 000 (Type de document d’accompagnement). Le numéro de référence du mandat sera indiqué sous l’E.D. 12 03 001 000 (Numéro de référence du document d’accompagnement).

§ 106. Le code à mentionner sur la déclaration en douane pour indiquer l’utilisation de la représentation directe ou indirecte se résume comme suit :

6. DISPOSITIONS FINALES

La présente Circulaire abroge et remplace :

L’Instruction Agents en douane C.D. 881.0 - D.C. 25.500 du 1er octobre 2004 ; et
La Circulaire D.D. 312.594 du 1er juillet 2012 concernant les Déclarations en douane avec application de la représentation directe (C.D. 530.9).

Pour l'Administrateur général,

Jo Lemaire

Conseil Général

Ref. interne : C.D. 530.9 – EOS/DD 018.387

ANNEXES

Annexe I : Modèle de déclaration de compétence professionnelle - déclaration sur l'honneur relative à un employé[7]

(Modèle en vue de la reconnaissance par l'Administration générale des douanes et accises des représentants en douane)

Application de l'article 127, § 2 de la loi générale sur les douanes et accises (Moniteur belge du 20 juin 2014)

L'entreprise (nom et adresse) : ... . . . . . .....................................

..................................... . . . . . ..

...................................... . . . . . ..

..................................... . . . . . ..

Numéro d'immatriculation ou numéro d'entreprise : . . . . .

Référence : . ........ . . . . . ...

Le soussigné représentant de l'entreprise . . . . .

déclare sur l'honneur que

Monsieur/Madame : ................................. . . . . . .................. (nom et prénoms)

né : .............................................. . . . . . .................(lieu et date)

a participé dans l'entreprise précitée du . . . . . . .........(début de la période) au ... . . . . . .......(fin de la période) de telle façon à des fonctions qu'il/elle a acquis la compétence professionnelle nécessaire d'au moins trois ans ininterrompus en relation avec l'introduction de déclarations en douane auprès de l'Administration générale des douanes et accises.

Il/Elle était du ...... . . . . . .... (début de la période) à ................ . . . . . ....... (fin de la période) plus particulièrement chargé de (description des fonctions) :

.......................................... . . . . . ..............................................

................................................... . . . . . ....................................

............................................................ . . . . . ...........................

Fait à : ........................... . . . . . ............ (lieu) le ......... . . . . . .................... (date)

(Nom et prénom, qualité et signature de la personne qui est autorisée à intervenir au nom de l'entreprise)

Nom et prénom : . . . . .

Adresse : . . . . .

Qualité : . . . . .

Signature :

Attention

Le mandat de l'entreprise pour intervenir en son nom doit être annexé.

Des déclarations fausses, incorrectes ou incomplètes peuvent aussi, sans préjudice de sanctions pénales, sur le plan douanier être sanctionnées comme une atteinte à la compliance.

Annexe II : Modèle de répertoire[8]

Annexe III : Modèle du timbre[9]

Annexe IV : Modèle de décompte des débours et rémunérations[10]

[1] “Sauf dispositions contraires” fait référence à l’article 20 a) CDU : “La Commission est habilitée à adopter des actes délégués en conformité avec l'article 284, afin de déterminer: a) les cas dans lesquels la dérogation visée à l'article 18, paragraphe 2, deuxième alinéa, ne s'applique pas” ; La Commission n’a pas encore adopté ces actes délégués.

[2] Circulaire 2020/C/141 concernant EORI (Economic Operator’s Registration and Identification) enregistrement et identification des opérateurs économiques - https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/public/fisconet/document/cbdb060b-033e-4629-ab05-55bb63c0b765

[3] Sauf dérogation autorisée par l'administration, tout représentant en douane doit disposer sur le territoire belge d'un siège d'exploitation où il conserve les documents

[4] https://financien.belgium.be/fr/douanes_accises/entreprises/representant-en-douane/info-legislation

[5] https://finances.belgium.be/fr/douanes_accises/entreprises/representant-en-douane/liste

[6] https://finances.belgium.be/fr/douanes_accises/entreprises/finances-eori/comptabilit%C3%A9

[7] Annexe de l’Arrêté royal du 13 mars 2016 établissant les conditions de tenue du registre d'immatriculation des représentants en douane, de la preuve de connaissance suffisante de la réglementation en matière de douane, de TVA et d'accise et de la compétence professionnelle pour l'exercice de la représentation en douane.

[8] Annexe I de l’Arrêté ministériel du 23 mars 2016 fixant les modalités de la tenue du répertoire des représentants en douane, du décompte et celles relatives au fonctionnement de la représentation en douane

[9] Annexe II de l’Arrêté ministériel du 23 mars 2016 fixant les modalités de la tenue du répertoire des représentants en douane, du décompte et celles relatives au fonctionnement de la représentation en douane

[10] Annexe III de l’Arrêté ministériel du 23 mars 2016 fixant les modalités de la tenue du répertoire des représentants en douane, du décompte et celles relatives au fonctionnement de la représentation en douane

Source : Fisconetplus