Synthèse en matière d'AG du dernier AR n°4 du 9 avril 2020 dans le cadre du Coronavirus

A retenir : "reportez votre AG de plusieurs semaines ou organisez la sans présence physique (avec des procurations ou grâce aux modes de communication à distance) de manière très fluide & flexible".

Découvrez la synthèse de l'AR n°4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de (...) droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19.

Période durant laquelle les mesures sont d'application et entrée en vigueur

Les dispositions prévues sont d'application durant la période du 1 mars au 3 mai 2020 inclus (1).

Mais une AG ou une réunion d'un organe d'administration (OA) convoquée avant cette date peut être tenue conformément aux dispositions de l’arrêté royal même si elle a lieu après.

L’arrêté royal produit ses effets le 1er mars 2020. Il s'applique à toute réunion d'OA et d'AG à tenir ou qui aurait dû être tenue mais qui n'a pas été tenue, et à toute convocation d'OA et d'AG envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée, à partir du 1er mars 2020. Il ne s'applique pas aux réunions des organes précités ayant eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l'entrée en vigueur.

Champ d'application

Toute société/association (ci-après « entité »), personne morale (avec AG et organe d’administration) et à tout organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle

Tenue des AG

1. – L'organe d'administration peut imposer, même en l'absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute AG d'exercer leurs droits exclusivement en :

• votant à distance par correspondance avant l'AG (l'OA des SA met à disposition/publie un formulaire sur un site internet, conformément à l'article 7:146 du CSA);
• donnant une procuration avant l'AG, selon les modalités du CSA (l'OA peut imposer que le mandataire soit toute personne qu'il désigne, dans le respect des règles de conflits d'intérêts prévues par le CSA; ce mandataire n'est autorisé à exercer le droit de vote pour compte de l'actionnaire/membre que s’il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque sujet à l'ordre du jour).

Les dispositions relatives aux sollicitations publiques de procurations ne s'appliquent pas.

Si l'entité a déjà reçu une procuration valable contenant des instructions de vote spécifiques mais pour laquelle le mandataire n'est ni l'entité, ni une autre personne désignée par son organe d'administration, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration sont pris en compte, sans que ce mandataire doive être présent.

Les documents pourront être envoyés à l'adresse indiquée par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée (2).

2. – Au cas où l’entité ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées, elle peut interdire toute présence physique d'actionnaires/membres ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l'AG, sauf, le cas échéant, en ce qui concerne les personnes visées au point 4.

Les entités sont également autorisées à mettre à disposition des participants à toute AG un moyen de communication électronique tel que visé à l'article 7:137 du CSA, en suivant les modalités du CSA, même en absence d'autorisation statutaire.

3. – L’entité peut imposer que

• (i) seules des questions écrites soient posées, en suivant les modalités du CSA et
• (ii) les actionnaires communiquent les questions au plus tard le 4ème jour précédant l'AG.

L'OA répond à ces questions par écrit, au plus tard le jour de l'AG mais avant le vote, ou oralement, lors de l'AG s'il choisit

• (i) d'organiser une diffusion en direct/différé par conférence téléphonique ou vidéo, accessible à toute personne ayant le droit de participer, ou
• (ii) de faire 3 usage du point 2, al. 2 (3).

4. – Lorsqu'une entité met en œuvre la mesure visée au point 1, les membres du bureau, les membres de l'OA, le commissaire et la personne à laquelle, le cas échéant, une procuration aurait été donnée peuvent valablement participer à distance à l'AG, en ce compris par conférence téléphonique ou vidéo, et remplir leurs fonctions de cette manière.

Les entités ne sont pas tenues d’organiser une participation selon les mêmes modalités pour les actionnaires/membres, au cas où elles ne peuvent garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées.

En ce qui concerne les AG dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire : un membre de l'OA, dûment habilité, ou toute autre personne désignée par lui dans une procuration ; et/ou le mandataire désigné.

5. – L'entité peut modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée lors de l'entrée en vigueur pour mettre en œuvre le dispositif ou pour modifier le lieu de l'AG, sans que les formalités de 4 convocation et de participation s'appliquent à nouveau (4) .

6. – Les sociétés cotées sont dispensées de toute obligation de communiquer par courrier ordinaire la convocation et les autres documents devant être mis à la disposition des actionnaires et des autres personnes ayant le droit de les recevoir ou de les tenir à disposition au siège de la société. Les sociétés non cotées communiquent les documents conformément à l'article 2:32, à l'exception de l'alinéa 4, du CSA.

Faculté de report des AG et d'approbation/dépôt des comptes annuels

L'OA peut reporter l'AGO à une date ultérieure, même si elle a déjà été convoquée .

Certaines périodes sont prolongées de 10 semaines : exemples : 6 mois (art. 3:1, §1 , al. 2) ; 7 mois (art. 2:99, al. 2, 3:10, al. 2, 3:12, §1 , 3:13, al. 3, 3:26, §2, 4° & 3:35, al. 2); 9, 10, 12 et 13 mois (art.3:13, al.4); 6 mois (art.3:47,§1 ,al.2); 6 mois (art.3:51,§1 ,al.1 et 11:12).

L'OA peut reporter à la date de son choix toute autre AG déjà convoquée lors de l'entrée en vigueur, à l'exception des AG convoquées :

• lorsque l'actif net risque de devenir ou est devenu négatif,
• par ou à la demande du commissaire,
• à la demande d'actionnaires ou de membres conformément aux dispositions du CSA,

lesquelles ne peuvent pas être reportées mais peuvent se tenir selon les modalités précitées.

Tenue des réunions des OA

Toute décision d'un OA collégial peut, nonobstant toute disposition statutaire contraire, être prise par consentement unanime de l'ensemble des membres, exprimé par écrit ou par tout autre moyen de communication visé à l'article 2281 du Code civil.

Toute réunion d'un OA collégial peut, même en l'absence d’autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.

En ce qui concerne les OA dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire un seul membre dûment habilité ou toute autre personne désignée par l'OA en vertu d'une procuration.

---------------------------

1 Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, adapter la date finale.

2 Ces documents doivent parvenir à la société cotée au plus tard le 4ème jour précédant l'AG, ce que les autres entités peuvent imposer.
3 Pour les sociétés cotées, qui choisissent de répondre aux questions par écrit, la publication des réponses intervient sur le site internet. Pour les autres entités, cette publication est raisonnablement portée à la connaissance des actionnaires/membres.

4 Pour les sociétés cotées, cette modification est annoncée par communiqué de presse/site internet au plus tard le 6ème jour précédant l'AG. Les autres entités veillent à ce que cette modification soit portée à la connaissance des actionnaires/membres par le moyen le plus approprié (site internet, courrier électronique/ ordinaire).

5 Pour les sociétés cotées, ce report est annoncé par communiqué de presse/site internet, au plus tard le 4ème jour qui précède l'AG. Les autres entités veillent à ce que ce report soit porté à la connaissance des actionnaires/membres, par le moyen le plus approprié (site internet, courrier électronique/ordinaire).