BOEKHOUDPLATFORMEN – WELKE KEUZE MAKEN

Hoe navigeer je door de overvloed aan aanbiedingen van nieuwe boekhoudplatformen?

Geen onnodig gepraat, digitalisering binnen een accountancy bureau is een noodzaak geworden. Laten we een duik nemen in één van de mogelijkheden van deze nieuwe technologische hulpmiddelen: het samenwerkingsplatform.

Voor de eerste keer beschikt een fiduciaire over een tool dat hem toelaat een nauwe samenwerking met zijn klant te bewerkstelligen. Het is duidelijk dat deze nieuwigheid een integraal onderdeel is van de welbekende digitalisering. We hebben trouwens mogen opmerken dat het aanbod van dit soort platformen sinds iets meer dan twee jaar explosief toegenomen is. Terwijl een boekhoudplatform zorgvuldig moet geselecteerd worden en zowel met de noden van de fiduciaire als met die van zijn vele verschillende soorten klanten moet overeenkomen. Dit is een integraal onderdeel van het succes van de digitalisering van een bedrijf.

Het hulpmiddel is een soort brug tussen de software van de fiduciaire en zijn klant, het maakt een ultra eenvoudige overdracht van documenten mogelijk (via elektronische factuur, scan, mail, …) en de automatische inbreng van deze documenten rechtstreeks in de software van de boekhouder die zich aan zijn kant bezighoudt met het papierwerk. Het platform dient eveneens als archiefcentrum aangezien alles er gecentraliseerd en toegankelijk is. Inderdaad, van zodra de gegevens verwerkt zijn, zal de boekhouder er de btw-aangifte, de balans, … maar ook precieze rapporteringen deponeren.

Dit platform is een belangrijke tool en de boekhoudkundige expert heeft er baat bij om een lijst met essentiële criteria op te stellen om de toestroom aan aanbiedingen te evalueren.

Langs de kant van de boekhouder

• Het belangrijkste element waarmee rekening moet gehouden worden is de connectiviteit met zijn gekozen boekhoudsoftware. Dit criterium zal het verschil maken: deze interoperabiliteit zal de boekhouder toelaten om alles te beheren zonder uit zijn boekhoudsoftware te moeten gaan, zowel bij het ontvangen als bij het verzenden van documenten en het genereren van dashboards. Van zodra de klant bijvoorbeeld zijn facturen op het platform heeft ingediend, worden ze voorgesteld voor automatische codering in de software van de boekhouder. Omgekeerd kan de boekhouder een document dat hij heeft opgemaakt voor zijn klant met een simpele « push » vanuit zijn software verzenden.
• Het is vervolgens noodzakelijk meer te weten te komen over de functionaliteiten van het platform: naast de overdracht van de documenten, moet het een echte dialoog tussen de twee partijen via gedeelde kalenders mogelijk maken, alsook gerichte discussies over bepaalde documenten,… Het is ook essentieel dat het een automatisch rapporteringssysteem bevat via dewelke de fiduciaire de cijfers over de gezondheid van de activiteiten van elke klant op een interactieve en didactische manier kan communiceren.
• De tool moet een toegevoegde waarde hebben: het delen van de gegevens en de functionaliteit van de rapportering laten de boekhouder toe om toegang te hebben tot alle gegevens die nodig zijn om een goede kennis van de activiteit van zijn klant te verkrijgen en zodoende goed advies op het juiste moment te kunnen verstrekken.
• Tenslotte, gezien het aanbod ruim is en de concurrentie steeds zwaarder wordt, is waakzaamheid geboden wat betreft de duurzaamheid van de gekozen tool en de capaciteit tot technologische en commerciële ontwikkeling.

Langs de kant van de klant van de fiduciaire:

• Bij de keuze van zijn samenwerkingsplatform, moet de fiduciaire eveneens rekening houden met zijn klant. Het belangrijkste element moet het gebruiksgemak zijn: de interface moet simpel, intuïtief en flexibel zijn. Of de klant nu technofiel of neofiet is, hij moet de applicatie kunnen gebruiken na een korte uitleg, anders riskeert ze nooit gebruikt te worden.
• Om gebruikt te worden, moet het platform een meerwaarde zijn voor de klant, met name door geüpdatete informatie en een betere samenwerking met zijn boekhouder te garanderen, waardoor hij zijn activiteiten beter onder controle zal kunnen houden.

Laatste criterium, het ter beschikking stellen van een begeleidingsproces bij het gebruik van het platform of opleidingsmogelijkheden zijn eveneens belangrijke factoren.

Het boekhoudplatform is zonder twijfel één van de manieren om sneller te digitaliseren. Zoals Pierre Borremans – co-founder van WinBooks – het ons uitlegt, moet men niettemin voorzichtig zijn bij het maken van de keuze om de opportuniteit niet om te zetten in een mislukking: «De toekomst van de boekhouding moet met optimisme worden bekeken, op voorwaarde dat deze efficiënte tools aanbiedt. Bij WinBooks, sinds de ontwikkeling van nieuwe technologieën voor een digitale boekhouding, waren we vastberaden om in het hele gamma een maximale connectiviteit te garanderen, maar ook om het werk van de boekhouder te vergemakkelijken zonder dat hij vertrouwd moest geraken met complexe tools die hem uiteindelijk meer werk zouden bezorgen.»

Tenslotte, vooraleer de Rubicon over te steken, is het noodzakelijk om te kunnen genieten van een demonstratie om te controleren of het platform voldoet aan de hele checklist. Eens de keuze is gemaakt, zal de fiduciaire zich kunnen concentreren op het bewerkstelligen van de nieuwe organisatie binnen het kantoor en de verrijking van het aanbod door het gebruik van deze tools en diensten online te maken. Zonder twijfel een opportuniteit, maar die goed moet overwogen worden.µ

https://www.winbooks.be/nl/profile/fiduciaires