Circulaire 2022/C/62 over de verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever

De Algemene Administratie van de Fiscaliteit – Personenbelasting publiceerde op 29/06/2022 de Circulaire 2022/C/62 over de verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Deze circulaire bespreekt de uitbreiding van de rapporteringsverplichting, zoals ingevoerd door art. 27 en 96, derde lid van de wet 27.06.2021, houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de W 18.09.2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (BS 30.06.2021, Ed. 3) – hierna de wet van 27.06.2021.

Inhoudstafel

I. Inleiding
II. Terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever
III. Verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever

A. Algemeen
B. Tot en met inkomstenjaar 2021
C. Vanaf inkomstenjaar 2022

IV. Concrete gevallen

A. Crediteren van de rekening courant van de bedrijfsleider
B. Terugbetaling van een voorschot

V. Voorbeelden
VI. Vanaf wanneer
VII. Wettelijke basis
VIII. Aangepaste bepalingen van het WIB 92

I. Inleiding

1. De in art. 57, eerste lid, WIB 92, vermelde kosten kunnen slechts als beroepskosten worden aangenomen wanneer ze worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave die worden overgelegd in de vorm en binnen de termijn die de koning bepaalt.

2. Daartoe behoren de vaste vergoedingen toegekend aan de leden van het personeel als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever (1).

(1) Art. 57, eerste lid, 3°, WIB 92.

3. In het kader van de huidige context, waarin thuiswerk en de terugbetaling van de daaraan verbonden eigen kosten van de werkgever steeds belangrijker worden, is er nood aan een wettelijke basis voor het meedelen van de vergoedingen voor die kosten aan de fiscale administratie.

4. Een ruimere ficheverplichting draagt ook bij tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken en op de eventuele aftrek als beroepskost van kosten die door de werkgever werden terugbetaald.

5. De wet van 27.06.2021 (2) verruimde de ficheverplichting dan ook tot de variabele vergoedingen die worden toegekend aan de leden van het personeel als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever.

(2) Art. 27 en 96, derde lid.

6. Die wetswijziging is van toepassing op de vanaf 01.01.2022 gedane terugbetalingen.

7. Deze circulaire bespreekt de gevolgen hiervan op de individuele fiches 281.10 en 281.20.

II. Terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever

8. In principe zijn alle vergoedingen verkregen uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid belastbaar als bezoldigingen van werknemer.

Wanneer een werkgever een kostenvergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever (3), op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding:

- bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn

- en ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

(3) Art. 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92.

9. De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

10. Volledigheidshalve wordt er op gewezen dat:

- de op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste mogen worden genomen door de werkgever

- de vergoedingen die een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn, moeten worden verantwoord door individuele fiches (zie titel III hierna)

- de verkrijgers van de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever verplicht zijn, in geval zij hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de inkomstenbelasting, deze forfaitaire vergoeding in mindering te brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben.

11. Kosten zijn eigen aan de werkgever wanneer ze, in functie van de omstandigheden van de beroepsactiviteit, normalerwijze ten laste vallen van de werkgever. Dit is een feitenkwestie.

12. Worden niet bedoeld:

- de terugbetaling van een privéuitgave.

Een dergelijke terugbetaling vormt een belastbaar voordeel van alle aard.

- de terugbetaling van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen (bijv. extra grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor films of computerspelen , maar ook worden gebruikt voor thuiswerk, een dure design bureaulamp, zeer dure bureaustoelen,…).

Het deel dat op onredelijke wijze de terugbetaling van een eigen kost van de werkgever overstijgt vormt een belastbaar voordeel van alle aard. De beoordeling hiervan gebeurt geval per geval.

De als bezoldigingen belastbare voordelen van alle aard moeten verantwoord worden door individuele fiches, onder de rubriek bezoldigingen.

13. Het voorgaande is mutatis mutandis van toepassing op bedrijfsleiders.

III. Verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever

A. ALGEMEEN

14. De individuele fiche 281.10 en 281.20 maakt wat de eigen kosten van de werkgever betreft, het volgende onderscheid:

- forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen

- forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen

- vergoedingen op basis van bewijsstukken.

15. Wat de eerste categorie betreft, gaat het dan bijvoorbeeld om

- de forfaitaire vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt die in de privésector als een ernstige norm voor de forfaitaire niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt (mits is voldaan aan bepaalde voorwaarden)

bv. de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen (4), vergoedingen voor verblijfkosten (5)

- de forfaitaire thuiswerkvergoeding (6)

- de forfaitaire terugbetaling van kosten die het voorwerp uitmaken van een beslissing tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB)

- de forfaitaire terugbetaling van kosten waarvan het bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

(4) Zie de circulaire nr. Ci.RH.241/535.316 van 11.09.2000.
(5) Zie nr. 15 e.v. van de circulaire 2018/C/8 van 22.01.2018 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt.
(6) Zoals bedoeld in circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.

B. TOT EN MET INKOMSTENJAAR 2021

16. De fiche 281.10 en 281.20 voorzag onder het vak 'diverse inlichtingen' een rubriek voor eigen kosten van de werkgever.

17. De forfaitaire vergoedingen die niet zijn bepaald volgens ernstige normen moesten op die fiches worden verantwoord door de vermelding van het bedrag.

18. Voor de overige terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever (op basis van bewijsstukken of op forfaitaire wijze overeenkomstig ernstige normen) moest het bedrag niet op de fiches 281.10 en 281.20 worden vermeld en volstond het bij de passende rubriek 'JA' te vermelden of aan te duiden.

C. VANAF INKOMSTENJAAR 2022

19. Vanaf 2022 moeten ook de variabele vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave die worden overgelegd in de vorm en binnen de termijn die de koning bepaalt.

20. Concreet zullen voor de vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever vanaf inkomstenjaar 2022 in het vak 'Diverse inlichtingen' van de fiches 281.10 en 281.20 de volgende drie categorieën opgenomen zijn:

- 'forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen'

- 'forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen'

- 'vergoedingen op basis van bewijsstukken'.

Voor elk van deze categorieën moet het effectief terugbetaalde bedrag vermeld worden.

IV. Concrete gevallen

A. CREDITEREN VAN DE REKENING COURANT VAN DE BEDRIJFSLEIDER

21. De terugbetaling kan ook gebeuren via een creditering van de rekening-courant van een bedrijfsleider bij de vennootschap. Die toekenning moet eveneens worden verantwoord door middel van individuele fiches en een samenvattende opgave.

B. TERUGBETALING VAN EEN VOORSCHOT

22. In de praktijk kan de volgende situatie zich voordoen:

- de werkgever of vennootschap doet in eigen naam een beroepsmatige aankoopverrichting (van goederen of diensten)

- de werknemer of bedrijfsleider beperkt zich tot het voorschieten van de betaling (hij betaalt met eigen middelen).

23. In dat geval gaat het niet om de werknemer of bedrijfsleider die de aankoop verricht, maar om de werkgever of vennootschap. Daardoor moet de terugbetaling van die kosten niet opgenomen worden op een individuele fiche en samenvattende opgave (7).

(7) Vraag nr. 924 van 09.03.2022, gesteld door volksvertegenwoordiger Leysen, QRVA 55/082, blz. 120-121).

24. Het voorgaande geldt slechts wanneer van meet af aan duidelijk is dat de aankoopverrichting gebeurt door de vennootschap of werkgever en het verantwoordingsstuk op basis waarvan de vennootschap of werkgever deze kost als beroepskost in aanmerking neemt, de identiteit van de vennootschap of werkgever bevat. In de regel gaat het dan om een rechtsgeldige factuur, op naam van de vennootschap of werkgever.

25. Wanneer dit niet het geval is, dan geldt de in art. 57, WIB 92, voorziene verantwoordingsverplichting wel. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de terugbetaling van een verantwoordingsstuk zonder identificatie van de werkgever of vennootschap. In dat geval is er immers wel een risico op misbruik.

V. Voorbeelden

26. Voorbeeld 1

Een leerkracht koopt knutselmateriaal aan om te gebruiken in de klas.

De school betaalt op 16.05.2022 aan de hand van het door de leerkracht voorgelegde kassaticket een bedrag van 50,00 euro voor het knutselmateriaal terug.

fiche 281.10 (inkomsten 2022) – vak 'diverse inlichtingen'

Eigen kosten van de werkgever:

- vergoedingen op basis van bewijsstukken: 50,00 euro.

27. Voorbeeld 2

Een werknemer besteedt structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van zijn arbeidstijd aan thuiswerk.

Om zijn beroepsactiviteit thuis op een normale manier te kunnen uitoefenen koopt hij in het jaar 2022 een standaardbureaustoel aan van 400,00 euro.

De factuur staat op naam van de werknemer. De werknemer betaalt de factuur met zijn eigen bankkaart.

De werkgever betaalt in 2022 de volgende vergoedingen (er is voldaan aan alle voorwaarden om als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever te worden aangemerkt):

- eenmalige tussenkomst in de aankoop van de bureaustoel: 150,00 euro

- forfaitaire thuiswerkvergoeding: 480,00 euro.

fiche 281.10 (inkomsten 2022) – vak 'diverse inlichtingen'

Eigen kosten van de werkgever:

- forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen: 480,00 euro

- vergoedingen op basis van bewijsstukken: 150,00 euro.

28. Voorbeeld 3

De werkgever geeft aan één van zijn werknemers de opdracht om in zijn naam printpapier voor het kantoor aan te kopen.

De rechtsgeldige factuur is op naam van de werkgever, maar de werknemer schiet de betaling voor (hij betaalt met zijn privérekening).

De werkgever betaalt het door de werknemer voorgeschoten bedrag terug.

In zo'n geval gaat het niet om de werknemer die het kantoormateriaal aankoopt, maar wel de werkgever.

Deze kost moet niet verantwoord worden door een fiche 281.10.

De normale regels inzake het bewijs van beroepskosten zijn in hoofde van de werkgever van toepassing.

VI. Vanaf wanneer

29. De uitgebreide ficheverplichting zoals hiervoor besproken is van toepassing op de vanaf 01.01.2022 gedane terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever.

VII. Wettelijke basis

- Art. 57, WIB 92.

- Art. 27 en 96, 3de lid van de wet van 27.06.2021, houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de W 18.09.2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (BS 30.06.2021, Ed. 3).

VIII. Aangepaste bepalingen van het WIB 92

Art. 57, WIB 92, van toepassing vanaf 01.01.2022 luidt als volgt:

De volgende kosten worden slechts als beroepskosten aangenomen wanneer ze worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave die worden overgelegd in de vorm en binnen de termijn die de Koning bepaalt:

1° commissies, makelaarslonen, handels- of andere restorno's, toevallige of niet-toevallige vacatiegelden of erelonen, gratificaties, vergoedingen of voordelen van alle aard die voor de verkrijgers al dan niet in België belastbare beroepsinkomsten zijn, behoudens de in artikel 30, 3° , bedoelde bezoldigingen;

2° bezoldigingen, pensioenen, renten of als zodanig geldende toelagen, betaald aan personeelsleden, aan gewezen personeelsleden of aan hun rechtverkrijgenden, met uitzondering van de sociale voordelen die ten name van de verkrijgers zijn vrijgesteld;

3° vaste vergoedingen toegekend aan de leden van het personeel als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever.

4° inkomsten als bedoeld in artikel 17, § 1, eerste lid, 3°, wat auteursrechten en naburige rechten betreft, en 5°.

Variabele vergoedingen toegekend aan de leden van het personeel als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever moeten worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave die worden overgelegd in de vorm en binnen de termijn die de Koning bepaalt.

Het eerste lid, 1°, is niet van toepassing wanneer de er beoogde kosten verbonden zijn aan de leveringen van goederen of diensten verricht door een belastingplichtige gevestigd op het grondgebied van de Gemeenschap in de zin van artikel 1, § 2, 2°, van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde of in Noorwegen, IJsland of Liechtenstein, waarvoor overeenkomstig het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde of elke andere wettelijke of reglementaire bepaling toepasbaar op de belastingplichtige, een factuur of een document in de plaats ervan werd opgesteld.

In afwijking van het eerste lid, 1°, kan de Koning een drempel bepalen waaronder de er beoogde beroepskosten per jaar en per leverancier van goederen of dienstverrichter niet moeten worden verantwoord door de opmaak van een individuele fiche en een samenvattende opgave. De drempel mag niet meer dan 1.000 euro bedragen.

Elke gegevensverwerking die rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden is met de naleving van het eerste tot het vierde lid is een verwerking noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang in de zin van artikel 6 van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG. Het doel van die gegevensverwerking is verenigbaar met de doeleinden die de fiscale bevoegdheden omschreven in dit Wetboek nastreven. Dit Wetboek vormt de rechtsgrondslag in de zin van artikel 6, lid 3, van de voornoemde Verordening voor de verwerking van de gegevens tijdens de uitoefening van de erin omschreven fiscale bevoegdheden. De uitoefening van die fiscale bevoegdheden vormt in het kader van gegevensverwerking een gewichtige reden van algemeen belang.

Interne ref.: 732.035

Bron: Fisconetplus​