Deadline UBO-verplichtingen voor ondernemers nadert! eStox biedt een vlotte oplossing

4 september 2019 à 09:54

Bedrijven die nog niet aan de UBO-verplichtingen hebben voldaan (deadline 30 september!), kunnen vanaf nu ook gebruik maken van eStox. Dankzij dit digitale effectenregister ontwikkeld door de Belgische accountants en notarissen worden de vereiste inlichtingen over de controlerende aandeelhouders automatisch aan de FOD Financiën doorgegeven. Op die manier maakt eStox de activiteiten van ondernemers en bedrijven een stuk eenvoudiger.

Bestuurders van bedrijven zijn verplicht om aan de overheid te melden wie de “uiteindelijke begunstigden” of de “ultimate beneficial owners” (kortweg UBO) van de onderneming zijn. Deze verplichting vloeit voort uit de Europese regelgeving in de strijd tegen witwassen en fraude.
De uiteindelijke begunstigden zijn niet alleen de oprichters en de bestuurders van het bedrijf, maar ook de aandeelhouders die meer dan 25 procent van de aandelen bezitten.

Bestuurders hebben nog tot 30 september 2019 de tijd om de gegevens door te spelen aan de Federale Overheidsdienst Financiën. Doen ze dit niet, dan komt hun aansprakelijkheid in het gedrang.
Gelukkig biedt eStox, het digitale effectenregister van het Instituut van Accountants en Belastingconsultenten (IAB) en de Federatie van het Notariaat (Fednot), een vlotte oplossing.

Het is immers mogelijk om via eStox alle nodige gegevens automatisch te bezorgen aan de FOD Financiën. Zo is er geen kans op vergissingen en komt de aansprakelijkheid niet in het gedrang. Wie van deze optie gebruik wenst te maken, kan terecht bij zijn accountant of notaris.

Wat is een effectenregister?

Voor ondernemers en bestuurders in een bedrijf is een effectenregister een onmisbaar instrument. Het geeft aan wie aandeelhouder is, sinds wanneer, hoe hij zijn effecten heeft gekregen en welke participatie hij precies bezit.

Het register komt van pas telkens aandeelhouders bijeenroepen moeten worden, bv. bij de jaarlijkse algemene vergadering. Maar ook bij een wijziging van de statuten, het doorvoeren van een kapitaalverhoging of wanneer een aandeelhouder zijn effecten wil verkopen of schenken, is het effectenregister bijzonder nuttig.

Van papier naar digitaal

Tot voor kort was een effectenregister enkel in een papieren versie beschikbaar, vaak in de vorm van logge boeken. Dat had uiteraard nadelen: ondernemers en bedrijven hadden het soms niet meteen bij de hand wanneer ze het dringend nodig hadden. Vaak bleken de gegevens die erin waren opgenomen niet up-to-date te zijn. Soms was er zelfs sprake van manipulatie van de gegevens, met aanslepende discussies en eventueel zelfs gerechtelijke procedures als gevolg.

Dankzij eStox behoren deze zorgen tot het verleden. De gegevens worden elektronisch bijgehouden en kunnen niet meer verloren gaan. De accountant of notaris zorgt een correcte registratie van de aangeleverde gegevens.