IBR : nieuwe brochure over het gebruik van data-analyse bij de controle

Het doel van deze nieuwe publicatie is om de basisbegrippen inzake het gebruik van data-analysetechnieken (DA) ter beschikking te stellen van auditors en hen te helpen bij de toepassing van deze technieken bij de uitvoering van controleopdrachten. De brochure beschrijft diverse praktijkvoorbeelden van het gebruik van DA-technieken.

Veel auditors maken reeds dagelijks gebruik van de DA-techniek bij de uitvoering van hun controles, soms zonder het te beseffen. De gebruikte technieken zijn soms eenvoudig en dan weer complexer. De eenvoudigere analyses worden uitgevoerd met behulp van software zoals Excel, waarmee bijvoorbeeld de tien beste verkopen van het jaar kunnen worden opgelijst of gegevens uit twee verschillende databronnen kunnen worden gestaafd. Meer geavanceerde technieken worden met behulp van gespecialiseerde software toegepast om bijvoorbeeld de uitstaande saldi van de cliënten te herberekenen door deze te vergelijken met het historisch overzicht van de achterstanden van de vorige jaren, waardoor men verschillen of tendensen in het betalingsgedrag van bepaalde cliënten kan identificeren. Deze software maakt het ook mogelijk om gegevensgerichte controles uit te voeren door, bijvoorbeeld, bestelbonnen, leveringsbonnen en facturen op elkaar af te stemmen teneinde transacties te extraheren die zonder bestelbon werden uitgevoerd.

De DA-techniek wordt gedefinieerd als “de techniek voor het ontdekken van patronen en afwijkingen, en het onttrekken van andere nuttige informatie door middel van analyse, modellering en/of visualisatie van de gegevens met het oog op de planning of uitvoering van een controle”.

De controles van financiële overzichten van entiteiten van elke omvang worden nu uitgevoerd in een omgeving die gekenmerkt wordt door de alomtegenwoordigheid van IT. De dag van vandaag verwerken alle vennootschappen hun informatie met behulp van IT. Anderzijds wordt de hoeveelheid informatie die zo verwerkt of opgeslagen wordt steeds groter en ondergaat zelfs een exponentiële groei.

In deze context waarborgt het gebruik van de DA-techniek het verhogen van de relevantie en van de waarde van de controle van financiële overzichten.

De voordelen van het gebruik van de DA-techniek bij de controle zijn:

• Een beter inzicht in de activiteiten van de entiteit en de hieraan verbonden risico’s, met inbegrip van het frauderisico. Het toepassen van data-analyse kan de auditors helpen bij het verwerven van beter inzicht in de gecontroleerde entiteit. Zo zou de auditor bijvoorbeeld dankzij een exploratie van de totale verkoop van het jaar ten opzichte van de totale verkoop van de voorgaande jaren het seizoensgebonden patroon van de verkoop kunnen ontdekken, hetgeen hem bewust zou maken van de belangrijkste te controleren periodes (dagen, weken, maanden of kwartaal).
• De toegenomen mogelijkheid om afwijkingen van materieel belang te detecteren. Controles zijn vaak gebaseerd op de techniek van steekproeven met het oog op toetsingen van interne beheersingsmaatregelen of gegevensgerichte controles. Het is immers onmogelijk en zinloos om de boekhoudkundige flow van een entiteit handmatig te toetsen. Het toepassen van data-analyse zou het echter mogelijk kunnen maken om het geheel van de transacties van een welbepaalde cyclus te toetsen, hieruit de uitzonderingen te extraheren en zich te focussen op de aldus gedetecteerde uitzonderingen. Zo zouden de auditors het gebruik van steekproeven kunnen beperken en tegelijkertijd het ontdekkingsrisico of het risico dat de conclusie die de auditor kan trekken op basis van een steekproef zou verschillen van de conclusie waartoe hij zou komen indien de populatie als geheel aan dezelfde controlemaatregel was onderworpen, verder kunnen verlagen.
• Een betere communicatie met het ondernemingsbestuur. Het toepassen van data-analyse kan het mogelijk maken om afwijkingen beter te detecteren, hetgeen de auditor de mogelijkheid biedt om de tekortkomingen in de organisatie van de entiteit nauwkeuriger te identificeren. Tijdens de gesprekken met het ondernemingsbestuur kan de auditor dus beter in staat zijn om doelgerichte en meer productieve discussies te voeren over aangelegenheden die moeten worden aangekaart met betrekking tot deze potentiële tekortkomingen.

Deze brochure werd opgesteld door de werkgroep Data Analytics van het IBR, samengesteld uit de volgende leden: Olivier De Bonhome, Mieke Jans, Marc Marissen, Filip Simpelaere, Jeroen Trumpener en Sébastien Verachtert.

Bron: IBR