Peppol is meer dan een e-invoicing netwerk: wat moet je als accountant écht weten over Peppol?

​Als accountant associeer je Peppol waarschijnlijk direct met e-facturatie, maar wist je dat er veel meer achter dit veelzijdige netwerk schuilt? In deze blog kijken we breder - verder dan de factuurverwerking! - en nemen we de verschillende mogelijkheden van Peppol onder de loep. Want dankzij Peppol kan je namelijk niet alleen facturen ontvangen, maar ook tal van andere belangrijke bedrijfsdocumenten. Hoog tijd om je blik te verruimen en het volledige potentieel van dit netwerk te benutten. Veel leesplezier!

De uitdaging: van digitale postbode naar efficiënte workflow‍

Als accountant wil je de rol van digitale postbode niet op jou nemen. Het archaïsche en gedateerde beeld van een drukke receptionist die uren besteedt aan het sorteren en verdelen van post in individuele postvakjes, doet denken aan een scenario dat we liever vermijden in het digitale tijdperk.

De Peppol-inbox van je klant - een term die later uitgebreid besproken wordt - kan overspoeld worden door een lawine aan diverse documenten. Deze documenten zijn weliswaar cruciaal voor je klant, maar als accountant wil je ze toch liever uit je werkproces houden, toch? Jouw focus ligt immers op wat écht belangrijk is: het bewaken van de financiële gezondheid en compliance van je klanten - en het correct boeken van facturen.

Een te brede toepassing van Peppol kan dus leiden tot een digitale overbelasting. Daar moet je erg waakzaam voor zijn. Als accountant wil je je immers focussen op financiële analyses en proactieve adviesverlening, niét op het sorteren van irrelevante documenten. En om die reden is het belangrijk om Peppol op de juiste manier te gaan gebruiken.

Wat is Peppol dan precies wel, eigenlijk?

Peppol is een eDelivery-netwerk dat bedrijven en overheden met elkaar verbindt via een gestandaardiseerde infrastructuur. Het netwerk ondersteunt de uitwisseling van verschillende soorten documenten, zoals:

• Facturen (e-invoices)
• Bestelbonnen
• Leveringsbonnen
• Contracten
• Andere juridische documenten

Peppol beperkt zich dus niet alleen tot financiële documenten, maar biedt ondersteuning voor diverse zakelijke processen. Peppol valt in feite te vergelijken met een mobiele operator of je wifi-netwerk thuis. Net zoals je via je telefoon of internet verschillende soorten berichten kunt versturen - denk aan sms'jes, WhatsApp-berichten, e-mails of zelfs simpele emoji’s - kan je via Peppol ook diverse types van zakelijke documenten uitwisselen.

Het grote voordeel van Peppol is dat het een betrouwbaar en gestandaardiseerd kanaal biedt voor diverse vormen van zakelijke communicatie. Net zoals je bij een sms niet hoeft na te denken over het technische formaat, zorgt Peppol ervoor dat zakelijke documenten zonder problemen tussen verschillende bedrijven en systemen worden uitgewisseld. Dit maakt het proces van documentuitwisseling aanzienlijk efficiënter én betrouwbaarder - en dat bovendien voor alle betrokken partijen.‍

“Peppol biedt kansen voor digitalisering van processen buiten de boekhouding, van logistiek tot energiebeheer.

Documenttypes in Peppol: veel meer dan alleen maar facturen

Peppol ondersteunt een breed scala aan documenttypes, elk met zijn eigen rol in het bedrijfsproces. Hieronder lijsten we de meest relevante types op voor een Belgische kmo, zoals beschreven in de officiële Peppol documentatie:‍

• Peppol BIS Billing UBL Invoice V3 en CreditNote V3:
  • Europese standaarden in lijn met EN16931
    
• Peppol Order transaction 3.0:
  • Voor het uitwisselen van bestelbonnen
    
• Peppol Invoice Response transaction 3.0:
  • Om te reageren op ontvangen facturen
    
• Peppol Despatch Advice transaction 3.0:
  • Voor leveringsadviezen
    
• Peppol Catalogue transaction 3.0:
  • Voor het beheren van productcatalogi

Deze documenttypes zijn slechts een kleine greep uit de diverse mogelijkheden, maar wél zeer relevant voor een bedrijf in België. Deze documenten bieden ondernemers immers een solide basis om hun bedrijfsprocessen te digitaliseren en te stroomlijnen.

Als accountant sta je bovendien voor een erg belangrijke keuze: waar beheer je al die Peppol-documenten? In je vertrouwde boekhoudpakket of in een speciale Peppol-inbox? Het is tijd om kritisch te kijken naar je huidige werkwijze en te overwegen of die nog wel optimaal is in het Peppol-tijdperk. Door de juiste keuze te maken, verhoog je niet alleen je eigen efficiëntie, maar verbeter je ook je dienstverlening. De enige vraag: hoe kan je je workflow aanpassen?

De geschikte oplossing: van wie is de Peppol inbox?

Het beheren van een Peppol-inbox roept vaak de vraag op: wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor de documentenstroom? Als accountant wil je misschien helemaal geen beheerder zijn van alle binnenkomende documenten van je klant. Deze verantwoordelijkheid brengt namelijk belangrijke vragen met zich mee over de continuïteit van de documentenstroom.

Stel je even voor: wat gebeurt er als een klant besluit te vertrekken? Ga je hem echt van Peppol loskoppelen en daarmee zijn hele documentenstroom onderbreken? Dit kan ernstige gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering van je klant. Of wat als je een nieuwe klant verwelkomt en je de documentenstroom niet op orde krijgt? Dit kan leiden tot vertragingen, fouten en frustraties aan beide kanten. En wat als jij, als accountant, besluit over te stappen op een andere boekhoudsoftware? Moet je klant dan noodgedwongen zijn volledige workflow aanpassen?

Deze verschillende scenario's onderstrepen het belang van een flexibele en klantgerichte aanpak bij het beheren van Peppol-documenten. Het is cruciaal om een oplossing te hebben die zowel de continuïteit waarborgt als de flexibiliteit biedt om klanten naadloos te koppelen én los te koppelen, zonder hun bedrijfsprocessen te verstoren. Met als meest geschikte oplossing? Lucy, the easy Peppol platform.‍

Lucy: jouw betrouwbare partner op het vlak van Peppol-documentbeheer

Lucy is een platform dat speciaal ontworpen is om kmo’s en accountants te ondersteunen bij het beheren van hun Peppol-documenten. In plaats van dat jij als accountant vastloopt in de eindeloze rompslomp van verschillende soorten documenten (denk aan: facturen, contracten, urenstaten, enzovoort), automatiseert Lucy je proces en zorgt het ervoor dat alle documenten op de juiste plek terechtkomen - en dat zonder jouw workflow te verstoren!

Lucy ontzorgt jou immers op basis van:

• Automatische documentverwerking: Lucy sorteert voor jou alle Peppol-documenten automatisch en stuurt ze vervolgens integraal naar de juiste afdeling(en) binnen het bedrijf van jouw klant. Da’s handig!
  
  
• Integratie met jouw boekhoudsoftware: Lucy integreert moeiteloos met elke populaire boekhoudsoftware, waardoor je geen extra handmatige stappen meer moet zetten om de juiste documenten te verwerken.
  
  
• Compliance en veiligheid: Lucy zorgt er niet alleen voor dat alle documenten voldoen aan de meest recente Peppol-standaarden, maar houdt ook rekening met de strikte eisen op het gebied van compliance.
  
  
• Realtime inzicht: Met Lucy hebben zowel jij als je klant real-time inzicht in alle inkomende documenten. Of het nu gaat om een factuur of een orderbevestiging: de informatie is altijd up-to-date en direct toegankelijk.

Conclusie: Peppol, dé ruggengraat van moderne bedrijfsprocessen

Peppol is veel meer dan een netwerk voor e-invoicing. Het biedt accountants en bedrijven een breed scala aan mogelijkheden - van HR tot logistiek! - om processen te digitaliseren en te stroomlijnen. Door de juiste 'kleuren' te kiezen uit de 'verfkaart' van alle digitale documenten, kan elke ondernemer een uniek en efficiënt digitaal landschap creëren dat perfect past bij de eigen bedrijfsprocessen. En door verder te kijken dan enkel en alleen de boekhouding én door de operationele kracht van een Peppol-inbox (zoals Lucy) te benutten, zet je met je bedrijf een enorme stap voorwaarts in je digitalisering. Op naar de toekomst!

‍