Pilootprojecten inzake innovatieve arbeidsorganisatie : ins en outs...

Wie nam het initiatief?

De sociale partners nemen het initiatief om pilootprojecten voor innovatieve arbeidsorganisatie te onder-steunen, in het kader van de uitvoering van het interprofessioneel akkoord 2017-2018 en de prioriteit die hierin aan “toekomstgerichte arbeidsorganisatie” wordt gehecht. Aan hun advies nr. 2.170 ter zake wordt uitvoering gegeven door een regeling in de wet en bij koninklijk besluit (zie voor het advies nr. 2.170 en de regelgeving onderaan dit dossier).

De projecten worden gefinancierd door de bijdragen die de ondernemingen storten voor de risicogroepen. De sociale partners werken voor dat initiatief nauw samen met de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

De stand van zaken?

In 2022 worden voor de eerste keer pilootprojecten voor innovatieve arbeidsorganisatie geselecteerd voor subsidie. Hieronder worden de voorwaarden uitgelegd om een subsidie te ontvangen. De subsidie-aanvraag gebeurt elektronisch. Het aanvraagformulier met enige uitleg erbij, vindt u erna.

Voorwaarden voor de pilootprojecten?

Op 23 maart 2021 stelde de NAR in zijn advies nr. 2.207 aan de minister van Werk voor om een eer-ste cyclus van pilootprojecten inzake innovatieve arbeidsorganisatie op te starten. De minister reageerde hier positief op. Een subsidieaanvraag kan ingediend worden tussen 1 april en 31 mei 2022. Onderaan dit dossier vindt u het formulier voor het indienen van de subsidieaanvraag, met enige uitleg hierbij.

1. Welke types van projecten krijgen een subsidie?

De subsidies zijn bestemd voor pilootprojecten voor innovatieve arbeidsorganisatie. Innovatieve arbeidsorganisatie is een term die gebruikt wordt voor nieuwe manieren om het werk te organiseren, waarbij een synergie wordt gezocht tussen de kwaliteit van de organisatie en de kwaliteit van de arbeid.

Innovatieve arbeidsorganisatie houdt dus een win-winsituatie in voor de werkgever en zijn werknemers.

De sociale partners willen op zoek gaan naar projecten die rechtstreeks tot doel hebben om in ondernemingen:

• een soepelere organisatie van de arbeid voor de werkgever mogelijk te maken, EN
• de balans werk-privéleven en de werkbaarheid van de loopbaan voor de werknemer te verbeteren
  

Dit, om de werkgelegenheid en de concurrentiekracht van de ondernemingen en het welzijn van de werknemers te bevorderen.

Voor meer informatie over de brede notie innovatieve arbeidsorganisatie die in dit kader gehanteerd wordt, zie advies nr. 2.170 p. 4-5.

Voorafgaande bemerking: voor de ondernemingen van de non/social-profitsector kan in de tekst hieronder de term ”onderneming” begrepen worden als “organisatie”.

2. Aan welke voorwaarden moeten de pilootprojecten concreet voldoen?

De volgende criteria gelden voor de ontvankelijkheid van de subsidieaanvraag:

1° Het moet gaan om een project inzake innovatieve arbeidsorganisatie:

• Voor de brede definitie van innovatieve arbeidsorganisatie die gehanteerd wordt, zie hierboven.
• Het moet gaan om nieuwe acties/interventies (m.a.w. de voorgestelde acties zijn niet elders gefinancierd). De acties kunnen niet gefinancierd worden met preventie-eenheden.
• Het moet gaan om acties van collectieve aard op het niveau van de onderneming of afdeling ervan (m.a.w. acties die betrekking hebben op de organisatie in haar geheel, op groepen van werkplekken of
  functies). Dat het moet gaan om acties van collectieve aard, verhindert niet dat initiatieven op het niveau van het individu kunnen worden genomen voor zover deze initiatieven kaderen binnen het
  collectieve kader.

2° Alle partijen in kwestie moeten er in principe bij betrokken worden.

Het dient uit de aanvraag te blijken dat er een engagement is om het project van begin tot einde te realiseren in continue samenspraak met de werknemers, de hiërarchische lijn, de afdeling human ressources, de overlegorganen (ondernemingsraad of comité voor preventie en bescherming op het werk) en, bij ontstentenis hiervan, de vakbondsafvaardiging in de onderneming, de preventieadviseurs en elke andere persoon die kan bijdragen tot het slagen van het project.

Meer specifiek voor de ontvankelijkheid van de subsidieaanvraag dienen de volgende elementen in de aanvraag vermeld te worden:

• Welke acties concreet werden en zullen worden genomen om iedereen te betrekken (stuurgroep …).
• Welke werknemers(afgevaardigden)/overlegorganen betrokken worden en op welke manier.
• Het engagement van de directie en van werknemers(afgevaardigden) om de acties uit te voeren en het voorgesteld traject af te ronden. Er dient aangegeven te worden hoe het engagement zich concretiseert: in tijd en middelen, maar ook in het zoeken naar ondersteuning en/of concrete plannen.

3° Er moet een beroep op een deskundige begeleidende organisatie/begeleider gedaan worden.

De aanvraag moet samen met een deskundige projectbegeleider worden voorbereid en inge-diend. De projectbegeleider (of de begeleidende organisatie waarvoor de begeleider zijn op-drachten uitvoert, of diegene aan wie de taak wordt uitbesteed als er beroep wordt gedaan op externe samenwerking) beschikt over een expertise en ervaring van minimaal 3 jaar in het begeleiden van ondernemingen op het vlak van innovatieve arbeidsorganisatie in het kader van een geïntegreerde en multidisciplinaire aanpak en met respect voor het sociaal overleg (zie ook punt 5).

4° Er moet reeds enig voorbereidend werk in de onderneming gebeurd zijn.

Bij het advies nr. 2.170 (terug te vinden onderaan dit dossier) is een schema in bijlage gevoegd dat een overzicht geeft van de verschillende fasen die een project inzake innovatieve arbeidsorganisatie kan hebben. Het is niet de bedoeling van de sociale partners om projecten financieel te ondersteunen die betrekking hebben op de eerste drie fasen aangeduid in dit schema: de ontdekking van de problematiek, de zoektocht naar een draagvlak en de voorbereiding van het project.’

Meer specifiek zijn voor de ontvankelijkheid van de subsidieaanvraag drie elementen essentieel:

• Er dient reeds een zekere visie en strategie rond innovatieve arbeidsorganisatie voor de onderneming(en) voorhanden te zijn. In de aanvraag dient aangegeven te worden welk voorbereidend werk er reeds is gebeurd inzake de arbeidsorganisatie binnen de onderneming/sector. Er moet dus aangegeven worden dat er reeds een begin van visie en strategie over de arbeidsorganisatie is in de onderneming (de verschillende factoren en hun samenhang), evenals over de te bereiken doelen/verbeteringen en de weg daarnaartoe.
• In de aanvraag dient aangegeven te worden op welke van de volgende fasen gewerkt zal worden (één of meer): de ontwikkeling van acties, de implementatie van acties en/of de evaluatie en/of bijsturing van acties.
• De interventie die wordt voorgesteld, speelt specifiek in op de organisatierealiteit van de onderneming(en) waarvan de aanvraag uitgaat of waarop de aanvraag betrekking heeft.

De volgende kwaliteitscriteria gelden voor de beoordeling van de subsidieaanvraag:

1° De breedte van de benadering: het geïntegreerd en multidisciplinair karakter ervan

• Het project inzake innovatieve arbeidsorganisatie dient te werken op meer dan één (zo veel mogelijk) aspecten van de arbeidsorganisatie, technologie en/of personeelsbeleid.Bij de beoordeling van het ingediende project is het van belang op welke aspecten van de overige 4 A’s (arbeidsvoorwaarden, arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden en arbeidsrelaties) er zal gewerkt worden door het project.
• Bij de beoordeling van het ingediende project is het eveneens van belang op welke manier een aantal klassieke elementen van innovatieve arbeidsorganisatie aan bod komen in de interventie (o.a. procesgerichte benadering, horizontaal organiseren, actieve jobs, competentie-ontwikkeling, job crafting, intrapreneurship …).
  
• De samenhang tussen de verschillende aspecten waarop in het project wordt gewerkt, dient bewaakt te worden. Er dient een coherente en geïntegreerde benadering te zijn van de verschillende aspecten waarop er gewerkt wordt.
  

2° Het resultaatsgerichte karakter van de benadering en de beoogde resultaten

• Bij de beoordeling van het ingediende project is het van belang dat door de aanvrager nagedacht is over het gewenste resultaat (in relatie tot de beginsituatie) van de verschillende acties die men zal doen. Dit moet verduidelijkt worden in het project.
  De beoogde eindsituatie (zowel voor de medewerkers als voor de organisatie) zou bijvoorbeeld als volgt kunnen omschreven worden: zijn er effecten voorzien voor de balans werk-privéleven en de werkbaarheid van de arbeid? Zijn er effecten voorzien voor de toekomstige ontwikkeling van de organisatie (competitiviteit, wendbaarheid, innovatie …)? Zijn er effecten voorzien voor de carrière-ontwikkeling van de betrokken werknemers (leerkansen, talentontplooiing, ontwikkelingsmogelijkheden …)?
• Het is ook van belang dat aangegeven wordt welke de concrete kwantitatieve of kwalitatieve criteria zijn waarmee men de vooruitgang en het succes van de acties zal meten.
  

3° De beschrijving van het proces van de interventie

• Het ingediende project dient aan te geven hoe er stap voor stap gewerkt zal worden.
  
• Er dient eveneens aangegeven te worden welke acties zullen genomen worden en op welke manier die acties samenhangen.

4° Het innovatieve karakter van de benadering

• Het ingediende project dient aan te geven hoe het project past binnen een streven naar een innovatieve(re) arbeidsorganisatie door middel van een beschrijving van de voorgenomen acties gebaseerd op de concrete situatie in de onderneming.
• Het dient te gaan om projecten van innovatieve arbeidsorganisatie die aanpassingen van de arbeidsorganisatie wensen door te voeren die niet zo evident zijn en die misschien stoten op hindernissen om deze te kunnen doorvoeren, waarbij de expertise en ervaring van een externe begeleider nodig zijn om de gewenste resultaten op te leveren.
  

5° De kwaliteit van de projectbegeleider/begeleidende organisatie

Zie onder punt 5.

Verder zijn er de volgende criteria van distributie voor de selectie van de projecten:

Er wordt een evenwichtige spreiding tussen de geselecteerde projecten nagestreefd wat betreft:

• de betrokken sectoren;
• de grootte van de betrokken werkgevers; en
• de geografische spreiding van de betrokken werkgevers.

3. Wie kan een subsidie krijgen?

Zowel ondernemingen als sectoren kunnen een subsidie voor een pilootproject aanvragen.

1° Ondernemingen

De aanvraag kan betrekking hebben op een project uitgevoerd door één onderneming of door verschillende ondernemingen gezamenlijk. In het laatste geval, dient de gekozen onderneming het project in met vermelding van de andere deelnemende ondernemingen.

Alle ondernemingen die onder het toepassingsgebied van de regelgeving inzake de risicogroepen vallen kunnen vragen om de toekenning van een subsidie voor een pilootproject waarbij het personeel de doelgroep is, ongeacht hun grootte of bedrijfssector.

• In principe is die regelgeving van toepassing op alle werkgevers die personeel tewerkstellen dat onderworpen is aan de socialezekerheidswetgeving (wet van 27 december 2006 houdende diverse bepalingen (I), artikelen 189, tweede lid, en 194).
  Worden evenwel uitgesloten (KB van 19 februari 2013 tot uitvoering van de artikelen 189, tweede lid, en 194 van de voornoemde wet van 27 december 2006):
• het Rijk, met daarin begrepen de rechterlijke macht, de Raad van State, het leger en de federale politie;
• de Gemeenschappen en de Gewesten;
• de Vlaamse Gemeenschapscommissie, de Franse Gemeenschapscommissie, en de Ge-meenschappelijke Gemeenschapscommissie;
• de instellingen van openbaar nut en de openbare instellingen, met uitzondering van de openbare kredietinstellingen, en de autonome overheidsbedrijven bedoeld in artikel 1, § 4, van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, wat betreft de werknemers tewerkgesteld in de zin van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
• de gesubsidieerde vrije onderwijsinstellingen, met daarin begrepen het universitair onderwijs; de diensten voor studie- en beroepsoriëntering en de vrije centra voor leerlingenbegeleiding;
• de provincies, de verenigingen van provincies en de instellingen ondergeschikt aan de provincies;
• de gemeenten en de verenigingen van gemeenten;
• de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de verenigingen van openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de intercommunale centra voor maatschappelijk welzijn;
• de korpsen van de lokale politie, zoals bedoeld bij de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus;
• de wateringen en de polders;
• de beschutte werkplaatsen en de revalidatiecentra die afhangen van een gemeenschaps- of gewestfonds of -instelling voor de sociale integratie van personen met een handicap of van zijn rechtsopvolgers.

De aanvragers dienen na te gaan of ze onder het toepassingsgebied van de regelgeving betreffende de risicogroepen vallen. Meer informatie hierover is terug te vinden in de voorstelling van de regelgeving betreffende de risicogroepen van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

2° De sectoren

Een sector of verschillende sectoren samen kunnen eveneens een subsidie voor een pilootproject aanvragen. Dat veronderstelt de beslissing dat het (elk) paritair (sub)comité instemt met het project.

De instelling die binnen een paritair (sub)comité verantwoordelijk is voor het project dient eveneens op het aanvraagformulier opgegeven te worden. De sectorale fondsen worden als dusdanig niet als aanvragers beoogd. Een sectoraal fonds kan in de aanvraag wel als instelling die verantwoordelijk is voor het project worden aangegeven. De subsidie zal daarbij rechtstreeks aan deze instelling worden gestort.

4. Wat doet de begeleidende organisatie/projectbegeleider?

Het is de bedoeling dat in de subsidieaanvraag het doel van een innovatieve(re) arbeidsorganisatie voor de betroffen onderneming(en) reeds een zekere concretisering heeft gekregen (zie de criteria van ontvankelijkheid, punt 2).

De gefinancierde interventie door de projectbegeleider zou er vervolgens in kunnen bestaan om de onderneming te begeleiden in het ontwikkelen van gepaste acties om de beschreven doelstellingen te realiseren en de samenhang van die acties te bewaken.

Ook zou de gefinancierde interventie betrekking kunnen hebben op het toepassen van zo’n acties (op zoveel mogelijk onderdelen van de arbeidsorganisatie).
Evenzeer kan de gefinancierde interventie betrekking hebben op het evalueren of bijsturen van eerder uitgewerkte doelstellingen of acties, na de implementatie ervan, vanuit een multidisciplinair perspectief.

5. Aan welke voorwaarden moet de projectbegeleider/begeleidende organisatie voldoen?

De projectbegeleider dient het algemene kader, de doelstellingen en uitgangspunten voor het opzetten van pilootprojecten inzake innovatieve arbeidsorganisatie te onderschrijven.

Verder moet de projectbegeleider/begeleidende organisatie aantonen dat hij/zij maatregelen in de onderneming(en) kan ontwikkelen in meerdere van de volgende domeinen:

• organisatiebegeleiding van ondernemingen met het oog op het verbeteren van de kwaliteit
  van de arbeid en het verhogen van de performantie van ondernemingen;
• arbeidsorganisatie en processen;
• arbeidsinhoud (inclusief werklast, elektronische communicatiemiddelen);
• competentiemanagement;
• talentmanagement;
• loopbaanmanagement;
• autonomie;
• vertrouwen en respect (erkenning, waarden, billijkheid, duidelijke regels);
• arbeidsomstandigheden;
• arbeidsrelaties (omgang met leidinggevenden, collega’s, derden);
• arbeidsvoorwaarden;
• werkgerelateerde gezondheidsaspecten;
• leiderschapsontwikkeling;
• het op gang brengen van veranderingsprocessen in ondernemingen.

De projectbegeleider/begeleidende organisatie dient aan te tonen dat hij een multidisciplinaire aanpak (m.a.w. met betrekking tot meerdere van deze aspecten) in de praktijk heeft gerealiseerd. Daarnaast dient hij te beschikken over grondige kennis en ervaring inzake sociaal overleg op oondernemingsniveau.

Hij dient de breedte en de kwaliteit van zijn expertise en aangetoonde ervaring aan te geven voor de concrete aspecten van de voorgestelde interventie van het ingediende project. De beoordeling hiervan maakt integraal deel uit van de beoordeling van de projectaanvraag (zie onder punt 2, wat betreft de kwaliteitscriteria voor de beoordeling van de aanvraag).

De expertise en ervaring in het kader van de 4 A’s (arbeidsvoorwaarden, arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden en arbeidsrelaties) is bij de beoordeling van het ingediende project ondergeschikt aan de expertise en ervaring met betrekking tot het werken met arbeidsorganisatie als geheel.

6. Hoe worden de projecten die een subsidie genieten, geselecteerd?

De aanvragen worden beoordeeld op basis van de krijtlijnen die worden uiteengezet in het advies nr. 2.170 en die vertaald zijn in de regelgeving.

De aanvraag is niet ontvankelijk indien één van de criteria van ontvankelijkheid (zie punt 2) afwezig is.

Binnen de ontvankelijke projecten wordt een selectie uitgevoerd op basis van de score voor de criteria van kwaliteit (zie punt 2). De selectie wordt in principe gemaakt op basis van de totale score voor de verschillende kwaliteitscriteria.

Daarnaast wordt ook rekening gehouden met een evenwichtige spreiding van de geselecteerde projecten over de verschillende sectoren, de verschillende landsdelen en op het vlak van de grootte van de werkgevers (de criteria van distributie, zie punt 2).

Gelet op het budgettair kader en het feit dat de beweegreden van het opzetten van pilootprojecten is om te komen tot een succesvolle aanpak, kan slechts een beperkt aantal aanvragen in aanmerking worden genomen.
Voor de selectie van de aanvragen doet de Raad een beroep op onafhankelijke academische experten.

7. Duur van de projecten?

De projecten hebben een looptijd van maximaal 18 maanden.

8. Hoeveel bedraagt de subsidie?

Het forfaitaire bedrag van de subsidie bedraagt 15.000 euro per project.
Voor projecten ingediend door een paritair (sub)comité bedraagt het maximumbedrag van de subsidie 45.000 euro.
Een aanvrager kan kiezen om meer kosten te maken voor een bepaald project en zelf een deel van de kosten te dragen.
De subsidie beoogt de additionele kosten te vergoeden die rechtstreeks verbonden zijn met het project, bijvoorbeeld de projectbegeleider, en niet om de personeelskosten van de aanvrager te vergoeden.

9. Wanneer een subsidieaanvraag indienen?

Wanneer een (nieuwe) cyclus wordt opgestart, kunnen de subsidieaanvragen worden ingediend tussen 1 april en 31 mei.
De beslissing om een cyclus op te starten wordt genomen door de minister van Werk binnen de maand na de ontvangst van een advies in die zin van de Raad. Dit laatste advies wordt gegeven uiterlijk op 1 april van het voorafgaande jaar en is consulteerbaar op deze website.
Wanneer een (nieuwe) cyclus wordt opgestart, wordt een formulier op de website van de NAR geplaatst waarmee de aanvraag via elektronische weg kan gebeuren.

10. Hoe weet men of het ingediende project werd geselecteerd?

De Nationale Arbeidsraad verstrekt ten laatste op 31 juli een gemotiveerd advies aan de minister van Werk, die vóór 30 september de aanvragende onderneming in kennis stelt van de beslissing.

11. Wie ontvangt de subsidiëring?

De subsidie wordt uitbetaald aan de (hoofd-)onderneming of de instelling die verantwoordelijk is voor het project ingediend door het paritair (sub)comité. Deze onderneming of instelling is verantwoordelijk voor de betaling van de verschillende partijen die betrokken worden bij het project, waaronder de projectbegeleider.

12. Wanneer en hoe wordt de toegekende subsidie uitbetaald?

Voor elke aanvraag die een positieve beslissing van de minister van Werk heeft ontvangen, wordt ten laatste op 30 november van het burgerlijk jaar waarin de aanvraag is ingediend door de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg een betalingsopdracht gegeven voor een eerste schijf van 50 % van het bedrag van de toegekende subsidie. De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening zorgt vervolgens voor de uitbetaling van de subsidie.

De betalingsopdracht voor het saldo van 50 % zal ten laatste op 30 juni van het tweede burgerlijk jaar volgend op de uiterste indieningsdatum worden gegeven. Dit op voorwaarde dat de aanvrager ten laatste op 30 april van dat jaar een gedetailleerd eindevaluatieverslag alsook een aantal financiële bewijsstukken aan de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg heeft bezorgd.

• Het eindevaluatieverslag dient volgende rubrieken te bevatten:
• Een algemene beschrijving van de werkgever of de werkgevers waarop het project betrekking heeft;
• Een beschrijving van de problemen waarmee de werkgever of werkgevers bij het begin van het project werd(en) geconfronteerd;
• Een chronologische samenvatting van de acties die werden genomen bij de uitvoering van het project;
• De evaluatie van het bereiken van de doelstellingen;
• Een beschrijving van de faciliterende factoren en obstakels bij de uitvoering van deze acties;
• De werkelijk gemaakte kosten.

De financiële bewijsstukken hebben betrekking op de werkelijk gemaakte kosten. Deze kosten worden gestaafd aan de hand van facturen, in het bijzonder van de externe projectbegeleiders. Er worden geen loonkosten van het eigen personeel vergoed. Indien de aanvrager de BTW kan recupereren, wordt het factuurbedrag zonder BTW in aanmerking genomen.
Het bedrag van de toegekende subsidie wordt herleid als de gemaakte kosten niet gestaafd kunnen worden met financiële bewijsstukken.
Indien blijkt dat de subsidie onrechtmatig werd aangewend, kan het bedrag worden teruggevorderd door de administratie en kan de aanvrager later geen subsidieaanvraag meer indienen.

13. Follow-up van de gerealiseerde projecten?

De Nationale Arbeidsraad verzekert de opvolging van de projecten.
Er wordt voorzien in een tussentijdse opvolging waarbij aan de projectbegeleider een stand van zaken wordt gevraagd inzake de voortgang van het project.
Bij het einde van het pilootproject dient de projectbegeleider een gedetailleerd eindevaluatieverslag (zie hiervoor) op te stellen.
De experten die de Raad bijstaan, kunnen het eindevaluatieverslag controleren bij de onderneming. Deze experten maken een syntheseverslag op waarin de inhoud van de eindevaluatieverslagen van de begeleidende organisaties/begeleiders wordt samengevat en hun advies over de resultaten van de projecten wordt weergegeven. Het syntheseverslag wordt bezorgd aan de minister van Werk.
De Nationale Arbeidsraad evalueert het systeem van de pilootprojecten na afloop van elke cyclus

De adviezen van de Raad en de regelgeving

• Advies nr. 2.170 van 30.06.2020 IPA 2017-2018 – Een innovatieve arbeidsorganisatie
• Advies nr. 2.207 van 23.03.2021 Projecten voor de primaire preventie van burn-out op het werk – schorsing
• Wet van 26 maart 2018. Wet betreffende de versterking van de economische groei en de sociale cohesie – artikelen 13 en 14oi
• Koninklijk besluit van ... Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 26 november 2013 in uitvoering van artikel 191, § 3, van de wet van 27 december 2006 houdende diverse bepalingen (I) met betrekking tot de projecten inzake innovatieve arbeidsorganisatie
• Subsidieaanvraag 2022: het aanvraagformulier en enige uitleg voor het invullen ervan

1. Hoe kan het invullen van het aanvraagformulier worden voorbereid en hoe moet de aanvraag worden ingediend?

De aanvragen worden ingediend via elektronische weg door gebruik te maken van het aanvraagformulier onderaan deze pagina.

Hierbij vindt u eveneens een model van aanvraagformulier. Dit model maakt het voor de aanvrager mogelijk om het volledige aanvraagformulier te overlopen en zo na te gaan welke informatie precies vereist is om de aanvraag succesvol in te vullen.

Om de aanvraag goed voor te bereiden, wordt sterk aanbevolen om gebruik te maken van het model van aanvraagformulier alvorens het aanvraagformulier definitief elektronisch in te dienen. Het elektronisch aanvraagformulier kan immers niet tussentijds worden bewaard en dient dus in één keer te worden ingevuld. Nadat het aanvraagformulier elektronisch wordt ingediend, kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht.

2. Het aanvraagformulier wordt ingevuld tezamen met de projectbegeleider/begeleidende organisatie

Het is essentieel dat er voor het invullen van het aanvraagformulier overleg en samenwerking is tussen de projectbegeleider/begeleidende organisatie en de aanvrager, want er dient zowel informatie over het project bij de aanvrager als over de projectbegeleider/begeleidende organisatie in het aanvraagformulier opgenomen te worden.
Zoals hiervoor uitgelegd, is het de bedoeling dat de projectbegeleider/begeleidende organisatie nauw betrokken wordt bij de voorbereiding en het indienen van het project. Hij dient in het aanvraagformulier verder de breedte en de kwaliteit van zijn expertise en ervaring aan te geven specifiek voor (de verschillende aspecten van) de interventie in het concreet ingediende project.
Hij wordt gevraagd om in het aanvraagformulier een beschrijving te geven van de expertise en ervaring van de projectbegeleider. Het betreft informatie over de personen die daadwerkelijk ingezet worden voor de begeleiding.
De beoordeling van de gevraagde expertise en ervaring in hoofde van de projectbegeleider/begeleidende organisatie maakt ook integraal deel uit van de beoordeling van de projectaanvraag.

3. De specifieke vragen in het aanvraagformulier voor een sector-aanvrager

Indien de aanvrager een sector is, wordt een gelijkaardig aanvraagformulier gebruikt. Er zullen een aantal andere informatie-elementen gevraagd worden in functie van het feit of de aanvrager (een) sector(en) of onderneming(en) is (zijn).
Bij de aanvraag van een sector dient de verklaring op eer van de voorzitter van het paritair (sub)comité gevoegd te worden dat het betrokken paritair comité of paritair (sub)comité het ingediende project formeel heeft goedgekeurd.

Volgend model van aanvraagformulier maakt het voor de aanvragersector mogelijk om na te gaan welke informatie vereist is om de aanvraag succesvol in te vullen