Tijdelijke bis variant ploegenarbeid gepubliceerd in Belgisch Staatsblad: implicaties en aandachtspunten

De wet van 12 mei 2024 houdende diverse fiscale bepalingen is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Hiermee treedt de tijdelijke bis variant van de vrijstelling voor ploegenarbeid met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2021.

Ondernemingen waar ploegenarbeid wordt verricht hebben tot en met 31 december 2026 de keuze tussen een verdere toepassing van de reguliere vrijstelling en de nieuwe bis variant.

In deze nieuwsbrief bespreken we de implicaties en aandachtspunten.

Wat houdt bis variant in?

Met de wet van 12 mei 2024 voorziet de wetgever een tijdelijke bijkomende (bis) variant voor de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid en volcontinu arbeid. De bis variant staat naast de reeds bestaande, reguliere vrijstellingen. Werkgevers hebben voortaan tijdelijk de keuze tussen twee varianten van de vrijstelling voor ploegenarbeid en volcontinu arbeid.

De bis variant laat uitdrukkelijk toe dat ook ondernemingen waarin de opeenvolgende ploegen niet hetzelfde werk doen qua omvang recht hebben op de vrijstelling. Voor deze ondernemingen wordt het vrijgesteld bedrag aan bedrijfsvoorheffing echter gereduceerd tot de mate waarin de omvang van het werk hetzelfde is. Hoe groter het verschil in de omvang van het werk tussen de opeenvolgende ploegen is, hoe lager het bedrag van de vrijstelling zal zijn.

Waarom is bis variant ingevoerd?

In een prejudicieel arrest van 8 februari 2024 oordeelde het Grondwettelijk Hof (nr. 21/2024) dat het niet onredelijk is dat enkel ondernemingen waarin de omvang van het werk van de ploegen dezelfde (lees: identiek) is in aanmerking komen voor de vrijstelling. Ondernemingen waarin de omvang van het werk van de ploegen varieert volgens piek- en daluren en waarin de omvang van het werk enkel vergelijkbaar is, zouden bijgevolg niet kunnen genieten van de vrijstelling.

Controlediensten zouden zich volgens de wetgever door dit arrest gesterkt kunnen voelen om de volledige vrijstelling te verwerpen van ondernemingen waarin er ontegensprekelijk sprake is van ploegenarbeid. Dit zou dan niet proportioneel zijn met het doel van de vrijstelling.

Wat is bedoeling van bis variant?

De wetgever wil procedures vermijden waarbij in een alles-of-niets benadering de proportionaliteit van de vrijstellingsregeling in vraag wordt gesteld.

Wanneer bij een fiscale controle discussie zou ontstaan over de al dan niet gelijke omvang van het werk, biedt de bis variant het voordeel dat ondernemingen niet in een alles-of-niets-situatie terechtkomen. Ook de onderneming waar ploegenarbeid wordt verricht in asymmetrische ploegen heeft immers steeds recht op een gedeeltelijke vrijstelling.

Verschillen tussen reguliere vrijstelling en bis variant?

1. Fiscale definitie van ploegenarbeid

Volgens de bestaande bepalingen wordt onder “ondernemingen waar ploegenarbeid wordt verricht” de ondernemingen verstaan waar het werk wordt verricht in minstens twee ploegen van minstens twee werknemers, die hetzelfde werk doen, zowel qua inhoud als qua omvang. Verder moeten de ploegen elkaar in de loop van de dag opvolgen zonder dat er een onderbreking is tussen de opeenvolgende ploegen, zonder dat de overlapping meer bedraagt dan een vierde van hun dagtaak en waarbij alle werknemers die ploegenarbeid verrichten een ploegenpremie ontvangen.

Ook voor de bis variant komen enkel “ondernemingen waar ploegenarbeid wordt verricht” in aanmerking voor de vrijstelling. Alleen zijn in de bis variant de woorden “hetzelfde werk doen qua omvang” geschrapt uit de definitie. Hetzelfde geldt voor een volcontinu arbeidssysteem.

2. Berekening van de vrijstelling

De reguliere vrijstelling ploegenarbeid wordt berekend door het totaal van de belastbare bezoldigingen van alle werknemers die ploegenarbeid verrichten te vermenigvuldigen met 22,8 procent.

De berekening van de vrijstelling onder de bis variant ploegenarbeid gaat in vier stappen, waarbij een verschil in omvang van het werk tot een vermindering van de vrijstelling leidt:

Stap 1: De vrijstelling voor de werknemers in bis-ploegenarbeid wordt berekend alsof de reguliere variant van toepassing zou zijn.

Bijvoorbeeld: De totale bezoldigingen van werknemers in bis ploegenarbeid bedragen 219.298,25 euro. Wanneer dit wordt vermenigvuldigd met 22,8%, geeft dit een bedrag aan vrijstelling van 50.000 euro.

Stap 2: Voor elke werkdag berekenen we enerzijds het verschil in omvang van het werk tussen de opeenvolgende ploegen. Anderzijds maken we de som van de totale omvang van het werk van de opeenvolgende ploegen.

Bijvoorbeeld: Voor elke werkdag van de maand juni 2024 bestaat de morgenploeg uit 50 leden en de middagploeg uit 70 leden. Het verschil in omvang van het werk voor 3 juni 2024 bedraagt dan 20. De totale omvang van het werk voor die dag is 50+70=120. Dit berekent men voor elke werkdag.

Stap 3: De berekeningen per werkdag worden voor de gegeven maand omgezet naar een breuk. In de teller komt de som van de dagelijkse omvangsverschillen, in de noemer de som van de dagelijkse totalen. Deze verhouding geeft aanleiding tot een afwijkingspercentage.

Bijvoorbeeld: Het totale omvangsverschil voor juni 2024 bedraagt 400, de totale omvang 2.400. Deze breuk bedraagt 400/2400 = 16,67%.

Stap 4: De vrijstelling uit stap 1 wordt proportioneel verminderd met het percentage dat volgt uit stap 3.

Bijvoorbeeld: Het bedrag van 50.000 euro wordt verminderd met 16,67%. De bis variant geeft recht op een vrijstelling van 41.666,67 euro.

Aandachtspunten voor bis variant?

1. Keuze tussen reguliere en bis variant

De bis variant is een toevoeging aan de bestaande wetgeving. De reguliere vrijstelling ploegenarbeid blijft dus ongewijzigd bestaan. Ondernemingen waarin de opeenvolgende ploegen wel degelijk dezelfde omvang van werk verrichten, kunnen dus verder toepassing blijven maken van de reguliere vrijstelling ploegenarbeid zoals voorheen zonder dat hun vrijstelling wordt verminderd.

De wet voorziet geen mathematisch cutoff point tussen beide varianten. De verantwoording bij de wetgeving zegt wel dat het onder de bestaande regeling niet de bedoeling is dat er zich in alle gevallen een identieke omvang van werk moet manifesteren. Het is het van belang om de intentie van de werkgever in aanmerking te nemen wanneer er in realiteit geen sprake is van een identieke omvang van werk. Er kunnen zich namelijk gebeurtenissen voordoen buiten de wil van de werkgever, die maken dat wordt afgeweken van de voorziene planningen, zoals afwezigheid van een werknemer wegens ziekte of klein verlet of ingevolge een mechanisch defect.

De keuze tussen de reguliere variant en de bis variant moet maandelijks worden gemaakt en op eenzelfde bezoldiging kan slechts één variant worden toegepast.

Voor de werknemers waarvoor de bis variant wordt gekozen, zal de werkgever dan het afwijkingspercentage moeten doorgeven aan het sociaal secretariaat. Belangrijk is wel dat er voor de bis variant geen afzonderlijke code is geïntroduceerd voor de negatieve aangifte in de bedrijfsvoorheffing. De code 74 geldt dus zowel voor de reguliere variant als de bis variant ploegenarbeid.

Let wel, op de ten onrechte toegepaste vrijstelling zijn in principe een belastingverhoging en nalatigheidsinteresten verschuldigd.

2. Meerdere morgenploegen en meerdere middagploegen

Ondernemingen met meerdere morgenploegen en meerdere middagploegen kunnen ervoor kiezen om elk stelsel van opeenvolgende ploegen afzonderlijk te analyseren. Een belangrijk aandachtspunt in dergelijke situatie is de berekeningswijze van het afwijkingspercentage voor de toepassing van de bis variant.

Daarnaast is het mogelijk dat er binnen eenzelfde onderneming stelsels van opeenvolgende ploegen zijn waarvoor de reguliere vrijstelling toepassing vindt en andere stelsels waarvoor de bis variant wordt gekozen.

3. Werkelijke arbeidsregeling van belang

De wetgever wijst er in de verantwoording op dat het niet mogelijk is om via complexe datamanipulaties een onderneming artificieel op te splitsen in kleine identieke ploegjes. Dergelijke opdelingen zouden volgens de wetgever weinig raakvlak hebben met de werkelijke arbeidsregeling. Een groep van werknemers die samenwerken aan hetzelfde werk (en dus een ploeg vormen), mag dus niet zomaar opgesplitst worden in kleinere ploegen enkel met het oog op maximalisatie van de vrijstelling.

4. Meten van de omvang van het werk

De omvang van het werk van elk van de ploegen moet gebeuren aan de hand van “de output van het werk” van de ploeg. Maar, “omwille van praktische redenen, kan en zal” de fiscus in de meeste gevallen uitgaan van de grootte van de opeenvolgende ploegen.

5. De één derde norm blijft van toepassing

Ook onder de bis variant komt de bezoldiging van een bepaalde werknemer pas in de berekeningsbasis van de vrijstelling (d.i. stap 1) indien die werknemer ten minste één derde van zijn arbeidstijd in (bis) ploegenarbeid werkt.

6. Uitzendsector

Bij uitzendarbeid zal de klant-gebruiker waarbij de uitzendkracht tewerkgesteld is, aan het uitzendkantoor het afwijkingspercentage moeten doorgeven. Zo kan het uitzendkantoor in voorkomend geval de vrijstelling voor die uitzendkracht correct berekenen.

7. Werking in de tijd: retroactief en tijdelijk

De bis variant ploegenarbeid treedt in werking op 1 januari 2021. Dit stemt overeen met de termijn om een bezwaarschrift in te dienen tegen de aangifte in de bedrijfsvoorheffing voor het geval de werkgever nagelaten heeft om de toepassing van een vrijstelling te vragen. Voor aanslagjaar 2021 loopt deze bezwaartermijn immers af op 31 december 2024.

Tegelijkertijd is er een belangrijke overlap met de reguliere onderzoeks- en aanslagtermijnen. In principe zal de fiscus in 2024 de toegepaste vrijstellingen voor aanslagjaar 2022 controleren. Ook voor lopende controles heeft de bis variant dus een belangrijke impact.

De bis variant is slechts een tijdelijke maatregel. Zij kan toegepast worden tot 31 december 2026. Op basis van de toelichting bij de invoering van de bis variant is het de bedoeling dat de nieuwe regering tegen dan een meer fundamentele hervorming van de vrijstelling voor ploegenarbeid heeft uitgewerkt. De wet van 12 mei 2024 voorziet in dat kader ook dat de vrijstelling in 2026, 2027 en 2028 budgettair en economisch moet geëvalueerd worden.

Heeft u vragen over de impact van de nieuwe bis variant ploegenarbeid? Contacteer dan één van onze specialisten (Daan Buylaert, Gauthier Vandenbossche, Kimberley De Pluckeren Charlotte Meskens).