Verplichting om tussen te komen in de kosten van woon-werkverkeer: een gewaarschuwd werkgever is er twee waard

Werknemers maken verplaatsingskosten om van hun woning naar het werk te gaan. Sectorale of nationale CAO's verplichten de werkgever om hierin tussen te komen.

Om van hun woning naar het werk te gaan, maken de meeste werknemers kosten waarin de werkgever heel vaak moet tussenkomen. Om te weten of hij echt verplicht is om in deze kosten tussen te komen, moet de werkgever over de volgende twee elementen beschikken:

• Welk vervoermiddel de werknemer gebruikt
• Het aantal kilometers die de werknemer aflegt.

Deze informatie moet up-to-date gehouden worden, zelfs al lijkt ze onschuldig; hiermee wordt vermeden dat de werkgever soms ingewikkelde regularisaties moet aanbrengen.

Indien de werknemer het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro) gebruikt en indien de afstand tussen zijn werk- en woonplaats meer is dan 5 km (voor alle vervoermiddelen, trein uitgesloten), is de werkgever verplicht om tussen te komen in de vervoerkosten. De verplichting valt weg als de werknemer zijn eigen wagen gebruikt en als er niets voorzien is in een CAO op het sectorale niveau. Om goed op de hoogte te zijn van de bepalingen van toepassing in uw sector, gelieve onze sectorale documentatie te raadplegen, meer bepaald hoofdstuk 12.

Op basis van de verschillende vervoermiddelen die de werknemers kunnen gebruiken, hebben we de werkgeversbijdrage in de vervoerkosten opgesomd.

Wat is de minimale werkgeversbijdrage in de vervoerkosten?

1. Treinverkeer

De werknemers die met de trein van hun woning naar het werk gaan krijgen automatisch een tegemoetkoming van de werkgever in de kosten die zij maken zonder dat er een minimumafstand dient te worden afgelegd.

De tussenkomst van de werkgever in de prijs van het gebruikte vervoerbewijs wordt berekend op basis van de tabel met forfaitaire bedragen, opgenomen in de CAO nr. 19/9 gesloten in de Nationale Arbeidsraad. Tweejaarlijks wordt er over de aanpassing van de tabel met forfaitaire bedragen onderhandeld. Tot op heden werden de bedragen geldig sinds 1 juli 2019 niet gewijzigd.

De bovenvermelde schaal vindt u terug in onze sectorale documentatie, PC nr. 300 (Nationale Arbeidsraad), onder de rubriek: Cijfergegevens/ Barema's vervoerkosten. Die schaal wordt toegepast als er geen sectorale CAO bestaat die minstens een gelijkwaardig voordeel voorziet. Raadpleeg onze sectorale documentatie op onze website, meer bepaald hoofdstuk 12, om zeker te zijn dat er in uw sector geen hogere bedragen dan de bovenvermelde gelden.

2. Andere openbare vervoermiddelen (bus, metro, tram)

Met betrekking tot de andere openbare vervoermiddelen, kunnen alleen de werknemers die 5 km en meer afleggen aanspraak maken op een automatische tegemoetkoming vanwege de werkgever.

Het bedrag van die tegemoetkoming zal evenwel verschillen naargelang de vervoerprijs evenredig is met de afstand of vast ongeacht de afstand:

• Indien de vervoerprijs evenredig is met de afstand, dan is de tegemoetkoming van de werkgever gelijk aan de tegemoetkoming in de prijs van de treinkaart (sociaal abonnement) voor een zelfde afstand zonder hoger te zijn dan 75 % van de werkelijke vervoerprijs.
• Indien de prijs vast is, dan is de tegemoetkoming van de werkgever een forfaitair bedrag dat begrensd is op 71,8% van de prijs die daadwerkelijk door de werknemer wordt betaald zonder hoger te kunnen zijn dan de tegemoetkoming in het gebruik van een treinkaart voor een afstand van 7 km.

Denk er echter aan om onze sectorale documentatie, meer bepaald hoofdstuk 12, te raadplegen op onze website om zeker te zijn dat uw sector geen voordeligere tussenkomst voorziet voor de werknemer.

3. Een combinatie van openbare vervoermiddelen

Het is ook mogelijk dat de werknemer verschillende openbare vervoermiddelen gebruikt. In dat geval moet men kijken naar het vervoerbewijs dat werd afgeleverd.

Indien de werknemer gebruik maakt van de trein in samenhang met één of meer andere openbare vervoermiddelen en als er slechts één vervoerbewijs wordt afgeleverd om de totale afstand af te leggen zonder dat er een onderverdeling is per gebruikt vervoermiddel, dan zal de tegemoetkoming van de werkgever gelijk zijn aan de schaal van tegemoetkomingen in de prijs van een treinkaart.

In alle andere gevallen worden de tegemoetkomingen van de werkgever voor elk vervoermiddel samengeteld om zijn totale tegemoetkoming te bekomen.

4. Privé-vervoer

De nationale arbeidsraad voorziet geen verplichte tussenkomst in de vervoerkosten voor privé-vervoer. Maar een aantal werkgevers moeten toch in de vervoerkosten voor privé-vervoer tussenkomen omdat een sectorale CAO de terugbetaling van deze kosten voorziet.

We raden u aan onze sectorale documentatie, meer bepaald hoofdstukken 12, te raadplegen.

5. Fiets

De werkgever is alleen maar verplicht om tussen te komen in de vervoerkosten "per fiets" wanneer een sectorale CAO, een collectieve ondernemingsovereenkomst of een andere regel dat voorziet.

Raadpleeg dus onze sectorale documentatie, meer bepaald hoofdstuk 12, op onze website om zeker te zijn dat u in uw sector ook in dit soort vervoerkosten moet tussenkomen.

Als aanmoedigingsmiddel voor werkgevers om vervoerkosten terug te betalen aan de werknemers die met de fiets naar het werk gaan, is het interessant te weten dat de vergoeding die toegekend wordt voor het vervoer per fiets en die het bedrag van 0,24 EUR/km niet overschrijdt:

• niet onderworpen is aan de sociale bijdragen
• ook fiscaal vrijgesteld is.

Tijdstip en modaliteiten van terugbetaling

De tegemoetkoming van de werkgever wordt maandelijks betaald aan de werknemers die een maandabonnement hebben of volgens de betaalperiode die gebruikelijk is bij de wekgever voor wat betreft de vervoerbewijzen die geldig zijn voor een week.

De terugbetaling zal gebeuren na voorlegging van de vervoerbewijzen die worden afgeleverd door de vervoermaatschappijen.

Moet men ook de vervoerskosten in het buitenland terugbetalen?

Wanneer de werknemer gebruik maakt van één of meer openbare vervoermiddelen op het grondgebied van een andere lidstaat, is de bijdrage van de werkgever in de prijs van dit vervoermiddel of die vervoermiddelen voor het vervoer van de woonplaats tot de Belgische grens gelijkwaardig aan de bijdrage die het resultaat zou zijn van de toepassing van de berekeningswijze voor eenzelfde afstand binnen de Belgische landgrenzen.

Prioriteiten voor de kosteloosheid van het vervoer woonplaats-plaats van tewerkstelling in de particuliere sector

Sinds 01/01/2005 hebben de ondernemingen van de particuliere sector de mogelijkheid om aan hun personeel de kosteloosheid van het gemeenschappelijk vervoer aan te bieden (Spoorwegen in tweede klasse, vervoer met aansluiting dat door STIB wordt georganiseerd).
Er zijn twee voorwaarden te vervullen:

1. een overeenkomst "derdebetaler" sluiten met de NMBS (en dit uiterlijk op 30 oktober van het jaar N-1);
2. en ten minste 80% van de prijs van de treinkaart op 1 januari van het jaar N ten laste nemen.

Neem contact op met de NMBS indien u meer informatie wenst.

Wat zijn de risico’s indien u uw verplichtingen niet nakomt ?

De regelingen die u verplichten om de woon-werkvervoerkosten van uw werknemers terug te betalen, zijn voorzien in CAO’s die kracht van wet hebben omdat ze verbindend verklaard werden door een koninklijk besluit. Daardoor kan het niet-respecteren van deze bepalingen leiden tot vervolging (nadat een proces-verbaal opgemaakt werd door de Inspectie van Sociale Wetten) of tot het betalen van zware administratieve boetes. In ieder geval kan de benadeelde werknemer u een regularisatie vragen voor de vervoerkosten die sinds zijn indiensttreding niet terugbetaald werden.

Wat moet u doen om in orde te zijn ?

Vraag bij elke indiensttreding hoe uw nieuwe werknemer naar het werk komt. Vraag hem ook om bewijzen van de veroorzaakte kosten te verschaffen. Geef deze informatie door aan uw dossierbeheerder zodat hij de regels die in uw sector op het gebied van de vervoerkosten bestaan, correct kan toepassen.

Ellen Roziers - Legal Data Consultant

Bron: Group S