Circulaire 2020/C/108 relative aux lois du 28.04.2019 et du 11.06.2020 et à l’A.R. du 22.06.2020 en matière d’enregistrement des baux sous seing privé d’immeubles

L' Administration générale de la Documentation patrimoniale a publié ce 20/08/2020 la circulaire 2020/C/108.

Commentaires administratifs relatifs aux lois du 28 avril 2019 et du 11 juin 2020 modifiant le C. enreg. et à l’arrêté royal d’exécution du 22 juin 2020 – Droits d’enregistrement – Enregistrement sur papier des baux sous seing privé d’immeubles.

Table des matières

1. Introduction

2. Enregistrement de baux d’immeubles sous seing privé d’immeubles

2.1. Présentation sur copie des baux d’immeubles

2.2. Loi du 28 avril 2019

2.3. Loi du 11 juin 2020

2.4. Arrêté royal du 22 juin 2020

3. Entrée en vigueur

1. Introduction

Le Moniteur belge du 6 mai 2019 (p. 43455) a publié la loi du 28 avril 2019 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant l’article 1er, § 1ter de la loi du 5 avril 1955 (ci-après, la loi du 28 avril 2019).

Le Moniteur belge du 19 juin 2020 (éd. 1, p. 44739) a publié la loi du 11 juin 2020 portant poursuite de la modernisation de l’enregistrement des baux (ci-après, la loi du 11 juin 2020).

Le Moniteur belge du 3 juillet 2020 (p. 49097) a publié l’arrêté royal du 22 juin 2020 portant exécution des articles 2, alinéa 3, 2quater et 8, alinéa 2 du Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe (ci-après, l’A.R.).

La loi du 28 avril 2019 a notamment modifié les articles 2, 5 et 8 du Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe (ci-après, C. enreg.) pour créer la base légale du nouveau mode de présentation à l'enregistrement des baux papier sous seing privé, dans le cadre du projet transversal DigiFin.

La loi du 11 juin 2020 a transféré les dispositions de l'article 5 précité dans un article 2quater nouveau et elle en a amélioré la rédaction. Ces dispositions y trouvent une place plus logique dans l'économie du Code. Cette loi a également apporté des adaptations techniques aux articles 8, 83 et 2 du C. enreg.

Quant à l’A.R., il a fixé les modalités de ce nouveau mode de présentation à l'enregistrement des baux sur papier.

En outre, les dispositions de la loi du 11 juin 2020 et de l'A.R. relatives à la présentation de baux à l'enregistrement sur support papier ne s'appliquent pas aux conventions portant constitution ou cession d'un droit de superficie ou d'emphytéose. En effet, l'assimilation prévue en principe par l'article 83, alinéa 3 du C. enreg. ne vaut pas pour l'article 2quater du même Code (voir l’article 83, alinéa 3 du C. enreg., tel que modifié par l’article 5 de la loi du 11 juin 2020).

2. Enregistrement de baux d’immeubles sous seing privé

2.1. PRÉSENTATION SUR COPIE DES BAUX D’IMMEUBLES

L’article 2 du C. enreg. énonce, en son alinéa 1er, le principe selon lequel les actes doivent être enregistrés sur les minutes, brevets ou originaux.

Par exception, l’alinéa 2 de l’article 2 précité prévoyait (dans sa version en vigueur jusqu’au 15 mai 2019) que les actes authentiques reçus en minute à l’étranger sont enregistrés en Belgique sur expéditions, copies ou extraits, et que les baux sous seing privé d’immeubles situés en Belgique peuvent être enregistrés sur présentation d’une copie, à condition que ces immeubles soient affectés au logement d’une famille ou d’une personne seule. Les alinéas 3 et 4 de l’article 2 du C. enreg. habilitent le Roi à organiser l’enregistrement de manière dématérialisée ou électronique.

Depuis le 7 janvier 2007 (date d’entrée en vigueur de l’article 65 de la loi-programme du 27 décembre 2006, M.B., 28 décembre 2006, 3e éd.), il est possible de présenter à l’enregistrement des copies signées à la main ou au moyen d’une signature électronique. Cette modification s’applique uniquement aux conventions portant bail, sous-bail ou cession de bail d’immeubles ou de parties d’immeubles situés en Belgique et affectés exclusivement au logement d’une famille ou d’une personne seule (art. 19, al. 1er, 3°, a), C. enreg.).

Les modifications apportées par les lois du 28 avril 2019 et du 11 juin 2020 au C. enreg. ont préservé la possibilité de présenter un bail sous seing privé sur papier à l’enregistrement. Cette présentation ne se fera toutefois plus au bureau Sécurité juridique compétent pour l’enregistrement mais par l’envoi d’une copie de l’acte et des annexes (par ex. l’état des lieux) à un centre de scanning, ou encore par le dépôt des documents voulus dans la boîte aux lettres d'un infocenter du SPF Finances.

Dès le 1er août 2020 – date d’entrée en vigueur de l’arrêté royal du 22 juin 2020 –, la présentation sur support papier ne se fera plus au bureau compétent pour l’enregistrement, mais par le dépôt dans la boîte aux lettres d’un Infocentre du SPF Finances ou par l’envoi via un prestataire de services postaux à l’adresse indiquée sur le formulaire dont question ci-après d’une copie du contrat de bail et de ses annexes (ex. état des lieux).

Afin d’organiser de manière efficiente le travail matériel d’enregistrement de ces actes et écrits, ces documents devront être accompagnés d’un formulaire-type dont les modèles figurent en annexe de l'A.R. et rempli par le requérant, avec des métadonnées relatives aux documents transmis. Les documents seront scannés au centre de scanning et le contrat introduit dans MyRent par lecture optique au moyen d’une technique OCR (reconnaissance optique de caractères). L’acte sera ensuite enregistré dans MyRent. Le bail enregistré et la relation de l’enregistrement seront disponibles dans MyMinfin, comme c’est le cas actuellement pour les baux présentés à l’enregistrement sous forme électronique. Si le requérant souhaite une relation de l’enregistrement sur papier, il devra le mentionner expressément dans le formulaire type. Le cas échéant, la relation de l’enregistrement lui sera transmise par la poste.

2.2. LOI DU 28 AVRIL 2019

Modifications de l’article 2 du C. enreg.

Les modifications apportées à l’article 2 du C. enreg. concernent les actes portant bail, sous-bail ou cession de bail d’immeubles ou de parties d’immeubles situés en Belgique. Elles valent dès lors pour tous les contrats écrits de bail d’immeubles visés à l’article 19, alinéa 1er, 3°, C. enreg., à savoir :

• le bail exclusivement d’habitation (art. 19, al. 1er, 3°, a), C. enreg.) ;
• les autres baux immobiliers (art. 19, al. 1er, 3°, b), C. enreg.), tels notamment le bail mixte d’habitation, le bail commercial, le bail à ferme, le bail de chasse, le bail de pêche, l’accord des parties sur l’augmentation du loyer d’un immeuble d’habitation situé en Belgique même si le contrat de bail initial n’a pas été précédemment enregistré.

Depuis le 16 mai 2019 (date d’entrée en vigueur de la loi du 28 avril 2019), l’article 2 du C. enreg. dispose, en ses alinéas 2 et 3, ce qui suit (les modifications étant reprises en caractère gras) :

« Toutefois, sont enregistrés sur les expéditions, copies ou extraits, les actes authentiques en minute passés en pays étranger et, sur copie, les actes visés à l’article 19, alinéa 1er, 3°.

Le Roi peut, pour les catégories qu’Il désigne, d’actes, d’écrits et de déclarations qui sont soumis à la formalité de l’enregistrement, déterminer qu’ils peuvent ou doivent être présentés à l’enregistrement en minute, expédition ou copie et de manière dématérialisée ou non. Pour les catégories ainsi désignées d’actes, d’écrits et de déclarations, Il détermine les modalités de la présentation à la formalité et de l’exécution de la formalité ainsi que les mesures nécessaires à la juste perception des droits dus. A cet effet, Il peut déroger aux dispositions des articles 6, alinéa 2, 8, 9, 26, 39, 40, 168, 171 et 172 du présent Code. (…) ».

L’objectif de la permission donnée au Roi de déroger à l’article 6 du C. enreg. est d’éventuellement stimuler à terme la présentation électronique des baux. La présentation électronique est bien plus efficiente en termes de coût pour l’Autorité, et certainement lorsqu’il apparaîtrait qu’une grande majorité des citoyens utiliseraient pour leurs baux cette forme aisée de présentation pour des utilisateurs d’un ordinateur (commentaire des articles, Doc., Chambre, 2018-2019, n° 54-3528/001, p. 19).

Rétablissement de l’article 5 du C. enreg.

La loi du 28 avril 2019 a rétabli l’article 5 du C. enreg. Elle précise que la présentation papier doit s’accompagner d’un formulaire complété (à établir par A.R. – art. 5, al. 2, C. enreg.) avec les métadonnées structurées relatives à l'acte ou à l'état des lieux dans le cas :

a) d'un bail d’immeuble sous seing privé avec ou sans annexes ;

b) d'un état des lieux non présenté à l'enregistrement en même temps que cet acte (art. 5, al. 1er, C. enreg.).

Cet alinéa 1er ne s'applique pas en cas d’enregistrement d’un extrait analytique d’un acte sous seing privé ou passé à l’étranger qui porte à la fois sur des immeubles situés en Belgique et sur d’autres biens (art. 5, al. 3, C. enreg.).

Les actes et écrits, visés à l'alinéa 1er, sont, simultanément avec le formulaire entièrement et lisiblement complété, présentés à l'enregistrement en copie :

• soit via un prestataire de service postal, à l'adresse à déterminer par le Roi ;
• soit par dépôt dans une boîte aux lettres déterminée par le Roi (art. 5, al. 4, C. enreg.).

Lorsque la formalité de l'enregistrement ne peut pas être exécutée en raison du non-respect de l'alinéa 1er ou de l'alinéa 4, le requérant en est informé, avec l'indication du motif (art. 5, al. 5, C. enreg.).

Du 16 mai 2019 au 28 juin 2020, l’article 5 du C. enreg. était libellé comme suit :

« La présentation sur support papier à l'enregistrement s'accompagne d'un formulaire avec les métadonnées structurées relatives à l'acte ou à l'état des lieux dans le cas :

a) d'un acte sous seing privé visé à l'article 19, alinéa 1er, 3°, avec ou sans annexes ;

b) d'un état des lieux réalisé à l'occasion d'un acte visé sous a), et qui n'est pas présenté à l'enregistrement en même temps que cet acte.

Le Roi établit le modèle du formulaire visé à l'alinéa 1er.

L'alinéa 1er ne s'applique pas dans le cas visé à l'article 25.

Les actes et écrits, visés à l'alinéa 1er, sont, simultanément avec le formulaire entièrement et lisiblement complété, présentés à l'enregistrement en copie :

- soit via un prestataire de service postal, à l'adresse à déterminer par le Roi ;

- soit par dépôt dans une boîte aux lettres déterminée par le Roi.

Au cas où la formalité de l'enregistrement ne peut pas être exécutée en raison du non-respect de l'alinéa 1er ou de l'alinéa 4, le requérant en est informé, avec l'indication du motif ».

Modification de l’article 8 du C. enreg.

Dans l’article 8 du C. enreg., un alinéa est inséré entre l’alinéa 1er et l’alinéa 2, précisant que pour les actes et écrits visés à l’article 5, la relation de l’enregistrement est établie selon les modalités à déterminer par le Roi (arrêté royal du 22 juin 2020).

2.3. LOI DU 11 JUIN 2020

Abrogation de l’article 5 du C. enreg. et insertion de l’article 2quater du C. enreg.

Imposer la mention du numéro de registre national dans un formulaire à compléter par les parties à l’acte nécessite un texte légal exprès ou une autorisation du ministre de l’Intérieur. En outre, pour correspondre à l’économie du Code et à la logique du texte, ce qui a été inséré sous l’article 5 du C. enreg. tel que rétabli par la loi du 28 avril 2019 aurait dû l’être sous un article 2quater nouveau.

C’est la double raison d’être de l‘abrogation de l’article 5 du C. enreg. et de l’insertion de l’article 2quater pour le remplacer (Doc., Ch., 2019-2020, n° 55-1221/001, exposé des motifs, p. 5) :

1. établir la base légale nécessaire à la mention du numéro d’identification susvisé dans le formulaire de présentation à l’enregistrement des documents susmentionnés ;
2. rétablir la cohérence du Code.

La loi du 11 juin 2020 a en outre amélioré la rédaction du nouvel article 2quater, lequel est libellé comme suit depuis le 29 juin 2020 :

« L'enregistrement d'un acte visé à l'article 19, alinéa 1er, 3°, avec ou sans annexes, ou d'un état des lieux présenté séparément de l'acte visé ci-avant, est subordonné, en cas de présentation sur un support papier, à la présentation en même temps que les documents à enregistrer, d'un formulaire, entièrement et lisiblement complété, dont le Roi établit le modèle.

Le formulaire peut comprendre la mention obligatoire du numéro d'identification ou du numéro d'entreprise, visé à l'article 2, alinéa 4, des parties à l'acte, lorsque ce numéro est disponible.

La présentation à l'enregistrement des documents visés à l'alinéa 1er lieu soit par envoi, via un prestataire de service postal, à l'adresse à déterminer par le Roi, soit par dépôt dans une boîte aux lettres déterminée par le Roi.

En cas de refus d'exécuter la formalité de l'enregistrement en raison du non-respect des dispositions qui précèdent, le requérant en est informé.

Le présent article n'est pas d'application dans le cas visé à l'article 25 ».

Modification de l’article 8 du C. enreg.

Dans l’article 8 du C. enreg., le renvoi à l’article 5 est remplacé par un renvoi à l’article 2quater.

Depuis le 29 juin 2020, l’article 8 du C. enreg. est rédigé comme suit :

« La relation de l’enregistrement est mise sur l’acte ou l’écrit selon un libellé qui est déterminé par le ministre des Finances.

Pour les actes et écrits visés à l'article 2quater, la relation de l'enregistrement est établie selon les modalités à déterminer par le Roi.

Lorsqu’il est fait application de la dispense prévue à l’article 8bis, la relation de l’enregistrement est remplacée par la mention du paiement à effectuer selon les modalités prévues en exécution de cet article. Cette mention se fait selon un libellé déterminé par le Ministre des Finances ».

Modification de l’article 83 du C. enreg.

L’article 83, al. 3 du C. enreg. prévoit :

1. le principe de l’assimilation, pour l’application du C. enreg., des contrats de constitution ou de cession d’un droit d’emphytéose ou de superficie, à des contrats de bail ou de cession de bail ;
2. l’exception à ce principe.

Cela n’a jamais été l’intention du législateur que l’article 5 précité du C. enreg. – qui est abrogé et dont le contenu est remplacé par un nouvel article 2quater du C. enreg. – trouve à s’appliquer aux contrats de constitution ou de cession d’un droit d’emphytéose ou de superficie. Le processus de traitement de ces actes est en effet différent. Pour éviter tout doute à ce sujet, il convient d’ajouter à l’exception relative à l’application de l’article 161, 12°, du C. enreg. (déjà prévue dans l’article 83, al. 3), une exception relative à l’application de l’article 2quater du C. enreg. (Doc., Ch., 2019-2020, n° 55-1221/001, exposé des motifs, p. 6).

Depuis le 29 juin 2020, les contrats constitutifs de droits d’emphytéose ou de superficie et leurs cessions sont donc assimilés aux baux pour l’application du C. enreg., sauf pour l’application des articles 161, 12° et 2quater du C. enreg.

Modification de l’article 2 du C. enreg.

Une adaptation technique est enfin apportée à l’article 2, alinéa 4 du C. enreg. suite à l’avis du Conseil d’État n° 67.205/2 du 27 avril 2020. La référence à l’article 5 de la loi du 16 janvier 2003 portant création d’une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions, est remplacée par la référence à l’article III.17 du Code de droit économique.

L’article 2 du C. enreg. se présente comme suit depuis le 29 juin 2020 :

« Les actes sont enregistrés sur les minutes, brevets ou originaux.

Toutefois, sont enregistrés sur les expéditions, copies ou extraits, les actes authentiques en minute passés en pays étranger et, sur une copie, les actes visés à l'article 19, alinéa 1er, 3°.

Le Roi peut, pour les catégories qu’Il désigne, d’actes, d’écrits et de déclarations qui sont soumis à la formalité de l’enregistrement, déterminer qu’ils peuvent ou doivent être présentés à l’enregistrement en minute, expédition ou copie et de manière dématérialisée ou non. Pour les catégories ainsi désignées d’actes, d’écrits et de déclarations, Il détermine les modalités de la présentation à la formalité et de l’exécution de la formalité ainsi que les mesures nécessaires à la juste perception des droits dus. A cet effet, Il peut déroger aux dispositions des articles 6, alinéa 2, 8, 9, 26, 39, 40, 168, 171 et 172 du présent Code. Il ne peut toutefois, en cas d’infraction aux dispositions qu’Il a établies en dérogation aux articles 171 et 172, fixer une amende d’un montant supérieur à 25 €.

Le Roi peut déterminer que la présentation à l’enregistrement des actes ou de certaines catégories d’actes de manière dématérialisée, doit être accompagnée de métadonnées structurées relatives à l’acte, dont en particulier, pour chaque partie à l'acte, son numéro d'identification dans le Registre national ou son numéro d'identification dans le registre bis, attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale ou encore, pour une personne morale, son numéro d'entreprise visé à l'article III.17 du Code de droit économique ».

2.4. ARRÊTÉ ROYAL DU 22 JUIN 2020

L'article 1er de l'A.R. détermine le moment auquel la présentation est réputée avoir lieu, l'alinéa 1er visant la présentation dématérialisée et l'alinéa 2 la présentation sur papier.

L'alinéa 2 de l'article 6 du C. enreg. porte qu’ « un acte ou un écrit présenté en dehors des heures d'ouverture des bureaux, est réputé présenté lors de la première ouverture des bureaux qui suit ». Dans le cadre de l'enregistrement des baux, par application de l'article 2, alinéa 3 du C. enreg. modifié par la loi du 28 avril 2019, il peut être dérogé à l'article 6 du C. enreg. L'article 1er de l'arrêté le fait. Des baux présentés électroniquement sont toujours réputés avoir été présentés à un moment où les bureaux sont ouverts. Des actes présentés sur support papier sont réputés être présentés pendant les heures d'ouverture des bureaux s'ils sont remis un jour ouvrable au plus tard à 14.00 heures, à la bonne adresse (voir ci-après, les articles 5 et 6), sinon ils sont réputés être présentés le premier jour suivant d'ouverture des bureaux.

En créant cette possibilité de déroger à l'article 6 du C. enreg. le législateur entendait pouvoir stimuler la présentation électronique des baux, plus efficiente en termes de coût pour l’Autorité (Doc., Ch., 2019-2020, n° 54-3528/001, exposé des motifs).

Les articles 2 à 4 de l’A.R. déterminent quels formulaires repris en annexe de l’A.R. il faut utiliser selon le type de document présenté, sur support papier, à l’enregistrement :

• pour un contrat de bail avec ou sans état des lieux : le modèle repris en annexe 1 ;
• pour un état des lieux seul : le modèle repris en annexe 2 ;
• pour un acte portant sous-bail, cession ou résiliation d’un bail, ou pour un avenant à un bail : le modèle repris en annexe 3.

Les articles 5 et 6 de l’A.R. déterminent les modalités de présentation des actes. Ils peuvent être envoyés à l'adresse mentionnée sur les formulaires ou être déposés dans une boîte aux lettres d'un Infocenter du S.P.F. Finances.

L'article 7 de l’A.R. détermine que la relation de l'enregistrement sera en tous cas consultable par les parties dans leur MyMinfin. Moyennant une demande expresse, la relation peut aussi leur être envoyée, à l'adresse postale ou électronique indiquée dans le formulaire à la rubrique « données de contact ».

Les articles 8 et 9 de l’A.R. contiennent les règles relatives aux données qui doivent être mentionnées dans la relation de l'enregistrement. Une différence est faite selon qu'il s'agit d'une relation relative à l’enregistrement d’un contrat de bail sans annexes ou avec annexes autres qu'un état des lieux, ou d'une relation relative à l'enregistrement d'un état des lieux qui est présenté séparément.

La relation relative à l’enregistrement d’un contrat de bail accompagné ou non d’annexes autres qu’un état des lieux mentionne (art. 8, A.R.) :

1. le type d'acte ;
2. le code-barres de l'acte ;
3. le numéro de la référence de l’enregistrement ;
4. l’identité des personnes mentionnées dans le formulaire sous les rubriques « bailleur » et « locataire » ;
5. la mention de l’identité comprend :

• pour une personne physique, ses nom, premier prénom, domicile, lieu et date de naissance ;
• pour une personne morale, son éventuel numéro d'entreprise, son nom, sa forme juridique et son siège statutaire ;

1. le bureau et la date de l’enregistrement de l'acte ;
2. le montant des droits et, le cas échéant, des amendes.

La relation relative à l’enregistrement d’un état des lieux qui est présenté séparément (art. 9, A.R.) mentionne qu’il s’agit d’un état des lieux et comprend (art. 9, A.R.) :

1. le code-barres de l’état des lieux ;
2. le numéro de la référence de l’enregistrement ;
3. les données visées à l’article 8, 4° ;
4. le bureau et la date de l’enregistrement de l’état des lieux ;
5. le montant des droits et, le cas échéant, des amendes.

Quant au délai de conservation des données, il n’est pas mentionné dans l’A.R., en l'absence de base légale à cet effet. Il va de soi que l'administration conservera les données au moins pendant le délai de prescription d'une éventuelle action en justice (art. 2262bis, § 1er, C. civ.).

3. Entrée en vigueur

A défaut de dispositions particulières, les deux lois entrent en vigueur le dixième jour qui suit leur publication au Moniteur belge, à savoir :

• le 16 mai 2019, pour la loi du 28 avril 2019 ;
• le 29 juin 2020, pour la loi du 11 juin 2020.

L’A.R. entre en vigueur le premier jour du mois qui suit l’expiration d’un délai de dix jours prenant cours le jour suivant sa publication au Moniteur belge (art. 10, A.R.), à savoir le 1er août 2020.

Source : Fisconetplus