Circulaire 2022/C/62 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l'employeur

L' Administration générale de la Fiscalité – Impôt des personnes physiques a publié ce 29/06/2022 la Circulaire 2022/C/62 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l'employeur.

Cette circulaire commente l'extension des obligations de communication, telle qu'introduite par les art. 27 et 96, al. 3, de la loi du 27.06.2021, portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18.09.2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces (MB 30.06.2021, Ed. 3) – ci-après, la loi du 27.06.2021.

Table des matières

I. Introduction
II. Remboursements de dépenses propres à l'employeur
III. Justification des indemnités en remboursement de dépenses réelles propres à l'employeur

A. Généralités
B. Jusqu'à l'année de revenus 2021 incluse
C. A partir de l'année de revenus 2022

IV. Cas concrets

A. Créditer le compte courant du dirigeant d'entreprise
B. Le remboursement d'une avance

V. Exemples
VI. A partir de quand
VII. Base légale
VIII. Dispositions adaptées du CIR 92

I. Introduction

1. Les frais visés à l'art. 57, alinéa 1er, CIR 92, ne peuvent être considérés comme des frais professionnels que s'ils sont justifiés par la production de fiches individuelles et d'un relevé récapitulatif établis dans les formes et délais déterminés par le Roi.

2. Ils comprennent les indemnités forfaitaires allouées aux membres du personnel en remboursement de frais effectifs propres à l'employeur (1).

(1) Art. 57, al. 1er, 3°, CIR 92.

3. Dans le cadre du contexte actuel où le télétravail et le remboursement des frais propres à l'employeur qui y sont liés deviennent de plus en plus importants, une base légale est nécessaire pour la communication à l'administration fiscale des indemnités liées à ces frais.

4. Une obligation de fiche étendue permet également le contrôle d'un éventuel double emploi des indemnités forfaitaires et des remboursements sur base de pièces justificatives ainsi que sur l'éventuelle déduction à titre de frais professionnels de dépenses remboursées par l'employeur.

5. La loi du 27.06.2021 (2) a donc également étendu l'obligation de fiche aux indemnités variables accordées aux membres du personnel à titre de remboursement de frais réels propres à l'employeur.

(2) Art. 27 et 96, al. 3.

6. Cette modification de loi est applicable aux remboursements effectués à partir du 01.01.2022.

7. Cette circulaire en commente les conséquences sur les fiches individuelles 281.10 et 281.20.

II. Remboursements de dépenses propres à l'employeur

8. En principe, toutes les indemnités obtenues en raison à l'occasion de l'activité professionnelle sont imposables en tant que rémunérations de travailleur.

Lorsqu'un employeur accorde une indemnité de frais à un travailleur, cette indemnité ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l'employeur non imposable (3) qu'à la condition que l'employeur puisse apporter la double preuve :

- que l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et

- que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

(3) Art. 31, al. 2, 1°, in fine, CIR 92.

9. L'employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux.

10. Pour être complet, il faut savoir que :

- Les dépenses propres à l'employeur remboursées sur base d'un montant forfaitaire ne peuvent plus être prises en charge par l'employeur sur base de pièces justificatives réelles.

- Les indemnités qui constituent un remboursement de dépenses propres à l'employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles (voir titre III ci-après).

- Les bénéficiaires de remboursements de dépenses propres à l'employeur sont tenus, dans le cas où ils justifient leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l'impôt sur les revenus, de déduire ces indemnités forfaitaires de leurs frais professionnels réels, dans la mesure où ces indemnités se rapportent à ces frais.

11. Les frais sont propres à l'employeur lorsque, en fonction des circonstances qui entourent l'activité professionnelle, ils incombent normalement à l'employeur. C'est une question de fait.

12. Ne sont pas visés :

- le remboursement d'une dépense privée.
Un tel remboursement constitue un avantage de toute nature imposable.

- le remboursement de dépenses qui dépassent de manière déraisonnable la nature de frais propres à l'employeur (p. ex. des écrans d'ordinateur extra-larges qui sont plutôt destinés à être utilisés pour des films ou des jeux informatiques, mais qui sont également utilisés pour le télétravail, une lampe de bureau design coûteuse, des sièges de bureau très chers,...).
La partie qui dépasse de manière déraisonnable le remboursement d'une dépense propre à l'employeur constitue un avantage de toute nature imposable. Cela doit être examiné au cas par cas.

Les avantages de toute nature imposables à titre de rémunérations doivent être justifiés au moyen de fiches individuelles à la rubrique des rémunérations.

13. Ce qui précède s'applique mutatis mutandis aux dirigeants d'entreprise.

III. Justification des indemnités en remboursement de dépenses réelles propres à l'employeur

A. GÉNÉRALITÉS

14. Les fiches individuelles 281.10 et 281.20 présentent, en ce qui concerne les dépenses propres à l'employeur, les distinctions suivantes :

- indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses ;

- indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses ;

- indemnités sur base de justificatifs.

15. En ce qui concerne la première catégorie, il s'agit par exemple

- des indemnités forfaitaires des membres du personnel de la fonction publique fédérale qui sont considérées dans le secteur privé comme une norme sérieuse pour le remboursement forfaitaire non-imposable de dépenses propres à l'employeur (pour autant que certaines conditions soient remplies)
p. ex. l'indemnité kilométrique pour des déplacements de service (4), les indemnités pour frais de séjour (5) ;

- de l'indemnité forfaitaire de télétravail (6) ;

- des remboursements forfaitaires de dépenses qui font l'objet d'une décision anticipée auprès du Service des décisions anticipées en matière fiscale (SDA) ;

- du remboursement forfaitaire de frais dont le montant est déterminé d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux.

(4) Voir la circulaire n° Ci.RH.241/535.316 du 11.09.2000.
(5) Voir n° 15 et suivants de la circulaire 2018/C/8 du 22.01.2018 relative aux indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale.
(6) Comme visé dans la circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l'employeur pour le télétravail.

B. JUSQU'À L'ANNÉE DE REVENUS 2021 INCLUSE

16. Les fiches 281.10 et 281.20 prévoyaient au cadre « renseignements divers » une rubrique pour les dépenses propres à l'employeur.

17. Les indemnités forfaitaires qui ne sont pas déterminées d'après des normes sérieuses devaient être justifiés sur ces fiches en mentionnant le montant.

18. Pour les autres remboursements de dépenses propres à l'employeur (sur base de pièces justificatives ou de manière forfaitaire sur la base de normes sérieuses), il n'était pas nécessaire de mentionner le montant sur les fiches 281.10 et 281.20, il suffisait d'indiquer ou de cocher « OUI » dans la rubrique appropriée.

C. A PARTIR DE L'ANNÉE DE REVENUS 2022

19. Depuis 2022, les indemnités variables à titre de remboursement de dépenses propres à l'employeur doivent être justifiées par la production de fiches individuelles et d'un relevé récapitulatif établis dans les formes et délais déterminés par le Roi.

20. Concrètement, les indemnités en remboursement de dépenses propres à l'employeur seront, à partir de l'année de revenus 2022, reprises au cadre « renseignements divers » des fiches 281.10 et 281.20 dans les trois catégories suivantes :

- « indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses » ;

- « indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses » ;

- « indemnités sur base de justificatifs ».

Pour chacune de ces catégories, le montant effectivement remboursé doit être mentionné.

IV. Cas concrets

A. CRÉDITER LE COMPTE COURANT DU DIRIGEANT D'ENTREPRISE

21. Le remboursement peut également avoir lieu en créditant le compte courant du dirigeant d'entreprise de la société. Cet octroi doit également être justifié au moyen de fiches individuelles et d'un relevé récapitulatif.

B. LE REMBOURSEMENT D'UNE AVANCE

22. Dans la pratique, la situation suivante peut se présenter :

- l'employeur ou la société effectue en son nom propre une opération d'achat à titre professionnel (de biens ou de services) ;

- l'employé ou le dirigeant d'entreprise se contente d'avancer le paiement (il paye avec ses propres moyens).

23. Dans ce cas, ce n'est pas le travailleur ou le dirigeant d'entreprise qui effectue l'achat, mais l'employeur ou la société. Par conséquent, ces remboursements ne doivent pas être inclus dans une fiche individuelle et un relevé récapitulatif (7).

(7) Question parlementaire n° 924 du 09.03.2022, posée par le représentant Leysen, QRVA 55/082, pp. 120-121).

24. Ce qui précède ne vaut uniquement que s'il est clair dès le départ que l'opération d'achat est effectuée par la société ou l'employeur et que la pièce justificative sur base de laquelle la société ou l'employeur prend en charge ce coût en tant que frais professionnels comprend l'identité de la société ou de l'employeur. En règle générale, il s'agira d'une facture régulière au nom de la société ou de l'employeur.

25. Si tel n'est pas le cas, alors l'obligation de justification prévue à l'art. 57, CIR 92, s'applique bien. C'est par exemple le cas pour le remboursement d'une pièce justificative sans identification de l'employeur ou de la société. Dans cette situation, il y a effectivement bien un risque d'abus.

V. Exemples

26. Exemple 1

Un enseignant achète du matériel de bricolage pour l'utiliser en classe.

Sur base du ticket de caisse présenté par l'enseignant, l'école rembourse le 16.05.2022 un montant de 50,00 euros pour le matériel de bricolage.

fiche 281.10 (revenus 2022) – cadre « renseignements divers »

Dépenses propres à l'employeur :

- indemnités sur base de justificatifs : 50,00 euros.

27. Exemple 2

Un travailleur consacre de manière structurelle et régulière une partie substantielle de son temps de travail à son domicile.

Afin de pouvoir exercer son travail à domicile de manière confortable, il achète en 2022 une chaise de bureau standard pour 400,00 euros.

La facture est au nom du travailleur. Ce dernier paie la facture avec sa propre carte bancaire.

L'employeur verse les indemnités suivantes en 2022 (toutes les conditions pour être considérées comme un remboursement non imposable de dépenses propres de l'employeur sont remplies) :

- intervention unique pour l'achat de la chaise de bureau : 150,00 euros

- indemnité forfaitaire de télétravail : 480,00 euros.

fiche 281.10 (revenus 2022) – cadre « renseignements divers »

Dépenses propres à l'employeur :

- indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses : 480,00 euros

- indemnités sur base de justificatifs : 150,00 euros.

28. Exemple 3

L'employeur demande à l'un de ses employés d'acheter en son nom du papier imprimante pour le bureau.

La facture régulière est au nom de l'employeur, mais l'employé avance le paiement (il paie avec son compte bancaire privé).

L'employeur rembourse le montant avancé par l'employé.

Dans un tel cas, ce n'est pas l'employé qui achète le matériel de bureau, mais l'employeur.

Ce coût ne doit pas être justifié par une fiche 281.10.

Les règles normales concernant la preuve des frais professionnels sont d'application dans le chef de l'employeur.

VI. A partir de quand

29. L'extension de l'obligation de fiche telle que commentée ci-avant est applicable aux remboursements de dépenses propres à l'employeur effectués à partir du 01.01.2022.

VII. Base légale

- Art. 57, CIR 92

- Art. 27 et 96, al. 3, de la loi du 27.06.2021, portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18.09.2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces (MB 30.06.2021, Ed. 3).

VIII. Dispositions adaptées du CIR 92

Art. 57, CIR 92, applicable à partir du 01.01.2022 est rédigé comme suit :

Les frais ci-après ne sont considérés comme des frais professionnels que s'ils sont justifiés par la production de fiches individuelles et d'un relevé récapitulatif établis dans les formes et délais déterminés par le Roi :

1° commissions, courtages, ristournes commerciales ou autres, vacations ou honoraires occasionnels ou non, gratifications, rétributions ou avantages de toute nature qui constituent pour les bénéficiaires des revenus professionnels imposables ou non en Belgique, à l'exclusion des rémunérations visées à l'article 30, 3° ;

2° rémunérations, pensions, rentes ou allocations en tenant lieu, payées aux membres du personnel, aux anciens membres du personnel ou à leurs ayants droit, à l'exclusion des avantages sociaux exonérés dans le chef des bénéficiaires ;

3° indemnités forfaitaires allouées aux membres du personnel en remboursement de frais effectifs propres à l'employeur.

4° revenus visés à l'article 17, § 1er, alinéa 1er, 3°, en ce qui concerne les droits d'auteur et les droits voisins, et 5°.

Des indemnités variables accordées aux membres du personnel à titre de remboursement de frais propres réels à l'employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles et d'un état récapitulatif qui sont présentées sous la forme et dans le délai fixés par le Roi.

L'alinéa 1er, 1°, n'est pas applicable lorsque les frais y visés sont liés à des livraisons de biens ou des prestations de services effectuées par un assujetti établi sur le territoire de la Communauté au sens de l'article 1er, § 2, 2°, du Code de la taxe sur la valeur ajoutée ou en Norvège, en Islande ou au Liechtenstein, pour lesquels, conformément au Code de la taxe sur la valeur ajoutée, à la Directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée ou toute autre disposition légale ou réglementaire applicable à l'assujetti, une facture ou un document en tenant lieu a été établi.

Par dérogation à l'alinéa 1er, 1°, le Roi peut déterminer un seuil en dessous duquel les frais professionnels y visés, par année et par fournisseur de biens ou prestataire de services, ne doivent pas être justifiés par la production d'une fiche individuelle et d'un relevé récapitulatif. Le seuil ne peut dépasser 1.000 euros.

Chaque traitement de données lié directement ou indirectement au respect des alinéas 1er à 4 est un traitement nécessaire en vue de l'accomplissement d'une mission d'intérêt public au sens de l'article 6 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE. Le but de ce traitement de données est compatible avec les finalités qui déterminent les compétences fiscales visées dans le présent Code. Celui-ci forme la base juridique au sens de l'article 6, paragraphe 3, du Règlement précité pour le traitement des données durant l'exercice des compétences fiscales qui y sont déterminées. L'exercice de ces compétences fiscales constitue dans le cadre du traitement des données une raison majeure d'intérêt public.

Réf. interne : 732.035

Source : Fisconetplus​