Circulaire 2023/C/61 concernant les indemnités de séjour forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours

L' Administration générale de la Fiscalité – Impôt des personnes physiques a publié ce 19/06/2023 la Circulaire 2023/C/61 concernant les indemnités de séjour forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours.

Impact de la modification de la nature de « l’indemnité forfaitaire journalière » par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et montants applicables à partir du 15.02.2023.

ANNEXES : 2

Table des matières

I. Introduction

II. Discussion

1. Principes de base et détermination de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière

A. Voyages de service à l’étranger

B. Séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours

2. Nature de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière

3. Réductions éventuelles à appliquer sur l’indemnité de séjour forfaitaire journalière

A. Frais de certains repas ou menues dépenses inclus dans les frais de logement remboursés ou pris en charge

B. Jours de départ et de retour

4. Exemples

III. Entrée en vigueur

IV. Annexes

I. INTRODUCTION

1. Les travailleurs et les dirigeants d'entreprise qui partent en mission de service à l'étranger pour compte de leur employeur ou société sont souvent confrontés à des frais accessoires liés à ces missions à l'étranger et qui, en principe, devraient être à charge de leur employeur ou société.

Lorsqu'une entreprise octroie à ses travailleurs ou ses dirigeants d'entreprise des indemnités de séjour forfaitaires journalières dans le cadre de telles missions à l'étranger, ces indemnités peuvent, sous certaines conditions et dans des limites déterminées, être considérées comme un remboursement non-imposable de dépenses propres à l'employeur ou à la société.

2. Les conditions et le régime d’imposition des indemnités forfaitaires journalières qui sont accordées pour des voyages de service à l’étranger (1), sont commentés dans les circulaires Ci.RH.241/534.514 (AFER 17/2006) du 11.05.2006 et Ci.RH.241/598.417 (AGFisc 23/2011) du 15.04.2011.

(1) Par voyage de service à l’étranger, il faut entendre une mission de courte durée à l’étranger, à savoir de maximum 30 jours calendrier.

3. Les conditions et le régime d’imposition des indemnités forfaitaires journalières qui sont accordées à titre de remboursement de frais occasionnés lors de séjours professionnels de plus de 30 jours calendrier consécutifs sont commentés dans la circulaire Ci.RH.241/609.972 (AGFisc N° 38/2013) du 10.10.2013.

4. Par l’arrêté ministériel du 10.01.2023 (2), le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement a modifié la nature de « l’indemnité forfaitaire journalière » qui est fixée par pays et qui est considérée sur le plan fiscal (3) comme une indemnité déterminée selon des normes sérieuses. Contrairement à ce qui était d’application dans le passé, les frais de petit-déjeuner ne sont plus censés être compris dans l’indemnité forfaitaire journalière fixée par cet arrêté ministériel.

(2) Arrêté ministériel du 10.01.2023 portant établissement d’indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d’une mission de service à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales (MB 15.02.2023 – Numac : 2023030326).
(3) Voir point 6 ci-dessous.

La présente circulaire traite de l’impact de ce changement de nature de « l’indemnité forfaitaire journalière » sur les directives fiscales qui ont été données dans les circulaires précitées.

5. En outre, les annexes suivantes sont jointes à la présente circulaire :

- la liste des indemnités forfaitaires journalières fixées par pays et applicables à partir du 15.02.2023 (annexe 1) ;

- un tableau récapitulatif reprenant les indemnités forfaitaires pour des voyages de service à l’étranger (telles qu’applicables à partir du 15.02.2023) (annexe 2).

II. DISCUSSION

1. Principes de base et détermination de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière

6. Les indemnités de séjour octroyées aux travailleurs ou dirigeants d’entreprise qui sont envoyés en mission à l’étranger par leur employeur ou société dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent être considérées comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société, lorsque l’employeur ou la société apporte la double preuve que :

- l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;

- cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

Lorsque le montant de l’indemnité de séjour est calculé sur base forfaitaire, celle-ci ne perd pas le caractère de remboursement de frais effectifs lorsque ce montant a été fixé d’après des normes sérieuses et concordantes.

Dans ce cadre, il peut être admis que les indemnités de séjour forfaitaires journalières, telles qu’elles sont fixées par pays pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, sont déterminées d’après des normes sérieuses (4). À cet égard, une distinction est faite entre :

- les montants fixés par pays pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui appartiennent à la catégorie 1 ; et

- les montants fixés par pays pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui appartiennent à la catégorie 2.

(4) Voir l’annexe 1 à l’AM 10.01.2023 (MB 15.02.2023 - Numac : 2023030326) pour les montants applicables à partir du 15.02.2023. Ces montants sont également repris en annexe à cette circulaire.

A. VOYAGES DE SERVICE À L’ÉTRANGER

7. En ce qui concerne les voyages de service à l’étranger, les montants des indemnités forfaitaires journalières fixés par pays pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui appartiennent à la catégorie 1 (« carrière de l’Administration centrale »), peuvent, sous certaines conditions, être considérés comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société (5).

(5) Voir les circulaires Ci.RH.241/534.514 (AFER 17/2006) du 11.05.2006 et Ci.RH.241/598.417 (AGFisc 23/2011) du 15.04.2011.

8. Par voyage de service à l’étranger, il convient d’entendre ici une mission de courte durée à l’étranger au service effectif ou pour le compte de l’employeur ou de la société dont le contribuable est un travailleur ou un dirigeant d’entreprise, avec un maximum de 30 jours calendrier.

9. Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière (catégorie 1) peut être considéré comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société dans les cas suivants :

- pour chaque jour entier d’absence. En l’occurrence, il convient d’entendre une journée entre deux nuits en voyage de service.

- pour les voyages de service dont l’aller et le retour s’effectuent au cours de la même période de 24 heures, avec une absence d’au moins 10 heures. La durée de tels voyages de service doit être calculée sur la base de l’absence du travailleur ou dirigeant d’entreprise de son lieu fixe de travail jusqu’à l’heure de son retour à cet endroit.

Lorsque qu’un voyage de service à l’étranger implique différents pays, l’indemnité de séjour forfaitaire journalière du lieu où s’est déroulée la dernière nuitée sera celle à appliquer pour les prochaines 24 heures.

10. Il est rappelé que le champ d’application des circulaires relatives aux voyages de service à l’étranger est limité aux travailleurs et dirigeants d’entreprise qui exercent leur activité professionnelle dans des circonstances similaires à celles des fonctionnaires appartenant à la « carrière de l’Administration centrale » du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.

Il doit donc s’agir de travailleurs ou de dirigeants d’entreprise qui exercent à titre principal une activité professionnelle sédentaire et qui, dans le cadre de cette activité, effectuent une seule fois, occasionnellement ou même régulièrement, un (des) voyage(s) de service à l’étranger. N’entrent donc pas dans le champ d’application de ces circulaires les contribuables pour lesquels les déplacements de et vers l’étranger font partie intégrante de leur activité professionnelle journalière normale. Dans ces circonstances, les déplacements de et vers l’étranger ne sont pas considérés comme des voyages de service au sens de ces circulaires.

B. SÉJOURS PROFESSIONNELS À L’ÉTRANGER DE PLUS DE 30 JOURS

11. En ce qui concerne les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs, les montants des indemnités forfaitaires journalières fixés par pays pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui appartiennent à la catégorie 2 (fonctionnaires « en poste ») peuvent, sous certaines conditions, être considérés comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société (6).

(6) Voir la circulaire Ci.RH.241/609.972 (AGFisc N° 38/2013) du 10.10.2013.

12. Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière (catégorie 2) peut être considéré comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société pour chaque jour entier d’absence. En l’occurrence, il convient d’entendre chaque journée entre deux nuits en mission à l’étranger.

Lorsqu’une mission à l’étranger implique différents pays, l’indemnité de séjour forfaitaire journalière du lieu où s’est déroulée la dernière nuitée sera celle à appliquer pour les prochaines 24 heures.

13. Il est rappelé que :

- l’attribution ou le paiement de cette indemnité forfaitaire pour une même mission est limité à 24 mois ;

- l’attribution ou le paiement est interrompu en cas d’établissement définitif à l’étranger du travailleur ou du dirigeant d’entreprise concerné.

2. Nature de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière

14. L’indemnité forfaitaire journalière, fixée par pays par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, couvre les frais suivants (7) :

- les frais de repas du midi et du soir ;

- les frais de boissons et de collations ;

- les frais de transports sur place ;

- les frais de communications téléphoniques ;

- les frais relatifs aux autres menues dépenses.

(7) Art. 2, AM 10.01.2023 (MB 15.02.2023 - Numac : 2023030326).

15. Contrairement à ce qui était d’application dans le passé, les frais de petit-déjeuner ne sont plus censés être compris dans l’« indemnité forfaitaire journalière » fixée par le SPF précité (8).

(8) Conformément à l’art. 4, AM 10.01.2023 (MB 15.02.2023 - Numac : 2023030326), les frais de petit-déjeuner ainsi que les frais de nuitée sont compris dans les frais d’hôtel. Les frais d’hôtel sont couverts par le SPF précité par une indemnité maximale de logement. L’indemnité maximale de logement est payée sur base des frais réels par nuit, sur présentation de pièces justificatives et à concurrence des maxima établis par pays.

16. L’indemnité forfaitaire journalière ne couvre pas :

- les frais de logement ;

- les frais de déplacement pour rejoindre le lieu de destination, et retour.

3. Réductions éventuelles à appliquer sur l’indemnité de séjour forfaitaire journalière

A. FRAIS DE CERTAINS REPAS OU MENUES DÉPENSES INCLUS DANS LES FRAIS DE LOGEMENT REMBOURSÉS OU PRIS EN CHARGE

17. Les frais propres à l’employeur ou à la société couverts sur base d’un montant forfaitaire ne peuvent pas plus être pris en charge par l’employeur ou la société sur base de pièces justificatives réelles.

18. Lorsque les frais de logement (9) sont remboursés ou pris en charge par l’employeur ou la société et que ceux-ci comprennent également certains repas ou menues dépenses (10), les indemnités de séjour forfaitaires journalières doivent, selon le cas, être réduites :

- de 35 % pour le repas de midi

- de 45 % pour le repas du soir

- de 20 % pour les menues dépenses.

(9) Les frais de logement ne sont pas compris dans l’indemnité forfaitaire journalière (voir point 16).
(10) On entend par menues dépenses, les frais de boissons et de collations, les frais de transports sur place, les frais de communications téléphoniques et les autres menues dépenses.

19. Vu que les frais de petit-déjeuner ne sont plus censés être compris dans l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, il ne faut appliquer aucun pourcentage de réduction lorsque les frais de petit-déjeuner sont inclus dans les frais de logement qui sont remboursés ou pris en charge par l’employeur ou la société.

La réduction de 15 % de l’indemnité forfaitaire journalière pour le petit-déjeuner, telle que visée :

- dans le point 18 de la circulaire Ci.RH.241/534.514 (AFER 17/2006) du 11.05.2006

- dans le point 12 de la circulaire Ci.RH.241/609.972 (AGFisc N° 38/2013) du 10.10.2013

n’est donc plus d’application à partir du 15.02.2023.

Suite à cette modification de la nature de l’indemnité forfaitaire journalière, le pourcentage de réduction pour les menues dépenses s’élève à 20 % à partir du 15.02.2023 au lieu de 5 %, comme prévu dans les points précités des circulaires du 11.05.2006 et du 10.10.2013.

B. JOURS DE DÉPART ET DE RETOUR

20. Pour les voyages de service dont la durée est supérieure à 24 heures et pour les séjours professionnels de plus de 30 jours, l’indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour est considérée comme une dépense propre à l’employeur ou à la société à concurrence de la moitié. Les pourcentages de réduction visés au point 18 ne doivent pas être appliqués sur cette demi-indemnité journalière (11).

(11) Voir également le point 19 de la circulaire Ci.RH.241/534.514 (AFER 17/2006) du 11.05.2006 et le point 13 de la circulaire Ci.RH.241/609.972 (AGFisc N° 38/2013) du 10.10.2013.

4. Exemples

21. Exemple 1

Pierre effectue pour le compte de son employeur un voyage de service au Canada avec séjour à Ottawa. Il part le lundi 18.09.2023 de Bruxelles (son lieu fixe de travail) et revient le samedi 23.09.2023. Le petit-déjeuner et le repas du soir sont inclus dans les frais de logement qui sont pris en charge par l’employeur.

Dans cet exemple, une indemnité de 326,40 euros, calculée conformément à la liste applicable à partir du 15.02.2023, est octroyée. Celle-ci peut être considérée comme une indemnité non imposable, étant donné que le voyage de service dure plusieurs jours et que l’indemnité attribuée a été calculée comme suit :

- jour de départ le 18.09.2023 : 102 euros x ½ = 51 euros (12)

- du 19.09.2023 au 22.09.2023 : (102 – 45 %)/jour x 4 jours = 224,40 euros (13)

- jour de retour le 23.09.2023 : 102 euros x ½ = 51 euros (12)

- Total : 326,40 euros.

(12) Pour les voyages de service d’une durée supérieure à 24 heures, l’indemnité journalière pour les jours de départ et de retour est considérée comme une dépense propre à l’employeur ou à la société à concurrence de la moitié. Aucun pourcentage de réduction pour les repas ou les menues dépenses ne doit être appliqué sur cette demi-indemnité journalière.
(13) L’indemnité forfaitaire journalière de 102 euros doit être réduite de 45 %, étant donné que les frais pour le repas du soir sont censés être inclus dans ce montant de 102 euros. Il ne doit y avoir aucune réduction pour les frais de petit-déjeuner vu que ces frais ne sont pas considérés comme inclus dans le montant de 102 euros.

22. Exemple 2

Catherine est envoyée par son employeur en Espagne et au Portugal pour la réalisation d’une étude de marché. Elle part de Bruxelles (son lieu fixe de travail) pour l’Espagne avec séjour à Madrid du 01.06.2023 au 21.06.2023. Le petit déjeuner et le repas du soir sont compris dans les frais de logement qui sont pris en charge par l’employeur.

Le 21.06.2023, elle part pour le Portugal où elle séjourne à Lisbonne du 21.06.2023 au 08.07.2023. Le petit déjeuner est inclus dans les frais de logement.

Le 09.07.2023, elle est de retour en Belgique.

Il s’agit d’une mission à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs. Une indemnité de 1.293 euros est octroyée. Celle-ci peut être considérée comme une indemnité non-imposable, étant donné qu’elle a été calculée comme suit :

- jour de départ le 01.06.2023 : 47 euros x ½ = 23,50 euros (14)

- du 02.06.2023 au 21.06.2023 : (47 – 45 %)/jour x 20 jours = 517 euros (15) (16)

- du 22.06.2023 au 08.07.2023 : 43 euros/jour x 17 jours = 731 euros

- jour de retour le 09.07.2023 : 43 euros x ½ = 21,50 euros (14)

- Total : 1.293 euros.

(14) Pour les voyages de service d’une durée supérieure à 24 heures, l’indemnité journalière pour les jours de départ et de retour est considérée comme une dépense propre à l’employeur ou à la société à concurrence de la moitié. Il ne doit être appliqué aucun pourcentage de réduction pour les repas ou les menues dépenses sur cette demi-indemnité journalière.
(15) L’indemnité forfaitaire journalière de 47 euros doit être réduite de 45 %, étant donné que les frais pour le repas du soir sont censés être inclus dans ce montant de 47 euros. Il ne doit y avoir aucune réduction pour les frais de petit-déjeuner vu qu’ils ne sont pas censés être compris dans le montant de 47 euros.
(16) Pour la détermination de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière applicable dans le cas d’une mission à l’étranger impliquant plusieurs pays, l’indemnité de séjour forfaitaire journalière du lieu où s’est déroulée la dernière nuitée sera celle à appliquer pour les prochaines 24 heures.

III. ENTRÉE EN VIGUEUR

23. Les dispositions modifiées sont applicables à partir du 15.02.2023.

IV. ANNEXES

24. Annexe 1 : la liste des indemnités forfaitaires journalières de catégorie 1 et de catégorie 2, fixées par pays par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, applicables à partir du 15.02.2023.

Annexe 2 : tableau récapitulatif des indemnités forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger (tels qu’applicables à partir du 15.02.2023).

Source : Fisconetplus​