Faites le premier pas vers la transformation digitale

En route vers une transformation digitale grâce à la facturation électronique

Au 18e siècle, Benjamin Franklin le savait déjà : « Dans ce monde, rien n’est tenu comme certain, sauf la mort et les impôts. » A cela on peut ajouter l’administration des factures des PME. Toutes les entreprises sont concernées et considèrent l’administration comme un mal nécessaire dans lequel ils préfèrent investir le moins de budget possible. A tort, selon vous, et vous avez entièrement raison. Mais le temps où l’administration des factures était uniquement un centre de coûts, est définitivement derrière nous. En utilisant la plateforme adéquate, vous aidez également vos clients à transformer leur administration avec un processus de facturation digitalisé. Ainsi, votre suivi administratif en tant qu’expert-comptable se déroulera de façon plus efficace.

La situation à l’heure actuelle

Vous n’êtes pas sans savoir que le traitement des factures au format papier n’est pas efficace et demande énormément d’intervention manuelle. D’après une étude de l’Association for Information and Image Management (AIIM), le traitement d’une facture entrante demande en moyenne 9 jours et coûte plus de 8 euros. Dans la majorité des cas, les processus et les logiciels ne sont pas harmonisés. Beaucoup d’experts-comptables rajoutent aux dossiers papier des mails, des fichiers Excel, encore d’autres fichiers Excel actualisés cette-fois et… au final des fichiers Excel. De plus, ce traitement manuel des factures est évidemment sujet aux erreurs : 1 document sur 20 n’est pas classé correctement.

Il existe évidemment des bureaux de comptabilité qui combinent des logiciels de comptabilité (plus anciens) avec des plateformes en ligne comme Dropbox. Cela vous semble familier ? On peut considérer que cette façon de travailler est déjà un peu plus efficace, mais on peut faire nettement mieux. Car il arrive souvent que les factures et les tickets de caisse soient sauvegardés, mais ils ne sont pas (automatiquement) liés au bon dossier au sein du logiciel comptable. Aujourd’hui, 40 % des entreprises reçoivent plus de factures digitales que papier. On pourrait donc penser que les choses s’améliorent, mais le traitement de ces factures électroniques lui n’est pas digital… A peu près 35 % des factures reçues électroniquement sont imprimées sur du papier pour ensuite être archivées. Sans oublier la marge d’erreur de 1 sur 20 ! Il est donc indéniable que ces processus sont inefficaces.

La situation de demain

Si vous envisagez en tant qu’expert-comptable de faire le pas vers un processus de facturation digitalisé, on peut déjà considérer cela comme un bon départ. Non seulement vous allez pouvoir travailler de façon plus efficace et plus vite, mais ce sera également bénéfique pour vos clients. Que faut-il avant tout garder à l’esprit pour démarrer cette transformation digitale ?

Tout d’abord, il est nécessaire d’analyser le flux de vos processus actuels. Vous les connaissez déjà sans doute très bien, mais il peut être bénéfique de les comparer avec vos collègues. Eux aussi sont confrontés aux mêmes défis et peuvent partager leurs expériences pour vous aider à optimiser vos flux de travail. Une transformation digitale des factures progressivement ! Nous vous déconseillons de simplement copier les processus actuels vers des solutions digitales équivalentes. Gardez une vision globale et soyez critique par rapport aux tâches qui ne sont pas efficaces.

Une fois les flux de travail optimisés, il est à présent temps de choisir les solutions digitales que vous souhaitez intégrer au sein de votre processus de facturation digitalisé, allant des captures d’image à de multiples tableaux de bord. Cette nouvelle façon de travailler diffère sans doute de la façon dont vous et vos collègues êtes habitués à travailler. Néanmoins, après un certain temps, vous constaterez que ces nouveaux processus sont beaucoup plus efficaces. Les experts en facturation digitale peuvent également vous guider pas à pas dans cette transformation digitale par des conseils, formations, …

Le futur de l’administration est digital. En digitalisant vos processus de facturation, vous faites ce premier pas. Car à côté de l’administration de la facturation, les transformations au sein des entreprises sont en constant développement. On peut donc en conclure que les avantages d’un processus de facturation digitalisé sont multiples : traitement plus rapide et efficace, moins de fautes d’imputation et un tableau de bord mis à jour en temps réelle qui permet un meilleur suivi. Une solution gagnante pour les deux parties ! Alors, qu’attendez-vous ? Inscrivez-vous ici pour un webinaire et découvrez comment intégrer BilltoBox au sein de votre cabinet d’expert-comptable!