Voiture de société : gestion des amendes routières via l'e-Box Entreprise

Environ un tiers du nombre total d'amendes routières envoyées est destiné aux entreprises. En outre, l'entreprise a l'obligation d'identifier le conducteur qui a commis l'infraction routière. Les formalités administratives à accomplir peuvent donc être très lourdes pour une entreprise.

Depuis le 6 juillet 2022, les entreprises ont la possibilité de recevoir par voie électronique, via leur e-Box Enterprise activée, les perceptions immédiates, la demande d'information, ainsi que les propositions de transaction et les rappels pour les infractions commises avec des véhicules immatriculés au nom de l'entreprise. Ainsi, les entreprises recevront plus rapidement leurs amendes routières, et pourront les consulter et les gérer numériquement.

L'e-Box Enterprise pour les entreprises est une boîte aux lettres électronique sécurisée utilisée par les institutions fédérales pour une communication sûre, rapide et efficace avec les entreprises. Toutes les entreprises enregistrées dans CSAM, la plateforme d'accès aux services gouvernementaux, ont un accès automatique à leur e-Box Enterprise. Pour s'inscrire à CSAM, les entreprises doivent désigner un gestionnaire d'accès principal et des utilisateurs via le site web de CSAM. Actuellement, quelque 201 600 entreprises ont déjà activé leur e-Box Enterprise. Pour la seule année 2022, le nombre d'activations a augmenté de plus de 10 %, avec 25 243 exactement. Cela indique qu'une grande partie des entreprises sont favorables à la numérisation.

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Option numérique uniquement

Jusqu'en décembre 2022, les entreprises recevront les perceptions immédiates, les demandes d'informations ainsi que les propositions de transaction et les rappels à la fois sur papier et via l'e-Box Enterprise. À partir de janvier 2023, les entreprises qui ont activé leur e-Box Enterprise et qui ont coché l'option "uniquement numérique" recevront leurs documents au format numérique via l'e-Box Enterprise. Jusqu'en décembre 2022, les entreprises recevront donc deux fois (sur papier et sous forme numérique) leurs perceptions immédiates avec la demande d'information, ainsi que les propositions de transaction et rappels.

Identification du conducteur pour les amendes routières

Les entreprises ont l'obligation légale d'identifier le conducteur qui a commis l'infraction routière avec le véhicule immatriculé au nom de l'entreprise. Une fois le conducteur identifié, il leur est demandé de payer l'amende.

La numérisation de la Justice

Avec l'envoi des amendes routières via l'e-Box Entreprise des entreprises, la Justice développe davantage son service numérique. La transmission numérique des amendes simplifie non seulement l'administration pour les entreprises, mais réduit également la consommation de papier. À l'avenir, l'intention est d'utiliser l'e-Box Enterprise pour toutes les formes de communication du gouvernement. D'ici la fin de l'année 2024, les détenteurs d'un numéro d'entreprise devront avoir activé leur e-Box Entreprise, et à partir de 2025, l'objectif est que les autorités publiques envoient toutes leurs communications aux entreprises via l'e-Box Entreprise.

Méfiez-vous du phishing

Il est inévitable que l'innovation puisse entraîner des complications. Le ministère de la Justice rappelle donc la vigilance de chacun lors de l'utilisation de l'e-Box Enterprise. Il est important de garder à l'esprit que les demandes de paiement ne sont jamais envoyées à des adresses électroniques privées. Si l'administrateur de l'e-Box Enterprise reçoit une amende d'une entreprise par courrier électronique, il s'agit très probablement d'un cas de fraude. Dès qu'une amende est disponible pour consultation dans l'e-Box Enterprise, l'administrateur reçoit un e-mail de notification l'informant qu'un nouveau document juridique est disponible dans l'e-Box Enterprise.

Source : SPF Justice, juillet 2022