La réforme du droit des sociétés (17) – La communication entre la personne morale et les différents intervenants

Cadre général – La priorité à la voie électronique

La communication entre la personne morale (qu’il s’agisse d’une société, d’une association ou d’une fondation) et les différents intervenants a évolué de manière importante ces dernières années.

Parmi les intervenants, on vise les membres d’une association, les associés/actionnaires d’une société, le titulaire d’un titre émis par une société (obligation, droit de souscription, etc.), le titulaire d’un certificat émis en collaboration avec une société, les gérants/administrateurs et le commissaire.

La communication par la voie électronique est devenue la norme.

Le CS&A a souhaité tenir compte de cette évolution, sans pour autant rendre obligatoire la communication par cette voie.

Communication d’une adresse électronique par une personne morale aux différents intervenants (art. 2:31 CS&A)

Toute personne morale a la faculté de communiquer une adresse électronique aux différents intervenants (c’est une obligation dans le chef d’une société cotée).

Si tel est le cas, les communications adressées à cette adresse e-mail seront considérées comme effectivement reçues par la personne morale.

La communication de l’adresse électronique se fera en l’indiquant dans l’acte constitutif, voire dans les statuts. Si cela n’a pas été fait dans l’acte constitutif, l’organe d’administration peut, à tout moment, adopter et publier une adresse électronique.

Si l’adresse électronique doit être modifiée, il reviendra à l’organe d’administration d’en prendre l’initiative. Même si cette adresse figure dans les statuts, comme le précise le texte de loi (une modification des statuts s’impose alors, mais à l’initiative de l’organe d’administration). La modification doit être communiquée aux différents intervenants, soit à l’adresse électronique communiquée par l’intervenant concerné, soit par courrier ordinaire.

Communication d’une adresse électronique par un intervenant à la personne morale (art. 2:32 CS&A)

De même, les différents intervenants peuvent prendre l’initiative de communiquer une adresse électronique à la personne morale.

Toute communication faite à cette adresse est réputée intervenue valablement.

L’intervenant conserve à tout moment la faculté de communiquer une autre adresse électronique ou d’informer la personne morale qu’elle ne souhaite plus communiquer par la voie électronique.

La communication par la voie électronique devient la norme de sorte que la personne morale fera usage de cette voie avec les intervenants qui auront fait ce choix. Pour les intervenants qui n’auront pas fait ce choix ou y auraient renoncé, la personne morale assurera la communication par courrier ordinaire. Elle veillera à envoyer le courrier ordinaire le même jour que les communications électroniques.

Convocation à l’AGO d’une SRL – Influence des nouvelles règles de communication

Voici une conséquence concrète de l’évolution des modes de communication entre la personne morale et les différents intervenants.

Dans le Code des sociétés, il est prévu que la convocation à l’assemblée générale ordinaire doit être faite par lettre recommandée. Les destinataires ont cependant la faculté d’accepter individuellement et par écrit un autre mode de communication (art. 268 du Code des sociétés).

Le CS&A se réfère pour sa part aux modes de communication exposé ci-dessus. Ce qui signifie que la convocation sera adressée aux différents destinataires par courrier électronique ou par courrier ordinaire si la SRL ne dispose pas d’adresse électronique au nom des destinataires concernés (art. 5:83, § 1erCS&A).

Il en va de même pour la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une SA lorsque l’ensemble des actions, obligations convertibles, droits de souscription ou certificats émis avec la collaboration de la société sont nominatifs (art. 7:127, § 1er, al. 3 CS&A - nous n’abordons pas ici les règles particulières concernant les sociétés cotées).

On peut imaginer les difficultés de preuve qui pourraient être engendrées par l’envoi de la convocation par courrier ordinaire, si le destinataire prétend ne pas l’avoir reçue.