Le registre UBO : comprendre et se conformer aux obligations

Le registre des bénéficiaires effectifs, communément appelé registre UBO (Ultimate Beneficial Owner), a pour but de recevoir des informations sur les bénéficiaires effectifs des sociétés, des trusts, des fondations, des associations internationales sans but lucratif (AISBL), et des personnes morales constituées en Belgique. L’objectif principal est d’accroître la transparence financière et de prévenir des activités illicites telles que le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Qu’est-ce que le registre UBO ?

Le registre UBO est une base de données qui contient des informations sur les bénéficiaires effectifs (UBOs) des entités juridiques. Un bénéficiaire effectif est une personne physique qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, une participation significative dans une entité juridique ou qui exerce un contrôle de fait sur celle-ci.

A quoi cela sert-il ?

L’identification des UBOs a pour but de renforcer la transparence des structures juridiques et de prévenir les activités illicites telles que le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. En enregistrant les UBOs, les autorités peuvent mieux surveiller les flux financiers et identifier les risques potentiels.

Où confirmer les informations UBO ?

Lorsque vous vous connectez avec itsme au registre UBO via MyMinfin, vous avez accès à toutes les données introduites concernant votre société, y compris la date d’enregistrement et la dernière date de confirmation. MyMinfin est la plateforme officielle où les informations sur les UBOs doivent être mises à jour et confirmées.

Quelle est la date limite pour la confirmation annuelle ?

La date limite pour la confirmation annuelle dépend de la dernière fois que des données ont été introduites ou confirmées dans le registre UBO. Elle est donc différente pour chaque société. Par exemple, si vous avez confirmé les données pour la dernière fois le 15 juillet 2024, le délai de confirmation pour cette année sera au plus tard le 15 juillet 2025.

Comment l’activation de l’e-Box Enterprise aide-t-elle ?

L’e-Box Enterprise est un outil de communication utilisé par plusieurs administrations belges, telles que le SPF Finances, le SPF Economie, le SPF Justice, le SPF Sécurité sociale et l’ONSS, pour communiquer avec les entreprises. En activant l’e-Box Enterprise, vous recevrez un rappel pour l’enregistrement à l’UBO un mois avant la date limite, ce qui vous aide à ne pas manquer les délais de confirmation annuelle. Cela permet de garantir que vous êtes toujours en conformité avec les obligations réglementaires en matière d’UBO.

En quoi cela impose-t-il des contraintes aux entrepreneurs ?

Les entrepreneurs doivent se conformer à plusieurs obligations liées à l’UBO :

• Identification et enregistrement : Les entités juridiques doivent identifier leurs UBOs et les enregistrer dans le registre UBO. Cela inclut la collecte de données personnelles précises sur les UBOs.
• Mise à jour régulière : Les informations sur les UBOs doivent être mises à jour régulièrement, au moins une fois par an ou dès qu’un changement significatif se produit.
• Conservation des preuves : Les entreprises doivent conserver des documents prouvant l’exactitude des informations fournies sur les UBOs.

Ces obligations sont établies par le Code des sociétés et des associations (CSA) et l’Arrêté Royal du 30 juillet 2018 relatif au registre UBO.

Est-ce que l’expert-comptable peut assister dans cette tâche ?

Bien que souvent l’expert-comptable assiste les entrepreneurs dans la gestion et l’enregistrement des UBOs, il est important de noter que cela reste un service additionnel. L’obligation et la responsabilité de se conformer à la réglementation relative aux UBOs incombent exclusivement aux dirigeants de l’entreprise. L’assistance de l’expert-comptable ne déplace pas cette responsabilité.

Pourquoi et comment cela peut-il devenir un problème ?

Un UBO mal complété ou non mis à jour peut entraîner plusieurs problèmes :

• Vis-à-vis de l’administration :
  • Sanctions administratives : En cas de non-respect des obligations d’enregistrement et de mise à jour des UBOs, des sanctions administratives peuvent être imposées, telles que des amendes.
  • Contrôles renforcés : L’administration peut procéder à des contrôles plus stricts et fréquents pour les entités non conformes, ce qui peut entraîner des audits coûteux et chronophages.
• Vis-à-vis des tiers (banques, etc.) :
  • Refus de services : Les banques et autres institutions financières exigent souvent des informations à jour sur les UBOs pour ouvrir ou maintenir des comptes bancaires. Une non-conformité peut entraîner un refus de services bancaires.
  • Mauvaise réputation : Une entité perçue comme non transparente peut voir sa réputation ternie, affectant ses relations d’affaires et sa crédibilité auprès des partenaires commerciaux.

Conseils et recommandations

• Conformité proactive : Assurez-vous de bien comprendre les exigences légales en matière de déclaration des UBOs et mettez en place des processus internes pour identifier et enregistrer correctement vos UBOs.
• Mise à jour régulière : Vérifiez et mettez à jour régulièrement les informations sur les UBOs, surtout après des événements importants comme des changements de propriété ou des modifications de la structure de l’entreprise.
• Documentation rigoureuse : Conservez des preuves documentaires de toutes les informations déclarées sur les UBOs pour répondre rapidement aux demandes des autorités ou des partenaires financiers.
• Consultation d’experts : En cas de doute, consultez des experts en conformité ou des conseillers juridiques pour vous assurer que vous respectez toutes les obligations légales.

En suivant ces conseils et en adoptant une gestion rigoureuse, vous pouvez vous assurer de la conformité de votre entreprise avec les obligations relatives aux UBOs, minimisant ainsi les risques de sanctions et de problèmes avec les tiers.

Références légales :

• Code des sociétés et des associations (CSA)
• Arrêté Royal du 30 juillet 2018 relatif au registre UBO
• Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 92)