Registre UBO : le 31 août approche à grands pas ...

Même s'il est aujourd'hui bien connu dans ses principes et modalités d'application, en dresser régulièrement l'état des lieux et pointer ainsi les nouveautés n'est jamais un luxe inutile ! Cette fois, l'attention doit être principalement focalisée sur certains délais, dont l'échéance est toute proche ainsi sur la mise à jour des FAQ dont vous trouverez le nouveau fascicule en annexe.

Balises

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (« Loi ») prévoit la mise en place en Belgique d’un registre des bénéficiaires effectifs (dont l’acronyme anglais est ‘UBO’ pour ‘Ultimate Beneficial Owner’, ci-après « registre UBO »). Le registre UBO est un registre dans lequel sont inscrits tous les "Ultimate Beneficial Owners" ou "bénéficiaires effectifs" d'une société ou d'une autre entité juridique. Vous pouvez enregistrer vos bénéficiaires effectifs en vous connectant à l'application sur le portail MyMinfin(link is external).

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> Vous rencontrez un problème avec l'application ? Contactez le Contact Center du SPF Finances au 02 572 57 57.

Délai pour l'ajout de documents probants

A l’initiative du Ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, l’Administration générale de la Trésorerie, en concertation avec les parties prenantes concernées, a examiné si de nouveaux outils peuvent aider les redevables d’information à se conformer aux nouvelles règles prévues par l’arrêté royal du 23 septembre 2020. Ces possibilités ont été intégrées dans la mise à jour de la FAQ et, en parallèle, la date butoir pour le téléchargement des documents probants et la confirmation annuelle de l’information reprise dans le registre UBO a été reportée au 31 août 2021. Grâce à cette prolongation, les redevables d’information disposent de suffisamment de temps pour appliquer la FAQ et éviter les sanctions prévues à partir du 1e septembre 2021.

Les redevables d’information et leurs mandataires ont désormais la possibilité de confirmer que les informations reprises au Moniteur belge permettent de prouver que les informations présentes dans le registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles. Cela leur permet de ne pas devoir ajouter de documents probants si ces documents sont déjà disponibles au Moniteur belge.

Mise à jour des FAQ (voyez le document en annexe)

Ce document FAQ UBO (PDF, 1.16 Mo)(This hyperlink opens a new window) se compose de deux parties :

• La première partie traite des questions juridiques, notamment de la manière dont les UBO doivent être identifiés en fonction de la forme juridique du redevable d’information.
• La deuxième partie contient des questions techniques liées à l'accès au registre UBO, à l'enregistrement des bénéficiaires effectifs et à l’attribution des mandats et des rôles. Le document explicatif concernant les StAK a été retiré du site : vous trouverez les règles relatives aux entités étrangères dans la FAQ générale.

La dernière mise à jour (09/07/2021) intégre les changements suivants d'avril 2021 avec les numéros correspondants dans le document

1. La règle des 25% est clarifiée (2.1.1)

La règle des 25% est un indice de participation suffisant mais non nécessaire. En d’autres termes, le critère est de posséder « un pourcentage suffisant de parts ou de droit de vote dans la société », 25% étant un indice permettant d’estimer rapidement si la personne détient un pourcentage suffisant de parts ou de droit de vote.

2. Les trusts doivent s’inscrire à la BCE (2.1.3)

Depuis le 11 octobre 2020, préalablement à l’enregistrement de leurs bénéficiaires effectifs, les trusts, fiducies et autres constructions juridiques similaires à une fiducie ou à un trust doivent s’inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (obligation en cours de développement).

3. Champ d’application de l’arrêté royal (2.1.4)

Des précisions ont été ajoutées quant au fait que les entités constituées à l’étranger qui transfèrent leur siège en Belgique doivent s’enregistrer dans le registre UBO, tout comme les entités constituées en Belgique qui transfèrent leur siège à l’étranger (sauf si l’entité a été arrêtée).

4. Les sociétés cotées en bourse (2.1.4)

Les filiales d’une société cotée qui bénéficient de la dispense d’enregistrement de leurs UBO doivent tout de même enregistrer les entités intermédiaires dans leur structure de contrôle. Des éclaircissements ont également été apportés quant à la situation des filiales de sociétés cotées au Royaume-Uni.

5. Liste des entités sui generis (2.1.4)

Des exemples d’entités juridiques “sui generis” qui ne rentrent pas dans le champ d’application de la réglementation ont été ajoutés dans la FAQ.

6. Contrôle par une personne morale de droit public (2.5.7)

Lorsqu’une entité est contrôlée par une personne morale de droit public, les bénéficiaires effectifs sont les personnes qui exercent une fonction au sein de l’entité-mère de droit public. Les règles relatives à ce type de contrôle ont été clarifiées.

7. Le ou les dirigeants principaux (2.5.8)

L’enregistrement lié aux dirigeants principaux a été clarifié. Si une société est détenue ou contrôlée par une ou plusieurs autres entités intermédiaires pour lesquelles aucun UBO de 1ère ou 2ème catégorie ne peut être identifié, il faut identifier comme UBO du Redevable d’information les dirigeants principaux de l’entité mère qui détient ou contrôle un pourcentage de parts ou de droits de vote suffisants dans le redevable d’information.

8. Documents probants (2.7)

Il a été précisé quels documents probants étrangers doivent être traduits, légalisés ou apostillés. Le statut des registres électroniques des parts a également été clarifié. Des développements informatiques sont en cours pour permettre l’extraction de documents qui seraient déjà publiés au Moniteur belge. Ainsi, la date butoir pour l’ajout de documents probants a été reportée au 31 août 2021.

9. Dérogations (2.12)

Un sous-point a été ajouté concernant les dérogations, de sorte à ce que les potentiels demandeurs puissent mieux évaluer si leur situation remplit éventuellement les conditions de l’arrêté royal.

10. En cas de décès du bénéficiaire effectif (3.2.6)

En cas de décès du bénéficiaire effectif, il peut y avoir une incertitude quant aux obligations liées au registre UBO, et ceci a été clarifié dans la mise à jour de la FAQ.

FAQ – les changements majeurs de juillet 2021

11. Consultation gratuite pour le grand public (2.9)

La nouvelle révision de la loi stipule que la consultation du Registre UBO est gratuite (article 75, 2ème alinéa).

En savoir plus en Europe ?

Ce document (XLSX, 109.15 Ko)(This hyperlink opens a new window) comprend une liste de tous les registres européens UBO.

Source : SPF Finances, e-services, registre Ubo