Circulaire 2019/C/124 Addendum aan Circulaire Nr. E.T.124.747 (AAFisc 33/2016) d.d. 08.11.2016 - Geregistreerd kassasysteem

De Algemene Administratie van de Fiscaliteit – Taxatieprocedure en Verplichtingen publiceerde op 27/11/2019 de circulaire 2019/C/124, een Commentaar op de gevolgen van de verplichte afronding van betalingen in speciën en de facultatieve afronding van betalingen op andere wijze dan in speciën.

Addendum aan Circulaire Nr. E.T.124.747 (AAFisc 33/2016) d.d. 08.11.2016 (Geregistreerd kassasysteem)

Inhoudstafel

1. Context
2. Wettelijke bepalingen
3. Gevolgen voor het GKS

3.1. Hoe gebeurt de afronding en wanneer?

A. De uitbater rondt enkel contante betalingen af
B. De uitbater rondt alle betalingen af

Situatie 1: één tafel, één persoon, één btw-kasticket
Situatie 2: één tafel, 10 personen, 10 btw-kastickets
Situatie 3: één tafel, 10 personen, 1 btw-kasticket

3.2. Btw-kasticket
3.3. Z-rapporten
3.4. Communicatie naar de Fiscale Data Module

4. Afrondingsupdate en certificatie - inwerkingtreding

1. Context

Vanaf 01.12.2019 worden de gewijzigde bepalingen in het Wetboek van Economisch recht met betrekking tot de afronding van het te betalen totaalbedrag naar het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 cent van kracht.

Deze wijzigingen hebben een belangrijk effect op de werking van kassa's en van het geregistreerd kassasysteem voor de horecasector (GKS) in het bijzonder.

2. Wettelijke bepalingen

Hiervoor wordt verwezen naar de Circulaire 2019/C/123 betreffende de afronding van te betalen bedragen inzake de Btw. Deze laatste circulaire voert, voor wat betreft de btw-materie, de tolerantie in dat de btw wordt berekend over het totaal te betalen bedrag per tariefgroep vóór afronding.

3. Gevolgen voor het GKS

3.1. Hoe gebeurt de afronding en wanneer?

De nieuwe artikelen VI.7/1 en VI.7/2 van het Wetboek Economisch Recht verplichten de handelaar om het totaalbedrag van de betaling in speciën door de consument af te ronden naar het lagere of hogere veelvoud van 5 cent. Betalingen eindigend op 1, 2, 6 of 7 cent worden afgerond naar het lagere veelvoud van 5 cent, betalingen eindigend op 3, 4, 8 of 9 cent worden afgerond naar het hogere veelvoud van 5 cent.

Indien de handelaar alle betalingen, ongeacht het betaalmiddel, wil afronden dan dient het GKS in die mogelijkheid te voorzien. Gelet op het momenteel facultatief karakter van de afronding van andere betalingen dan in speciën, past het GKS de afronding voor andere betalingen dan contante betalingen niet toe wanneer de handelaar daar niet voor kiest. Anderzijds moet het GKS dat wel kunnen toepassen wanneer de handelaar daar wel voor kiest. Opgemerkt wordt dat deze keuze niet per handeling gebeurt, maar voor het geheel van alle andere betalingen dan in speciën. Voor betalingen in speciën is de afronding verplicht.

Opgelet: bovenstaande geldt NOOIT voor maaltijd-, ecocheques en waardebonnen, die immers altijd een vaste waarde hebben. Bij betaling met maaltijd-, ecocheques en waardebonnen moeten deze altijd als eerste behandeld worden.

Dit betekent dat op een GKS minimaal de volgende betaalmedia moeten voorzien zijn:

- 'MAALTIJDCHEQUE' waarmee een betaling NOOIT mag afgerond worden

- 'WAARDEBON', waarmee een betaling NOOIT mag afgerond worden

- 'CASH', waarmee een betaling ALTIJD wordt afgerond

- 'ELEKTRONISCH', waarmee een betaling KAN worden afgerond (keuze uitbater, zie verder).

De betaalmiddelen MAALTIJDCHEQUE en WAARDEBON mogen gecombineerd worden op één toets en betaallijn.

Het betaalmiddel CASH mag slechts als één betaallijn op het btw-kasticket vermeld worden.

Het betaalmiddel ELEKTRONISCH mag, bijkomend, over meerdere toetsen en betaallijnen worden verdeeld, teneinde een splitsing per soort toe te laten (vb. VISA, MASTERCARD, BANCONTACT, MAESTRO, PAYCONIQ, …).

Belangrijke opmerking: een btw-kasticket zal in totaal maximaal een afronding van 2 eurocent hebben (in plus of in min).

Gelet op de horecacontext waarbinnen een GKS wordt gebruikt, is het niet ongebruikelijk dat bij grotere groepen de betalingen per persoon of per paar personen gebeuren. Naargelang de organisatie van de onderneming en/of het gebruikte kassasysteem zal hierbij gebruikt gemaakt worden van ofwel directe verkoop per 'consument', ofwel 'splitsing tafel' ofwel 'gesplitste betaling'.

Bij 'directe verkoop' wordt dan per consument exact in de kassa geregistreerd wat is geconsumeerd en wordt naargelang de betaalwijze (en keuze van de handelaar) afgerond of niet. Per consument wordt een btw-kasticket afgeleverd.

Bij 'splitsing tafel' wordt eveneens een btw-kasticket per consument afgeleverd (hetzij met het exact geconsumeerde, hetzij met zijn evenredig deel). Betalingsafrondingen zijn identiek aan 'directe verkoop'.

Bij 'gesplitste' betaling echter, wordt uiteindelijk slechts één btw-kasticket uitgereikt voor alle consumenten samen. In een dergelijk geval zal de uitbater zelf methodisch moeten te werk gaan (dit geldt overigens niet enkel voor horeca en GKS). Rekening houdend met hierboven vermelde belangrijke opmerking dient als volgt gehandeld te worden:

A. De uitbater rondt enkel contante betalingen af

- EERST dienen de betalingen van maaltijdcheques en waardebonnen (globaal of apart, naar keuze) geregistreerd te worden. Deze komen dan als betaallijn op het ticket. De kassa maakt het saldo;

- DAARNA worden de betalingen in speciën verwerkt. Deze komen als één betaallijn op het ticket, AFGEROND. De kassa maakt opnieuw het saldo;

- OP HET EINDE komen de elektronische betalingen (NIET AFGEROND) voor het saldo. Indien gewenst kunnen meerdere betaallijnen per type betaling gebruikt worden;

- Hierbij mag de totale afronding niet groter zijn dan 2 eurocent (in min of in plus).

B. De uitbater rondt alle betalingen af

- EERST dienen de betalingen van maaltijdcheques en waardebonnen (globaal of apart, naar keuze) geregistreerd te worden. Deze komen dan als betaallijn op het ticket. De kassa maakt het saldo;

- DE KASSA RONDT DIT SALDO AF;

- DAARNA worden de betalingen in speciën verwerkt. Deze komen als één betaallijn op het ticket, AFGEROND. De kassa maakt opnieuw het saldo;

- OP HET EINDE komen de elektronische betalingen voor het saldo, wat onvermijdelijk een AFGEROND bedrag zal zijn. Indien gewenst kunnen meerdere betaallijnen per type betaling gebruikt worden;

- Hierbij mag de totale afronding niet groter zijn dan 2 eurocent (in min of in plus).

Situatie 1: één tafel, één persoon, één btw-kasticket

Voorbeeld 1 – één tafel, één persoon, 50,06 euro, één enkele betaling in speciën of met bankkaart – De uitbater rondt alle betalingen af, inclusief de betalingen met bankkaart.

De klant (consument) betaalt het volledige bedrag in speciën of met bankkaart; het betaalde bedrag wordt afgerond (50,05 euro) en wordt vermeld op het btw-kasticket, als één betaallijn.

De klant betaalt 50,05 euro (cash of met bankkaart).

Voorbeeld 2 – één tafel, één persoon, 50,06 euro, één enkele betaling met BANCONTACT – De uitbater rondt enkel de cash-betalingen af.

De klant (consument) betaalt het volledige bedrag met bankkaart; het betaalde bedrag wordt niet afgerond en wordt vermeld op het btw-kasticket, als één betaallijn.

De klant betaalt 50,06 euro (met bankkaart).

Voorbeeld 3 – één tafel, één persoon, 50,06 euro, één enkele betaling met maaltijdcheques

De klant (consument) betaalt het volledige bedrag met maaltijdcheques; het betaalde bedrag wordt niet afgerond en wordt vermeld op het btw-kasticket, als één betaallijn.

De klant betaalt 50,06 euro (met maaltijdcheques).

Voorbeeld 4 – één tafel, één persoon, 60,06 euro, betaling gedeeltelijk met maaltijdcheques (40,03 euro) en gedeeltelijk in speciën (het saldo)

1. Maaltijdchequebetaling = 40,03 euro  1 betaallijn NIET afgerond

2. MAAK HET SALDO: 20,03 euro

3. Saldo CASH = 20,03 euro  1 betaallijn afgerond 20,05 euro (+0,02)

4. TOTALE AFRONDING = +0,02 euro

De klant betaalt 60,08 euro (40,03 met maaltijdcheques + 20,05 cash).

Voorbeeld 5 – één tafel, één persoon, 50,06 euro, betaling gedeeltelijk met maaltijdcheques (30,22 euro) en gedeeltelijk met VISA-kaart (het saldo) – De uitbater rondt enkel de cash-betalingen af.

1. Maaltijdchequebetaling = 30,22 euro  1 betaallijn NIET afgerond

2. MAAK HET SALDO: 19,84 euro

3. Saldo VISA = 19,84 euro  1 betaallijn NIET afgerond

De klant betaalt 50,06 euro (30,22 met maaltijdcheques + 19,84 met bankkaart).

Voorbeeld 6 – één tafel, één persoon, 60,08 euro, betaling gedeeltelijk met maaltijdcheques (30,22 euro) en gedeeltelijk met VISA-kaart (het saldo) – De uitbater rondt alle betalingen af, inclusief de betalingen met bankkaart.

1. Maaltijdchequebetaling = 30,22 euro  1 betaallijn NIET afgerond

2. MAAK HET SALDO: 29,86 euro

3. Saldo VISA = 29,86 euro  1 betaallijn afgerond 29,85 euro (-0,01)

4. TOTALE AFRONDING = -0,01 euro

De klant betaalt 60,07 euro (30,22 met maaltijdcheques + 29,85 met bankkaart).

Situatie 2: één tafel, 10 personen, 10 btw-kastickets

Elke gast wordt beschouwd als klant (consument) en betaalt afzonderlijk het bedrag dat overeenkomt met zijn consumptie. Er wordt verwezen naar de voorbeelden onder situatie 1 om de vermeldingen te bepalen die moeten voorkomen op het btw-kasticket.

Situatie 3: één tafel, 10 personen, 1 btw-kasticket

Voorbeeld 1 – één tafel, 10 personen, 250,32 euro, één betaling in speciën

Eén van de gasten betaalt het volledige bedrag in speciën. Deze gast wordt beschouwd als de klant (consument).

De klant (consument) betaalt het volledige bedrag in speciën. Het bedrag dat contant betaald wordt, wordt afgerond (250,30 euro) vermeld op het btw-kasticket, als één betaallijn.

De klant betaalt 250,30 euro cash.

Voorbeeld 2 – één tafel, 10 personen, 250,32 euro, één betaling met VISA-kaart – De uitbater rondt enkel de cash-betalingen af.

Eén van de gasten betaalt het volledige bedrag met VISA-kaart. Deze gast wordt beschouwd als de klant (consument).

De klant (consument) betaalt het volledige bedrag met bankkaart. Het betaalde bedrag wordt niet afgerond (250,32 euro) en wordt vermeld op het btw-kasticket, als één betaallijn.

De klant betaalt 250,32 euro (bankkaart).

Voorbeeld 3 – één tafel, 10 personen, 250,30 euro, elk betaalt een deel, diverse betaalmiddelen (en de uitbater maakt onderscheid tussen de diverse elektronische betaalsystemen) – De uitbater rondt enkel cash betalingen af.

Elk betaalt zijn deel. Er wordt één btw-kasticket van 250,30 euro aangemaakt.

1. Maaltijdchequebetalingen groeperen: 2 personen betalen met elektronische maaltijdcheques: 2 x 25,03 = 50,06 euro  1 betaallijn NIET afgerond

2. MAAK HET SALDO: 200,24 euro

3. 2 personen betalen CASH: 2 x 25,03 euro = 50,06 euro, maar afgerond naar 50,05 euro  1 betaallijn AFGEROND 50,05 euro (-0,01)

4. MAAK HET SALDO: 150,19 euro

5. 2 personen betalen VISA, 3 personen BANCONTACT, 1 persoon Payconiq

a. VISA 2 x 25,03 = 50,06 euro  1 betaallijn VISA, niet afgerond

b. BC 3 x 25,03 = 75,09 euro  1 betaallijn BC, niet afgerond

c. PQ 1 x 25,04 = 25,04 euro  1 betaallijn PQ, niet afgerond Een betaling van 25,04 euro om het totaal te betalen bedrag van 150,19 euro te bereiken.

d. TOTAAL ELEKTRONISCHE BETALINGEN: 150,19 euro

6. TOTALE AFRONDING = 0,00 euro

Voorbeeld 4 – één tafel, 10 personen, 250,30 euro, elk betaalt een deel, diverse betaalmiddelen (en uitbater maakt onderscheid tussen de diverse elektronische betaalsystemen) – De uitbater rondt alle betalingen af.

Elk betaalt zijn deel. Er wordt één btw-kasticket van 250,30 euro aangemaakt.

1. Maaltijdchequebetalingen groeperen: 2 personen betalen met elektronische maaltijdcheques: 2 x 25,03 = 50,06 euro  1 betaallijn NIET afgerond

2. MAAK HET SALDO: 200,24 euro

3. ROND DIT SALDO AF: 200,25 euro (+0,01)

4. 2 personen betalen CASH: 2 x 25,03 = 50,06  1 betaallijn AFGEROND 50,05 euro (-0,01)

5. MAAK HET SALDO: 150,20 euro

6. 2 personen betalen VISA, 3 personen BANCONTACT, 1 persoon Payconiq

a. VISA 2 x 25,03 = 50,06 euro  1 betaallijn VISA, afgerond 50,05

b. BC 3 x 25,03 = 75,09 euro  1 betaallijn BC, afgerond 75,10

c. PQ 1 x 25,03 = 25,03 euro  1 betaallijn PQ, afgerond 25,05

d. TOTAAL ELEKTRONISCHE BETALINGEN: 150,20 euro

7. TOTAAL BETAALD: 50,06 + 50,05 + 150,20 = 250,31 euro

8. TOTALE AFRONDING = +0,01 euro

De uitbater vraagt in principe het bedrag van de totale afronding (0,01 euro) aan één van de personen.

Voorbeeld 5 – één tafel, 10 personen, 250,30 euro, elk betaalt een deel, diverse betaalmiddelen (en uitbater maakt onderscheid tussen de diverse elektronische betaalsystemen) – De uitbater rondt alle betalingen af.

Elk betaalt zijn deel. Er wordt één btw-kasticket van 250,30 euro aangemaakt.

1. Maaltijdchequebetalingen groeperen: 2 personen betalen met elektronische maaltijdcheques: 2 x 25,03 = 50,06  1 betaallijn NIET afgerond

2. MAAK HET SALDO: 200,24 euro

3. ROND DIT SALDO AF: 200,25 euro (+0,01)

4. De anderen betalen CASH: 8 x 25,03 = 200,24  1 betaallijn AFGEROND 200,25 euro (+0,01)

5. TOTALE AFRONDING = +0,01 euro

De uitbater vraagt in principe het bedrag van de totale afronding (0,01 euro) aan één van de personen.

3.2. Btw-kasticket

In hoofdstuk 5 'eisen ten aanzien van het btw-kasticket' van de circulaire nr. E.T.124.727 van 08.11.2016 wordt in punt 42 een onderdeel toegevoegd:

o. het door de consument betaalde bedrag, opgesplitst per betaalmiddel en zo nodig afgerond, waarbij minimaal het onderscheid gemaakt moet worden tussen betaling in maaltijdcheques/waardebons, in speciën (CASH) en elektronische betaalmiddelen.

Het is toegelaten om aanvullende informatie hieromtrent op te nemen (bv. aparte lijnen voor elke soort gebruikt elektronische betaalmiddel of het expliciet vermelden van het bedrag van de afronding zelf), mits uiteraard de totalen van dit betaalmiddel (al of niet afgerond) zoals hierboven aangegeven worden vermeld.

Voorbeeld:

1 koffie1,21euroA

TOTAAL1,21 euro

CASH ONTVANGEN2,00 euro

TERUG0,80 euro

CASH BETAALD1,20 euro

In hoofdstuk 5bis 'eisen ten aanzien van het vereenvoudigd btw-kasticket' van de circulaire nr. E.T.124.727 van 08.11.2016 wordt in punt 45bis een onderdeel toegevoegd:

o. het door de consument betaalde bedrag, opgesplitst per betaalmiddel en zo nodig afgerond, waarbij minimaal het onderscheid gemaakt moet worden tussen betaling in maaltijdcheques/waardebons, in speciën (CASH) en elektronische betaalmiddelen.

Het is toegelaten om aanvullende informatie hieromtrent op te nemen (bv. aparte lijnen voor elke soort gebruikt elektronische betaalmiddel of het expliciet vermelden van het bedrag van de afronding zelf), mits uiteraard de totalen van dit betaalmiddel (al of niet afgerond) zoals hierboven aangegeven worden vermeld.

Voorbeeld: ticket situatie 3, voorbeeld 4 onder punt 3.1

X eten150,20 euroB

X drinken100,10 euroA

TOTAAL250,30 euro

MAALTIJDCHEQUES50,06 euro

CASH50,05 euro

KAART150,20 euro

VISA50,05 euro)

BC75,10 euro)FACULTATIEF

PQ25,05 euro)

3.3. Z-rapporten

In hoofdstuk 6 'eisen ten aanzien van de verplichte aanmaak van rapporten' van de circulaire nr. E.T.124.727 van 08.11.2016 wordt

- in punt 48 een onderdeel toegevoegd:

r. het totaalbedrag van de afrondingen bij betaling

- in punt 49 een onderdeel toegevoegd

s. het totaalbedrag van de afrondingen bij betaling

In beide gevallen is dit totaalbedrag de som van de afrondingen in meer en in min. Dit totaalbedrag kan dus zowel negatief als positief zijn.

3.4. Communicatie naar de Fiscale Data Module

Conform de tolerantie voorzien in de Circulaire 2019/C/123 betreffende de afronding van te betalen bedragen inzake de Btw​ verandert er NIETS in de communicatie van de kassa naar de FDM; de doorgestuurde maatstaven van heffing en totaalbedrag van het kasticket worden niet afgerond doorgestuurd.

4. Afrondingsupdate en certificatie - inwerkingtreding

De regels zoals voorzien in de wet van 30.07.2013 met betrekking tot de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector (Belgisch Staatsblad van 28.08.2013), koninklijk besluit van 01.10.2013 met betrekking tot de toepassingsmodaliteiten ten aanzien van de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector (Belgisch Staatsblad van 08.10.2013, 3de editie) en de circulaire nr. E.T.124.747 van 08.11.2016 blijven onverminderd van kracht.

Teneinde de handelaars in staat te stellen hun verplichtingen inzake de afrondingsplicht te kunnen naleven dienen alle GKS aan het voorgaande worden aangepast, middels een update van de software (eventueel in combinatie met andere aanpassingen). Deze update MOET gecommuniceerd worden door de producent aan het GKS-team van de FOD Financiën en mag niet worden geïnstalleerd bij klanten-handelaars zonder goedkeuring van het GKS-team.

Voor kassasoftware, aangeboden ná publicatiedatum van dit addendum, maken huidige wijzigingen integraal deel uit van de technische bepalingen en kan geen GKS-certificaat meer bekomen worden zonder dat aan de afrondingsregels, hierboven vermeld, is voldaan.

Bron: Fisconetplus