Vrijwilligerscontracten in België: wat moet u weten als u een vrijwilliger wilt vergoeden zonder de regels en grenzen te overschrijden!

Vrijwilligerswerk speelt een belangrijke rol in veel organisaties in België, maar het is essentieel om de regels rond het statuut van vrijwilliger goed te begrijpen. Om zowel de vrijwilliger als de organisatie te beschermen, is het belangrijk om de wettelijke voorwaarden te kennen, vooral met betrekking tot vergoedingen en de naleving van de wet. Dit artikel in FAQ-formaat geeft uitleg over het juridische kader van vrijwilligerscontracten in België en geeft praktische tips om conform de wetgeving te handelen.

Wat is een vrijwilliger in België?

Een vrijwilliger is een persoon die zonder vergoeding werkzaamheden verricht voor een non-profitorganisatie (vzw, verenigingen, enz.), zonder dat er een arbeidsovereenkomst is. De vrijwilliger werkt op vrijwillige basis en zonder ondergeschiktheid aan de organisatie. In België wordt het vrijwilligerswerk geregeld door de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van de vrijwilligers.

Waarom is het belangrijk om het statuut van vrijwilliger duidelijk te definiëren?

Het is van groot belang om het statuut van vrijwilliger goed te definiëren om verschillende redenen:

• Wettelijke naleving: De wet legt specifieke regels op voor vrijwilligerswerk, en het niet naleven van deze regels kan leiden tot sancties of herkwalificatie als arbeidsovereenkomst.
• Sociale bescherming: De vrijwilliger moet gedekt zijn door een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, en in sommige gevallen door een ongevallenverzekering.
• Onderscheid met loondienst: Een onduidelijke definitie van het vrijwilligerstatuut kan leiden tot herkwalificatie als arbeidsovereenkomst, met de daaruit voortvloeiende verplichtingen (sociale bijdragen, loonverplichtingen).

Hoe kan ik een vrijwilliger vergoeden?

Een vrijwilliger kan geen loon ontvangen, maar hij of zij kan wel vergoed worden voor de kosten die hij of zij maakt tijdens de uitoefening van de activiteiten. Er zijn twee soorten vergoedingen mogelijk:

1. Forfaitaire vergoeding: Dit is een vergoeding die bepaalde kosten dekt zonder dat de vrijwilliger bewijsstukken hoeft voor te leggen. In 2024 is het maximumbedrag 42,15 euro per dag en 1.686,11 euro per jaar. Deze vergoeding wordt vaak gebruikt om kosten te dekken zoals vervoerskosten, maaltijden of kleine uitgaven gerelateerd aan het vrijwilligerswerk.
2. Terugbetaling op basis van werkelijke kosten: Dit is een terugbetaling van de werkelijke kosten op basis van bewijsstukken (bonnen, facturen). Dit wordt vaak gebruikt voor grotere uitgaven (zoals de aanschaf van specifieke materialen of belangrijke transportkosten). Er is geen jaarlijks plafond voor de terugbetaling van werkelijke kosten.

In welke gevallen kan ik een vrijwilliger niet vergoeden?

Het is verboden om een loon te betalen aan een vrijwilliger dat verder gaat dan de terugbetaling van gemaakte kosten. Vrijwilligerswerk mag in geen geval als een betaalde activiteit worden beschouwd, anders loopt men het risico dat het werk als loondienst wordt herkwalificeerd.

• Het overschrijden van de plafonds van de forfaitaire vergoeding: Als de bedragen van 42,15 euro per dag of 1.686,11 euro per jaar worden overschreden, kan de activiteit worden beschouwd als betaald werk, met de verplichting tot het betalen van sociale bijdragen en belastingen.
• Het combineren van forfaitaire vergoeding en terugbetaling van dezelfde kosten: Het is niet toegestaan om een forfaitaire vergoeding en een terugbetaling op basis van werkelijke kosten te combineren voor dezelfde soort kosten (bijvoorbeeld reiskosten).

Wat wordt gedekt door de forfaitaire vergoeding?

De forfaitaire vergoeding dekt kleine, terugkerende uitgaven, zoals:

• Vervoerskosten (kilometers met de auto, openbaar vervoer).
• Maaltijden genuttigd tijdens vrijwilligerswerk.
• Telefoonkosten of kantoorbenodigdheden indien deze nodig zijn voor de vrijwilligersactiviteit.

Belangrijk: De vergoeding is forfaitair, wat betekent dat er geen bewijsstukken nodig zijn voor deze uitgaven. De vergoeding moet echter binnen de door de wet vastgestelde grenzen blijven.

Hoe maak ik onderscheid tussen wat door de forfaitaire vergoeding wordt gedekt en wat niet?

Het is belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen wat door de forfaitaire vergoeding kan worden gedekt en wat op basis van werkelijke kosten moet worden terugbetaald.

• Forfaitaire vergoeding: Dit dekt de dagelijkse kosten zoals vervoer, maaltijden of kleine benodigdheden. Dit bedrag wordt betaald zonder bewijsstukken binnen de wettelijk toegestane limieten.
• Terugbetaling op basis van werkelijke kosten: Wanneer de kosten groter of specifieker zijn (bijvoorbeeld een lange reis of de aankoop van materiaal), is het beter om deze kosten op basis van bewijsstukken terug te betalen.

​Voorbeelden​

Voorbeeld van een forfaitaire vergoeding

• Een vrijwilliger verricht 10 dagen per maand activiteiten. Elke dag ontvangt hij 30 euro forfaitaire vergoeding (zonder bewijsstukken) voor het dekken van zijn vervoerskosten en maaltijden tijdens de vergaderingen.
• Totaalbedrag: 300 euro voor de maand (10 dagen x 30 euro).

Voorbeeld van terugbetaling op basis van werkelijke kosten

• Een vrijwilliger maakt een belangrijke treinreis naar een conferentie georganiseerd door de vereniging, met een kostprijs van 100 euro. Op vertoon van het treinticket vergoedt de organisatie dit bedrag.
• Totaal terugbetaald bedrag: 100 euro op basis van het bewijsstuk.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik aan de wet voldoe?

1. Houd een overzicht bij van de gewerkte dagen: Het wordt aanbevolen om een overzicht van de gewerkte dagen bij te houden voor elke vrijwilliger, waarin de dagen van activiteit en het uitbetaalde bedrag van de vergoeding worden vermeld. Dit overzicht helpt om periodieke betalingen te verantwoorden en om na te gaan of de wettelijke plafonds worden gerespecteerd.
2. Vrijwilligerscontract: Hoewel het niet verplicht is, is het sterk aan te raden om een vrijwilligerscontract op te stellen. Dit contract moet het volgende bevatten:
   1. De taken van de vrijwilliger.
   2. De duur van het engagement en de frequentie van de prestaties.
   3. De vergoedingsmodaliteiten (forfaitaire vergoeding of terugbetaling op basis van werkelijke kosten).
   4. De verzekeringen die door de organisatie worden afgesloten (burgerlijke aansprakelijkheid, ongevallen).
3. Verzekeringen: Zorg ervoor dat de vrijwilliger gedekt is door een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en, indien nodig, door een ongevallenverzekering. Sommige activiteiten vereisen een specifieke dekking, vooral bij evenementen of risicovolle activiteiten.
4. Respecteer de plafonds van de vergoeding: Houd nauwkeurig bij welke bedragen aan de vrijwilliger worden betaald om te voorkomen dat de jaarlijkse en dagelijkse limieten worden overschreden.
5. Transparantie over kosten: Voor terugbetalingen op basis van werkelijke kosten moeten alle bewijsstukken worden bewaard en moet er transparantie zijn over welke kosten worden vergoed.

Adviezen en aanbevelingen

1. Formaliseer de relatie schriftelijk: Hoewel een vrijwilligerscontract niet verplicht is, biedt een schriftelijk contract de mogelijkheid om duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van beide partijen te definiëren. Dit beschermt zowel de organisatie als de vrijwilliger.
2. Houd de vergoedingsplafonds bij: Houd een overzicht bij van de vergoedingen die aan elke vrijwilliger worden betaald om ervoor te zorgen dat de dagelijkse en jaarlijkse bedragen de wettelijke limieten niet overschrijden.
3. Zorg ervoor dat de vrijwilliger verzekerd is: Zorg ervoor dat de vrijwilliger voldoende gedekt is door een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Als zijn activiteit risico’s inhoudt, sluit dan een aanvullende ongevallenverzekering af.
4. Kies voor terugbetaling op basis van werkelijke kosten bij grote uitgaven: Als de kosten hoog zijn (bijvoorbeeld een lange reis of de aankoop van specifiek materiaal), is het beter om een terugbetaling op basis van bewijsstukken te doen in plaats van een forfaitaire vergoeding.
5. Wees waakzaam bij cumulaties: Het is verboden om een forfaitaire vergoeding te combineren met een terugbetaling op basis van werkelijke kosten voor dezelfde soort uitgaven. Zorg ervoor dat elke uitgave correct wordt toegewezen.

Vrijwilligerswerk is waardevol, maar moet goed worden gereguleerd om juridische en fiscale risico’s te vermijden. Door de wettelijke vergoedingsplafonds te respecteren, een overzicht van de gewerkte dagen bij te houden en een goede verzekering te voorzien, beschermt u zowel de vrijwilliger als de organisatie. Het schriftelijk vastleggen van de afspraken in een contract is een uitstekende manier om de verwachtingen te verduidelijken en een harmonieuze samenwerking te garanderen.