Wat zijn de verborgen risico's van de ontwikkeling van telewerken in mijn accountantskantoor?

Thuiswerken heeft de afgelopen jaren aan populariteit gewonnen, maar vooral sinds de Covid-19-pandemie. Belgische accountantskantoren hebben ook deze nieuwe manier van werken omarmd om hun diensten aan hun klanten te blijven aanbieden ondanks de gezondheidsbeperkingen. Hoewel thuiswerken veel voordelen biedt voor werknemers en werkgevers, kan het ook verborgen risico's met zich meebrengen, met name voor accountantskantoren.

Vier verborgen risico's

Het eerste risico heeft betrekking op gegevensbeveiliging. Thuiswerken houdt immers in dat werknemers hun eigen computer of internetverbinding gebruiken om toegang te krijgen tot de systemen van het kantoor. Dit kan gegevens kwetsbaar maken voor cyberaanvallen. Volgens een onderzoek van KPMG in België is bijna 60% van de Belgische bedrijven het afgelopen jaar slachtoffer geweest van een cyberaanval. Accountantskantoren vormen hierop geen uitzondering. Ze verwerken gevoelige en vertrouwelijke informatie, zoals de financiële gegevens van hun klanten, die moeten worden beschermd.

Het tweede risico heeft betrekking op informatiemanagement. Bij het werken op afstand kunnen werknemers meer moeite hebben om effectief te communiceren en samen te werken. Informatie-uitwisseling kan trager verlopen, communicatiefouten kunnen optreden en belangrijke informatie kan verloren gaan of verkeerd worden begrepen. Bovendien kan thuiswerken het opleiden van nieuwe werknemers moeilijker maken, wat de kwaliteit van de dienstverlening van het kantoor kan beïnvloeden.

Het derde risico heeft betrekking op de geestelijke gezondheid van werknemers. Thuiswerken kan stress en sociaal isolement van werknemers verhogen, vooral als ze alleen werken. Volgens een onderzoek door Securex, een HR-dienstverlener, kan thuiswerken leiden tot een afname van de motivatie en betrokkenheid van werknemers. Het gebrek aan sociaal contact kan ook van invloed zijn op hun mentale welzijn en productiviteit.

Het vierde risico heeft betrekking op de bedrijfscultuur. Bij het werken op afstand kunnen werknemers het gevoel van verbondenheid met het team en het bedrijf verliezen. Het gebrek aan sociaal contact en informele momenten kan het moeilijker maken om een sterke bedrijfscultuur te ontwikkelen. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers bij het bedrijf.

Het is belangrijk voor accountantskantoren om rekening te houden met deze verborgen risico's van telewerken en maatregelen te treffen om ze te voorkomen. Bijvoorbeeld, kantoren kunnen professionele laptops verstrekken aan hun werknemers om de veiligheid van gegevens te waarborgen. Ze kunnen ook duidelijke protocollen opstellen voor informatie- en communicatiebeheer tussen werknemers. Om risico's voor de mentale gezondheid van werknemers te voorkomen, kunnen kantoren sociale contacten aanmoedigen door online of in-person activiteiten te organiseren. Tot slot kunnen kantoren online evenementen organiseren, zoals virtuele vergaderingen, trainingsworkshops of happy hours, om sociale interacties te bevorderen en teamgeest te behouden. Managers kunnen ook regelmatige individuele ontmoetingen met werknemers organiseren om hun zorgen en mentaal welzijn te bespreken.

Oplossingen om telewerken risico's voor accountants te verminderen

Ondanks de potentiële risico's van telewerken voor accountants, kunnen deze risico's worden verminderd door bepaalde oplossingen te implementeren. Hier zijn enkele ideeën om te verkennen:

• Duidelijke werkuren instellen: het is belangrijk om duidelijke werkuren in te stellen om te voorkomen dat werknemers niet in staat zijn om een duidelijke scheiding te maken tussen hun werk en hun privéleven.
• Communicatie bevorderen: het is belangrijk om communicatie tussen teamleden te bevorderen, zelfs op afstand. Frequente uitwisselingen helpen sociale verbindingen te behouden en isolatie te voorkomen.
• Online samenwerkingsinstrumenten opzetten: om teamwork te vergemakkelijken, is het essentieel om online samenwerkingsinstrumenten op te zetten, zoals instant messaging-tools, projectbeheersystemen of teamwerkplatforms.
• Training aanmoedigen: het is belangrijk om op afstand training aan te bieden om werknemers de mogelijkheid te geven om zich te verbeteren en nieuwe vaardigheden te verwerven.
• Regelmatige pauzes aanmoedigen: werknemers moeten regelmatige pauzes nemen om vermoeidheid en stress te voorkomen.
• Regelmatige check-ins opzetten: het is belangrijk om regelmatige check-ins op te zetten om ervoor te zorgen dat werknemers gezond zijn en toegang hebben tot de middelen die ze nodig hebben.
• Team building activiteiten plannen: het is belangrijk om team building activiteiten te plannen om sociale verbindingen tussen teamleden te behouden, zelfs op afstand.

Conclusie

Thuiswerken is een realiteit voor accountants in België. Hoewel het voordelen biedt, brengt het ook risico's met zich mee voor de mentale gezondheid en het welzijn van werknemers.

Accountants moeten oplossingen implementeren om deze risico's te verminderen, zoals duidelijke werkschema's, verbeterde communicatie, online samenwerkingsinstrumenten, afstandsopleidingen, regelmatige pauzes, regelmatige check-ins en teambuildingactiviteiten.

Door deze maatregelen te nemen, kunnen accountants de mentale gezondheid en het welzijn van hun werknemers waarborgen en tegelijkertijd de voordelen van thuiswerken maximaliseren.

Referenties

• Baruch, Y. (2001). Teleworking: Benefits and pitfalls as perceived by professionals and managers. New Technology, Work and Employment, 16(1), 34-49.
• Belkhir, L., & Tchantchane, A. (2021). Le télétravail en Belgique en temps de COVID-19 : une analyse empirique. Travail et Emploi, 157(1), 43-60.
• Deloitte. (2021). Rapport sur les tendances du marché de l'expertise comptable en Belgique. Opgehaald van https://www2.deloitte.com/be/fr/pages/finance/articles/expertise-comptable-tendances.html
• Eurostat. (2021). Employment and activity - teleworking during the COVID-19 pandemic. Opgehaald van https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20210414-1
  International Labour Organization. (2016).
• Telework and ICT-based home work: Potentialities and challenges for social dialogue and collective bargaining. Opgehaald van https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---ed_dialogue/---dialogue/documents/publication/wcms_542371.pdf
• Lallemand, C. (2021). Le télétravail, un atout pour l'entreprise? Opgehaald van https://www.economie.gouv.fr/entreprises/teletravail-atout-entreprise
• Marescaux, E., & Michiels, A. (2021). Nouvelles formes d'organisation du travail: quelles transformations pour les entreprises et les travailleurs belges? Opgehaald van https://lirias.kuleuven.be/retrieve/660365/Marescaux%20Michiels%20DT%202021-2.pdf
• Statbel. (2021). Enquête sur les forces de travail. Opgehaald van https://statbel.fgov.be/fr/themes/emploi-formation/forces-travail